大數據視角下辦公室檔案管理的思考

王磊

摘 要：近年來，隨著辦公室工作量的增加和檔案資源的增加，文檔檔案的管理面臨著新的挑戰。因此，檔案工作者迫切需要思考和探索如何進行文件和檔案的管理，以及如何在決策咨詢，信息參考和信息領域充分發揮文件和檔案的功能。在此基礎上，本文從大數據技術的角度出發，就文件和檔案管理提出自己的看法，以期提高檔案管理人員運用大數據技術的能力，幫助他們建立大數據思想，實現文檔管理的轉型升級。

關鍵詞：文書檔案;大數據;共享;檢索

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.129

隨著信息技術的發展，特別是大數據技術的出現，事業單位和辦公文件管理面臨著新的機遇。與傳統的企業文件管理工作相比，該工作方法效率低下，難以實現快速查詢和輔助決策的問題。如何充分利用大數據技術的優勢，積極創新辦公文件管理的理念和工作方式，以提高辦公文件管理的工作效率和服務能力，值得每一位文件管理人員的深入思考。

1 大數據視角下辦公室文書檔案管理的必要性

1.1 節約檔案管理成本，實現檔案現代化管理的必然要求

大數據視角下的文檔文件管理本質上是一種數字管理，即對文檔文件進行數字處理。一方面，將文件數字化后，可以有效降低文件管理成本，避免浪費人力、物力和財力。另一方面，將大數據技術應用于文件和檔案管理領域，建立文件和檔案管理的互聯共享機制，可以滿足許多學科的需求，實現檔案的現代化管理。

1.2 發揮文書檔案價值，避免資源浪費的內在舉措

文件具有很強的憑證價值、參考價值，可以為單位經理做出決定以及進行管理工作以提供信息參考、信息咨詢。在過去的一段時間里，一些文件和檔案的收集，整合，開發和利用效率不高，難以為單位管理者提供相應的信息，降低文件和檔案的價值。因此，有必要將大數據技術集成到文檔和檔案管理中，以提高文檔和檔案管理的效率和質量，并進一步開發和利用文檔和檔案。另外，將大數據技術集成到文檔和檔案管理領域可以提高文檔和檔案檢索的效率，并防止文檔和檔案檢索的效率下降。

2 大數據思維應對異構型檔案的集中統一管理

2.1 數據思維與辦公室檔案管理特點

大數據技術的核心概念是數據思維，即數據是事業單位最重要的資源。一般來說，辦公文件包括人員、行政、財務、政黨建設、技術和銷售、安全性等數據信息。其中，人事檔案包括企業員工的個人信息、出入境、資格證書和培訓管理、工作變動、工資調整、雇傭合同等。管理文件包括內部管理、系統、在機文件、日常內部文件、外部文件公告等。財務文件包括企業財務報表、會計憑證、會計帳簿、各種票據等。黨的建設檔案包括以黨的日為主題的會議紀要、外部宣傳報告等。技術銷售文件包括研發文檔、工程報告、采購合同、銷售合同等。安全和機密文件包括機密性標準、機密性系統、機密性會議記錄等。不難發現，事業單位辦公文件格式呈現出種類繁多，格式多樣，分散存儲等特點。

2.2 辦公室檔案管理的大數據架構

傳統的管理技術不能有效地處理辦公文件數據和內容，不能滿足用戶對實時，開放，分層查詢服務的需求。面對越來越多，日益增長的辦公檔案數據，大數據技術提供了統一的數據標準，為Office檔案的數字處理提供了強大的技術支持。通常，大數據技術架構分為三層。首先是基礎架構，基礎架構層包括數據存儲服務器，網絡服務器，防火墻和網關設備，主要提供基本的數據存儲和硬件管理。中間層是核心服務層，包括安全管理，查詢服務，數據格式轉換和標識服務，數據，標準服務。上層是應用程序接口層，作為網絡門戶，向用戶提供注冊，數據（例如集成服務），分層查詢功能。在辦公室記錄中，管理人員可以首先使用大數據基礎架構，對信息進行集中化的集中管理，類型管理;其次，對于異構存檔數據（例如WORD文檔，PDF文檔，EXCEL表單，圖像等），大數據的核心服務組件可用于實現標準化，聯網，實時和統一的管理功能。最后，利用大數據和服務接口可以實現個人檔案的簡單信息檢索和復雜條件查詢，并提供分層管理嘗試，可視化統計等功能。

3 大數據視角下辦公室文書檔案管理存在的主要問題

3.1 大數據技術的應用層次低，文書檔案管理實效低下

當前，大數據技術在某些單位的應用水平還不高，大數據技術與文件管理脫軌的問題比較嚴重。首先，一些單位尚未將大數據技術應用于文件和檔案館藏領域，這使得最大程度地挖掘和收集相應的文件和檔案館資源變得困難，這不利于文件和檔案館的匯編。文件和檔案的匯編以及檔案的建設。其次，有些單位沒有將大數據技術應用于文檔文件共享領域，這不利于節省文件成本，無法充分發揮文檔文件的價值。

3.2 文書檔案安全管理不足，影響文書檔案的使用

在大數據的背景下，文檔檔案需要通過物聯網或互聯網進行管理，因此很容易在網絡環境中受到病毒程序的攻擊，從而影響文檔檔案的后期使用。首先，某些單位僅使用防火墻技術和防病毒軟件來阻止病毒程序，難以適應新的文檔文件管理要求的情況。其次，有些單位沒有做好提前備份，導致文件在傳輸過程中混亂，丟失和損壞的問題，缺乏對原始文件的參考和比較，進而影響真實性，原創性和文件檔案的準確性，很難發揮文件檔案決策的作用。

