公文管理工作中的常見問題及解決對策研究

穆寶玉 王志亮 郭建勛

摘要：公文是行政工作中產生的規范性文件，在一定程度上反映行政工作的有效性，以企業的一切人事工作為中心。因此，做好公文管理工作是企業各單位之間溝通協調的主要保障，也是企業發展的基礎。但是，在經營過程中，由于企業盲目跟風，過度追求盈利，忽視了文件管理的必要性，文件管理還存在一些不足。本文對公文管理進行了探索，分析了管理方法和流程的不足，并提出了相關的防范措施。

關鍵詞：公文管理;常見問題;解決對策

公示文件管理是文件解析的全過程。為了更好地保證企業的正常運營，需要各單位之間的協調和溝通。公文管理規范化，可以有效促進企業信息內容商品流通、監督管理，如會議記錄、工作目標標記等。這種流程管理是通過公文的方式進行信息內容的交流。公文的管理方式在一定程度上危害了企業的快速發展，使公文管理工作面臨較多挑戰，因此明確提出以下分析和建議。

一、當前公共文件管理中的常見問題

（1）意識模糊。文員在日常工作中缺乏對公文概念的明確定位和認識，因此當看到紅印時，往往被認為是“公文”。在概念的定義中，公告文件是指企業在組織和管理方式上產生具有特殊法律認可的標準文化藝術。從企業的角度來看，公文是企業進行規范化管理的重要途徑。有效的公文管理方式是企業生產效率的體現，有利于提高企業內部控制和管理水平。

（2）分布混亂。管理人混淆公文，在公文出具時，不知道公文與分發程序的關系，造成公文管理混亂。公文的分發一般需要準備、審核、核實、部門名稱、簽發、編號等程序，但管理層沒有對公文管理工作給予充分的重視，因此分發過程變得松散。表面上看，公文的分布似乎比較簡單，但實際上公文的分布也間接影響了企業的正常運作。

（3）缺乏組織。由于管理人員日常工作量較大，公文沒有保存和整理。正式文件是制定企業工作指示或通知的文件。管理人員沒有存檔和組織，這可能會導致內容出現問題。官方文件效率低下，信息的傳遞和分發，企業的管理顯得比較被動，不能及時收到信息，后果更嚴重。另外，公文通常是非常正式的文件，不經過整理和組織很容易丟失或泄露文件。

（4）書寫不當。由于管理人對公文的理解含糊、文字含糊、公文之間的關系，混淆、誤用、誤用“通知”、“指示”等公文，在編制公文、“報告”、“決議”時，不管公文的性質如何，有時都會出現不恰當的用語。草稿采用口語化的語言編寫，大大降低了公文的嚴謹性，直接影響到企業行政管理的效率和權威。

二、解決公文管理問題的措施

（一）通過學習和培訓強化員工觀念。公文管理是一項認真細致的工作，對工作人員的要求務非常高。同時，也規定了管理人員應具有良好的文件管理能力。首先，企業必須塑造企業員工的職業道德和使命感。根據企業環保設備的變化和改進，例如在企業過道張貼一些標語和勵志照片，讓員工保持最佳的精神面貌。誠實守信提高效率和質量。企業可以根據管理人員公文處理的專業能力和職業道德培訓，對管理人員進行公文專業知識和文化教育，讓管理人員深入了解政府公文的精髓。全面了解公文管理工作和必要性，打造更完善的管理工作。通過技能培訓，顯著提升領導監督觀念，有效完成公文管理工作，創建更好的工作態度。其次，在具體工作中遇到問題或困難時，可以與同事一起討論，在交談中學習、訓練、分析，有利于提高管理者記錄工作的能力。

（二）完善制度體系，規范公文管理。所有的管理都離不開完整的制度，企業必須根據自身的發展趨勢，組織科學、規范的管理計劃，確保公文的管理方法有據可依。根據公文管理流程分析，一一理順相關要求，可以更好地管理領導的日常工作。1.規范文件格式。公文的格式是向外的，標準文件格式是為了更好地產生統一的導出管理方式，方便各單位閱讀文章。企業可以通過電子郵件、學習培訓、發放資料等方式向各單位說明公文類型和文件格式，讓員工自行確定公文類型和文件格式，進而開展管理方法更合理。官方網站的文本文檔。2.消除時間限制。系統軟件應有明確的政府公文分發分類時間標準，以便管理人員根據需要進行實際操作。例如，起草申報文件時，通常需要在兩周內解決。有明確期限的，按規定期限執行。官網文件的操作通常不超過三天。務必向主管部門報告和協商，確保官網文件的及時性和有效性。3.標準化的流程。公文的處理是一個具有很強連續性和可壓縮性的整體過程，公文的順利開展，工作流程必須細致清晰，每個崗位和工作環節都必須詳細解釋。實現各個環節之間的高效對接。從最初的起草、審查和驗證過程制定相關標準，以更好地了解整個過程的動態和變化，以便更好地基于每個過程進行監督。審核部分也被認為是一個關鍵環節，未經審核的官方文件決不應該向公眾發布，審核時要對關系、內容完整性、正式內容準確性等各個方面進行審核，以確保公文質量和權威性。4.整理公文。公文的范圍很廣，有日常公告、決議、意見、報告等形式，所以文件量比較大，管理人員應遵循各類公文的相關存儲說明，進一步完善數據的歸檔管理，保證歸檔數據的完整性，以備日后查閱或檢索。應制定存檔時間限制以促進數據保存的及時性。

（三）定期考核評價，確保文件管理質量

個人行為的克制和規范對于大多數員工在實踐過程中并不理想。無非是公文管理的“三分鐘熱度”。在這種情況下，企業應該對員工進行相應的考核，鼓勵他們增加文件管理的主動性。考核制度能有效調動管理團隊的積極性，對領導和員工給予合理的表揚，對表現一般的主要員工給予相應的評價，為員工今后的工作進行及時的考核，不僅可以讓領導和員工認真工作，還可以讓表現一般的人發現自己的問題和不足，進而調整、改進和追求更強的工作模式。

結論

一般來說，公文監管包含很多具體的內容，是一個多維度的系統管理。因此，為完成公文的高效管理方式，企業應提高管理者的專業技能和使命感，不斷完善有效的管理計劃，進一步規范和控制員工的個人行為。員工要繼續保持認真細致的工作責任感，進一步提高和提高專業技能，嚴格執行企業有關要求，抓好每一個環節和重點，完善公文管理。提前準備高效有序的管理方法。

參考文獻

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作者

1.穆寶玉（1984.9），女，工學碩士，內蒙古北方重型汽車股份有限公司，包頭，014030，行政管理方向。

2.王志亮（1986.12），男，文學學士 內蒙古北方重型汽車股份有限公司 內蒙古包頭 014030 行政管理、人力資源管理方向。

3.郭建勛（1983.3），男，管理學學士 內蒙古北方重型汽車股份有限公司 內蒙古包頭 014030 企業管理、人力資源管理方向。