民營企業(yè)存貨管理存在的問題及改進(jìn)對策

金 哲

（滁州麗普新型建材有限公司，安徽 滁州 239000）

存貨是指民營企業(yè)在生產(chǎn)制造的過程中，為保證生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)不斷進(jìn)行而儲存的物資，包括原材料、輔助材料、包裝物、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、發(fā)出商品等等。存貨在流動資產(chǎn)中占有相當(dāng)重要的比例，對存貨的管理好與壞，直接影響到民營企業(yè)的盈利狀況以及后續(xù)發(fā)展能力。

一、民營企業(yè)加強(qiáng)存貨管理的重要性

1.確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營平穩(wěn)運(yùn)行

民營企業(yè)在生產(chǎn)過程中一定要保持存貨充足，結(jié)構(gòu)合理，資產(chǎn)有效運(yùn)轉(zhuǎn)，這樣才可以永續(xù)發(fā)展。對存貨進(jìn)行科學(xué)有效的管理，可以使存貨在產(chǎn)供銷各個環(huán)節(jié)以不同的形態(tài)體現(xiàn)，存貨周轉(zhuǎn)暢通，讓民營企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷地發(fā)展和壯大。

2.減少運(yùn)營支出，拓展利潤空間

存貨在流動資產(chǎn)中占有很重要比例，如果管理不佳就會導(dǎo)致庫存結(jié)構(gòu)不平衡，滯銷產(chǎn)品積壓，增加資金的成本。同時(shí)，使得原本資金就緊張的民營企業(yè)經(jīng)營狀況越發(fā)艱難，嚴(yán)重的可能造成停產(chǎn)。

3.加快存貨周轉(zhuǎn)，提高資金使用效率

民營企業(yè)經(jīng)營從購買原材料開始，現(xiàn)金轉(zhuǎn)換為實(shí)物，經(jīng)過加工制造環(huán)節(jié)，產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)，資金回籠環(huán)節(jié)，再將實(shí)物轉(zhuǎn)換為現(xiàn)金，這就形成了一個完整的業(yè)務(wù)鏈條的循環(huán)過程。民營企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)就是在這不停的循環(huán)過程中取得經(jīng)濟(jì)利益并獲得發(fā)展機(jī)會。因此，存貨是企業(yè)生存發(fā)展的重要資產(chǎn)，提高存貨的周轉(zhuǎn)速度也就是提高了資金的利用效率，增強(qiáng)了企業(yè)的盈利能力。

4.滿足客戶需求，提高市場占有率

科學(xué)的存貨管理能夠提高民營企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，能夠根據(jù)客戶需要按時(shí)提供足夠質(zhì)量優(yōu)良的產(chǎn)品，可以提高客戶滿意度，從而進(jìn)一步提升市場的占有率。

二、民營企業(yè)存貨管理存在的問題

1.管理制度不完善，存貨管理缺乏系統(tǒng)性

部分民營企業(yè)的內(nèi)控制度缺失。民營企業(yè)一般不設(shè)原材料倉庫，材料購進(jìn)后，沒有檢驗(yàn)和驗(yàn)收手續(xù)直接進(jìn)入車間生產(chǎn)加工。還有的民營企業(yè)沒有全封閉的成品倉庫，產(chǎn)品都是露天堆放，規(guī)格型號參差不齊，產(chǎn)品生產(chǎn)結(jié)束后直接發(fā)給客戶。全部流程缺少監(jiān)督，入庫都是看著采購發(fā)票補(bǔ)入庫單，財(cái)務(wù)看采購報(bào)銷就是發(fā)票、入庫單。采購員存在徇私舞弊的空間。

材料消耗結(jié)束后，生產(chǎn)部門才來打領(lǐng)料單。因?yàn)闆]有成品倉庫，產(chǎn)品加工完成清點(diǎn)實(shí)物后直接裝車發(fā)貨，產(chǎn)品的入庫單根據(jù)發(fā)貨記錄補(bǔ)單等等。另外，倉庫記錄簡單的流水賬，常常出現(xiàn)存貨數(shù)量混亂，貨物錯發(fā)，賬面核對不清楚的情況。同時(shí)，自制產(chǎn)品驗(yàn)收缺少標(biāo)準(zhǔn)，檢驗(yàn)人員很難判斷，產(chǎn)品質(zhì)檢環(huán)節(jié)流于形式，將沒有經(jīng)過嚴(yán)格質(zhì)檢的產(chǎn)品交付給客戶，導(dǎo)致嚴(yán)重的產(chǎn)品質(zhì)量事故，從而造成不可挽回的直接和間接經(jīng)濟(jì)損失。

