信息時代企業(yè)檔案管理模式的變革

韓金霞

摘 要：檔案是一個企業(yè)非常重要的資料，檔案的管理和保存也是尤為重要的。隨著改革開放以來中國社會取得的巨大進步和飛速發(fā)展，各類大中小企業(yè)遍地開花，企業(yè)規(guī)模也越做越大，隨之而來企業(yè)檔案也會逐漸增加。而隨著企業(yè)制度的不斷健全，要求歸檔的檔案不斷增加，為企業(yè)進行檔案管理工作制造了越來越多的困難。隨著信息時代的急速發(fā)展，企業(yè)檔案管理可以充分利用信息技術，更加高效快捷地實現(xiàn)檔案管理工作，更有利于對檔案進行高效利用，更能體現(xiàn)檔案在企業(yè)中的價值。

關鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;信息化;管理水平

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.117

當今社會已經(jīng)全面進入信息化時代，企業(yè)面臨的境況日益復雜，挑戰(zhàn)與機遇并存，企業(yè)的經(jīng)營決策需要加強對信息的利用，做好信息的加工與處理工作。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和日常管理的真實記錄，是非常重要的信息資源。在企業(yè)的發(fā)展中，不僅具有重要的參考作用，還具有重要的憑證價值。因此，信息化時代，企業(yè)要加強檔案管理信息化建設，進一步提高檔案管理效率，切實發(fā)揮檔案信息資源的價值，確保企業(yè)的長期發(fā)展。

1 信息時代下企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 信息化意識薄弱，不重視推廣實踐

現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展迅速，檔案信息內容龐大，但是檔案管理人員信息化觀念較差，不能意識到信息化操作的高效快捷性。很多管理人員停留在簡單的電腦錄入、傳輸，不具備系統(tǒng)的信息化檔案管理理念。因為缺乏重視，導致企業(yè)用于檔案信息化建設的資金分配較少，進而影響檔案信息化在企業(yè)管理中的應用推廣，檔案信息化建設不能發(fā)揮應有的價值，影響了為企業(yè)發(fā)展提供完善的服務功能。

1.2 制度建設欠完善，管理行為不規(guī)范

一直以來，企業(yè)并沒有形成長效的運行機制，成為檔案管理信息化的嚴重阻力。由于我國信息化建設起步較晚，應用于企業(yè)檔案管理中的信息化建設模式不夠成熟。在實際工作中，缺乏行之有效的信息化落實保障制度，對企業(yè)檔案的管理沒有統(tǒng)一規(guī)范的標準，難以滿足日益增加的檔案管理需求。長久以來，企業(yè)沒有專門檔案信息化管理的運營維護機構，資金、規(guī)劃、監(jiān)管都不能有力保障進行，導致信息化發(fā)展緩慢，且秩序混亂。

1.3 檔案管理信息化水平落后

現(xiàn)如今，我國網(wǎng)民人數(shù)和手機用戶數(shù)量已經(jīng)高居世界第一，企業(yè)更應順應信息化時代潮流，加強檔案信息化建設，利用電子檔案提升效率，適應快速發(fā)展的節(jié)奏。但仍有不少檔案管理信息化水平非常落后的企業(yè)仍舊沿用紙質、照片等實體檔案，仍需借助大量的人工進行檔案的收集、整理、查閱等工作，效率低下，錯誤率較高，質量難以保證。還有一些企業(yè)雖然采用計算機管理檔案，但只是把紙質檔案整理內容復制轉移到計算機上，并沒有真正提高檔案管理工作的效率，檔案管理思想水平仍然十分老舊落后。

2 企業(yè)檔案管理模式在信息時代下的變革

2.1 樹立企業(yè)檔案信息化觀念

首先，企業(yè)領導應該及時轉變檔案管理的思想，發(fā)現(xiàn)有效管理檔案給企業(yè)帶來的長久益處，對檔案管理信息化建設提出與企業(yè)理念切合的主題，制定檔案管理的規(guī)章制度和管理辦法，加強員工對信息化的重視。其次，檔案管理者要負起應盡的責任和義務，制定分類方法，將檔案按密級以及使用的頻率等進行分類保存。對于密級較高的檔案要保留紙質檔案，檔案電子化時要設立保密權限，防止泄密，多重儲存保證檔案不會丟失。對于可公開的信息，可以在信息化系統(tǒng)中設置查閱鏈接，方便員工查詢。

