重點工程檔案與工程建設同步管理問題探討

錢麗銘

（中億豐建設集團股份有限公司，江蘇 蘇州 215131）

一、重點工程檔案收集及管理的重要性

（一）收集歸檔范圍

目前，重點建設工程項目主要由國家、省本行政區域內的相關部門進行審批立項的重要建設項目，其中有改建、技改、新建、擴建等形式。在重點建設工程項目中，需要對整個項目建設過程進行記錄，從而形成工程檔案，主要從工程項目立項開始一直到最后竣工驗收整個全過程，甚至包括試運行階段的所有工作活動，利用文字、圖紙、圖表、計算、聲像等形式與載體進行記錄、歸檔和保存。

（二）重要作用

在重點建設工程完工后進入竣工驗收階段，通常各參建單位對工程施工質量極為重視，而對施工檔案的收集和管理缺乏重視。工程項目檔案作為項目建設的重要組成部分，對整個工程項目的各環節真實情況進行記錄和反映，是建設工程項目驗收、使用及維護、改建、擴建的重要依據。因此，加強項目工程檔案的收集管理至關重要[1]。

（三）國家及政府相關規定和要求

近年來，企業為了加強對重點建設項目檔案的管理，嚴格遵循國家制定和頒布的有關法律法規，并與各地區實際情況以及當地相關部門制定的檔案管理辦法等相結合，針對工程檔案資料與項目工程建設同步進行收集、歸檔、整理、審核，通過兩者之間的計劃、管理同步，確保檔案材料整個形成過程與工程進度實現同步，同時對檔案驗收與工程驗收同步等要求予以明確。

二、重點工程項目檔案管理中存在的問題

在重點工程項目檔案管理中，普遍存在著：檔案人員管理職責不明確，對應收集材料的范圍不清晰，人員專業知識缺乏；重點大型工程項目具有線長、點多、分散的特點，同時建設單位等對檔案管理工作缺乏重視，未設置專門的檔案管理人員進行文件資料的收集工作，導致建設項目文件不齊全；文件簽章手續不齊備，缺乏真實性，復印件較多，以及圖紙修改不符合要求等；文件材料分類不準確、歸檔不及時，使項目檔案的完整性、準確性難以保障。另外，在進行電子檔案管理時，未及時歸檔，以及歸檔完成后使用不便；現場施工對聲像材料的形成、收集缺乏重視，導致工程質量、進度、安全等問題無法在聲像材料中予以真實反映。

三、加強工程檔案管理的具體措施

（一）建立健全檔案管理部門及管理體系

為了保證檔案管理與工程建設同步，首先應從項目計劃任務書下達階段開始，對項目檔案的建立任務加強重視，并制定相應的管理要求；其次，在施工過程中，監督檢查施工進度和質量時，應對施工檔案資料加強收集、整理和審核；最后，在項目竣工驗收時，應確保檔案驗收工作同步進行。

工程項目立項審批環節完成后，在進入施工建設階段時，需要結合施工實際，適時建立重點工程指揮部，并同步建立檔案管理部門。首先，通過指揮部門的設立，對各部門之間的工作進行有效協調，通過有效溝通，確保工程進度得以保障。其次，加強檔案管理部門的設立，以及專職管理人員的設置，能夠對所有形成的工程圖紙、文件等進行收集和保管。另外，還需要對所參建單位進行指導，使其對施工過程所形成的檔案資料加強收集和管理工作。各參建單位也應設置相應的專業檔案人員，明確其在施工過程中，所承擔的本單位所形成工程檔案的及時收集、歸檔等職責。最后，在工程項目竣工驗收完成后，施工單位根據合同規定及時進行移交。

（二）加強資料整理和有序管理工作

在工程項目建設過程中，涉及大量的施工文件、材料及圖紙等資源，對施工圖紙、資料加強收集、發放及管理工作至關重要[2]。首先在制度上需要對檔案管理的任務和責任予以明確，盡可能做到人員固定，確保檔案管理的延續性和統一性。在項目啟動初期，檔案管理人員需要根據項目的特點及檔案要求，對項目檔案規章制度、工作細則、分類細則、立卷歸檔辦法等進行制定，及時下發并通知到各項目實施單位，對項目檔案歸檔要求和進度檢查要求等予以明確，從而使檔案人員有據可依。

