公文管理工作中的常見問題及解決對(duì)策研究

穆寶玉 王志亮 郭建勛

摘要：公文是行政工作中產(chǎn)生的規(guī)范性文件，在一定程度上反映行政工作的有效性，以企業(yè)的一切人事工作為中心。因此，做好公文管理工作是企業(yè)各單位之間溝通協(xié)調(diào)的主要保障，也是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。但是，在經(jīng)營過程中，由于企業(yè)盲目跟風(fēng)，過度追求盈利，忽視了文件管理的必要性，文件管理還存在一些不足。本文對(duì)公文管理進(jìn)行了探索，分析了管理方法和流程的不足，并提出了相關(guān)的防范措施。

關(guān)鍵詞：公文管理;常見問題;解決對(duì)策

公示文件管理是文件解析的全過程。為了更好地保證企業(yè)的正常運(yùn)營，需要各單位之間的協(xié)調(diào)和溝通。公文管理規(guī)范化，可以有效促進(jìn)企業(yè)信息內(nèi)容商品流通、監(jiān)督管理，如會(huì)議記錄、工作目標(biāo)標(biāo)記等。這種流程管理是通過公文的方式進(jìn)行信息內(nèi)容的交流。公文的管理方式在一定程度上危害了企業(yè)的快速發(fā)展，使公文管理工作面臨較多挑戰(zhàn)，因此明確提出以下分析和建議。

一、當(dāng)前公共文件管理中的常見問題

（1）意識(shí)模糊。文員在日常工作中缺乏對(duì)公文概念的明確定位和認(rèn)識(shí)，因此當(dāng)看到紅印時(shí)，往往被認(rèn)為是“公文”。在概念的定義中，公告文件是指企業(yè)在組織和管理方式上產(chǎn)生具有特殊法律認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)文化藝術(shù)。從企業(yè)的角度來看，公文是企業(yè)進(jìn)行規(guī)范化管理的重要途徑。有效的公文管理方式是企業(yè)生產(chǎn)效率的體現(xiàn)，有利于提高企業(yè)內(nèi)部控制和管理水平。

（2）分布混亂。管理人混淆公文，在公文出具時(shí)，不知道公文與分發(fā)程序的關(guān)系，造成公文管理混亂。公文的分發(fā)一般需要準(zhǔn)備、審核、核實(shí)、部門名稱、簽發(fā)、編號(hào)等程序，但管理層沒有對(duì)公文管理工作給予充分的重視，因此分發(fā)過程變得松散。表面上看，公文的分布似乎比較簡單，但實(shí)際上公文的分布也間接影響了企業(yè)的正常運(yùn)作。

（3）缺乏組織。由于管理人員日常工作量較大，公文沒有保存和整理。正式文件是制定企業(yè)工作指示或通知的文件。管理人員沒有存檔和組織，這可能會(huì)導(dǎo)致內(nèi)容出現(xiàn)問題。官方文件效率低下，信息的傳遞和分發(fā)，企業(yè)的管理顯得比較被動(dòng)，不能及時(shí)收到信息，后果更嚴(yán)重。另外，公文通常是非常正式的文件，不經(jīng)過整理和組織很容易丟失或泄露文件。

（4）書寫不當(dāng)。由于管理人對(duì)公文的理解含糊、文字含糊、公文之間的關(guān)系，混淆、誤用、誤用“通知”、“指示”等公文，在編制公文、“報(bào)告”、“決議”時(shí)，不管公文的性質(zhì)如何，有時(shí)都會(huì)出現(xiàn)不恰當(dāng)?shù)挠谜Z。草稿采用口語化的語言編寫，大大降低了公文的嚴(yán)謹(jǐn)性，直接影響到企業(yè)行政管理的效率和權(quán)威。

二、解決公文管理問題的措施

（一）通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)強(qiáng)化員工觀念。公文管理是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致的工作，對(duì)工作人員的要求務(wù)非常高。同時(shí)，也規(guī)定了管理人員應(yīng)具有良好的文件管理能力。首先，企業(yè)必須塑造企業(yè)員工的職業(yè)道德和使命感。根據(jù)企業(yè)環(huán)保設(shè)備的變化和改進(jìn)，例如在企業(yè)過道張貼一些標(biāo)語和勵(lì)志照片，讓員工保持最佳的精神面貌。誠實(shí)守信提高效率和質(zhì)量。企業(yè)可以根據(jù)管理人員公文處理的專業(yè)能力和職業(yè)道德培訓(xùn)，對(duì)管理人員進(jìn)行公文專業(yè)知識(shí)和文化教育，讓管理人員深入了解政府公文的精髓。全面了解公文管理工作和必要性，打造更完善的管理工作。通過技能培訓(xùn)，顯著提升領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督觀念，有效完成公文管理工作，創(chuàng)建更好的工作態(tài)度。其次，在具體工作中遇到問題或困難時(shí)，可以與同事一起討論，在交談中學(xué)習(xí)、訓(xùn)練、分析，有利于提高管理者記錄工作的能力。

