信息時代背景下做好檔案管理工作的有效措施探討

摘 要：隨著科學技術和信息化技術的深入發展，信息技術依然在不知不覺滲透進我們生活的每一處，在各行各業中都有信息化帶來的影響。而檔案管理工作實則就是將信息進行總結整合，為人們展示較為清晰可見的數據。檔案管理工作的有效進行，有利于直觀展現社會發展的總體趨勢，對研究社會的可持續性發展進程有著十分重大的影響。在這個越來越深入的信息時代背景下，檔案管理工作將要進行新的變革，將信息技術與檔案管理工作的有機結合具有無比的現實意義。在這個背景下，本文主要探討了當前檔案管理工作仍然存在哪些問題，以及在信息時代下檔案管理工作的有效策略。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;措施探討

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.105

檔案管理水平的高低與否在很大程度上，也影響到其他各種工作的展開是否能夠順利，在信息時代的大背景下，相關工作人員要重視相關工作的展開，根據新時代背景下的新要求不斷進行創新完善。在社會中的競爭越來越激烈的情況下，檔案管理工作要提高工作效率，才能在新時代立足。為了達到在信息時代將檔案管理工作進行新的發展的最終目的，管理者都應當從當前的信息中查找自身的不足之處，并加以完善，再根據時代的新要求，將檔案管理工作的質量與效率上升到新的高度。

1 檔案管理工作在當前面臨的問題

1.1 管理人員綜合素質較低

當前許多單位的檔案管理人員皆不具備專業的檔案管理知識，檔案管理者通常由其他崗位的工作人員進行兼職、代職等。其原因便在于單位不在意檔案管理工作的展開，對檔案管理工作的重要性較為輕視，沒有建立專業的檔案管理體系。在這樣的前提下，逐漸在發展中形成了不良循環，導致工作人員也缺少工作的積極性。在實際的檔案管理工作中，較多管理者的綜合素質方面無法緊跟時代的發展，對當下的信息技術了解程度較淺，對信息化的檔案管理工作較為生疏，無法勝任新時代中的檔案管理工作[1]。而正因為單位主體的不重視，相關人員的技術培訓機會匱乏，導致其工作能力較低，影響到檔案管理工作的整體質量。

1.2 管理方式不夠合理科學

在進行檔案管理工作環節中，傳統的管理方式只是單一的人工進行操作，或是多人合作進行組合管理。在這樣的模式運行下，很容易造成工作環節中出現許多的問題漏洞。首先，在人工進行管理的模式下，很容易將大量的檔案文件堆積起來，導致工作材料難以進行及時的總結匯集與更新。其次，由于在傳統的檔案管理調取中，對調取檔案的數量有著明顯的限制，從而導致檔案調取的效率不高，難以發揮其真正的作用[2]。最后，在工作中，許多管理檔案的相關工作人員綜合素質不高，導致完整的現代化檔案管理工作難以進行。一些規模較小的事業單位，對于檔案管理的方式并不清晰明確，缺乏大量準確地相關規定，從而使得許多與檔案掛你相關的工作，在進行時十分混亂，在進行號碼的編制時也不夠科學合理，對在進行需要檔案相關的工作時，往往造成許多不必要的麻煩。而檔案管理的收集不科學，往往也會在獲取資料中花費大量時間、精力等，導致原有的工作安排被打亂，工作效率不高。

1.3 檔案信息安全性不高

許多部門與單位在進行檔案管理時，往往忽視檔案管理信息化的建設，對其的重要性往往認識不足，導致檔案管理信息技術無法向著更深的層次推進。在一些地方，雖然檔案管理的信息化建設已經逐漸開展起來，但在管理設施上仍舊較為傳統老舊，對檔案管理的安全性能有著極大的影響。檔案管理雖然在很大程度上降低了管理成本，但是在信息安全方面卻不盡如人意。檔案信息管理本身就不受到管理者的重視，無疑是最重要的原因。在普遍情況下，所有的檔案信息都存在同一個服務器內[3]。在此背景下，許多不法分子利用網絡的安全漏洞，將檔案中的信息進行盜取，導致安全問題層出不窮。同時，我國的檔案信息安全保障平臺建設還不夠完善，就進一步的加劇檔案喪失的安全風險。在信息化的時代背景下，不法之徒的手段在日益增長，若檔案管理的手段仍然使用傳統老舊的方法，就將極其容易遭受網絡風險的破壞，對黨檔案內的資料安全具有極大的威脅。