2.2 培養(yǎng)高素質的檔案管理人員

企業(yè)檔案管理工作離不開高素質的檔案管理人員，現(xiàn)代化的檔案管理工作對于檔案管理人員的綜合素質要求較高，并且隨著檔案管理信息化建設的不斷推進，對其信息素養(yǎng)也有較高的要求。因此，企業(yè)要加強高素質檔案管理人員的培養(yǎng)。第一，加大對高校畢業(yè)生的招聘，適當招聘有工作經(jīng)驗的專業(yè)人員。第二，加強檔案管理人員的素質培養(yǎng)，定期開展相關管理工作的培訓，提升檔案管理人的管理水平。第三，檔案管理人員要增強學習意識，主動學習新的技術，不斷豐富自身的知識儲備，提升自身的綜合素質，總結工作經(jīng)驗，及時改正工作中的不足，提高自身的服務水平，為企業(yè)檔案管理信息化建設助力。

2.3 完善檔案信息化管理體系

在企業(yè)的實際檔案管理過程中，具備完善的檔案管理體系是必須的，如此才能夠保證企業(yè)檔案充分發(fā)揮自身的價值和作用。信息時代背景下，企業(yè)的檔案管理信息化建設首先要以現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)為基礎，不斷加快檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)一體化信息平臺的銜接建設，有效互聯(lián)互通，使二者形成統(tǒng)一體系，也更加便于企業(yè)統(tǒng)一管理，從而促進檔案管理體系在信息化系統(tǒng)方面更加完善。

2.4 完善企業(yè)檔案管理信息化建設的硬件、軟件技術設施

硬件技術和設施的完善，需要企業(yè)根據(jù)自身功能需求，購置和安裝配套的計算機、掃描儀、路由器、大型高速交換機等信息處理設備。軟件技術和設施的完善，則需要企業(yè)立足現(xiàn)實管理狀況，圍繞原有的企業(yè)檔案網(wǎng)站，構建檔案管理系統(tǒng)，進一步開發(fā)和利用更多的功能，爭取使檔案管理信息化向智能化方向發(fā)展。企業(yè)檔案網(wǎng)站是現(xiàn)實中檔案管理部門的線上模式，在檔案管理系統(tǒng)構建過程中，要注重檔案工作的細化，根據(jù)需求查詢相關檔案信息以及關鍵功能服務的開發(fā)利用等。同時也要根據(jù)企業(yè)檔案信息的實際調整和改變，不斷更新網(wǎng)站上的檔案信息，以便企業(yè)用戶隨時查找和了解所需的檔案信息。

2.5 構建嚴格的安全防護體系

1）構建機密信息保護系統(tǒng)。企業(yè)應構建機密信息保護系統(tǒng)，對那些重要且關鍵的信息進行算法加密，設置訪問權限，將允許接觸的人員限制在特定的少數(shù)范圍內。同時，要求可訪問人員簽訂保密協(xié)議，制定嚴格的懲罰條款，防止其被利益引誘或出于對企業(yè)不滿而泄露企業(yè)機密信息。建議訪問權限設置成人眼識別模式，針對機密信息也要采取動態(tài)更新的措施，失效的機密信息要第一時間進行清理，要保持充足的空間補充其他機密信息。2）構建信息資源共享平臺。信息資源共享平臺主要是針對那些服務于企業(yè)內外人員的一般檔案信息而建立的，旨在方便相關人員查詢、調用和傳播特定的檔案信息。盡管信息并不是機密的，但也要做出嚴格的規(guī)定，重點在于檔案信息的歸類、分級，要求不同類型和級別的檔案信息，要在規(guī)定范圍內進行交流，可接觸的用戶也要根據(jù)信息的級別進行劃分，避免越級或非企業(yè)人員隨意訪問。

3 結語

隨著信息時代的不斷發(fā)展，企業(yè)的信息檔案資源不斷增加，企業(yè)檔案管理工作更應該順應時代潮流進行變革。為此，企業(yè)應該重視檔案信息化管理，提升檔案信息化管理水平，企業(yè)檔案管理人員的思想觀念也需加快轉變，拋棄傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足、落后之處，改善工作方法，加大檔案管理人員的培養(yǎng)力度，重視檔案信息的安全性，進一步優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式。做好企業(yè)檔案的信息化管理，對于一個現(xiàn)代化企業(yè)來說，已經(jīng)日益成為一項不可或缺的工作。

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