（二）完善制度體系，規(guī)范公文管理。所有的管理都離不開完整的制度，企業(yè)必須根據(jù)自身的發(fā)展趨勢(shì)，組織科學(xué)、規(guī)范的管理計(jì)劃，確保公文的管理方法有據(jù)可依。根據(jù)公文管理流程分析，一一理順相關(guān)要求，可以更好地管理領(lǐng)導(dǎo)的日常工作。1.規(guī)范文件格式。公文的格式是向外的，標(biāo)準(zhǔn)文件格式是為了更好地產(chǎn)生統(tǒng)一的導(dǎo)出管理方式，方便各單位閱讀文章。企業(yè)可以通過電子郵件、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、發(fā)放資料等方式向各單位說明公文類型和文件格式，讓員工自行確定公文類型和文件格式，進(jìn)而開展管理方法更合理。官方網(wǎng)站的文本文檔。2.消除時(shí)間限制。系統(tǒng)軟件應(yīng)有明確的政府公文分發(fā)分類時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，以便管理人員根據(jù)需要進(jìn)行實(shí)際操作。例如，起草申報(bào)文件時(shí)，通常需要在兩周內(nèi)解決。有明確期限的，按規(guī)定期限執(zhí)行。官網(wǎng)文件的操作通常不超過三天。務(wù)必向主管部門報(bào)告和協(xié)商，確保官網(wǎng)文件的及時(shí)性和有效性。3.標(biāo)準(zhǔn)化的流程。公文的處理是一個(gè)具有很強(qiáng)連續(xù)性和可壓縮性的整體過程，公文的順利開展，工作流程必須細(xì)致清晰，每個(gè)崗位和工作環(huán)節(jié)都必須詳細(xì)解釋。實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)之間的高效對(duì)接。從最初的起草、審查和驗(yàn)證過程制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以更好地了解整個(gè)過程的動(dòng)態(tài)和變化，以便更好地基于每個(gè)過程進(jìn)行監(jiān)督。審核部分也被認(rèn)為是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，未經(jīng)審核的官方文件決不應(yīng)該向公眾發(fā)布，審核時(shí)要對(duì)關(guān)系、內(nèi)容完整性、正式內(nèi)容準(zhǔn)確性等各個(gè)方面進(jìn)行審核，以確保公文質(zhì)量和權(quán)威性。4.整理公文。公文的范圍很廣，有日常公告、決議、意見、報(bào)告等形式，所以文件量比較大，管理人員應(yīng)遵循各類公文的相關(guān)存儲(chǔ)說明，進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)的歸檔管理，保證歸檔數(shù)據(jù)的完整性，以備日后查閱或檢索。應(yīng)制定存檔時(shí)間限制以促進(jìn)數(shù)據(jù)保存的及時(shí)性。

（三）定期考核評(píng)價(jià)，確保文件管理質(zhì)量

個(gè)人行為的克制和規(guī)范對(duì)于大多數(shù)員工在實(shí)踐過程中并不理想。無非是公文管理的“三分鐘熱度”。在這種情況下，企業(yè)應(yīng)該對(duì)員工進(jìn)行相應(yīng)的考核，鼓勵(lì)他們?cè)黾游募芾淼闹鲃?dòng)性。考核制度能有效調(diào)動(dòng)管理團(tuán)隊(duì)的積極性，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和員工給予合理的表揚(yáng)，對(duì)表現(xiàn)一般的主要員工給予相應(yīng)的評(píng)價(jià)，為員工今后的工作進(jìn)行及時(shí)的考核，不僅可以讓領(lǐng)導(dǎo)和員工認(rèn)真工作，還可以讓表現(xiàn)一般的人發(fā)現(xiàn)自己的問題和不足，進(jìn)而調(diào)整、改進(jìn)和追求更強(qiáng)的工作模式。

結(jié)論

一般來說，公文監(jiān)管包含很多具體的內(nèi)容，是一個(gè)多維度的系統(tǒng)管理。因此，為完成公文的高效管理方式，企業(yè)應(yīng)提高管理者的專業(yè)技能和使命感，不斷完善有效的管理計(jì)劃，進(jìn)一步規(guī)范和控制員工的個(gè)人行為。員工要繼續(xù)保持認(rèn)真細(xì)致的工作責(zé)任感，進(jìn)一步提高和提高專業(yè)技能，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)有關(guān)要求，抓好每一個(gè)環(huán)節(jié)和重點(diǎn)，完善公文管理。提前準(zhǔn)備高效有序的管理方法。

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作者

1.穆寶玉（1984.9），女，工學(xué)碩士，內(nèi)蒙古北方重型汽車股份有限公司，包頭，014030，行政管理方向。

2.王志亮（1986.12），男，文學(xué)學(xué)士 內(nèi)蒙古北方重型汽車股份有限公司 內(nèi)蒙古包頭 014030 行政管理、人力資源管理方向。

3.郭建勛（1983.3），男，管理學(xué)學(xué)士 內(nèi)蒙古北方重型汽車股份有限公司 內(nèi)蒙古包頭 014030 企業(yè)管理、人力資源管理方向。