巧用EXCEL清查盤點基層檔案庫房

鄭慧

摘要：檔案庫房盤點工作是檔案管理業務中一項基礎又重要的工作，不僅可以清查館藏檔案數量，規范檔案管理，還可以了解館藏情況，提升檔案服務。鑒于多數基層綜合檔案館普遍存在設備落后、人員不足等問題，而盤點工作又需要花費大量時間、精力，流程煩瑣，因此作者基于現狀，結合實際操作，提出利用EXCEL辦公軟件補充檔案管理軟件的不足，以提高檔案盤點效率。

關鍵詞：檔案 檔案管理 庫房管理 盤點

檔案庫房盤點是指定期清點庫房內實體檔案數量，并與檔案管理系統中的電子目錄、掃描原文進行逐一比對，檢查檔案質量的過程。檔案庫房盤點工作的目的是摸清家底、糾正錯誤、規范管理、排除隱患，然而在基層綜合檔案館，面對龐大的檔案數量，僅靠人工盤點檔案，耗時長、效率低、錯誤率也高。而現代智能化檔案庫房管理中的RFID、ZigBee等電子標簽技術的引入，雖可以大幅度提高檔案盤點效率，但面對高額的前期投入成本，對于發展極不平衡的基層綜合檔案館而言，短期內根本無法實現。如何尋找一種簡單而又高效的檔案庫房盤點方法，筆者在對所在單位鯉城區檔案館2012年、2018年前后兩次庫房檔案進行盤點時，發現靈活應用EXCEL辦公軟件有助于庫房盤點，以期此做法對大家有一定的參考意義。

一、檔案庫房盤點工作的必要性

雖然盤點工作是一項兼具高強度與煩瑣性的工作，需要花費大量的時間、精力，但通過定期開展庫房盤點，我們不僅可清查檔案數量，找出“錯位”檔案，規范檔案管理，而且可以深入了解館藏結構，構思館藏資源建設，探索檔案開發方向。

（一）落實檔案實體安全的全面“體檢”

檔案安全是檔案管理工作的重中之重，無論是日常管理還是定期盤點，其根本目的都是保障檔案實體的安全。檔案庫房盤點工作不僅是對檔案實體數量、檔案目錄、檔案原文的清點核對，也是對庫房環境、防護運行情況、檔案質量情況的一次全面檢查。通過盤點，我們可以及時發現實體檔案是否有蟲蛀、霉變、破損、保管不當、外借不歸等問題，排除管理安全隱患，確保檔案安全管理。

（二）規范檔案排架管理的絕佳時機

近年來，隨著檔案工作現代化不斷推進，基層綜合檔案館基本實現了目錄電子化、原文數字化。然而在這一次又一次的現代化過程中，檔案實體進進出出庫房，一次又一次被翻動，難免存在亂放、錯放現象。定期盤點則可以找到“錯位的檔案”。同時隨著業務檔案的數量劇增、機構改革的進行，“提前進館”的檔案數量與日俱增，基層綜合檔案館要結合盤點工作科學布局庫房，充分利用有限空間，避免短期內頻繁地倒架。

（三）發現異常數據的高效途徑

檔案管理的最終目的是提供利用。然而在檔案分布式目錄建設、檔案原文數字化大闊步進行時，檔案數據的正確性有待質疑，目錄數據不完整、檔案原文張冠李戴、檔案原文缺漏等問題在利用中仍時有發生。這些問題在一定程度上影響了檔案利用。因此我們通過定期盤點，可以找出錯誤的數據、遺漏的圖片，完善基本的數據，更好地為群眾提供高效服務。

（四）熟悉館藏檔案情況的絕佳機會

檔案盤點工作由于工程量大，通常5年進行一次。這對于剛入職的新人以及檔案窗口服務工作人員而言，是一次絕佳的熟悉館藏的機會。通過參與檔案庫房盤點工作，檔案工作者不僅能具體了解檔案的實際管理模式，更可以從盤點中了解館藏檔案的結構、分布、特點等重要信息，對今后館藏資源建設、規范檔案管理、開發利用檔案等都可提供一定的思路。

二、基層綜合檔案館盤點工作中存在的難點

（一）高新技術普及不到位

如果有高新技術支撐，庫房盤點會相對輕松愉快。比如圖書館界在較早之前就已經開始使用條碼技術和便攜式數據采集器進行館藏圖書盤點，現在更是利用RFID和ZigBee技術對庫房進行全智能管理。縱觀檔案界，雖然也有提出了智能化庫房管理，但由于前期的條碼技術不普及，要一步到位實現智能化庫房管理，不僅要投入高額設備經費，還需投入大量資金完善前期基礎工作，對于多數經費捉襟見肘的基層綜合檔案館而言，很難實現。

