新時代背景下高校辦公室工作優化探討

■張雪霞

（北京農業職業學院，北京 100093）

在當前的高校校園管理中，辦公室處于中心樞紐位置，它不僅能夠為領導決策提供基礎信息依據，還能夠組織開展學校的各項活動，因而也被視為學校管理工作中的指揮系統。隨著國內教育體系的不斷優化，辦公室工作在整個高校管理中扮演著越來越重要的角色，不僅需要做好協調管理，還需要完善輔助決策、組織執行等功能。新時代背景下，高校辦公室工作面臨著許多全新的挑戰，尤其是教育與經濟制度方面的融合，需要投入更多的精力。新時代高校開始努力構建社會主義和諧校園，而和諧校園需要在當前校園基礎上逐步建設以協調發展為核心的教育模式，并且要孕育良好的教育體系，營造自由、協調、平等的教育氛圍。辦公室工作在構建和諧校園的過程中，應當確保高校教育系統當中的各個系統能夠處于良好的運轉狀態，以確保其保持發展活力。高校辦公室作為學校管理的核心系統，需要充當學院與學生之間溝通和聯系的橋梁，但現階段的辦公室工作存在相當多的問題，尤其是新時代所出現的問題，如果不能在新時代加以全面融合，必然會給學校管理帶來諸多不利影響。因此，高校應當在優化辦公室工作的過程中，正確審視辦公室工作對學校管理的重要作用，并結合新制度經濟合理調整辦公室管理內容，使得辦公室工作能夠與學校發展緊密聯合起來，全面推動校園管理質量的提升[1]。

一、高校辦公室工作特點以及現階段存在的問題

（一）先導性特征較強，但工作人員素質不高

對于高校辦公室而言，其所負責的工作內容相當多，不僅需要嚴格執行上級領導所批示的文件，還需要深層次貫徹校園的規章制度。在這樣的狀況下，辦公室工作人員應當主動分析本系統所擁有的法律法規以及相關政策。只有工作人員具備較高的專業素質，才能夠保持熟練的業務操作，形成優良的工作作風，充分迎合工作需求。但多數高校的辦公室工作人員并不具備足夠高的專業素質，許多工作人員僅僅是一些教師或者本校畢業生，他們缺乏對辦公室工作系統的全面認識，再加上沒有相應的工作經驗，不同程度地影響到了辦公室作用的發揮[2]。

（二）工作繁多而復雜，缺乏高效的運行體系

高校辦公室的工作內容繁多且復雜，但總體上可以劃分為教學管理和行政管理兩方面的內容。教學管理主要是指與學生學習有關內容的管理，包括基礎的學籍管理、檔案管理、成績管理以及教務管理，這一內容存在的主要作用在于協調和優化學校管理工作的開展。由于與學生的學習有著直接關系，因而高校對于教學管理有著相當大的重視度，這也使得辦公室教學管理需要保持高度的嚴謹性，真正做到精益求精，盡可能避免工作中出現錯誤，否則會給學校管理帶來多方面的不便。行政管理主要包括收發公文、資產管理、設備維護、通知會議以及后勤保障等，雖然行政管理所囊括的工作內容較為瑣碎，但都屬于非常重要的工作內容。對于高校而言，辦公室工作所充當的主要是輔助角色，需要緊密配合學校管理工作的開展，而在缺乏高效運行體系的支持下，許多工作內容都得不到合理的開展，工作人員也會不可避免地遭受到各種挫折和壓力，相應的工作水平有待于提高。

（三）信息化特征明顯，但實際操作缺乏信息水準

隨著互聯網技術的持續發展，信息技術得到了非常廣泛的應用，高校教育也加強了對信息技術的應用，但是在辦公室工作當中，許多工作的操作實踐并沒有完全實現信息化。高校辦公室工作有必要進行多方面的優化和調整，尤其需要優化辦公室處理信息的能力，只有充分迎合高校的發展需求，才能夠真正發揮辦公室工作的作用。由于行政工作具有事務性的特征，因而許多辦公室行政管理人員并不會將過多的時間放在信息技術的學習實踐上，隨著工作時間的增加，他們會由于缺乏信息方面的操作經驗而與工作內容形成不同程度上的沖突，甚至已經無法勝任當前的工作內容。同時，一些高校的辦公室工作開展過于局限，工作人員的信息交流僅限于當前的辦公室，并不會參與到相關的交流活動當中，因而也不利于提高工作人員的先進認知。辦公室工作本身也有較強的專業性，如果缺乏相關交流，那么其中的工作人員就不容易發現不同辦公室工作上的差距，進而很容易出現滿足現狀停滯不前的狀況，不利于提高和改善辦公室工作成效。

