“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校教務(wù)管理信息化體系的構(gòu)建研究

李秋惠 陳幾香 江燕

摘要“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高職院校構(gòu)建適合學(xué)校發(fā)展的教務(wù)管理信息化體系至關(guān)重要。本文通過分析現(xiàn)有高職院校教務(wù)管理信息化體系存在的問題，確定“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下優(yōu)化教務(wù)管理信息化體系的構(gòu)建原則，提出構(gòu)建基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的教務(wù)管理信息化體系包括設(shè)施子系統(tǒng)、支持子系統(tǒng)和應(yīng)用子系統(tǒng)三個(gè)方面的內(nèi)容。通過完善組織機(jī)構(gòu)、制度體系、教務(wù)管理信息平臺建設(shè)、信息技術(shù)手段和信息反饋機(jī)制得以實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞 互聯(lián)網(wǎng)+ 高職院校 教務(wù)管理 信息化體系

中圖分類號：G717文獻(xiàn)標(biāo)識碼：ADOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2021.16.010

Research on the Construction of Educational Administration Information System in Higher Vocational Colleges under the Background of "Internet plus"

LI Qiuhui， CHEN Jixiang， JIANG Yan

（School of Applied Science and Technology， Beijing Union University， Beijing 100101）

AbstractUnder the background of "Internet plus"， it is very important for higher vocational colleges to construct educational administration information system suitable for school development. By analyzing the problems of the educational administration information system in the existing vocational colleges， this paper determines the principles of optimizing the educational administration information system under the background of "Internet plus"， and proposes thattheconstruction of educationaladministration informationsystem basedontheInternet plus includes threeaspects： the subsystem of the facilities， the subsystem of the support and the application subsystem. It should achieve through the improvement of organization， system， educational administration information platform construction， information technology means and information feedback mechanism.

KeywordsInternet+； higher vocational colleges； educational administration； information system

教務(wù)管理在高等學(xué)校管理中占有特別重要的地位，它主要的工作內(nèi)容涉及學(xué)校的每一位師生，它的效率和準(zhǔn)確性直接關(guān)系到學(xué)校教學(xué)的正常開展與否。近年來，隨著高職院校的招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下我國教育現(xiàn)代化的建設(shè)速度不斷加快，高職院校的服務(wù)對象不斷增多，服務(wù)內(nèi)容也不斷增加，教務(wù)管理工作內(nèi)容和方法也有了前所未有的挑戰(zhàn)。面對挑戰(zhàn)，高職院校如何有效利用信息化和網(wǎng)絡(luò)化手段提高教務(wù)管理效率，優(yōu)化或改善現(xiàn)有的教務(wù)管理模式，構(gòu)建完善的教務(wù)管理信息化體系，提高教務(wù)管理質(zhì)量和水平，促進(jìn)教學(xué)和人才培養(yǎng)，已成為高職院校發(fā)展過程中亟待解決的關(guān)鍵問題之一。

1現(xiàn)有高職院校教務(wù)管理信息化體系存在的問題

近年來，高校非常重視教務(wù)管理信息化建設(shè)工作，在研究方面也已取得了一定成績。王納共結(jié)合廈門興才職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)管理信息化建設(shè)的實(shí)踐，對教務(wù)管理信息化建設(shè)提出了若干建議。[1]張蓓探討了高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的重要性，剖析了高校教務(wù)管理信息化建設(shè)存在的問題，并提出了高校管理體系的重構(gòu)思路。[2]陳蒙結(jié)合福建商學(xué)院成功經(jīng)驗(yàn)探討了一系列教務(wù)管理信息化建設(shè)的長效機(jī)制。[3]而針對高職院校教務(wù)管理信息化的體系構(gòu)建的理論和實(shí)踐研究均較少，現(xiàn)有高職院校教務(wù)管理信息化體系存在如下問題。

1.1教務(wù)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)未與其他業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)交互