（二）現有軟件落后

相對于先進的智能庫房管理暫不可及，基層綜合檔案館現行使用的檔案管理軟件所具有的盤點功能模塊也相對不夠完善，沒有獨立的數據核查模塊。比如多數基層綜合檔案館檔案管理軟件在目錄管理方面沒有辦法自動實現完整性、準確性糾錯；原文數據管理方面無法自動檢出漏掛接、錯掛接的原文。現有糾錯模式仍需要人工在盤點時將檔案實體與目錄、原文一一比對，耗工耗時，還容易有遺漏。

（三）工作人員不足

基層綜合檔案館普遍存在人員不足的問題，不只是一人要身兼數職，有時還經常被抽調到其他部門完成臨時性的工作，因此要想利用較短的時間進行集中盤點存在困難。在實際操作中，檔案業務人員、非業務人員都要參與盤點工作，但由于對檔案業務的熟悉程度不一，部分人員難免只是簡單清點數量而已，很難發現盤點中的問題所在。

三、靈活應用EXCEL進行檔案庫房盤點

雖然對于基層綜合檔案館而言，智能現代化的檔案盤點暫時無法實現，完善的館藏檔案管理系統也一時無法跟上，但筆者在長期的檔案管理實踐中發現，合理使用EXCEL可以有效補充檔案管理軟件的不足，讓檔案盤點操作更加高效、便捷。

（一）利用EXCEL建立各全宗臺賬

建立各全宗的詳細臺賬，看似一件煩瑣的事情，但其實詳細的基礎表格數據才是盤點的開始。一旦建立起各全宗詳細臺賬，并及時更新，今后無論是進行大型盤點，還是平時數據查考統計，都能輕而易舉地從中快速找到想要的信息。以筆者所在檔案館館藏0023鯉城區民政局全宗為例（見圖1），應用EXCEL建立各全宗臺賬時，要盡量詳細，不僅要建立文書檔案、專業檔案、實物檔案等各門類檔案的詳細表單，同時每個門類的檔案信息表也要盡量羅列清楚。如文書檔案要羅列年度、目錄號、期限、起止卷號、檔案數量、特殊情況備注字段；婚姻檔案要羅列年度、目錄號、類別、數量、來源、備注字段等。這樣建立起來的全宗臺賬一目了然，可以有效補充基層檔案管理軟件在盤點、統計等功能方面的不足。今后再次開展盤點工作時，只要打印全宗臺賬表單，照表逐一核對即可，對盤點中有疑問的地方先確認表中是否已記錄在案，避免浪費時間再考究一遍。而且細化的全宗臺賬有利于將盤點工作化整為零，按人包干幾個全宗，自由支配時間逐個盤點，可有效解決基層綜合檔案館工作人員不足的難題。

（二）利用EXCEL更新架標

無論是新進館檔案上架還是盤點中檔案重新排架，都需要重新登記架標，打印標簽。此時利用EXCEL登記檔案排架情況，再利用WORD的標簽批量打印功能，架標的更新工作就會變得輕松、簡單。

1.利用EXCEL登記需打印的架標情況（見圖2）。

2.結合應用WORD“郵件合并”功能，批量打印標簽。在Word中制作架標模板，對標簽尺寸排版，使用“郵件合并”功能中的數據鏈接，提取“架標登記表”中的數據，批量打印標簽。具體步驟如下：打開Word文件[工具欄]—[信函與郵件]—[顯示郵件合并工具欄]—設置文檔類型工具—自定義標簽—新建標簽，在出現標簽選項窗體中自定義標簽尺寸。

（三）利用EXCEL部署檔案排架預留空間

庫房盤點一般不可避免要調整檔案的排架位置，如果只是局部調整排架比較容易，但如果遇到大面積倒架，就要重新布局庫房各全宗排架。重新布局庫房排架則要考慮全面，既要預留足夠大的位置給各全宗，又要合理、不浪費空間。因此利用EXCEL表格的數據計算、統計功能，根據近5年接收檔案情況，預測未來10年或者20年各全宗進館檔案數量，可較好地設計出庫房排架布局。如圖3所示，筆者所在單位2012年庫房盤點重新排架時設計的庫房排架布局，雖然后來經歷了2次到期檔案大移交、3次機構改革部分單位檔案提前移交，也基本實現了10年不倒架。

（四）利用EXCEL做好盤點工作的問題登記

盤點工作不僅僅涉及前期的實體盤點、數據比對、質量檢查，更涉及發現問題后的問題整改落實。盤點工作中發現的一部分問題可以當場解決，但更多時候有些問題短期內無法馬上解決，需要登記問題情況并反饋給相關部門，如目錄著錄、檔案原文漏掃描等。此時利用EXCEL表格對盤點中發現需整改的問題進行逐一登記，就可避免遺忘，也可及時根據表格跟蹤整改落實完成情況。

總之，檔案庫房盤點工作雖然耗時耗力，但它是一項重要的基礎工作。相信隨著檔案管理軟件的不斷完善、智能檔案管理的慢慢普及，在不久的將來，各基層綜合檔案館也一定能應用先進的電子標簽技術進行智能庫房管理，讓檔案清點工作有條不紊地輕松進行。

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作者單位：泉州市鯉城區檔案館