二、新時代背景下改善辦公室行政管理工作的策略

在新時代背景下，改善辦公室的行政管理條件已經成為當下辦公室發展的重中之重。因此，必須采取有效的措施來改善辦公室的行政管理工作，具體措施如下。

（一）加強人員培訓，提高工作人員的綜合素質

在新時代，高校辦公室工作內容的深度也有所增加，工作人員應當加強對各類先進知識和政策的學習，努力提升自身的工作素質。由于辦公室所展開的行政管理事務都圍繞學校管理來開展，因而工作人員需要認真學習分析學校管理方法，逐步提高工作能力。為了確保工作人員能夠符合辦公室的工作需求，高校也可以積極開展崗前業務培訓，通過優化培訓內容來逐步提升辦公室工作人員的業務執行能力。同時，高校也可以將新時代的相關制度內容添加到培訓內容中，促使辦公室工作人員能夠較多了解和學習這些先進知識，便于在后期展開多層次的工作調整，提高高校工作質量。此外，辦公室工作人員也應當在日常工作中加強學習，不斷提升自身的管理與協調能力。辦公室本身是高校各項管理活動開展的樞紐系統，在這一系統的支持下，不同部門之前的聯系和溝通都會有所增強。為了進一步提升學校行政管理成效，辦公室工作人員不可以局限于當前視角，轉而應當具備全局意識和整體觀念，學會從校園管理這一大方向來看待問題，主動加強與校園其他部門之間的聯系，綜合推動學校管理工作的有序開展[4]。

（二）完善規章制度，規范行政管理工作

高校在優化辦公室行政管理工作的過程中，應當結合實際的辦公室工作需求，建立良好的工作制度，確保所有管理工作都能夠科學規范進行。規章制度是指用人單位制定出的組織勞動過程中進行勞動管理的規則和制度的總和。對于現階段的辦公室工作而言，缺乏明確規章制度是影響辦公室發展的關鍵因素，在制定新型規章制度時，不僅要緊密結合當前的工作內容，還需要與新時代下的工作改革聯系起來。高校也需要在完善規章制度的基礎上，規范行政管理工作，明確不同崗位工作人員所應當承擔的職責，實現行政管理工作的基本目標，即通過一系列的規章制度和用人制度來使行政管理工作部門之間在工作的過程中可以互相配合，高效運轉，提高員工的工作積極性，進而將辦公室工作任務準確分解并落實到所有工作人員身上，全面提高工作效率。除此之外，高校還應當形成配套的監督和審核機制，以此來保障辦公室工作責任的落實，也可以提高工作人員的工作活力。

（三）加強工作交流，拓展工作人員視野

新時代，高校辦公室工作屬于一項全新的研究內容，工作人員缺乏對這一內容的準確認識，因而許多相關工作的開展都不能夠有序進行。在改善這一狀況的時候，高校應當加強所有辦公室之間的工作交流，部門工作人員之間的關系是否相處得融洽，在一定程度上決定了部門的工作運轉效率。因此，高校辦公室要想提高工作人員的溝通和交流就需要增加溝通的渠道，讓部門的工作人員可以通過多種渠道進行溝通。例如，舉辦一些內部聯誼會、員工培訓大會等，加深部門工作人員之間的了解；除此之外，還可以讓辦公室工作人員的工作有效銜接，使工作人員之間的工作互相監督、互相配合，建立起有效的服務機制來保障員工們的工作利益，通過工作人員的互相協商來拓展工作人員視野，促使他們能夠接觸到更多的先進知識，隨之增加工作經驗，優化工作流程。高校也可以適當組織辦公室工作人員參觀學習一些外界辦公室工作經驗，持續提高工作人員的辦公認知，并能夠結合自身的工作狀況形成更加良好的工作體系。

（四）利用互聯網技術，提高行政管理效率

近年來，我國的互聯網技術迅速發展，以互聯網為核心的信息技術提高了辦公室行政管理的效率。自動化辦公系統，可以在最短的時間內有效地集合各種資源，優化行政管理的流程，加快辦公室行政管理的速度，實現行政管理的工作協調，降低工作的成本，進一步提高行政管理的效能。在當下高校都重視起數字化、網絡化的校園建設，高校辦公室也應該加強信息技術的應用，建立起辦公室網絡系統。第一，應該完善辦公室內部的自動化行政辦公系統，最大限度地提高行政管理工作的自動化、網絡化。辦公室的自動化系統應該實現公文管理，通過互聯網技術實現校內文件的起草、修改、傳閱、簽批、下發、統計等一系列的工作，對校外的工作文件也要引起一定的重視。第二，堅持辦公室行政管理辦公的保密性和安全性原則，加快辦公室內部自動化系統與高校的教務系統、人事系統、學工系統等其他一些系統的整合，在一定的權限和范圍內實行各系統之間的信息共享，多部門之間協調辦公，建立起一套高效化、一體化的行政管理網絡工作流程，改變傳統工作模式下的耗時耗力、效率低下的情況。第三，高校行政管理工作要積極地關注新媒體的發展動向，堅持以新興媒體的手段和技術來改造傳統的行政工作思維模式，利用好微博、微信、網絡論壇、QQ等網絡社交軟件進行信息的傳播，建立工作群聊，及時地發布更新信息，交流經驗，提高行政管理的效率。

