淺議新時期高等院校會計檔案信息化管理實施

邱東旺

摘 要：會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。隨著高等教育體制改革和高?？蒲屑夹g的不斷發展，高校內部網絡技術的互聯互通，目前手工財務檔案已不能滿足財務檔案管理的需求，做好財務檔案影像化、信息化管理，離不開檔案整理基礎工作，基礎扎實，信息化工作才能有條不紊地進行，才能為保障高等院校各項教育事業可持續發展能夠發揮重要的作用。本文分析了高校會計檔案管理近況，小結了高校會計檔案管理方面的問題，分析了會計檔案信息化管理的意義，提出了會計檔案影像化、信息化管理的相應對策，從而實現提高會計檔案管理工作水平的謀略。

關鍵詞：高校;會計檔案;影像化;信息化管理

高等院校的會計檔案管理活動是其學校管理活動的基礎，是高等院校不斷發展的重要基石和歷史見證。近年來，隨著高校信息化管理水平的不斷提升，財務檔案信息化管理也進行償式。財務檔案信息化管理可以更科學、更大幅度地提高財務檔案管理的使用效率，同時也可以彌補傳統財務檔案管理的問題。

一、高等院校財務檔案管理的主要特點

在高等院校各項教育事業、科研事業的發展，每一項經濟工作的實施都離不開經濟業務的往來，都會讓許多有效的票據憑證清楚、準確的記錄在案。財務檔案具有不能改動的特征，直接反映經濟相關活動結果的依據。從財務檔案管理的特征來看，其具備一定專業性。一是反映了一個院校的某項工作的具體經濟活動狀況：如經濟合同、工作文件、工作紀要等，能夠直觀詳細地記錄學校的工作情況信息。其次是財務核算專業憑據，如差旅費報銷單、車票、住宿費票據、經費報銷單、發票、薪金發放表、銀行對賬單、科目匯總表等。三是財務專業票據，如往來資金結算票據、非稅收入票據、學生收費專用票據（電子）匯總表等等。

二、 高等院校財務檔案信息化管理中存在問題

（一）會計憑證傳遞流程規則不細致

目前，高等院校財務檔案管理，基本停滯在手工接單、審核、復核、付款、匯總、裝訂后移交給學校檔案部門管理的原始模式，會計憑證的傳遞，由審核員接收原始憑證，經審核后傳給復核再傳給出納付款，然后由審核匯總后3、4個月后移交財務檔案裝訂編號成冊，財務處管理1年后移交給校檔案館。會計檔案管理沒有詳細的書面具體流程方案，僅憑分管領導開會強調下，遇到較大的院校，多個審核崗，多個復核崗，多個出納崗，造成了會計憑證管理混亂的情況，不能快速準確地查找到位，已接收的原始憑證被其他報銷人員拿走，或已接收的原始憑證夾帶在已做好的記賬憑證內造成未付款，會計憑證的集中大量移交，多時每月八千多個編號，交接無法當場清點，事后清點產生的憑證缺號時互相推諉等問題，甚至整捆百元現金在報銷大廳丟失的情況，造成工作效率不高，浪費寶貴的時間和消耗有限的精力，增加了財務人員工作的壓力問題等。

（二）原始憑證規格大小不統一

傳統的記賬憑證采用橫向C5模式進行打印，所附的原始憑證規格大小不一致，給會計憑證的裝訂造成困惑，隨著中央八項規定的深化落實與財務工作精細化管理的需要，原始憑證要求許多支撐材料文件，如會議通知、出差請假審批表、出差用餐、用車情況申報表、物資采購申請表、采購合同等均用A4規格的紙張，A4的附件需要折疊或另訂，造成會計檔案的裝訂整理、查詢使用等許多不方便，即增加了會計憑證裝訂難度又影響了使用人的查詢時間。

（三）原始憑證計算口徑不一致

一般經費報銷原始憑證以自然張數為準，但是存在二張電子原始憑證復印在一張A4紙張上計算2張，雙面原始憑證按2張計算，長途差旅費報銷1份內附會議通知、出差審批單，均按一份計算一張;市內差旅費填報人按差旅費報銷單申請時，多張市內小票按1張計算;市內差旅費填報人按日常報銷單填報差旅費報銷單申請時，多張市內小票按多張計算;零余額賬戶用款額度，匯總付款導致一筆銀行業務，產生3張業務回單，按3張計算。原始憑證的多元化，張數計算的多樣化，原始憑證附件計算不一致，以及復核重視附件金額不重視張數等原因，導致原始憑證張數的整理驗收、附件張數大量修改、會計憑證影像化張數事前整理、事中復核、以及事后在教研、審計使用記賬憑證影像件時造成不美觀感。由于財務處核算全校的會計業務，分兩個科室管理，各自為政，當財務人員互相交流時，計算的口徑不一致，就會出現少計或多計張數，甚至存在附件丟失的可能。

