新時代背景下高校辦公室工作優(yōu)化探討

■張雪霞

（北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學院，北京 100093）

在當前的高校校園管理中，辦公室處于中心樞紐位置，它不僅能夠為領(lǐng)導決策提供基礎(chǔ)信息依據(jù)，還能夠組織開展學校的各項活動，因而也被視為學校管理工作中的指揮系統(tǒng)。隨著國內(nèi)教育體系的不斷優(yōu)化，辦公室工作在整個高校管理中扮演著越來越重要的角色，不僅需要做好協(xié)調(diào)管理，還需要完善輔助決策、組織執(zhí)行等功能。新時代背景下，高校辦公室工作面臨著許多全新的挑戰(zhàn)，尤其是教育與經(jīng)濟制度方面的融合，需要投入更多的精力。新時代高校開始努力構(gòu)建社會主義和諧校園，而和諧校園需要在當前校園基礎(chǔ)上逐步建設(shè)以協(xié)調(diào)發(fā)展為核心的教育模式，并且要孕育良好的教育體系，營造自由、協(xié)調(diào)、平等的教育氛圍。辦公室工作在構(gòu)建和諧校園的過程中，應當確保高校教育系統(tǒng)當中的各個系統(tǒng)能夠處于良好的運轉(zhuǎn)狀態(tài)，以確保其保持發(fā)展活力。高校辦公室作為學校管理的核心系統(tǒng)，需要充當學院與學生之間溝通和聯(lián)系的橋梁，但現(xiàn)階段的辦公室工作存在相當多的問題，尤其是新時代所出現(xiàn)的問題，如果不能在新時代加以全面融合，必然會給學校管理帶來諸多不利影響。因此，高校應當在優(yōu)化辦公室工作的過程中，正確審視辦公室工作對學校管理的重要作用，并結(jié)合新制度經(jīng)濟合理調(diào)整辦公室管理內(nèi)容，使得辦公室工作能夠與學校發(fā)展緊密聯(lián)合起來，全面推動校園管理質(zhì)量的提升[1]。

一、高校辦公室工作特點以及現(xiàn)階段存在的問題

（一）先導性特征較強，但工作人員素質(zhì)不高

對于高校辦公室而言，其所負責的工作內(nèi)容相當多，不僅需要嚴格執(zhí)行上級領(lǐng)導所批示的文件，還需要深層次貫徹校園的規(guī)章制度。在這樣的狀況下，辦公室工作人員應當主動分析本系統(tǒng)所擁有的法律法規(guī)以及相關(guān)政策。只有工作人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)，才能夠保持熟練的業(yè)務操作，形成優(yōu)良的工作作風，充分迎合工作需求。但多數(shù)高校的辦公室工作人員并不具備足夠高的專業(yè)素質(zhì)，許多工作人員僅僅是一些教師或者本校畢業(yè)生，他們?nèi)狈k公室工作系統(tǒng)的全面認識，再加上沒有相應的工作經(jīng)驗，不同程度地影響到了辦公室作用的發(fā)揮[2]。

（二）工作繁多而復雜，缺乏高效的運行體系

高校辦公室的工作內(nèi)容繁多且復雜，但總體上可以劃分為教學管理和行政管理兩方面的內(nèi)容。教學管理主要是指與學生學習有關(guān)內(nèi)容的管理，包括基礎(chǔ)的學籍管理、檔案管理、成績管理以及教務管理，這一內(nèi)容存在的主要作用在于協(xié)調(diào)和優(yōu)化學校管理工作的開展。由于與學生的學習有著直接關(guān)系，因而高校對于教學管理有著相當大的重視度，這也使得辦公室教學管理需要保持高度的嚴謹性，真正做到精益求精，盡可能避免工作中出現(xiàn)錯誤，否則會給學校管理帶來多方面的不便。行政管理主要包括收發(fā)公文、資產(chǎn)管理、設(shè)備維護、通知會議以及后勤保障等，雖然行政管理所囊括的工作內(nèi)容較為瑣碎，但都屬于非常重要的工作內(nèi)容。對于高校而言，辦公室工作所充當?shù)闹饕禽o助角色，需要緊密配合學校管理工作的開展，而在缺乏高效運行體系的支持下，許多工作內(nèi)容都得不到合理的開展，工作人員也會不可避免地遭受到各種挫折和壓力，相應的工作水平有待于提高。

