信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)新研究

周瑩瑩

[摘 要]隨著信息化進(jìn)程的深入推進(jìn)，高校能夠更加便捷、高效地開展財(cái)務(wù)檔案管理工作。但是，實(shí)際上高校在開展財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)，沒有合理應(yīng)用信息技術(shù)，且在應(yīng)用過程中出現(xiàn)了一些問題，嚴(yán)重阻礙了高校財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展進(jìn)程。基于此，本文將針對(duì)信息化時(shí)代的高校財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行簡(jiǎn)單闡述，并結(jié)合相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出一些創(chuàng)新建議，旨在推動(dòng)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作有序開展。

[關(guān)鍵詞]信息化時(shí)代;高校;財(cái)務(wù)檔案;管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.22.032

[中圖分類號(hào)]G647.24[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2020）22-00-02

0? ? ?引 言

新形勢(shì)下，高校信息化建設(shè)工作越來越受到各界人士的關(guān)注。財(cái)務(wù)檔案管理作為高校日常管理的重要工作內(nèi)容，在信息化建設(shè)過程中，高校應(yīng)加大投入力度。2006年，由中華人民共和國(guó)建設(shè)部辦公廳頒布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》提出，將檔案信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略任務(wù)布置。高校在開展財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)，要充分利用信息技術(shù)，制定風(fēng)險(xiǎn)防范措施，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理。

1? ? ?信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

1.1? ?專業(yè)性

財(cái)務(wù)檔案管理最顯著的特點(diǎn)就是專業(yè)性。其中，財(cái)務(wù)檔案包括財(cái)務(wù)收據(jù)票據(jù)類以及學(xué)校內(nèi)部的收支管理類。例如，獎(jiǎng)學(xué)金助學(xué)金發(fā)放收據(jù)、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、科研經(jīng)費(fèi)支出收據(jù)、辦公用品支出收據(jù)等;財(cái)務(wù)核算專業(yè)憑據(jù)。例如，教職工的節(jié)日福利、工資發(fā)放表等。這要求財(cái)務(wù)檔案管理人員必須具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而高效處理學(xué)校財(cái)務(wù)信息。

1.2? ?政策性

對(duì)于高校來說，財(cái)務(wù)檔案管理工作非常重要，從檔案材料的收集到最后檔案的銷毀都需要按照相關(guān)規(guī)定操作。加強(qiáng)檔案信息化管理，雖然有效提高了檔案運(yùn)用效率和質(zhì)量，但如果出現(xiàn)信息安全問題，將帶來無法預(yù)料的后果。另外，高校開展財(cái)務(wù)檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)國(guó)家政策的要求及時(shí)調(diào)整管理模式。比如，實(shí)施“營(yíng)改增”后要注意專用發(fā)票的使用，在管理財(cái)務(wù)檔案、制定報(bào)銷制度時(shí)要參考新的政策規(guī)定。

2? ? ?信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

2.1? ?管理方式單一

高校的財(cái)務(wù)檔案記錄著學(xué)校每一筆支出和收入，涵蓋了日常生活的開銷。如果數(shù)據(jù)混亂，將無法在后期對(duì)以前的數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位分析，嚴(yán)重阻礙現(xiàn)階段的財(cái)務(wù)管理工作。尤其是目前開展的財(cái)務(wù)檔案管理方式比較單一，無法發(fā)揮信息化作用，很多環(huán)節(jié)依然采用人工計(jì)算方式，這樣不僅效率低下，還容易出現(xiàn)問題。另外，保存檔案的方式單一，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，將造成非常嚴(yán)重的后果。

2.2? ?管理水平不高

高校財(cái)務(wù)檔案管理工作涉及的內(nèi)容非常多，比如，日常開銷、科研費(fèi)用、學(xué)生學(xué)費(fèi)、國(guó)家投入資金等。但由于發(fā)展時(shí)間短，在開展財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)，無法充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)分析出現(xiàn)了一定的偏差。另外，學(xué)校搭建的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)存在較多漏洞，如果受到黑客攻擊，可能出現(xiàn)保密信息泄露的情況，嚴(yán)重威脅高校財(cái)務(wù)安全。

2.3? ?管理意識(shí)有待提升

在信息化時(shí)代，高校財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄，在很大程度上阻礙了信息化發(fā)展。尤其是部分財(cái)務(wù)人員的觀念意識(shí)守舊，沒有充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要價(jià)值，并抱有消極態(tài)度，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)受到一定的影響。

3? ? ?信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)新策略

3.1? ?合理運(yùn)用信息技術(shù)

