“互聯網+”時代背景下大數據對企業檔案管理工作的影響和思考

虞意

摘要：自改革開放以來，在“互聯網+”時代的背景下，大數據技術得到了高速發展，數據存儲和數據分析已經具有非常強大的功能。目前企業的檔案數量越來越龐大，檔案的結構類型越來越復雜，檔案的需求也越來越多樣，這都是企業檔案管理工作者面臨的現實挑戰。大多數企業已經開始采取行動，利用大數據技術對企業的檔案管理工作進行重新布局。由此如何利用大數據技術對企業檔案管理工作進行創新性研究具有非常重要的意義。

關鍵詞：“互聯網+”;大數據;企業;檔案;管理;影響

引言

大數據時代是社會科技信息發展的產物，數據信息呈爆炸狀增長，在這樣的大背景下加強檔案管理刻不容緩。因此，相關部門和工作人員應該重視檔案的重要性，開拓思維、改革創新檔案管理的相關制度和體系，從內而外改善傳統檔案管理存在的弊端，為其長遠發展打下堅實的基礎。

1大數據的定義與特征

大數據的概念是由全球著名的信息存儲設備公司EMC最先提出來的。大數據其實就是龐大數據的集合體，也就是通過分析和挖掘這些龐大的數據來獲得更大的價值。根據研究顯示，大數據的特征一般可以歸納為4V：第一個V是規模（Volume），是指數據量非常龐大且在持續增長;第二個V是快速（Velocity），是指處理速度快，反應時間短;第三個V是多樣（Variety），是指數據種類繁多;第四個V是（Value），即指（數據價值密度低）大數據區別于傳統的結構化數據類型，其并不對數據進行采樣，而是保留全部數據和所有信息。隨著對大數據研究的不斷深入，大數據的特征又被發展至第五個V（Veracity）、第六個6V+1C（Vender和Complexity），即從數據的收集、處理和分析等多個方面總結大數據的特點。

2“互聯網+”時代背景下大數據對企業檔案管理工作的影響

2.1分析受限，難創效益

大數據從本質上來說，就是各類數據的匯集;而檔案從本質上說是在大數據匯總、統計、分析的基礎上得來的有價值的信息，能為企業帶來價值和變相地產生效益。然而檔案部門所保管的上述“大數據”基本上都是一些難以鑒定的數據堆積，統計、分析受到了時間、事件和經辦人員的限制，難以實現真正意義上的數據分析和數據挖掘，檔案的價值也就難以體現;因為數據的挖掘和分析不僅僅是經驗主義和意識形態的想當然，更多是結合當時的歷史事件所做的信息判斷，將其通過一定的語言組織，形成可以為企業決策所用的有價值的檔案信息，可以為企業創造效益，進而提升檔案部門的服務功能和影響力。

2.2對企業檔案管理流程的影響

①對檔案收集的影響傳統的數據庫已經逐漸落后，對于數據的深度分析還是需要引入大數據管理系統，這對于解決檔案的收集問題是非常必要的。如果檔案工作者在大數據時代背景下，基于硬件優勢，利用可視化技術可以將大數據的信息特征以一種直觀的方式表達出來，這將成為檔案收集工作發展的新方向。②對檔案存儲的影響目前企業檔案信息的主要來源是接收的電子文件，為了能夠實現電子文件的自動化分類，企業檔案管理系統和其他相關業務信息系統必須建立緊密的聯系，大數據技術最終可以確保檔案存儲數據的實效性和準確性。③對檔案利用的影響數字時代要求我們在進行檔案信息查詢時能夠實現快速且準確的目標，大數據技術能夠及時提取到非常有價值的信息，能夠從龐大的文件資料中分析出數據的價值，從而為企業提供更加人性化和智能化的信息服務，由此進一步提高企業的決策水平和生產效率。