（三）信息化特征明顯，但實際操作缺乏信息水準

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，信息技術(shù)得到了非常廣泛的應用，高校教育也加強了對信息技術(shù)的應用，但是在辦公室工作當中，許多工作的操作實踐并沒有完全實現(xiàn)信息化。高校辦公室工作有必要進行多方面的優(yōu)化和調(diào)整，尤其需要優(yōu)化辦公室處理信息的能力，只有充分迎合高校的發(fā)展需求，才能夠真正發(fā)揮辦公室工作的作用。由于行政工作具有事務性的特征，因而許多辦公室行政管理人員并不會將過多的時間放在信息技術(shù)的學習實踐上，隨著工作時間的增加，他們會由于缺乏信息方面的操作經(jīng)驗而與工作內(nèi)容形成不同程度上的沖突，甚至已經(jīng)無法勝任當前的工作內(nèi)容。同時，一些高校的辦公室工作開展過于局限，工作人員的信息交流僅限于當前的辦公室，并不會參與到相關(guān)的交流活動當中，因而也不利于提高工作人員的先進認知。辦公室工作本身也有較強的專業(yè)性，如果缺乏相關(guān)交流，那么其中的工作人員就不容易發(fā)現(xiàn)不同辦公室工作上的差距，進而很容易出現(xiàn)滿足現(xiàn)狀停滯不前的狀況，不利于提高和改善辦公室工作成效。

二、新時代背景下改善辦公室行政管理工作的策略

在新時代背景下，改善辦公室的行政管理條件已經(jīng)成為當下辦公室發(fā)展的重中之重。因此，必須采取有效的措施來改善辦公室的行政管理工作，具體措施如下。

（一）加強人員培訓，提高工作人員的綜合素質(zhì)

在新時代，高校辦公室工作內(nèi)容的深度也有所增加，工作人員應當加強對各類先進知識和政策的學習，努力提升自身的工作素質(zhì)。由于辦公室所展開的行政管理事務都圍繞學校管理來開展，因而工作人員需要認真學習分析學校管理方法，逐步提高工作能力。為了確保工作人員能夠符合辦公室的工作需求，高校也可以積極開展崗前業(yè)務培訓，通過優(yōu)化培訓內(nèi)容來逐步提升辦公室工作人員的業(yè)務執(zhí)行能力。同時，高校也可以將新時代的相關(guān)制度內(nèi)容添加到培訓內(nèi)容中，促使辦公室工作人員能夠較多了解和學習這些先進知識，便于在后期展開多層次的工作調(diào)整，提高高校工作質(zhì)量。此外，辦公室工作人員也應當在日常工作中加強學習，不斷提升自身的管理與協(xié)調(diào)能力。辦公室本身是高校各項管理活動開展的樞紐系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)的支持下，不同部門之前的聯(lián)系和溝通都會有所增強。為了進一步提升學校行政管理成效，辦公室工作人員不可以局限于當前視角，轉(zhuǎn)而應當具備全局意識和整體觀念，學會從校園管理這一大方向來看待問題，主動加強與校園其他部門之間的聯(lián)系，綜合推動學校管理工作的有序開展[4]。

（二）完善規(guī)章制度，規(guī)范行政管理工作

高校在優(yōu)化辦公室行政管理工作的過程中，應當結(jié)合實際的辦公室工作需求，建立良好的工作制度，確保所有管理工作都能夠科學規(guī)范進行。規(guī)章制度是指用人單位制定出的組織勞動過程中進行勞動管理的規(guī)則和制度的總和。對于現(xiàn)階段的辦公室工作而言，缺乏明確規(guī)章制度是影響辦公室發(fā)展的關(guān)鍵因素，在制定新型規(guī)章制度時，不僅要緊密結(jié)合當前的工作內(nèi)容，還需要與新時代下的工作改革聯(lián)系起來。高校也需要在完善規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，規(guī)范行政管理工作，明確不同崗位工作人員所應當承擔的職責，實現(xiàn)行政管理工作的基本目標，即通過一系列的規(guī)章制度和用人制度來使行政管理工作部門之間在工作的過程中可以互相配合，高效運轉(zhuǎn)，提高員工的工作積極性，進而將辦公室工作任務準確分解并落實到所有工作人員身上，全面提高工作效率。除此之外，高校還應當形成配套的監(jiān)督和審核機制，以此來保障辦公室工作責任的落實，也可以提高工作人員的工作活力。

