基于SSM框架的文檔一體化管理系統研究

邢 靜，王志剛，徐章博

（1.甘肅檔案搶救保護中心，甘肅 蘭州 730010，2.甘肅省檔案館，甘肅 蘭州730010；3.西北民族大學甘肅省檔案大數據分析與智能軟件研發中心，甘肅 蘭州730000）

1 概述

當今的信息技術發展迅速，已有的辦公技術也相應地得到了相當大的提高與改善，大多數黨政機關及企事業單位已經實現了電子政務辦公系統和檔案的數字化管理。過去手續復雜、信息量巨大的文件、統計報表，從產生到處理完畢，基本上都能實現無紙化操作，這無疑對強調信息處理能力和信息處理能力的檔案管理工作提出了更高、更新的要求。電子文件與檔案信息資源作為黨政機關、企事業單位和組織辦公不可缺少的組成部分，具有數據形式復雜、數據量大、處理繁瑣等特點，是各類辦公活動的價值憑證[1]。

甘肅省文檔一體化管理系統在不斷完善，最大限度地利用單位資源，確保其管理的各類資源的完整性和安全性。目前，檔案信息化研究還存在許多問題：缺乏對國外文件檔案信息化研究現狀的分析；理論研究過多，比較零散，研究不成熟，實際應用研究較少；研究方法主觀性較強，而對檔案信息化評價的研究較少[2]。因此，在網絡技術日益成熟的環境下，電子文件、電子檔案正逐步取代傳統的文件檔案管理模式。我們需要建立一個完整高效的系統平臺，滿足傳統管理模式轉型的需要，既要解決以往文件檔案管理的不足，也要有利于今后檔案館（室）的檔案管理工作，為檔案館（室）提供多種信息服務，為檔案館（室）注入了新的動力[3]。

本文設計一套符合各級、各行業文檔管理部門自身業務的系統，該系統解決了以往紙質文件檔案管理的一些弊端，不需要閱讀實物信息，通過網絡技術，充分利用各種信息資源，使文件檔案能夠顯示其存在的實用價值。同時，也為甘肅省各立檔單位和檔案館今后的檔案管理工作提供了更加便捷的途徑，為用戶提供了更好的服務。

2 系統關鍵技術研究

2.1 系統平臺結構

因為檔案內容管理系統需要相對嚴格的安全性以及便捷的可移植性，因此基于J2EE的Web開發框架成為本系統平臺的研究框架。檔案內容管理系統有表示層、控制層、業務邏輯層和數據持久層四個層次的框架結構，每層之間的劃分對應出的功能清晰可見，體現了封裝和分而治之的思想[4]。四層模式相互配合，體現出“高耦合、低內聚”的獨特特點，使用起來非常方便。

2.1.1 J2EE結構

J2EE平臺提供的應用模型每一層都有自己的功能，數據在各層之間傳輸，這樣就可以實現系統的功能。圖1清楚地顯示了每一層所做的工作。

圖1 J2EE分層結構圖

2.1.2 表現層框架研究

JSP頁面和javascript是通過MVC設計的，其不僅為構建體統擴展的體系結構的堅實基礎，而且為其可重用的特殊體系結構提供了堅實的屏障[5]。MVC的核心概念可以通過Spring MVC實現，它為系統的控制器和處理程序的能力提供了許多與MVC系統相關的功能[6]。

2.1.3 業務邏輯層框架研究

Spring屬于業務邏輯層，作為J2EE框架的中間層，起著承上啟下的作用。它具有強大的集成框架功能。它與上層的MVC架構有很好的契合性，也可以與底層的一系列其他持久層架構相結合。Spring的另一個特性是它的對象沒有綁定到特定的服務中，這些對象可以在運行環境中多次使用，這使得各種組件之間的兼容性更好。

2.1.4 數據持久層框架研究

數據持久層框架包括Hibernate和Mybatis兩個部分。關系數據庫與關系數據庫的映射是在Java環境下實現的。因為此機制的存在，靈活的使用SQL語句變得非常的方便，相當于高級語言中的Java對象，這使得開發人員編寫更加方便。利用SQL語句進行編程，開發人員只需定義Java對象與數據表之間的映射關系，就可以使開發工作更加方便。

2.2 基于SSM框架的開發技術

2.2.1 SSM的框架集成

SSM框架不是單一的，而是基于Spring MVC、Spring和Mybatis這三個框架的同時協助一起集成而成的系統框架。在本系統中主要分為五層，分別為包含JSP頁面和jQuery的表示層、包含Struts的MVC和Framework的控制層、包含三個組件的業務邏輯層、包含四個模塊的數據持久層以及龐大的數據源層。首先，轉發相應的請求指令以及界面的視圖管理是Spring MVC的功能體系，其次，對業務對象的管理工作是通過Spring框架完成的，最后，對數據對象進行持久化的功能是通過Mybatis實現的。如圖2所示，為SSM實現功能的五個部分的總體結構。SSM的集成架構不僅讓成功的J2EE層結構設計實現成為可能，而且讓編程者更加方便地進行構建框架。每一層的功能有相應的任務以及明確的劃分。接口用于連接層，各層之間相互連接，使系統的擴展性和維護性得到了相應的提升[6]。

圖2 集成框架結構圖

在四層結構中，我們依靠數據傳輸類來完成各層之間的直接或間接通信。當傳輸過程中的數據類型與數據表有正確的對應關系時，可以依靠Mybatis生成器自動生成代碼。

2.2.2 SSM框架對檔案管理的優勢

1）SSM框架是使用的MVC的開發模式，系統界面的顯示以及系統層次業務邏輯上的分開管理的部分是通過MVC的模式實現的。檔案信息存在數據量大、表結構可變等問題，需要在后期進行優化。因為此功能，SSM集成框架為以后的系統開發提供了一個良好的模板框架[7]。

