如何提高事業單位檔案規范化水平

哈薩 建華

1.內蒙古赤峰市克什克騰旗農牧局； 2.內蒙古赤峰市克什克騰旗西拉沐淪街道管理辦公室

根據事業單位規范化管理工作的開展情況來看，檔案管理的主要內容包含有人事檔案、單位事務檔案的收集、整合等，以便能夠提高單位管理水平。但是在當前社會快速發展的背景下，傳統的檔案管理模式已經不能滿足當前事業單位的發展需求，工作人員需要從多方面入手，科學合理的規劃事業單位檔案管理工作，為提高事業單位檔案規范化水平奠定基礎，促使事業單位實現持續發展。

一、事業單位檔案管理的原則

（一）靈活性與規范性相結合

針對于事業單位檔案管理工作而言，管理人員必須嚴格按照國家要求與標準進行管理，提高檔案管理工作的規范化與統一化，使得檔案管理工作能夠順利開展。但是根據當前我國事業單位檔案管理工作的開展情況來看，管理工作仍舊不能實現規范化、批量化的管理，出現這一問題的主要因素在于工作模式不合理。管理人員需要結合事業單位的發展特點，細化檔案管理內容，將管理工作的規范性與靈活性相統一，以此促進事業單位檔案管理工作有序開展[1]。

（二）權益性與職責性相結合

工作人員在開展檔案管理工作時，首先要明確自身工作崗位的職責與權限，制定科學合理的工作計劃與目標。與此同時，還要保護管理人員的合法權益，只有將權益性與職責性相結合，才能夠提高管理人員的工作熱情，提高事業單位檔案管理質量與效率。

（三）動態與靜態相結合

在事業單位不斷發展過程中，檔案管理制度也要隨之改變，以便能夠順應單位發展。但是在此過程中切記不要過于頻繁的變動，以免使得管理人員在檔案管理過程中無章可循，不利于檔案管理工作順利開展。

二、提高事業單位檔案規范化水平的相關對策

（一）重視檔案管理制度的制定與落實

根據事業單位檔案管理工作的開展情況來看，檔案管理工作的主要內容包含有根據事業單位發展特點，探索制定現代化管理制度，激發員工熱情，提高員工的自主能動性，確保檔案管理工作能夠有效落實。基于此，工作人員在開展檔案管理工作時，一定要將管理重點放在檔案管理制度的制定、執行方面，并且在日常管理工作中對管理制度不斷改進與完善，提高檔案管理制度的科學性與合理性[2]。

（二）完善檔案管理的基礎性工作

1.完善檔案管理制度。想要提高事業單位的檔案管理效率，工作人員首先要明確單位運行整體情況，制定科學規范的管理制度。在管理過程中，要對檔案管理細節進行規定，例如檔案保存方法為電子檔還是紙質檔，明確檔案歸檔方法等。同時還要設置規范的檔案格式，明確檔案管理工作的職責與目標。設置長效的考核機制，以便能夠增強檔案管理人員的責任感。

2.做好檔案歸檔工作。根據事業單位檔案管理工作的開展情況來看，檔案管理工作內容十分復雜。其中，檔案分類是檔案管理工作中的一個重要環節。工作人員需要按照檔案的先后順序，對檔案進行分類管理，以便后期查詢、提取、使用檔案。為了確保歸檔工作有序開展，提高歸檔工作質量，防止檔案資料丟失，需要設置科學合理的規章制度，減少歸檔問題的發生。

3.加強檔案保密工作。在檔案規范化管理過程中，一定要強調檔案管理工作的安全性。通常情況下，檔案具有可復制的特點，為了防止檔案外傳，管理人員一定要做好檔案的保密工作。在此過程中，首先要按照國家要求，建造專門的檔案室。對于紙質檔案保管區域而言，一定要加固門窗，對于電子檔案管理工作而言，一定要做好有關計算機的安全保密系統，設置軟件防火墻，防止惡意入侵現象，避免檔案信息泄露，損害事業單位利益。此外，還要完善檔案借閱、歸還、查詢流程，提高檔案資源利用率的同時，保障檔案資源不外流。

（三）加強檔案管理人員的職業道德建設

管理人員身為檔案管理工作是否能夠順利開展的決定性因素，加強檔案管理人員的職業道德勢在必行。在此過程中，首先要減少檔案管理人員的調換現象，重視優秀檔案管理人員的選拔，確保檔案管理人員能夠德才兼備，提高檔案管理隊伍的整體工作責任心，推動管理工作有序開展。其次，要對檔案管理人員定期培訓，通過講座等形式，提高管理人員的專業素質，使其能夠樹立正確的職業道德觀，使得管理人員能夠從思想上重視檔案管理工作，規范自身工作行為，確保管理工作有序開展。檔案管理人員在此過程中要注重掌握現代化信息技術，紙質化的檔案管理方式已經不能順應當前社會的發展，電子檔案是檔案管理工作的未來發展趨勢。

（四）建立現代化的管理系統

眾所周知，紙質檔案在存放、查閱過程中存在一定局限性。在當前我國現代化信息技術水平逐漸提高的今天，有關檔案管理工作也要跟隨時代的發展，解放人力資源，加快有關管理設備的更新，減少人為因素帶來的工作失誤，使得檔案管理工作質量與效率都能夠有所提高。例如，根據行政事業單位運行情況，構建科學合理的檔案借閱系統，避免傳統檔案借閱工作中人工登記造成的口誤與筆誤。再比如，在現代化電子檔案管理工作中，可以通過信息錄入的方式，將檔案信息有效存儲到計算機系統內，規范檔案管理行為，加快檔案管理工作規范化建設進程。

綜上所述，根據當前我國行政事業單位的運行情況來看，檔案管理工作身為管理工作的重要組成部分，單位要重視檔案管理制度的落實，使得檔案管理工作有據可依，其次要根據當前社會發展趨勢，構建現代化的管理系統，加強檔案管理人員的職業道德，確保檔案管理工作能夠規范化開展，提高事業單位管理工作質量與效率。