2.人員素質(zhì)較差，管理不充分，核算信息不準(zhǔn)確

民營企業(yè)基本都是白手起家，管理人員的文化水平偏低，財(cái)務(wù)直接外包，倉庫管理一般是找個人看倉庫的就行，還有在缺少人手的時(shí)候直接安排倉庫管理人員在其他崗位兼職，甚至于還有讓采購員兼職倉庫管理員。因?yàn)閭}庫管理員不需要體力勞動，也會優(yōu)先選擇家屬和親信任職。這些倉庫保管員一般不會做管理工作，缺少管理經(jīng)驗(yàn)，也不會定期進(jìn)行盤點(diǎn)。

3.經(jīng)營缺少計(jì)劃性

部分民營企業(yè)不重視業(yè)務(wù)的計(jì)劃性，同時(shí)為了減少資金的占用，一般都是接到訂單后下采購計(jì)劃，隨用隨采的方式比較普遍。由于采購的時(shí)間要求很緊，采購人員往往疲于應(yīng)對，倉促中很容易出現(xiàn)采購的材料質(zhì)量問題，缺少安全庫存量，從而造成產(chǎn)品質(zhì)量不合格等浪費(fèi)現(xiàn)象。

4.存貨周轉(zhuǎn)速度慢

部分民營企業(yè)研發(fā)能力不足，產(chǎn)品適應(yīng)不了市場需求，造成庫存積壓。質(zhì)量出問題也會造成庫存積壓。另外，產(chǎn)量與需求不匹配，會造成周轉(zhuǎn)速度慢。

5.信息化程度低，影響工作效率

部分民營企業(yè)存貨管理信息化程度低，基本上是財(cái)務(wù)記錄總賬，倉庫管理員記錄的手工流水賬，無法與采購、銷售、生產(chǎn)等部門做到信息共享。因?yàn)樾畔⒉粶?zhǔn)確，存貨容易重復(fù)采購，產(chǎn)品可能大量積壓。

三、加強(qiáng)民營企業(yè)存貨管理的對策建議

1.建立健全內(nèi)控管理制度

存貨采購一定要貨比三家，建立供應(yīng)商評價(jià)體系，確保采購的存貨質(zhì)量優(yōu)良、價(jià)格合理。存貨進(jìn)倉庫一定要經(jīng)過質(zhì)量檢測，不能讓不合格的存貨流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)，倉庫管理員必須對數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保采購物料數(shù)量和實(shí)際相符。驗(yàn)收流程完成后要及時(shí)辦理存貨入庫手續(xù)。

采購報(bào)銷發(fā)票入賬一定要同時(shí)附采購申請單、采購發(fā)票、質(zhì)量檢驗(yàn)單、入庫單。單據(jù)上要有相關(guān)責(zé)任人簽字。成本會計(jì)要嚴(yán)格把關(guān)，對單據(jù)認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后才可以登記入賬。

生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)單核定的計(jì)劃消耗量辦理生產(chǎn)領(lǐng)料。倉庫管理員要認(rèn)真核對領(lǐng)料數(shù)量，按單發(fā)貨。如有超額領(lǐng)料的需要領(lǐng)料部門說明原因，如果是計(jì)劃和實(shí)際有差異，那么就要更改生產(chǎn)計(jì)劃單，保證存貨消耗和實(shí)際相符。

自制完工的存貨要進(jìn)行質(zhì)檢，品質(zhì)部門制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)品倉庫管理員要確保每一件產(chǎn)品經(jīng)過檢驗(yàn)合格后才辦理入庫手續(xù)。

自制存貨的銷售在出廠時(shí)倉庫管理員一定要認(rèn)真反復(fù)核對發(fā)出的貨品、規(guī)格型號、數(shù)量的信息與客戶訂單內(nèi)容一致，經(jīng)倉庫主管簽字確認(rèn)后才可以出庫。

倉庫管理一定要完善出入庫手續(xù)，倉庫管理員必須要保證賬實(shí)相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確實(shí)時(shí)動態(tài)可查。而數(shù)據(jù)的使用者也可以迅速決策，更好地把握瞬息萬變的商機(jī)。

倉庫管理要形成定期盤存的制度，存貨盤點(diǎn)范圍包括原料、輔助材料、產(chǎn)成品、在制品等。不同企業(yè)的存貨盤點(diǎn)的側(cè)重點(diǎn)都不一樣，有的存貨單價(jià)低數(shù)量較大，這樣的存貨可以延長存貨盤點(diǎn)頻率；有的存貨單價(jià)較高，數(shù)量較少，這樣的存貨可以增加存貨盤點(diǎn)的頻率，避免增加盤點(diǎn)成本。要建立全員參與盤點(diǎn)的概念，盤點(diǎn)時(shí)，成本會計(jì)牽頭，生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)、庫管、甚至生產(chǎn)過程管理人員都要參加，提高重視程度，重視盤點(diǎn)結(jié)果，盤點(diǎn)結(jié)束后，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析，確保盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性，并對差異進(jìn)行處理。