高職院校的教務(wù)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建模式是相對獨(dú)立的，未能與學(xué)生處、財(cái)務(wù)部處、校醫(yī)院和人事處等部門管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互、未實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的動態(tài)處理。在學(xué)生發(fā)生學(xué)籍異動時(shí)，因數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門間的信息反復(fù)溝通和核對；教學(xué)工作量數(shù)據(jù)和教研數(shù)據(jù)未與人事管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，在教師年終考核和聘任考核時(shí)只能通過教務(wù)工作人員線下確認(rèn)簽字反饋給人事部門，耗費(fèi)大量的人力。

1.2某些教務(wù)管理工作的信息化程度不高

目前教材預(yù)定、補(bǔ)辦學(xué)生證、系統(tǒng)外重修教學(xué)和各種數(shù)據(jù)報(bào)表等等工作不能通過教務(wù)管理系統(tǒng)完成或自動生成，需通過線上和線下同時(shí)進(jìn)行。雖然教務(wù)管理信息化的初衷是為了減輕教務(wù)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，但實(shí)際上線上線下同時(shí)進(jìn)行反而增加工作量。例如培養(yǎng)方案發(fā)生變化導(dǎo)致部分課程沒有后續(xù)課程，只能開展系統(tǒng)外重修教學(xué)，教務(wù)管理人員從系統(tǒng)導(dǎo)出不及格課程數(shù)據(jù)，通過EXCEL編輯、篩選和制定系統(tǒng)外重修教學(xué)計(jì)劃，現(xiàn)場組織學(xué)生報(bào)名選課并將報(bào)名信息錄入EXCEL，期末組織系統(tǒng)外考試并匯總和錄入重修成績。依賴EXCEL編輯和錄入大量數(shù)據(jù)，這不僅增加了教務(wù)管理人員的工作量，而且因人為因素，很難保證數(shù)據(jù)的絕對正確性，教務(wù)管理人員的用戶體驗(yàn)差。

1.3教務(wù)管理信息傳播渠道不夠暢通

部分高職院校的信息傳播渠道主要通過公共郵箱和微信傳播。一般教務(wù)管理人員將通知推送給系部教學(xué)主任或班主任，然后再將信息間接傳達(dá)給相關(guān)教師和學(xué)生。系部教學(xué)主任和班主任均是任課老師兼職，教學(xué)和科研工作繁多，瑣碎的教務(wù)信息傳達(dá)會導(dǎo)致工作壓力，經(jīng)常出現(xiàn)信息延誤或遺忘通知的情況。

1.4教務(wù)管理信息反饋機(jī)制不完善

高職院校教務(wù)管理信息反饋的主要方式是教務(wù)管理部門通過開展教學(xué)檢查、召開座談會或和組織學(xué)生評教了解教師的教學(xué)情況、學(xué)生的學(xué)習(xí)情況以及教師和學(xué)生對教務(wù)管理和教學(xué)環(huán)境的滿意程度。教學(xué)檢查一般在開學(xué)初、期中和期末進(jìn)行，信息反饋不能反映整個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)過程。座談會和學(xué)生評教多為事后反饋、信息滯后，未能及時(shí)反饋在課堂教學(xué)及教務(wù)管理過程中出現(xiàn)的問題。此外大多數(shù)高職院校對反饋的問題在執(zhí)行過程中沒有及時(shí)進(jìn)行糾正，或不能提出有效解決方法的情況，這逐漸讓師生失去對信息反饋的重視。

2“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校教務(wù)管理信息化體系的構(gòu)建原則

鑒于目前高職院校教務(wù)管理信息體系的現(xiàn)狀問題，阻礙了教務(wù)管理信息化的發(fā)展，因此，有必要對現(xiàn)行的教務(wù)管理信息體系進(jìn)行優(yōu)化，優(yōu)化考慮以下原則。