3.3 檔案管理人員尚未樹立大數據思維，對大數據技術缺乏了解

當前，一些文件管理者尚未樹立大數據思想，很難將大數據技術集成到文檔文件管理中。首先，一些單位的培訓滯后，缺乏總體規劃，導致培訓內容單一。在沒有培訓的情況下，檔案管理員很難充分利用大數據技術和其他信息技術，這不利于數字文檔和檔案館的建設。其次，部分單位培訓模式缺乏創新，忽視了人才交流在培訓中的作用，致使檔案管理人員無法充分了解大數據技術管理模式的具體特點和發展趨勢。

4 大數據視角下企業辦公室檔案管理模式的機遇與挑戰

4.1 辦公室檔案管理新的機遇

大數據技術有效地支持了所有檔案信息的數字化管理，以標準化的方式整合了分散而分散的檔案數據，使得電子文件的傳輸和單個文件的搜索非常方便，根據數據的特點可以自動形成用戶配置文件，為檔案管理員提供了全方位的分析服務，以增強文件管理的使用。對于集團企業而言，企業總部和分支機構可以在大數據技術的整合下跨時空進行文件信息提取，實現公司員工檔案，信息共享，信息共享與否，進一步加強了檔案管理的反饋和創新。此外，大數據分析和挖掘技術可以自動刪除辦公文件的重復信息，智能提示錯誤文件信息，提高文件存儲，存儲效率和深度處理水平。

4.2 辦公室檔案管理新的挑戰

當前大數據安全技術還不成熟，不利于與秘密相關的辦公文件，文件信息的安全管理。特別是對于某些具有安全級別屬性的電子文件，安全期限和安全級別可能會隨著時間而變化，因此對安全性的動態管理提出了新的要求。一方面，迫切需要大數據技術支持，分級安全管理機制。另一方面，在訪問授權，授權方面也需要大數據技術，以便能夠設計支持兩個或多個安全性的文件資源管理器，身份驗證功能。值得一提的是，在辦公文件的數據挖掘應用中，如何分析文件進行深度挖掘，提供個性化的推送服務還必須針對企業，事業單位的個性需要進行新的設計。

5 大數據視角下辦公室文書檔案管理的創新思路

5.1 深化大數據技術的應用，提升文書檔案管理實效

在大數據時代，企業必須深化大數據技術的應用，建立大數據管理模型。首先，檔案管理員可以通過大數據技術收集文件和檔案資源，擴展文件和檔案的內容，并進一步為單位內的其他部門提供信息參考，以滿足主要檔案的需求。同時，歸檔人員可以根據文件和檔案匯編，文件和檔案匯編以及檔案建設的需要，全面挖掘和收集政策文件，法律法規等文件。文件和檔案管理。其次，文件管理者可以利用大數據技術來建立文件共享機制，有效地節省文件管理成本，進一步擴展文件管理的價值鏈。在上下級單位與業務相關單位之間建立文件共享服務平臺后，可以通過大數據技術高效地檢索文檔檔案，并可以及時轉移滿足要求的檔案資源，真正實現高效共享和實時分享。

5.2 重視文書檔案安全管理，彰顯文書檔案的價值

僅充分保證文件和檔案的安全性，不會影響文件和檔案的真實性，原創性和準確性。為此，文件管理器可以從以下角度出發，以有效地增強文檔文件管理的有效性。首先，文件管理員可以探索將互聯網監視技術，區塊鏈技術，數字加密技術，訪問權限技術和數字水印技術集成到文檔和檔案管理的各個方面，從而構建一個全方位的安全管理系統。二是檔案工作者要加強事前備份工作，加快與百度云，360云盤和微云服務提供商的合作，實現云存儲終端與檔案管理系統的自動連接，建立自動備份的管理機制

5.3 重視復合型人才建設，提升檔案管理人員應用大戶數據技術的能力

一是該單位要抓好總體規劃和布局，建立健全的人才培養機制，有效提高檔案管理人員的整體素質。為此，該單位可以組織“大數據時代的文件和檔案管理”作為專題培訓活動，以幫助文件管理者建立大數據思維。同時，單位要開展實踐教學工作以及案例教學工作，通過相關案例來促進檔案管理人員對文件檔案的理解。二是要加快與檔案館，大數據服務提供者及相關行業協會的交流，搭建人才交流平臺，借鑒大數據技術應用領域其他單位的經驗，增強檔案管理人員的創新意識。

6 結束語

綜上所述，隨著大數據時代的到來，事業單位文件管理者應該跟上步伐，學習大數據技術和大數據思想，全面提高文件管理服務的質量和工作效率，發揮應有的作用。實際上，首先，依靠大數據平臺集成現有的文件數據，以進一步明確辦公文件數據管理的日常職責分工;同時，在日常工作中充分利用大數據管理系統，掌握插入，修改，搜索，刪除等基本數據功能，提高文件管理效率。最后，檔案管理員必須意識到大數據技術可能給檔案管理帶來新的隱患，尤其是在安全性方面。為此，我們應加強安全防范措施，按照“涉密不上網，上網不涉密”的原則，做好公司內網和外網的有效隔離，提高安全性和安全性。

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