2.提高人員素質(zhì)，促進(jìn)存貨科學(xué)管理

存貨管理人員對存貨管理的效果、存貨管理水平有著至關(guān)重要的影響。企業(yè)在錄選倉庫管理人員時(shí)要著重考慮其職業(yè)操守、專業(yè)素養(yǎng)和從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。倉庫管理員可能面對利益的誘惑和各種人情世故，倉庫管理員的職業(yè)操守在處理這些問題的時(shí)候能起到關(guān)鍵作用。

倉庫管理人員要選擇思想品德好、能為企業(yè)盡職盡責(zé)服務(wù)、具有專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人員擔(dān)任。加強(qiáng)對倉庫管理人員的學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高自身素質(zhì)，用制度管理約束和激勵人，充分調(diào)動倉庫管理人員的積極性。

存貨發(fā)出宜采用“先進(jìn)先出法”發(fā)貨，這樣能夠保證存貨的期限最接近最新日期；存貨放置合理，存貨要分類碼放，不能混亂。倉庫存貨碼放整齊，懸掛物料卡，并定期盤點(diǎn)存貨。要采用科學(xué)合理的存貨管理方法以及先進(jìn)的倉庫管理技術(shù)，如利用存貨管理軟件對存貨進(jìn)行掃碼入庫，掃碼出庫等。

3.加強(qiáng)經(jīng)營計(jì)劃性，保持合理庫存量

民營企業(yè)的經(jīng)營計(jì)劃或經(jīng)營預(yù)算是根據(jù)銷售部門提供的銷售計(jì)劃來精心制定的，制定經(jīng)營計(jì)劃是為了完成經(jīng)營目標(biāo)。有了經(jīng)營計(jì)劃，我們就可以制定相應(yīng)的生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格按照銷售訂單組織生產(chǎn)，存貨的采購也應(yīng)該按照生產(chǎn)計(jì)劃分批次進(jìn)行。重要的存貨還要設(shè)置安全庫存，倉庫管理員要時(shí)刻關(guān)注庫存量，若存貨接近或低于安全庫存時(shí)，倉庫管理員需及時(shí)通知采購部門補(bǔ)充采購存貨、確保生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃不受影響。

4.提高存貨周轉(zhuǎn)率，提升企業(yè)盈利能力

存貨采購過多或過少都會對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成影響。存貨采購過多會增加資金的占用，導(dǎo)致資金鏈斷裂；存貨采購過少則沒法保證生產(chǎn)正常進(jìn)行。因此，在存貨采購中可采用計(jì)劃管理流程，就是以銷定產(chǎn)，以產(chǎn)定采，在安全庫存以內(nèi)最大限度地占用較少的資金，保證經(jīng)營的正常進(jìn)行。

5.提升信息化水平，提高經(jīng)營決策效率

針對民營企業(yè)信息化水平偏低的情況，有條件的可引進(jìn)金蝶等ERP管理系統(tǒng)軟件，對公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行信息化管理。ERP管理軟件能夠?qū)⑵髽I(yè)的生產(chǎn)管理、采購、銷售、倉存管理、成本核算等各個環(huán)節(jié)有機(jī)地結(jié)合起來，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，從而提高工作效率，降低生產(chǎn)成本。民營企業(yè)可根據(jù)自身需要先從倉庫管理軟件開始應(yīng)用。根據(jù)生產(chǎn)流程，結(jié)合軟件的模塊和流程制定符合自身經(jīng)營的內(nèi)部控制制度和內(nèi)部管理制度，包括倉庫管理制度、采購管理制度、生產(chǎn)管理制度、銷售管理制度等。讓存貨的購進(jìn)、驗(yàn)收、入庫、出庫、領(lǐng)用、盤點(diǎn)盈虧等存貨環(huán)節(jié)能夠充分利用ERP管理軟件，登記出入庫記錄，這樣就能夠?qū)Υ尕浌芾淼娜^程風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效控制。

民營企業(yè)的經(jīng)營者通過ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)合市場發(fā)展的方向進(jìn)行分析，可以對經(jīng)營過程中存在的各種問題提出改進(jìn)的方案和建設(shè)性的意見，例如：原材料消耗的增加可能是生產(chǎn)管理過程中浪費(fèi)或者生產(chǎn)工藝和技術(shù)本身問題；燃料電力消耗的增加可能是設(shè)備保養(yǎng)或空車運(yùn)行的問題；存貨積壓嚴(yán)重可能是市場需求的原因和氣候變化等影響問題。通過對這些問題的分析，找到這些問題原因，進(jìn)行對癥下藥，就能提高經(jīng)營決策能力，最終使得企業(yè)取得較好的經(jīng)濟(jì)效益。