如何加快事業單位檔案管理信息化建設

孫慧琴 于海濤

摘要：隨著現代化網絡技術的迅猛發展，網絡信息技術已經成為社會發展的重要技術支持，其為事業單位檔案管理信息化建設提供了技術保障。那么，如何有效加快事業單位檔案管理信息化建設，事業單位亟待解決的問題。基于此，本文圍繞信息化技術，就事業單位檔案信息化建設所存在的問題以及改進策略進行詳細的闡述，以便為廣大相關人員提供一些借鑒和參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

一、事業單位檔案管理現狀

事業單位檔案管理工作面臨規范性不足等問題。事業單位結合相關法律規定開展檔案管理相關工作，在實際執行中，有的未能嚴格按照法律要求，有針對性地設計適合本單位發展的管理制度體系。現階段，事業單位做好紙質檔案管理工作轉型勢在必行。然而，部分檔案管理部門還未意識到做好檔案管理工作創新的重要性，片面認為電子化檔案管理建設就是整理和儲存相關檔案，不了解開展檔案信息化管理或及時優化管理系統的重要性。檔案管理工作決定著我們能為后代留下多少文化財富，因此，在檔案管理工作中應及時更新現有觀念，創新工作方式方法。目前，檔案管理工作人員有身兼數職的情況，部分單位人員配備不足、工作任務繁重。加上對這項工作重視程度不足，所以在工作創新等方面缺乏力度，造成檔案管理創新發展進程緩慢。事業單位需要構建專業化管理隊伍，進而解決檔案管理工作的各種問題。

二、事業單位檔案管理信息化建設出現的問題

（一）缺乏信息化意識，思想淡薄

就目前我國事業單位所采用的檔案管理方式來看，嚴重受到以往管理思維的影響，特別是在檔案管理信息化建設方面，對其的不夠關注、不夠重視、投入精力也十分有限，并對檔案管理信息化建設缺乏全面性，造成檔案管理信息化建設難以有效推進。

（二）復合型人才缺失，技術落后

從目前的檔案管理信息化建設的情況來看，事業單位在檔案管理中運用網絡信息技術的并不多，并在此方面還存在著技術落后的問題，同時在網絡信息技術的運用上還有著諸多問題。此外，由于復合型人才的缺失，導致檔案管理信息化建設無法得到有效推進，這也是事業單位檔案管理信息化建設中急需解決的問題。

（三）安全防護不完善，缺少制度

事業單位檔案信息化建設的有效、快速推進離不開硬件基礎設施的支撐，其中就包括了機房的布設、網絡基礎設施、系統硬件、安全防護體系、終端及服務設備等多方面。但是，當下事業單位的檔案管理部門的信息化基礎硬件設備并不完善、環境也不理想、辦公條件十分有限，同時安全防護設施也不到位，缺少必要的監控設備和防護設施，從而造成一定的檔案信息安全隱患。此外，事業單位檔案管理信息化建設沒有統一的標準和整體的規劃，相應的制度也不完善，對于制度的執行缺乏力度，致使檔案信息化建設得不到科學保障。

三、事業單位檔案管理信息化建設的優化策略

（一）轉變觀念，提高重視程度

若想快速、有效推進事業單位檔案管理信息化建設，就需要大量的人力和資金的支持。對此，事業單位的相關領導人應當正視檔案管理信息化建設的重要性，并為其投入大量的充足的資金支持。與此同時，在新時期下事業單位應做好檔案管理信息化建設的宣傳工作，不斷深化相關工作人員的認知，促使其積極投到該工程之中，圍繞建設目標積極推進信息化建設工程，進一步支持這一工程的推進。

（二）引進人才，加快信息建設

由于事業單位檔案管理部門的工作人員能力和素質的高低會直接影響到檔案管理信息化建設，所以應當不斷提升其相關工作人員的能力和素質，使他們不僅具備檔案管理信息化的意識，還要具備一定的檔案管理經驗且熟悉業務流程，同時還要有軟件開發的能力，能夠真正做到知識與服務一體化開發利用。

（三）“三位一體”，完善防護體系

因為檔案信息的安全性將直接影響到事業單位的發展，所以事業單位檔案管理信息化建設過程中一定要堅守“三位一體”的安全防護體系。具體來說，可從以下幾方面著手：第一，提高物理防護。增設涉密信息儲存器和容滅備份服務器，進而安裝“三合一”軟件，設置相關權限，進一步保障檔案信息的安全。第二，加強技術防護。檔案信息化管理系統應當具備較高的穩定性與安全性，因此，事業單位在推進檔案信息化建設過程中，應當注重通過防火墻、用戶認證、數字簽名等技術防護手段的運用來實現建設目標。第三，強化人員意識。就當前的視野單位檔案管理信息化建設來說，強化人員安全意識是非常有必要的，要做好應急預案、完善異地備份系統，提高數據容滅能力，全面保障檔案信息的安全。

總而言之，事業單位信息化建設并不是一朝一夕就可以完成的，相關事業單位應立足于新時期背景下，結合檔案管理信息化建設的目標，科學運用信息技術來解決各種問題，打造信息化、科學化、規范化的檔案管理信息新體系，進而促進自身檔案管理信息化的建設進程。

參考文獻：

[1]顧曉萍.事業單位檔案管理信息化建設思考[J].辦公室業務，2021（1）：72-73.

作者簡介：孫慧琴，女，漢族，碩士研究生，從事檔案管理，資料整理工作。