2 檔案管理工作在信息化時代下的策略

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員在實際的檔案管理工作中，占據了十分重要的主體地位。要確保檔案管理工作能夠順利運行，并在此基礎上將現代信息技術融入其中，必不可少的便是要注重提高管理人員的管理水平。不僅需要檔案管理人員能夠熟練的掌握與檔案相關的知識，還需要檔案管理工作人員能夠運用一些與現代信息技術相關的技能。在現代化信息技術逐漸深入的背景下，檔案管理工作人員需懷有堅定的使命感，具有宏大的時代觀念和意識，在現代化檔案管理中不斷探索完善。對于管理方來說，可以定期組織相關的技能培訓，加強管理人員之間的交流溝通，互相交流在工作中的一些心得經驗，使得檔案管理人員能夠在這個背景下熟練地運用現代化檔案管理方式方法。

2.2 完善檔案管理的工作方式

在傳統的檔案管理中，往往存在許多不夠科學嚴謹之處。檔案存儲方法較為傳統、老舊;檔案內容容易丟失;檔案讀取利用效率低下等等，這些不恰當的檔案管理方式都不再適用于適宜發展的現代社會。對此，需要將信息化的現代內容融入檔案管理的方式中，不斷對檔案管理進行完善。首先，可以采用科學的管理方法。將繁多雜亂的檔案內容通過信息化的手段，進行大致分類，構建出較為完整的檔案系統，再在此基礎上，構建不同的子系統。其次，需要強化管理的秩序。作為一項與其他工作有著千絲萬縷聯系的工作，檔案管理必須減少不必要的重復工作，以此提高自身的工作效率，更好地與其他工作進行對接。要做好檔案的登記工作，根據大數據對秩序進行總結

完善。

2.3 健全信息化檔案管理的安全體系

在檔案管理工作中，信息安全是對工作的首要要求，但是由于檔案管理儲存和保管方面有其特殊性，進而對信息安全的保障要求更高，為信息安全工作的展開帶來了許多困難[4]。在進行信息化檔案管理時，管理房方可以著眼于當下對于信息安全的保障所能提供的現代化技術支持。可以聘請專業的安全技術保障人員，對信息存儲的情況進行定期的評估和檢查，同時將現代化的檔案信息管理平臺迅速搭建起來，在平臺上進行技術的總結完善。在各崗位上，有意識的培養工作人員對檔案信息的敏感度，提高安全保密意識。在檔案管理工作中，定時定期做好備份工作，將內網與外網進行隔絕，注意電腦設置中對防火墻、殺毒軟件等的具體設置。信息安全的保障工作，需要多方進行合作交流，以此構建完善的檔案信息管理保障體系。

3 結語

綜上所述，在信息技術不斷深入的現代社會，各行各業都應結合新時代的特點，對現有的工作進行反思與總結。信息技術的快速融入社會，不僅方便了生活、學習和工作等等，更將他們的效率有了大幅度的提高。現階段，將信息技術運用到檔案管理工作中，便是新時代背景下對檔案管理工作的二次變革。管理者應當順著時代的潮流，更新自身對檔案管理工作的理念，積極轉變固有觀念，加強對檔案管理制度的創新，促進信息時代背景下檔案管理工作質量與效率的提高。

參考文獻

[1]劉燦.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新[J].蘭臺內外，2020（16）：10-12.

[2]楊曉寧.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J].計算機產品與流通，2020（07）：112.

[3]姜霽純.信息時代辦公室檔案管理工作創新研究[J].辦公室業務，2020（08）：115-116.

[4]楊靖梅.信息時代檔案管理工作創新研究[J].中國管理信息化，2020，23（08）：192-193.

作者簡介

周西華（1984-），女，大學本科，中級，研究方向：檔案管理。