檔案員在工作中需要對所收到的文件資料進行存檔備份，再將相關材料向相應的部門和單位進行分發，同時做好登記。在工程建設過程中，會產生大量的文件資料，需要進行逐一登記、收集和及時歸檔，對不符合歸檔要求的材料文件等應與相關部門進行及時溝通和交流，督促其進一步完善和修正。最后，針對所有形成文件材料，檔案管理人員應及時收集、整理和歸檔，從而使檔案的完整性得以保證。

（三）加強業務指導，嚴把工程資料質量關

在重點工程施工建設中，通過檔案管理部門指派專業技術人員，對現場施工中各參建單位的檔案管理工作加強指導[3]。檔案管理人員根據項目進度，對文件材料的形成積累情況進行實時檢查，并加強監督指導。由于項目檔案具有多樣性、分散性、系統性高、周期長以及專業性強等特點，文件材料的收集整理工作在項目實施的不同階段會存在難點、重點。因此，需要根據項目實施進度，針對不同階段檔案工作難點、重點，適時對文件材料收集整理工作加強實地指導和檢查。同時，對檢查中出現問題及時進行指正，提出修改意見，協助項目人員及時進行查漏補缺，使項目實施階段檔案工作的順利開展得以有效保障。

在工程資料收集過程中，需要對各環節中所需要簽字確認的手續加強重視。在大型工程建設項目中，通常有大量的外地施工企業參與建設，待各自承擔的工程項目完成后，便會離場并移至其他地區的工程建設中繼續參與施工。針對此現狀，檔案人員如未能及時對其承擔項目環節所產生的工程資料進行審查，或未對相應的整改意識及時進行督促，一旦施工人員或施工單位離開，會造成不必要開支的浪費，甚至還要花費更多的時間去外地進行相關手續補辦，否則就對工程資料的完整性、真實性、準確性造成影響。因此，在進行重點工程檔案管理時，應與工程建設同步進行，從而使工程資料完整性、真實性、準確性得以有效保證，從源頭開始，在工程建設的整個過程中，使檔案工作管理能夠貫穿始終。

（四）做好聲像檔案的拍攝和整理

重點工程檔案的重要組成部分還包括了聲像檔案，通過特殊檔案與視聽相結合，能夠使工程建設過程更真實、更系統、更準確地記錄，從而工程檔案的系統性、完整性得以保障。因此，在施工過程中，施工單位應加強聲像檔案的收集和整理，緊跟工程進度，并采取跟蹤拍攝的方式，對各施工工序以及所采用的新技術、新材料、新結構、新工藝等進行詳細記錄，特別需要對隱蔽工程及地下工程等加強重視，最后對記錄資料進行剪輯和整理，形成完整的聲像檔案。

（五）確保竣工階段的檔案管理與竣工驗收同步

在進入項目竣工驗收階段前，為了確保最終資料的完整性、準確性，應請相關檔案管理部門或機構對最終的工程檔案進行預驗收[4]。在此過程中主要工作內容包括：是否根據相關規劃要求進行竣工資料的收集、整理和歸檔；資料的完整性和準確性；蓋章、簽字手續的完備性；根據變更文件竣工圖轉繪效果等。確保預驗收合格后，建設單位可獲得工程檔案認可文件，再對竣工驗收進行有效組織。

四、結束語

在重點工程項目建設中，工程建設與檔案管理實現同步，能夠在項目后期的管理、維護和運營中發揮重要作用。項目檔案驗收質量和水平直接影響著項目的竣工驗收工作，其能夠全面反映和體現整個項目活動的全過程及建設質量，因此通過實現工程檔案管理與項目管理同步至關重要，能夠使檔案資料的準確性、完整性、系統性得以保證。