2）提高系統開發速度。SSM架構模式為系統的開發提供了大量的通用視圖。另外，根據配置文件，可以確定一些程序的邏輯順序，而不需要進行編碼。SSM架構模式使開發時間與周期得到了相應的縮短，工作效率得到了提升。

3）“低耦合、高內聚”是SSM框架的優勢所在，并且SSM框架結構是分層的體系結構，這種模式更加方便了系統的操作和維護。

4）SSM框架可以為項目管理帶來很多好處。掌握了SSM框架的開發過程，并根據該過程改進系統需求，才能準確估計項目實施的工作量，確保系統實施中不存在過度風險。

3 文檔一體化管理系統的實現

3.1 系統開發環境

體系結構采用SSM集成框架結構，各層次之間相互配合，共同完成構建檔案管理系統的基礎部分。同時，系統決定使用MySQL來存儲和輸出數據。Java是一種成熟的高級語言，用于編程并部署在Tomcat服務器上。

3.2 系統框架實現原理

SSM框架由Spring、Spring MVC和Mybatis組成，形成一個系統結構。系統的完成與每一層密切相關。一個好的框架對系統的開發起著重要的作用，每一層的實現過程進行了描述。表示層用于外部前端頁面。最后三層用來完成后臺各種業務的處理。依靠這四層之間的協作，通過分工完成數據處理[8]。如圖3所示，流程簡單明了。

圖3 流程流轉的數據顯示圖

3.3 系統功能實現與檢測

3.3.1 OA接口開發

基于政務網大OA協同辦公系統開發，打通OA系統和文件歸檔系統、檔案管理平臺的通道，實現電子文件的數據傳輸，在OA系統模塊中加入歸檔功能，完成實時電子文件的預歸檔，預歸檔數據進入歸檔系統進行管理。

3.3.2 電子文件歸檔與接收

通過與OA協同辦公系統接口的對接，歸檔系統對產生的電子文件進行采集，接收，檢測，整理，統計進行預歸檔處理，通過制定相關標準如數據接口標準、數據結構標準等，把符合要求的電子文件進行推送集中檔案管理平臺。

1）數據接收：通過制定相關標準如數據接口標準、數據結構標準等等，將OA系統及其他業務系統中將整理完成的各類政務電子文件歸檔到本系統中。

2）數據接口：提供標準數據接口，實現其他業務系統的數據導入功能。

3）數據檢查：對接收的數據進行檢查，包括目錄與正文對應情況檢查、數據掛接檢查、圖像屬性檢查等多方面的檢查。

4）文件分類：對接收的數據進行按單位，類別，年限等進行整理歸類。

5）文件檢測與效驗：對OA產生的電子文件通過設置檢測規則，進行檢測效驗，對不符合要求的電子文件進行退回。

6）電子文件整理：對所收集的電子文件通過按單位，門類，期限等進行整理，修改，新增，刪除等操作。

7）電子文件統計：按年月進行統計電子文件統計，生成表格。

3.3.3 電子檔案集中管理

該系統部署在檔案館政務網平臺，分管理端和用戶端，通過設置不同權限對電子檔案進行管理，用戶端面向立檔單位的檔案室人員，完成立檔單位的電子檔案在線整理，歸檔、移交、查閱利用等功能，管理端作為檔案館的接收管理人員，完成對立檔檔案的電子檔案進行指導，接收，管理，鑒定、長期保存和流程設置和系統的配置等功能。

3.3.4 檢測環節

電子文件從其形成到最終銷毀或永久保存，主要經過電子文件創建、電子文件辦理、電子文件歸檔和電子檔案管理、移交進館（電子檔案接收與長期保存）四個階段，其中與檔案部門密切相關的就是電子文件歸檔、電子檔案移交接收和電子檔案長期保存三大環節。

電子文件歸檔環節通過“四性”檢測手段對歸檔電子文件質量進行嚴格把關，將符合歸檔要求的電子文件歸檔并統一管理，把不符合要求的電子文件退回業務部門重新進行整理。如圖4所示。

圖4 電子文件歸檔環節四性檢測

電子檔案移交接收環節，檔案室移交人員應對移交的電子檔案進行“四性”檢測，檢測通過后方可正式移交；同樣，檔案館接收人員需對接收的電子檔案進行“四性”檢測，檢測通過后才能正式接收。

電子檔案長期保存環節，在電子檔案進入長期保存庫之前，需要對其“四性”進行全面檢測，嚴防不合要求的電子檔案進入長期保存庫。在電子檔案長期保存的過程中，由于技術更新換代或存儲介質損壞等原因，可能導致電子檔案損毀或無法讀取，因此需要設置檢測策略，對長期保存的電子檔案進行定期或者不定期的“四性”檢測，確保電子檔案長期可用。如圖5所示。

圖5 電子檔案長期保存環節的四性檢測內容

4 總結

本文以檔案信息化為主要目的，綜合考慮文檔一體化管理中所涉及的功能，利用UML進行建模并建立了業務流程模型，采用SSM框架為檔案館（室）設計一個文檔一體化管理平臺。檔案資源的便捷操作和最大限度的利用是一項極其繁瑣、耗時的工作，需要不斷深入研究檔案管理工作，從而掌握更多解決實際問題的實用方法，為今后的信息智能化工作提供新思路。