（三）加強工作交流，拓展工作人員視野

新時代，高校辦公室工作屬于一項全新的研究內(nèi)容，工作人員缺乏對這一內(nèi)容的準確認識，因而許多相關(guān)工作的開展都不能夠有序進行。在改善這一狀況的時候，高校應當加強所有辦公室之間的工作交流，部門工作人員之間的關(guān)系是否相處得融洽，在一定程度上決定了部門的工作運轉(zhuǎn)效率。因此，高校辦公室要想提高工作人員的溝通和交流就需要增加溝通的渠道，讓部門的工作人員可以通過多種渠道進行溝通。例如，舉辦一些內(nèi)部聯(lián)誼會、員工培訓大會等，加深部門工作人員之間的了解；除此之外，還可以讓辦公室工作人員的工作有效銜接，使工作人員之間的工作互相監(jiān)督、互相配合，建立起有效的服務機制來保障員工們的工作利益，通過工作人員的互相協(xié)商來拓展工作人員視野，促使他們能夠接觸到更多的先進知識，隨之增加工作經(jīng)驗，優(yōu)化工作流程。高校也可以適當組織辦公室工作人員參觀學習一些外界辦公室工作經(jīng)驗，持續(xù)提高工作人員的辦公認知，并能夠結(jié)合自身的工作狀況形成更加良好的工作體系。

（四）利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高行政管理效率

近年來，我國的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息技術(shù)提高了辦公室行政管理的效率。自動化辦公系統(tǒng)，可以在最短的時間內(nèi)有效地集合各種資源，優(yōu)化行政管理的流程，加快辦公室行政管理的速度，實現(xiàn)行政管理的工作協(xié)調(diào)，降低工作的成本，進一步提高行政管理的效能。在當下高校都重視起數(shù)字化、網(wǎng)絡化的校園建設(shè)，高校辦公室也應該加強信息技術(shù)的應用，建立起辦公室網(wǎng)絡系統(tǒng)。第一，應該完善辦公室內(nèi)部的自動化行政辦公系統(tǒng)，最大限度地提高行政管理工作的自動化、網(wǎng)絡化。辦公室的自動化系統(tǒng)應該實現(xiàn)公文管理，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)校內(nèi)文件的起草、修改、傳閱、簽批、下發(fā)、統(tǒng)計等一系列的工作，對校外的工作文件也要引起一定的重視。第二，堅持辦公室行政管理辦公的保密性和安全性原則，加快辦公室內(nèi)部自動化系統(tǒng)與高校的教務系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、學工系統(tǒng)等其他一些系統(tǒng)的整合，在一定的權(quán)限和范圍內(nèi)實行各系統(tǒng)之間的信息共享，多部門之間協(xié)調(diào)辦公，建立起一套高效化、一體化的行政管理網(wǎng)絡工作流程，改變傳統(tǒng)工作模式下的耗時耗力、效率低下的情況。第三，高校行政管理工作要積極地關(guān)注新媒體的發(fā)展動向，堅持以新興媒體的手段和技術(shù)來改造傳統(tǒng)的行政工作思維模式，利用好微博、微信、網(wǎng)絡論壇、QQ等網(wǎng)絡社交軟件進行信息的傳播，建立工作群聊，及時地發(fā)布更新信息，交流經(jīng)驗，提高行政管理的效率。

三、新時代背景下高校辦公室教學管理工作的優(yōu)化建議

（一）培養(yǎng)高素質(zhì)的教學管理隊伍

在當前的高校管理中，教學管理扮演著非常重要的角色，而它也是辦公室管理的主要工作內(nèi)容。為了推動教學管理工作的健康發(fā)展，高校辦公室工作人員應當具備較為廣泛的教學認知，以配合相關(guān)教學工作的開展，形成良好的工作建議和優(yōu)化思路。教學管理所囊括的工作內(nèi)容相當多，這也給辦公室工作人員帶來了相當大的工作壓力。在合理展開教學管理工作的過程中，辦公室工作人員應當努力學習，注重彼此之間的工作交流，不斷提升自身工作經(jīng)驗，形成更高的職責素養(yǎng)。高校其他部門也應當努力配合辦公室工作的開展，主動提供相關(guān)的工作信息，對于辦公室所給出的重要建議，應當加以認真思考并用于優(yōu)化部門工作[5]。

