高校建立網絡報銷模式的研究

西安工業大學 藍婧瑞

隨著科技社會的發展，越來越多的科技成果被研發出來。而這些科技成果的研發又可能帶給多個領域巨大的變革，而網絡信息化技術就是其中之一。目前網絡信息化技術已經被應用于很多行業，其中就包括高校財務管理行業。高校經費管理是高校財務管理的重點單位，積極推廣網絡報銷模式則可以提高師生報銷滿意度、減輕財務人員負擔。但是當前高校網絡報銷模式推廣過程中存在很多的問題需要解決，對高校提出更高的要求。

一、高校建立網絡報銷模式的意義

（二）節省師生財務報銷時間

在高校傳統報銷模式下，由于報銷任務重，財務管理人員有限，且報銷流程復雜，使得師生進行費用報銷時需要花費很長的時間去財務部門排隊報銷。尤其是到了年底的高峰期時，報銷排隊現象更甚。而財務報銷要求比較嚴格，而報銷排隊的結果可能存在資料不全、材料有誤的問題，而長時間的等待和排隊會影響人的情緒，甚至引發與報銷人員的矛盾。但是網絡報銷可以通過網絡進行，不僅減少了排隊時間，還在一定程度上避免了財務人員與報銷人員間的矛盾。

（二）提升財務工作效率

傳統報銷模式，財務人員要正面面對很多報銷人員，會出現分心及心情煩躁的情況，無法專心地投入到工作中。應用網絡報銷后，人流量減少，無形中優化了財務辦公環境。此外，網上報銷模式的使用減少了審核人員手工錄入記賬憑證環節，減少了財務人員工作量，提升了審核人員的工作效率。

（三）提高經費使用效率

網上報銷模式的使用，提升了財務透明度，相關人員可以查看對應的業務報銷狀態，方便對應人員及時有效地掌握資金使用情況，提升經費使用效率。

（四）提升財務報銷執行力

傳統網絡報銷模式下，報銷人員一般都是準備資料去報銷，對財務報銷等方面的制度不了解，很多時候在不滿足報銷要求時，只是機械地去完善對應資料，而負責審核報銷的人員則需要再次接收審核資料。但是應用網上報銷系統以后，報銷師生需要提前學習對應的制度才能全面、有效地填寫對應的保障信息，提升報銷順利度，減少負責審核資料人員工作量。

（五）推動財務信息化進程

網上報銷系統與網上申報及查詢系統一樣，都是高校財務網上辦理系統的一部分，也是,高校信息化建設的一個重要組成部分。因此高校建立網絡報銷模式可以在一定程度上推進高校信息化水平的提升。

（六）整體推動高校教育事業及教育中大數據信息的應用發展

高校網絡報銷系統的應用建設，在一定程度上可以為高校財務管理工作轉型奠定基礎。因為隨著科技社會的發展，大數據應用的優勢清晰可見，因此在財務和高校內應用大數據已經成為未來的趨勢。而財務管理中應用大數據技術可以幫助提升財務人員財務工作處理結算的速度和精準度，促進財務管理水平的提升，進而推動整個高校教育工作的全面發展。而這個過程中，網絡報銷模式的建立，是實現大數據應用的前提和必經流程。

二、高校建立網絡報銷模式存在的問題

（一）報銷人員難以適應新的財務報銷系統

傳統報銷模式情況下，費用報銷人員只要將需要準備的報銷資料準備好送到財務報銷處，報銷資料由對應的審核人員進行現場審核，發現錯誤之處可以當面指正，甚至很多時候還可以找到合格的資料給報銷人員參照。但是網絡報銷模式運行以后，報銷人員能夠通過自己獨特的賬號密碼來登陸報銷系統，進而自助地去填報報銷單，提供報銷資料。但是這過程中需要報銷人員具備一定的報銷財務知識，所以需要提前去學習對應的報銷文件，且具備正確、熟練地運用報賬軟件的能力，或者找其他人幫忙填報。但是對很多師生及其他教職工而言，這卻會造成一定的負擔。因此，給報銷人員使用新財務報銷系統形成一定的阻礙。

（二）信息溝通不及時

首先，網絡報銷模式的實施，對報銷人員及財務審核人員的財務知識要求都比較高，無論報銷人員還是審核人員而言都是從線下向線上的轉換。在實際的網絡報銷過程中，可能會因為報銷人員不能全面掌握對應的財務知識，或者不能正確操作對應的報銷系統，而線上又無法及時完成與財務部門審核人員的及時溝通，發生退單的情況。而預約工作出現問題時，雖然財務審核人員可以通過電話與報銷人員溝通交流一部分問題，但是很多問題仍然無法及時解決，需要繼續提供對應的手續以后再執行預約單送回操作。也因此造成預約單據返單率高的問題出現，降低了網絡報銷工作開展效率。