2.1共享性原則

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，通過優(yōu)化教務(wù)管理信息系統(tǒng)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)部門間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通以及業(yè)務(wù)之間的協(xié)同。實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)部門、就業(yè)部門和學(xué)生部門共享學(xué)籍管理數(shù)據(jù)；實(shí)現(xiàn)與人事部門共享教師信息管理數(shù)據(jù)；實(shí)現(xiàn)與圖書館和檔案館共享教務(wù)管理文件。同時(shí)整合校內(nèi)外優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源和課程資源，實(shí)現(xiàn)學(xué)校間優(yōu)質(zhì)資源共享，課程互選，學(xué)分互認(rèn)，最大成程度的發(fā)揮信息化的效應(yīng)。

2.2以人為本的原則

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，構(gòu)建教務(wù)管理信息化體系，必須堅(jiān)持以人為本，實(shí)用為本的原則，應(yīng)從教務(wù)管理人員、教師和學(xué)生的需求出發(fā)，利用教務(wù)信息化平臺建設(shè)與之相對應(yīng)的服務(wù)，易于操作，增強(qiáng)各級用戶對于信息化體驗(yàn)的滿意度，全面推進(jìn)教務(wù)管理信息化進(jìn)程，提高教務(wù)管理效率。另外，還要注重特殊學(xué)生特殊內(nèi)容的教務(wù)信息化建設(shè)，如學(xué)籍異動學(xué)生的異動申請、結(jié)業(yè)生的進(jìn)修和延長學(xué)制學(xué)生的學(xué)業(yè)管理等等，保證教務(wù)管理信息化體系的建設(shè)滿足各級用戶的需求。

2.3時(shí)效性原則

高職院校教務(wù)管理的多項(xiàng)工作是彼此相連的，其中一項(xiàng)工作滯后會影響后續(xù)工作的實(shí)施。例如未按時(shí)錄入成績會影響學(xué)籍處理和重修數(shù)據(jù)的篩選，甚至影響專接本推薦和畢業(yè)資審，引起學(xué)生投訴和教學(xué)事故?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下教務(wù)管理信息化的目標(biāo)是及時(shí)將工作信息傳達(dá)給師生，及時(shí)監(jiān)測各項(xiàng)工作的異常，在工作異常時(shí)能給予預(yù)警提醒或采取有效補(bǔ)救措施，以保證后續(xù)工作順利開展。

2.4全面性原則

教務(wù)管理信息化的目的就是全面推進(jìn)教務(wù)工作的信息化進(jìn)程。教務(wù)管理的各項(xiàng)、各個(gè)環(huán)節(jié)的工作應(yīng)廣泛地使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體等先進(jìn)的手段進(jìn)行管理，用盡量少的人力、物力，更有效、更優(yōu)質(zhì)地完成更大量的工作。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校教務(wù)管理信息化體系的構(gòu)建

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高職院校將互聯(lián)網(wǎng)與教務(wù)管理工作有效結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理工作的信息化和數(shù)字化為目的，完善教務(wù)管理信息平臺建設(shè)以及整合現(xiàn)有的系統(tǒng)資源，構(gòu)建一個(gè)先進(jìn)有效、科學(xué)全面、切合實(shí)際的教務(wù)管理信息化體系（見圖1），這個(gè)體系主要由教務(wù)管理信息化設(shè)施子系統(tǒng)、教務(wù)管理信息化支持子系統(tǒng)、教務(wù)管理信息化應(yīng)用子系統(tǒng)三個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成。

3.1教務(wù)管理信息化設(shè)施子系統(tǒng)

教務(wù)管理信息化設(shè)施子系統(tǒng)主要有信息網(wǎng)站建設(shè)、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器建設(shè)等。基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是教務(wù)管理信息體系運(yùn)行的基礎(chǔ)，其穩(wěn)定性和可靠性直接決定教務(wù)管理信息化體系的正常運(yùn)行?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)水平在一定程度上反映著教務(wù)管理信息化的建設(shè)水平，做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)才能為教務(wù)管理信息化的發(fā)展打好基礎(chǔ)。