（二）改善辦公室工作條件

新時代的高校辦公室工作優(yōu)化，離不開良好的工作條件。首先，高校應當為辦公室提供相關(guān)的設(shè)備基礎(chǔ)，對于已經(jīng)淘汰的辦公設(shè)備，需要及時加以淘汰，并購置一些先進設(shè)備，以確保辦公室人員擁有健康積極的工作氛圍。在更新辦公室相關(guān)設(shè)備以后，高校還應當為工作人員開展各類設(shè)備操作培訓，為所有工作的順利開展奠定基礎(chǔ)；其次，高校辦公室還應當構(gòu)建科學的學習服務平臺。如果學校擁有較為良好的經(jīng)濟條件，那么便可以在加強設(shè)備信息化的同時，合理配置一些相關(guān)的學習管理軟件。通過這些軟件來存儲教學信息，并展開高效管理，提高工作效率。最后，建設(shè)學習服務平臺，形成信息化校園管理系統(tǒng)。由于辦公室管理人員缺乏相關(guān)認知與實踐經(jīng)驗，因而高校需要組織他們開展參觀學習，以掌握實際的操作方法，全面優(yōu)化信息化管理成效[6]。

（三）健全基礎(chǔ)的教學管理規(guī)章制度

辦公室工作的有序開展，離不開工作人員的責任心與工作熱情，為了合理約束辦公室人員的相關(guān)工作行為，逐步提高工作效率，辦公室應當努力建立良好的規(guī)章制度；一方面用來指引員工行為，為所有的工作形成重要導向，另一方面也可以從最大化程度上減少內(nèi)部成本消耗，加強不同部門之間的溝通。高校辦公室所承擔的教學管理任務過于繁多，且覆蓋面相當廣泛，涉及到了非常多的工作內(nèi)容。因而健全基礎(chǔ)的教學管理規(guī)章制度便顯得尤為重要，不僅能夠為各項教學管理工作的開展形成引導，還能夠提高工作人員的辦公效率。一旦出現(xiàn)工作內(nèi)容上的不足，辦公室管理人員也可以迅速分析出現(xiàn)問題的主要原因，通過工作內(nèi)容的不同環(huán)節(jié)來找到相關(guān)責任人，了解其中的問題所在，并采取針對性的措施加以迅速改善。

（四）推動教學管理的信息化發(fā)展

新時代辦公室工作面臨著相當多的挑戰(zhàn)，基礎(chǔ)的工作信息內(nèi)容迅速增多，如果再繼續(xù)采用傳統(tǒng)的人工管理方式，將很難發(fā)揮成效。為了改善這一狀況，高校首先應當加強信息系統(tǒng)建設(shè)，對于復雜的教學管理信息需要展開及時處理。如可以利用各類先進辦公軟件來分析處理。在進行學籍和教學檔案管理時，也可以將所有信息資料輸入數(shù)據(jù)庫中，便于開展高效的辦公，為所有人員的查詢提供便利。其次，高校辦公室管理內(nèi)容過于繁雜，如果不進行分類很容易出現(xiàn)混淆或者遺漏的狀況，因而還需要確保工作內(nèi)容的多層次管理。在對教學管理內(nèi)容加以分析處理時，不僅需要把握其中的內(nèi)在規(guī)律，準確處理各類數(shù)據(jù)信息，還需要進行整合，得出相關(guān)結(jié)論，為學校領(lǐng)導的決策形成基礎(chǔ)依據(jù)。如辦公室人員可以通過大數(shù)據(jù)對教職員工的個人信息加以分析，并分別按照他們的優(yōu)勢安排相應的工作崗位。最后，高校辦公室還可以設(shè)置一些子管理系統(tǒng)，即在綜合服務平臺的基礎(chǔ)上，按照工作性質(zhì)的不同分別創(chuàng)建子管理系統(tǒng)，使得電子辦公室管理能夠與資料檔案管理緊密聯(lián)系起來，進而生成不同的檔案信息，為所有工作的順利開展做必要準備[7]。

四、結(jié)語

辦公室是高校開展學校管理的重要部門，它有其特定的工作職能，并且扮演著非常特殊的引導和管理角色，能夠?qū)W校所有管理工作形成直接影響。在新時代背景下，高校應當結(jié)合自身發(fā)展狀況，全面優(yōu)化辦公室工作體系，加強教學管理信息化建設(shè)，注重行政管理內(nèi)容的深層次優(yōu)化，不斷更新辦公室工作理念，持續(xù)創(chuàng)新辦公室工作方法，拓展工作人員視野，提高工作人員綜合素質(zhì)，最終促使高校辦公室工作的開展能夠更加規(guī)范合理。