三、新時代背景下高校辦公室教學管理工作的優化建議

（一）培養高素質的教學管理隊伍

在當前的高校管理中，教學管理扮演著非常重要的角色，而它也是辦公室管理的主要工作內容。為了推動教學管理工作的健康發展，高校辦公室工作人員應當具備較為廣泛的教學認知，以配合相關教學工作的開展，形成良好的工作建議和優化思路。教學管理所囊括的工作內容相當多，這也給辦公室工作人員帶來了相當大的工作壓力。在合理展開教學管理工作的過程中，辦公室工作人員應當努力學習，注重彼此之間的工作交流，不斷提升自身工作經驗，形成更高的職責素養。高校其他部門也應當努力配合辦公室工作的開展，主動提供相關的工作信息，對于辦公室所給出的重要建議，應當加以認真思考并用于優化部門工作[5]。

（二）改善辦公室工作條件

新時代的高校辦公室工作優化，離不開良好的工作條件。首先，高校應當為辦公室提供相關的設備基礎，對于已經淘汰的辦公設備，需要及時加以淘汰，并購置一些先進設備，以確保辦公室人員擁有健康積極的工作氛圍。在更新辦公室相關設備以后，高校還應當為工作人員開展各類設備操作培訓，為所有工作的順利開展奠定基礎；其次，高校辦公室還應當構建科學的學習服務平臺。如果學校擁有較為良好的經濟條件，那么便可以在加強設備信息化的同時，合理配置一些相關的學習管理軟件。通過這些軟件來存儲教學信息，并展開高效管理，提高工作效率。最后，建設學習服務平臺，形成信息化校園管理系統。由于辦公室管理人員缺乏相關認知與實踐經驗，因而高校需要組織他們開展參觀學習，以掌握實際的操作方法，全面優化信息化管理成效[6]。

（三）健全基礎的教學管理規章制度

辦公室工作的有序開展，離不開工作人員的責任心與工作熱情，為了合理約束辦公室人員的相關工作行為，逐步提高工作效率，辦公室應當努力建立良好的規章制度；一方面用來指引員工行為，為所有的工作形成重要導向，另一方面也可以從最大化程度上減少內部成本消耗，加強不同部門之間的溝通。高校辦公室所承擔的教學管理任務過于繁多，且覆蓋面相當廣泛，涉及到了非常多的工作內容。因而健全基礎的教學管理規章制度便顯得尤為重要，不僅能夠為各項教學管理工作的開展形成引導，還能夠提高工作人員的辦公效率。一旦出現工作內容上的不足，辦公室管理人員也可以迅速分析出現問題的主要原因，通過工作內容的不同環節來找到相關責任人，了解其中的問題所在，并采取針對性的措施加以迅速改善。

（四）推動教學管理的信息化發展

新時代辦公室工作面臨著相當多的挑戰，基礎的工作信息內容迅速增多，如果再繼續采用傳統的人工管理方式，將很難發揮成效。為了改善這一狀況，高校首先應當加強信息系統建設，對于復雜的教學管理信息需要展開及時處理。如可以利用各類先進辦公軟件來分析處理。在進行學籍和教學檔案管理時，也可以將所有信息資料輸入數據庫中，便于開展高效的辦公，為所有人員的查詢提供便利。其次，高校辦公室管理內容過于繁雜，如果不進行分類很容易出現混淆或者遺漏的狀況，因而還需要確保工作內容的多層次管理。在對教學管理內容加以分析處理時，不僅需要把握其中的內在規律，準確處理各類數據信息，還需要進行整合，得出相關結論，為學校領導的決策形成基礎依據。如辦公室人員可以通過大數據對教職員工的個人信息加以分析，并分別按照他們的優勢安排相應的工作崗位。最后，高校辦公室還可以設置一些子管理系統，即在綜合服務平臺的基礎上，按照工作性質的不同分別創建子管理系統，使得電子辦公室管理能夠與資料檔案管理緊密聯系起來，進而生成不同的檔案信息，為所有工作的順利開展做必要準備[7]。

四、結語

辦公室是高校開展學校管理的重要部門，它有其特定的工作職能，并且扮演著非常特殊的引導和管理角色，能夠對學校所有管理工作形成直接影響。在新時代背景下，高校應當結合自身發展狀況，全面優化辦公室工作體系，加強教學管理信息化建設，注重行政管理內容的深層次優化，不斷更新辦公室工作理念，持續創新辦公室工作方法，拓展工作人員視野，提高工作人員綜合素質，最終促使高校辦公室工作的開展能夠更加規范合理。