以遼寧省教育廳教育信息中心為例解讀事業單位改革中檔案該如何處置

摘要：檔案是人類記憶和把握事物發展規律的關鍵所在，檔案管理是每一個單位管理工作重要的一部分，是提高單位工作質量和效率的重要條件，本文以遼寧省教育廳教育信息中心改革中檔案移交工作為例，對事業單位改革中檔案該如何處置做了詳細解讀。

關鍵詞：檔案?管理?移交

檔案是人類記憶和把握事物發展規律的關鍵所在，檔案的存在是人類發展史上的一項無形的寶貴財富，因此做好檔案工作是一個社會的、國家健康發展的需求，檔案管理是每一個單位管理工作重要的一部分，是提高單位工作質量和效率的重要條件，是對歷史的真實記錄[1]。近年來的事業單位改革給各行各業都帶來了新的契機，但在改革的過程中也遇到了各種各樣的問題，檔案工作也不例外。

一.檔案應該移交給誰？

參照1983年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《機關檔案工作條例》和2018年國家檔案局發布《機關檔案管理規定》中關于機關撤銷或合并時檔案的移交辦法，分情況進行處理：

（一）撤銷單位的檔案，應向有關的檔案館進行移交或由有關主管機關代管;

（二）單位撤銷，業務分別劃歸幾個單位的，其檔案材料不得分散，可由其中一個單位代管或向有關的檔案館移交;

（三）一個單位并入另一個單位或幾個單位合并為一個新的單位，其檔案材料應移交給合并后的機關代管或向有關的檔案館移交;

（四）一個單位內一部分業務或者一個部門劃給另一個單位接收，其檔案材料不得帶入接收單位，如果接收單位需要利用，可以借閱或者復制;

（五）單位撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的單位繼續處理，并作為新的單位的檔案加以保存;

二.檔案移交具體有哪些要求？

（一）檔案要經過系統整理，齊全完整。

要移交檔案到檔案館的檔案必須經過整理、鑒定，檔案館不接收未經整理的檔案進館;要移交有關主管機關代管的檔案需按照代管單位的要求整理。撤銷機關應責成專人清理檔案，整理后移交。

遼寧省教育廳教育信息中心需要移交的檔案主要以文書檔案為主，另有少量實物檔案。移交前，我們專門請了整理檔案的公司協助系統化的對檔案進行了整理。

具體的工作主要有兩個方面：立卷和數字化。

1.立卷

立卷就是將辦理完畢并具有參考保存價值的公文，依其在形成過程中的聯系和一定規律組合成為保管單位案卷的工作過程。[3]都是比較常規的工作，這里就不詳細闡述了。

2.數字化

數字化檔案管理系統的出現，大大提高了工作效率，提升了工作服務水平和質量。但也同時增加了前期數據采集的工作量。我們需要將整理好的檔案進行拆卷、校對、掃描采集，采集的同時還要對圖像進行糾偏、去污、去黑邊、建立分級目錄等處理，采集完成后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，再將檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。[1]

（二）要有檔案目錄

移交檔案時必須有一式兩份的紙質檔案目錄，已使用檔案管理軟件的單位還應將計算機數據一并移交，并保證能正常檢索。目錄需要準備兩種“正常檢索的目錄（見表一）”和“導入電腦數據的目錄（見表二）”。

（三）其他檢索工作和參考資料齊全

移交檔案時應將檔案室編制的其他檢索工具以及有助于了解有關該全宗歷史的各種參考資料一起移交。如目錄冊等。

三.檔案交接時需要準備哪些材料？

移交與接收之間一定要有交接手續，首先要按規定編制移交清單（見表三）和《關于檔案解密和開放鑒定的報告》，然后交接雙方對照清單核對實物后簽字。檔案室應將移交手續歸入全宗卷保存，檔案館也應放入專卷保存。

四.經驗分享

（一）現在的檔案整理工作大部分都采取購買服務的形式，由專業的檔案整理公司來做，因為整理檔案的人員對相關領域業務了解不多，顧在劃分保管期限上會有較大的偏差。因此，建議在文書檔案保管期限劃分上由單位相關工作人員來定。

（二）在檔案整理公司的選擇上一定要關注數字化掃描的質量，避免后續因圖像質量不合格，不能正常移交進館。

參考文獻：

[1]張寅瑋.甘肅省電子檔案管理研究[D].蘭州大學，2011：30-42.

[2]湯星群.基于數字檔案館建設的兩點思考[J].檔案時空，2005：23-28.

[3]徐擁軍.從檔案收集到知識積累[M].是由工業出版社，2008：6-24.

[4]鐘瑛.淺議電子文件管理系統的功能要素[J].檔案學通訊，2006：11-20

[5]周玉玲.紙質與電子檔案共存及網絡環境電子檔案管理模式[J].中國科技博覽，2009：44-46.

[6]劉冬立.基于Web的企業檔案管理系統的設計與實現[D].同濟大學，2007：14-23.

作者簡介：

宋慧麗，女，1982年1月，漢族，吉林，遼寧省信息中心，副研究員，碩士研究生，社會科學研究，