其次，高校不僅在財務報銷方面引入信息化建設手段嘗試使用網絡報銷模式，還在進行人力資源管理系統、資產管理系統及學生管理系統開發管理，也都取得了一定的成果。但是目前各個版塊建設中缺乏統一的協調溝通管理手段和橋梁，導致這些版塊之間出現了“孤立”的現象，版塊開發僅能支撐某一領域的使用需求，版塊間卻互不相關、信息不能及時共享，不利于學校工作的長遠發展。

（三）技術問題難以得到及時解決

目前網絡報銷建設中還有很多的問題需要解決，最常見的一個關鍵問題就是網絡報銷模式只是提升了報銷資料初送流程，并非實現了全部網絡報銷。在完成網絡報銷系統內的對應表格內容填寫以后，還需要將預審單據打印出來找對應的負責人審批，之后還需要將預審單原件送到財務審核處。同時報銷工作的流程還存在程序復雜繁瑣、涉及單位和部門眾多的問題，還是會浪費報銷人員很多的辦理時間。

三、高校建立網絡報銷模式的策略

（一）做好宣傳、培訓，提升報銷力度

首先，人們接受新事物都需要一定的時間，且一般都具有一定的抗拒性，因此要提高網絡報銷模式應用率，就必須加大宣傳力度，幫助廣大教職工樹立網絡報銷模式的觀念，使其更加直觀地認識到網絡報銷的好處；其次，財務部門可以通過組織培訓、發放宣傳單頁、張貼通知說明等多種途徑來將復雜的報銷制度簡化成通俗易懂的知識，讓教職工掌握使用網上報銷系統的方法。總之要在提升教職工認識的基礎上，并采取宣傳的方式來提升教職工對網絡報銷系統的操作能力，進而提升網絡報銷系統的利用率；最后，要通過對財務相關人員的培訓來提升財務審核、報銷人員的業務素質，保證其熟知對應的制度規章，掌握對應的操作要求，提升其工作效率。在一定程度上提升報銷工作開展效率，提升報銷人員對網絡報銷工作的滿意度。

（二）建立合理的信息溝通平臺，提升溝通效率

首先，解決溝通不到位引發的預約單據返單率高的問題的唯一途徑，就是設置合理的平臺來給報銷人提供及時有效地咨詢溝通機會。因此，財務審核部門需要建立對應的溝通宣傳平臺，例如建立微信群、設置公眾號、建立專門的網頁等作為溝通平臺。其中微信群內的報銷人和審核人可以直接進行交流。交流過程中其他報銷人也可以掌握同類的難題。同時對于審核人回復不及時的情況，完成對應步驟的報銷人還可以給其他報銷人提供建議和意見，提升申報順暢性。還可以在專門的網絡平臺上設置留言專欄，方便報銷人查找同類問題。同時財務單位可以根據自己的工作經驗將報銷過程中遇到的常見問題通過微信群、微信公眾號及網頁進行知識分享，提升溝通效率。

其次，高校應該成立專門的領導小組及協調管理機構，整體負責高效信息化平臺、系統建設。整個過程可以先收集各個版塊的需求，然后組織會議對各個版塊間的問題進行綜合安排和設定，捋順各版塊間的關系和需求，使各個系統間形成有機、合理的關聯，促成包括網絡報銷在內的財務信息化建設及其他版塊建設的共同發展。在保證各項工作順利開展的同時，提升各項工作開展效率，降低溝通成本。

（三）加快信息技術建設，完善網絡報銷系統

網絡報銷系統應用以后，高校教職工更會向往完全網絡化的網絡報銷模式。因此對高校的信息化建設提出更高的要求。

首先，要做好對網絡報銷系統的安全性、穩定性的管理，因為網絡報銷過程屬于財務管理的一部分，同時涉及高校和報銷人員的根本利益，一旦系統網絡安全得不到保證，就可能給報銷者帶來財務損失。因此在高校應用網絡報銷模式的前提，是保證網絡報銷系統的安全性和穩定性。具體的執行過程就是信息管理部門要按照財務管理部門需求，設立對應的網絡預警系統，對數據進行有效的監控和保管，防止數據丟失；其次，針對目前高校財務系統中不能實現完全網絡化處理的問題，加強對應的系統中增加資料審批等板塊建設，為報銷人節省時間，提升報銷效率。例如在報銷系統中加入學校人事層級關系內容，增加系統內報銷單據網絡審批版塊，為報銷人員節省審批時間、提供方便。

總而言之，網絡報銷模式較傳統報銷模式而言，可以起到簡化報銷流程及審批環節、節省報銷者時間等優勢。但在具體執行過程中卻存在很多問題，對網絡報銷系統的建設開發形成一定阻礙。因此，高校財務及領導部門需要針對這些問題采取措施，提升網上報銷系統應用效率。