3“互聯網+”時代背景下大數據對企業檔案管理工作的創新

3.1依托技術手段，構建檔案信息化建設共享平臺

當今時代是一個信息大爆炸的時代，誰能抓住海量信息背后的規律，誰就能掌握這個時代的脈搏。應將大數據技術應用于檔案信息化共享平臺建設。大數據具有高速、類型多樣、存儲量大等特性。對于檔案業務收集、保管直至利用等流程都產生巨大作用。例如，在收集環節，檔案館無需參照歸檔范圍對歸檔的文件進行判定，大數據技術的分析功能可以自動對文件材料進行篩選;保管環節，面對冗繁的館藏信息資源，大數據相對于云平臺的存儲功能，還有數據挖掘、分析等功能，可以對海量的檔案信息資源進行邏輯處理，協助檔案館館員提高查全率和查準率。

3.2對企業檔案管理工作業務流程進行優化

在大數據時代，企業檔案數量龐大，企業檔案形式也越來越多樣，傳統的企業檔案管理工作的業務流程已經不適應現在海量信息管理的要求，這就需要企業對原有的檔案管理工作流程進行優化。隨著大數據和信息技術的不斷發展，企業僅僅利用原始數據資源是遠遠不夠的，需要深度挖掘數據資源，從而建立企業需要的信息結構，這也正是檔案價值的體現。

3.3打造數據中心，加強動態監控

首先，要實現“紙質檔案+電子檔案”統一管理模式，將紙質檔案進行掃描拍照，將紙質檔案上所有數據錄入登記表，將出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷及干部身份“三齡兩歷一身份”原始信息進行真實錄入，建立檔案信息數據中心。結合實際，建立各種管理流程，讓電子流程實時匯總檔案狀態，各類業務檔案智能分類，簡化借閱手續，實現檔案借閱共享。要以“互聯網+檔案”的思路創造性地推動企業檔案管理工作，依托檔案數字化管理工具，打造檔案協同管理云平臺，利用建模和云計算信息技術對人員結構、崗位分類、學歷職稱、單位編制、薪酬職位等信息進行數據統計分析，構建檔案數據管理動態中心，實現企業檔案管理數字化。最大限度地將各類檔案的數據分析有機地融合到企業管理全過程，滲透到業務各領域，并且加大各類信息技術的應用與研發，對各種業務檔案實施動態監控和綜合利用，提升各類檔案數據信息的應用價值，充分發揮檔案管理對企業發展的管理效應。“互聯網+檔案管理”管理模式是打造數據中心、實施動態監控的出發點，也是立足點，需要緊跟企業的發展需求，抓住機遇，迎接挑戰，適時提升數據中心的實踐設計，滿足企業發展戰略部署、頂層設計的重新審視和總結。

3.4引進和培養數據分析人才

數據分析是大數據能夠成為檔案最主要的途徑之一，大數據雖然不會說話，但是數據分析會說話，會暴露管理和生產中存在的問題。例如好的統計分析，可以幫助企業的決策者了解什么時段什么樣的人在什么情況下產生的質量問題多，產生的廢品多;比如人員的學歷、專業及成本、效益分析，可以幫助企業在日后人才的引進方向和數量提供參考。但是對于企業的檔案人員而言，并非專業出身，檔案的基礎管理和業務能力相對較弱，對于數據的整理和分類較為熟悉，但是對于數據的統計分析能力卻不擅長，然而數據分析之于企業的職能部門，之于企業管理層面都有著決策的重要作用，因此檔案部門在做好日常整理工作的同時，更要做好和指導好各部門的數據統計和分析的能力，實現跨部門的數據統籌分析，解決分析受限，效益難創的局面。

結束語

綜上所述，檔案管理是保證企業正常運行的重要前提，在“互聯網+”大數據時代下，檔案管理所面臨的挑戰很多，只有直面這些挑戰并切實解決問題才能在市場中占據有利地位。因此，只有真正認識到檔案管理的重要性，并從內到外加強檔案管理工作，才能在未來發展中持續保持優勢。

參考文獻

[1]柴華.大數據時代背景下的檔案管理研討[J].大數據，2020（24）：170-171.

[2]劉洋.淺議大數據時代背景下的檔案管理工作[J].科技資訊，2020（14）：121-122.

[3]陳翠英.大數據時代的企業檔案信息化建設[J].辦公室業務，2020（5）：42.