3.2教務(wù)管理信息化支持子系統(tǒng)

教務(wù)管理信息化支持子體系基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境，以管理制度、信息技術(shù)和信息人才的建設(shè)為支撐，為教務(wù)管理信息化有序開展和有效運(yùn)行提供保障。

管理制度建設(shè)，主要是通過文件和工作管理實(shí)施細(xì)則明確教務(wù)各級各類人員的信息管理職責(zé)和權(quán)限、制定信息化管理的流程和信息安全管理準(zhǔn)則等。建立覆蓋教務(wù)管理信息化工作各要素的工作制度，明確信息系統(tǒng)、教務(wù)數(shù)據(jù)、管理服務(wù)等方面的要求。

信息化人才建設(shè)是實(shí)施教務(wù)管理信息化的關(guān)鍵。在推行教務(wù)管理信息化的過程中，首先要把對教務(wù)管理人員的信息化培訓(xùn)放在首位，應(yīng)盡可能地為教務(wù)管理人員多提供信息化學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會，讓教務(wù)管理人員不斷地了解、熟悉、掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子處理軟件等信息化知識，利用各類信息化技術(shù)來處理各種教務(wù)信息，從而有利于推動教務(wù)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

3.3教務(wù)管理信息化應(yīng)用子系統(tǒng)

教務(wù)管理信息化應(yīng)用子系統(tǒng)建設(shè)包括教務(wù)管理信息平臺和教務(wù)管理資源建設(shè)。

教務(wù)管理信息平臺建設(shè)是指學(xué)校的郵件系統(tǒng)、學(xué)校門戶網(wǎng)站（OA）和教務(wù)管理信息系統(tǒng)等的建設(shè)，既能通過網(wǎng)絡(luò)版登錄，也可通過手機(jī)客戶端登錄處理工作。教務(wù)管理信息化平臺建設(shè)應(yīng)該是動態(tài)的、持續(xù)改進(jìn)的。借鑒PDCA全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法，教務(wù)管理的核心工作信息化建設(shè)應(yīng)包括計(jì)劃P、執(zhí)行D、監(jiān)控C和反饋A四個(gè)階段。P計(jì)劃，根據(jù)教務(wù)管理的信息化目標(biāo)，對照目標(biāo)用戶的需求分析，確定教務(wù)管理信息化實(shí)施的范圍和教務(wù)管理信息化平臺戰(zhàn)略，規(guī)劃實(shí)現(xiàn)目標(biāo)并確定構(gòu)建教務(wù)管理信息平臺所必要的建設(shè)內(nèi)容；D執(zhí)行，在一定條件下建設(shè)教務(wù)管理信息與教務(wù)管理數(shù)據(jù)的內(nèi)容；C監(jiān)控，指對教務(wù)管理信息平臺建設(shè)的內(nèi)容和過程進(jìn)行監(jiān)督；A改進(jìn)和優(yōu)化，指根據(jù)監(jiān)控情況采取一系列優(yōu)化措施，持續(xù)改進(jìn)教務(wù)管理信息化實(shí)施效果。

教務(wù)管理資源建設(shè)就是把教務(wù)管理過程中所涉及的教學(xué)以及師生的各種信息、數(shù)據(jù)和教學(xué)資源等資源綜合于一個(gè)教務(wù)管理信息平臺，使不同的信息數(shù)據(jù)和學(xué)校其他部門之間可以實(shí)現(xiàn)共享與交互，并使其作為一個(gè)集成的系統(tǒng)整體運(yùn)作。資源建設(shè)直接為教學(xué)和教務(wù)管理服務(wù)的，資源建設(shè)水平和實(shí)際的應(yīng)用情況可以反映出信息化的發(fā)展水平。

4構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校教務(wù)管理信息化體系的實(shí)現(xiàn)路徑