首先，充分利用信息技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)開展數(shù)據(jù)處理工作，并通過辦公軟件高效收集數(shù)據(jù)信息，改變傳統(tǒng)人工手寫、調(diào)查的方式。其次，加大對(duì)硬軟件設(shè)備的投入力度。想要促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)快速發(fā)展，就需要采購(gòu)相應(yīng)的硬件存儲(chǔ)設(shè)備、操作系統(tǒng)，為建設(shè)智慧校園奠定良好的基礎(chǔ)。再次，與專業(yè)的信息技術(shù)企業(yè)合作。在選擇供應(yīng)商時(shí)，要遵循寧缺毋濫的原則，在確保質(zhì)量的基礎(chǔ)上盡可能減少成本投入。最后，利用云計(jì)算技術(shù)。高校在開展財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)，可以利用計(jì)算技術(shù)減少管理成本，實(shí)現(xiàn)“云端”操作。

3.2? ?建立完善的信息服務(wù)體系

信息服務(wù)體系的完善性，直接關(guān)系到財(cái)務(wù)檔案管理效果。高校在創(chuàng)新優(yōu)化信息服務(wù)體系時(shí)，一定要充分考慮內(nèi)外界的影響因素。通過制定完善的信息服務(wù)體系，讓每個(gè)人都能將自己的數(shù)據(jù)上傳到學(xué)校信息服務(wù)系統(tǒng)中，進(jìn)而大大提高工作人員的效率，且以個(gè)體為主上傳數(shù)據(jù)也更加便捷、安全。此外，還要完善相應(yīng)的管理制度。首先，明確建設(shè)目標(biāo)，確保所有工作人員的工作內(nèi)容、操作行為以及執(zhí)行政策有明確的規(guī)范條文;其次，制定合理的監(jiān)察制度，實(shí)時(shí)監(jiān)察高校財(cái)務(wù)檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)情況，及時(shí)消除潛在的安全隱患;最后，強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使他們?cè)谧龊帽韭毠ぷ鞯幕A(chǔ)上盡可能提供多元化的服務(wù)，同時(shí)不斷提高自身的服務(wù)水平，為完善信息服務(wù)體系貢獻(xiàn)一份力量。

3.3? ?優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)

首先，明確相關(guān)人員的權(quán)責(zé)范圍，并細(xì)化每位員工的工作內(nèi)容，將責(zé)任貫徹落實(shí)到個(gè)人。同時(shí)，還要制定完善的內(nèi)部管理措施，充分體現(xiàn)人力系統(tǒng)的規(guī)范性。其次，根據(jù)信息化建設(shè)的實(shí)際需要設(shè)置對(duì)應(yīng)的崗位，充分利用信息化建設(shè)資源。再次，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理人員與檔案管理人員的溝通交流，使高校各部門人員共同開展財(cái)務(wù)檔案管理工作，同時(shí)要優(yōu)化激勵(lì)制度，充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情。最后，積極引先進(jìn)的信息化專業(yè)人才，并對(duì)現(xiàn)有人才定期開展培訓(xùn)，制定嚴(yán)格的考核制度，確保信息化建設(shè)順利開展。

3.4? ?建立有效的反饋機(jī)制

在信息化時(shí)代，反饋機(jī)制變得越來越重要。比如，如果在開展財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)問題，高校管理人員在積極聽取廣大師生的意見之后及時(shí)改正，則能夠有效避免很多問題發(fā)生。在新時(shí)代背景下，高校還要進(jìn)一步完善信息檔案管理系統(tǒng)，為高校財(cái)務(wù)檔案管理工作提供重要支持。特別是對(duì)于高校來說，完善的反饋機(jī)制可以進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)檔案的管理水平。

3.5? ?進(jìn)一步優(yōu)化信息檔案處理流程

高校在開展信息化財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)，必須優(yōu)化檔案處理流程，進(jìn)而有效防控風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。目前，在信息化時(shí)代高校要充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，優(yōu)化檔案處理流程，明確數(shù)據(jù)收集的來源、數(shù)據(jù)處理的模型、需要遵循的規(guī)章制度等，做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管工作，這也是確保高校財(cái)務(wù)檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化發(fā)展的核心要求。

4? ? ?結(jié) 語(yǔ)

在當(dāng)前全球一體化背景下，高校在開展財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)，要正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)，并利用高素質(zhì)、高水平人才做好財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作。作為目前管理工作的必然方向，管理信息化對(duì)高校后期的發(fā)展具有很大影響，因此，相關(guān)人員要積極探索高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理措施，制定完善的規(guī)章制度，進(jìn)而促進(jìn)高校可持續(xù)發(fā)展，為我國(guó)培養(yǎng)更多優(yōu)秀的高素質(zhì)人才。

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