檔案文件的數字化管理在企業中的相對重要性

張琳 煙臺新奧燃氣發展有限公司

進入21世紀以來，特別是近幾年，我國乃至整個人類社會逐漸進入全面的信息化時代，企業和個人用戶存儲的數據量也急劇增加。檔案文件的數字化管理在企業中的運用也顯得越來越重要。

作者就職的單位屬于燃氣運營企業，作為檔案管理者，作者負責高壓管網部門的檔案文件管理工作。檔案文件管理的主要類別有：技術服務合同、四評招標文件、設計招標文件、上級文件與批復、會議紀要、四評文件、考察資料、聯系函、高壓管線工程文件、國土資源、規劃局、發改委、城管局、高壓管線工程招標文件等。以往作者作為檔案文件管理者的主要管理方式是將接收到的檔案文件按照合同、文件、招標、會議紀要、設計、圖紙、報告、考察資料、聯系函等內容進行分類，然后放入貼有標簽的檔案盒中，在每個文件上按時間順序寫上序號。隨著文件數目的增多，序號也日漸增長。查詢者需要通過檔案文件管理員到相應的檔案盒中查找，數目龐雜，這就導致其查詢效率非常低下。

2020年，企業管理者意識到檔案文件數字化在企業規范化管理中的重要性，開始重視企業檔案文件數字化管理的規范化和可操作性，倡導運用企業檔案文件數字化管理方式規范管理。作者作為檔案文件管理者，積極探索研究，學習其他企業檔案文件的成功管理經驗，通過消化吸收，利用計算機操作系統和軟件工程，自主開發了適合燃氣企業自身特點的檔案文件數字化管理系統。作者每天通過對各種檔案文件的數字化加工、儲存及查詢，并將數據備份和進行適當的安全加密，確保電子檔案信息一目了然，再將文件進行編號，做到分門別類，井然有序，從而使企業檔案文件的管理愈加系統化、明晰化、簡單化，達到了企業預想的檔案文件數字化管理的要求。

查詢者查找檔案文件時，根據檔案的種類找到相應的電子檔案分類，通過搜索文件名稱，即可根據查閱權限查詢到已經存儲的數字化檔案文件。作者將這些零散的文件，通過計算機數字化管理簡化了查詢流程，有效地提升了工作效率。

檔案文件數字化管理系統是利用計算機硬件、軟件及其他辦公設備進行數據的采集、傳輸、存貯、加工、維護和使用，并規范整個文件信息管理的系統。通常情況下，檔案文件數字化管理策略包括備份策略、存策略和安全策略，其目的是確保和提高檔案文件信息系統的安全可靠性和有效性。備份策略通常需要指定在什么情況下備份檔案文件的內容、備份的時間及備份的方式；存儲策略則指需要確定檔案文件的保留期限、存儲地址；安全策略通常是指檔案文件進行加密或病毒掃描等。

通過檔案文件數字化管理系統，按照合同、文件、招標、會議紀要、設計、圖紙、報告、考察資料、聯系函等信息進行分類，然后把系統中的檔案文件可以設定為每天自動備份，有效確保了數據的安全。所有通過數字化加工的檔案文件的備份可以存儲在本地計算機設備，也可以存儲在其他地方，比如云端、服務器。

通過檔案文件數字化管理系統，對不同的檔案文件管理需要采取不同的處理方式，這主要取決于它們的相對重要性可以根據文件的相對重要性對檔案文件進行不同的數字化加工處理。“緩事宜急干，敏則有功；急事宜緩辦，忙則多錯。”先根據文件涉及工作的時效性進行劃分相對重要性，優先處理相對長遠但不急的工作，以免到時手忙腳亂，多生錯誤；再處理看似急迫的工作，否則，忙亂會導致容易出錯。

具體來說，檔案文件的相對重要性是根據一個或多個重要性參數確定的。這些重要參數可能包括以下任何一個參數：文件擬定者、簽發者、文件名稱、單位、經辦人、接收人、日期、合同編號、文件數量等。文件的簽發者是一個重要參數，某些簽發者因為他們在企業中所處的地位不同，從而使其擬定的文件更重要，也會更受重視，其相對重要性也就高。檔案文件的相對重要性還取決于該檔案文件需要被閱覽的用戶數量，文件需要被閱覽的用戶數量越多，檔案文件的相對重要性也越高。

檔案文件的相對重要性是根據重要性參數、權重或與各種重要性參數相關聯的規則來確定的。權重和規則可由文件的簽發人制定和調整。檔案文件管理員將根據管理系統和查詢者的要求，通過文件管理配置文件表明該檔案文件的級別，從而限定不同級別的查詢者具有不同的查詢權限。如果文件的簽發者在企業中的組織架構中處于高位，那么該檔案文件就被歸類為具有較高的相對重要性；如果企業組織架構中只有少數高位的人可以訪問該文件，那么該文件就被歸類為機密文件；如果該文件是企業組織架構中唯一高位可以訪問的文件，那么該文件就被歸類為具有更高的相對重要性；如果可以被企業中所有不同的用戶查詢，則將其歸類為普通級。通過這種方式，文件可以被劃分為相對重要的不同級別，然后可以根據文件的相對重要性為文件指定信息管理策略，并根據信息管理策略對文件進行備份管理。

由于文件是根據它們的相對重要性來分類的，因此，每次查詢一個相對重要的文件時，都會生成一個日志，日志可以在每次文件被查詢時生成。查詢日志可以自動生成報表。而這些都可以在檔案文件數字化管理系統中得到實現。通過查詢命令，檢索到需要的檔案文件信息，再根據文件編號，對應日志和報表，每周、每月、每季度、每年，進行分檔備份存儲，方便檔案文件的管理者采集、上傳、存儲數據，通過對每個階段報表的分析，提取出具備指導性的建議。

終上所述，企業通過檔案信息數字化管理策略并在檔案文件管理系統的幫助下，可使原先費時且繁瑣的檔案文件管理任務變得更簡單化、便捷化、永久化，讓企業員工更加充分地有效利用好企業檔案文件的價值，從而促進企業的檔案文件管理逐步走向系統化、科學化、規范化，進而有效地提高了企業綜合競爭力。