4.1完善組織機(jī)構(gòu)和制度體系，規(guī)范教務(wù)信息化建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校要想提高教務(wù)管理效率，必須高度重視教務(wù)管理信息化工作，可以將先進(jìn)的管理理念融入高職院校的教務(wù)管理的具體實(shí)踐中，完善組織和制度體系，成立由主管教學(xué)院長參加的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，健全學(xué)院教務(wù)管理信息化制度和行為準(zhǔn)則，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范工作，明確責(zé)任，保障教務(wù)管理的方方面面、各個(gè)環(huán)節(jié)工作都能通過信息化技術(shù)手段有序開展。

4.2完善教務(wù)管理信息平臺建設(shè)內(nèi)容，滿足不同用戶的需求

教務(wù)管理信息平臺使用者主要包括領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)網(wǎng)絡(luò)中心工作人員、教務(wù)管理人員、教師、學(xué)生和班主任等，通過調(diào)研和分析不同用戶的需求，提出完善平臺功能建設(shè)的解決方案并安排專業(yè)人員處理問題，盡可能為不同用戶提供合適的功能需求，在方便師生對日常工作的查詢外，還能進(jìn)行交流互動，提升教務(wù)管理效率?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下，同一教務(wù)管理人員可能會同時(shí)開展幾項(xiàng)工作，教務(wù)信息化的建設(shè)，避免了較多的當(dāng)面或電話溝通，教務(wù)工作人員可以免受打擾集中精力處理手頭的工作，然后根據(jù)工作的輕重緩急通過信息平臺給予信息反饋。

4.3完善教務(wù)管理信息技術(shù)手段，暢通信息傳播渠道

在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，高職學(xué)院應(yīng)當(dāng)把當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段引入到教務(wù)管理的服務(wù)和管理機(jī)制中。在發(fā)布通知時(shí)不再局限于OA和郵件發(fā)布，可將通知同步到移動教務(wù)APP、企業(yè)微信群、工作微信群和藍(lán)墨云班課等。在收集系統(tǒng)外重修選課信息時(shí)，不再沿用傳統(tǒng)的線下報(bào)名、EXCEL錄入學(xué)生報(bào)名信息的管理方式，而是借助問卷星小程序自動生成報(bào)名信息表，避免使用辦公軟件未及時(shí)保存而導(dǎo)致的信息遺漏，避免人為的錯(cuò)誤。

4.4完善教務(wù)管理信息反饋機(jī)制，暢通信息反饋渠道

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，通過“檢查+主動”的方式建立師生和教務(wù)管理部門之間的溝通，完善教務(wù)管理信息反饋機(jī)制。在教務(wù)管理工作的整個(gè)過程中都要保持充分的溝通，如遇問題可以通過視頻會議召集相關(guān)人員，及時(shí)處理和改進(jìn)，不斷提高教務(wù)管理的水平。

總之，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高職院校實(shí)現(xiàn)對教學(xué)的有效服務(wù)，健全教務(wù)管理信息化體系至關(guān)重要。教務(wù)管理信息化體系的構(gòu)建應(yīng)以高職院校的發(fā)展戰(zhàn)略為導(dǎo)向，綜合考慮信息技術(shù)與教務(wù)管理的發(fā)展趨勢，以實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”教務(wù)管理信息化發(fā)展，使教務(wù)管理工作井井有條。

基金項(xiàng)目：北京聯(lián)合大學(xué)2019年度校級教育教學(xué)研究與改革項(xiàng)目：基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高職院校教務(wù)管理信息化體系構(gòu)建研究（項(xiàng)目號：JJ2019Y039）

參考文獻(xiàn)

[1]王納共.探索民辦高職院校教務(wù)管理信息化的實(shí)踐研究——以廈門興才職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].廣東交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)， 2018（17）：12-13.

[2]張蓓.論知識經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代高校教務(wù)管理體系的重構(gòu)[J].現(xiàn)代營銷（經(jīng)營版），2018（6）：198-199.

[3]陳蒙.高校教務(wù)管理長效體系的探索[J].江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2020（33）：112-113.