淺議檔案管理的重要性

劉勁松 魚臺縣濱湖街道辦事處

一、檔案管理工作的意義

檔案是人類社會進行的各種理論和實踐活動的真實記錄，是原始的原生信息。檔案工作深深植根于人類的日常生活。隨著社會文明水平的提高，它逐漸體現在社會生活的各個方面，發揮著非常重要的作用。因此，為了加快檔案管理信息化，標準化，合法化和科學化的發展，并不斷加強檔案基礎設施，檔案管理的當務之急務必加大工作力度。當前，檔案工作已成為企業不可或缺的一部分。從一個角度看，它不僅可以提升工作質量和效率，而且可以幫助確保原始數據的真實性。從另一個角度看，檔案管理的逐步標準化是測試企業管理能力的標準。檔案管理的好壞直接反映了公司領導者是否可以調整總體經營狀況，及時調整經營政策。所以，加強管理的概念就是加強對新興檔案管理方法的研究，真實地反映企業的整體經營和發展，增強市場競爭力，不斷促進社會經濟發展，具有深遠的現實意義。隨著信息技術的飛速發展，人們對辦公室檔案管理的認識逐漸減弱，而忽略了它在社會發展中的實際作用及其長期的戰略意義。隨著人們逐漸進入信息社會，檔案對于人們對客觀世界和主觀世界，經濟發展，文明的傳承以及技術創新的理解具有不可替代的作用。因此，檔案工作迅速融入信息社會，加快檔案建設仍然是檔案部門和檔案工作者的重要任務。檔案的信息化，標準化，合法化和科學化是檔案工作現代化的必經之路，是逐步把檔案工作與未來檔案工作結合起來的重要措施。

二、檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠

從宏觀的角度來看，許多部門的工作重點完全傾向于更有可能產生業績的業務任務，或者與部門評估相關的管理任務。 從微觀上講，一方面，大多數單位的主要領導者普遍認為，文件管理只是簡單地收集，整理，歸卷，存檔和移交分步工作，而對其不注重。 另一方面，單位檔案管理人員基本上是兼職，他們經常擔任多個職位，缺乏技能，并且很難進行檔案管理。 所以，檔案管理長期以來一直處于邊緣化狀態，工作質量難以提高。

（二）管理人員從業素質不高

在許多單位中，由于不注重檔案管理，因此多數是由老弱的職員執行的，而一些小型單位只能兼任，同時，檔案管理人員的流動性也很高，造成檔案管理人員的素質低下，主要表現在三個方面：首先，對檔案工作重要性的認識不足。管理職員沒有深刻理解檔案管理工作的內涵和意義，他們對自己的要求低，缺少檔案的機密性，并且在管理檔案方面隨意性比較大。其次，檔案管理專業能力不強。隨著社會的發展和技術的進步，檔案管理的概念和技術發生了巨大的變化，信息化程度越來越高，兼職管理員很難及時跟進并學習專業技能。最后，主動服務意識不高。大多數檔案管理員通常認為只要及時把檔案整理和歸檔以保證檔案安全，一切都很好，但是，檔案價值的使用，檔案價值的重新實現以及對檔案重要性的提升缺乏主動性，并且檔案利用率不高。

（三）管理制度落后信息化建設停滯不前。在當前的檔案管理過程中，信息化建設是檔案管理發展的關鍵。 傳統的文件管理工作模式對人員的要求較高，工作效率低，準確性低。 在信息化建設模式下，可以提高檔案管理的工作效率和質量。

三、強化檔案管理應采取的措施

（一）增強對檔案管理工作重要性的認識

認知的高度決定了行動的力度，并增強了對檔案管理重要性的理解。筆者認為，我們可以從以下幾個方面著手：首先，單位必須增強對檔案管理的政治意識，堅持領導班子的工作方向，確保檔案管理的各個方面順利，有序，高效地進行。其次，在充分了解做好檔案管理的實際意義的基礎上，單位的主要負責人還必須將檔案管理納入該單位的重要議程，明確管理領導，并指定專人負責做好檔案管理工作具體實施。最后，開展檔案管理意義教育工作，組織所有干部職工認真學習《檔案法》。通過了解檔案管理的重要性，糾正認知偏見，加強他們自己對檔案的法律意識，并改善檔案管理總體狀況。

（二）提升檔案管理人員素質

檔案管理人員的工作能力和素質直接決定著檔案管理的效率。單位要重視檔案管理人員的培訓，并定期組織人員進行培訓，小型單位可以派出檔案管理人員參加檔案管理部門組織的檔案業務技能培訓課程。大型單位可以聘請具有扎實的理論基礎和豐富管理經驗的專業講師定期進行系統的檔案管理專業培訓課程。有條件的地區可以為檔案管理員開發在線商業知識培訓課程和考試系統，以便檔案管理員可以隨時隨地接受關于檔案商業知識的在職繼續教育。在不斷學習的過程中，管理人員的業務技能得到有效提高，責任感逐步加強，只有這樣，檔案管理水平才能發生質的飛躍。

（三）推動檔案管理信息化建設

信息化是檔案管理的當前發展方向，借助互聯網作為平臺，可以更好地處理檔案信息，以全面提高管理工作的效率和質量。為了改善事業單位的信息化建設，應該從以下幾個方面著手：一是要提高工作管理人員的素質，要求工作人員具備基本的計算機使用能力，以便更好地適應新的工作環境。 二是應該改進計算機系統的建設，并應該加強軟件開發和對計算機系統的投資。三是要制定詳細的發展計劃，根據單位的實際情況制定科學的發展方向，促進各方面的工作發展和建設。

結語：當前，許多單位正處于發展和變革的新時期，檔案管理可以為單位的發展和改革提供重要的發展思路和基礎。在檔案管理工作的發展和改革過程中，有必要加強專業人員的培訓和教育，促進信息化的發展和建設，營造良好的檔案管理氛圍和環境。