（四）學生收費依據未納入檔案管理

高校學生收費目前采用收費系統管理，僅憑教學等部門通知就變更收費系統，未做會計賬務處理，造成收費通知及變更通知沒有附在記賬憑證上，也沒有單獨移交檔案管理，很容易造成少收費、漏收費的可能，或造成貪污舞弊的溫床。高校財務制度核算采用收付實現制和權責發生制相結合的方法進行核算，存在收費票據預借用且款項長期未到賬的情況，當年領用的票據，當年未核銷且夸年使用，收回的票據存根沒有及時分類排序整理，用紙箱一包存放一角，票據存根超過管理期限，未按規定期限進行銷毀等。

（五）會計憑證影像化掃描的問題

剛開始執行會計憑證影像化，原始憑證粘貼通知、宣傳不到位，送來報銷的原始票據按過去的魚鱗式粘貼、不易撕開、易破損情況，學校采用非接觸式投遞報銷單，造成原始憑證工作量巨大，邊粘貼邊掃描可能有少量膠水粘在下一張憑證下，造成二張原始憑證一起通過等問題?，F代科技掃描儀質量好、分辨率高、掃描速度快、操作簡單易學的特點。多張憑證掃描過程中可能出現上一張憑證的附件飄移到下一張憑證內。記賬憑證用鉛筆做標記的信息多，掃描后無法分別正本和標記，造成查閱障礙。記賬憑證用作附件，附件的二維碼被識別成記賬憑證掃描。

三、高等院校會計檔案信息化管理具體實施

古人說：“天下事當大處著眼、小處著手”。高?？梢酝ㄟ^影像掃描系統對各類原始憑證影像化，在大數據和云計算的基礎上構筑會計檔案工作數據庫，實現會計檔案的影像化、信息化、網絡化，使檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用一體化，資源共享、快捷使用，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“信息庫”，釋放會計檔案資源的巨大潛能，便捷廣大師生、服務教學科研、服務高校決策、優化財務管理。

（一）制定會計憑證操作流程細則

會計憑證是從接收受理審核、復核、付款再到匯總裝訂后，移交給學校檔案館，首先要制定詳細的操作流程、具體的流程說明，手工或財務管理系統提供的移交手續，存放要求，實行一對一或多對一移交，確保會計憑證在流轉過程中不丟失、月份序號不錯亂，需要查詢時能準確快速找出，提高工作效率。建立會計檔案的業務流程登記制度，從原始憑證的受理到移交學校各個環節都要建立接收登記備查薄或交接手續，嚴把憑證各流程的去向，做到有章可循、有據可依，從而提高會計檔案的管理水平。

（二）規范會計憑證的管理

目前會計憑證核算的內容豐富，包含會計核算、預算核算、財政核算、原始憑證大多以A4紙張打印，相關的附件也以A4規格為粘貼，為此粘貼單據下設置總張數計量和總金額計值，二者缺一不可。原始憑證張數的計算，一般應以原始憑證的自然張數為準。凡是與記賬憑證中的經濟業務記錄有關的每一張證據，都應作為原始憑證的附件。 對于報銷差旅費的市內出租車票、動車票、飛機票等，定額小票、交易小票等零散票券，可以粘貼在一張紙上，作為一張原始憑證，并在粘貼單下對票據和金額進行匯總。銀行回單以原始憑證的自然張數為準，對零余額賬戶用款額度匯總付款產生的3張回單，按1張計算并粘貼的一張A4張上。票據的粘貼，小于A4紙張的票據，按票據類型粘貼平整，不重疊粘貼且兩張票據之間留間隙、不顛倒粘貼、不超過粘貼單裝訂線且應避免將票據貼出粘貼單外，頂端粘貼平整、不起皺褶;A5紙張大小粘貼票據頂端，其他三邊可不粘貼;車票、小票等整張粘貼。票據的膠粘使用固體膠快干且平整，使用訣竅固體膠涂二、三遍后，然后使用固體膠底座進行上下推平壓實，這樣非常牢固，不易松開丟失。憑證封面采用加厚280g牛皮紙A4模板，及時裝訂編號、錄入學校檔案管理系統，方便查詢調閱及移交學校檔案館管理。

（三）開通網上預約報賬系統，上傳原始憑證影像

在規范會計憑證規格型號的基礎上，開通網上預約報賬系統進行升級，安裝終端掃描設備，或者使用智能手機安裝財務APP軟件，填寫《經費報銷單》等，拍攝原始憑證上傳做附件，打印《經費報銷單》投送到財務處投遞箱，疫情防控期間避免直接接觸，也避免原始憑證的丟失，有效減輕財務報賬大廳壓力，提高報賬監督管理效率，同時也為學校教學、科研、審計監督提供網上查詢功能，為師生員工提供滿意的服務，構建高效和諧的智慧校園。

（四）會計憑證的事后掃描及準備

會計憑證事后整理掃描，簡單易行、不需勞師動眾，在改變原始票據粘貼方式，將魚鱗重疊改成平鋪不重疊的方法，稍作宣傳即可開始。將整理好的會計憑證反復檢查是否還有殘留書釘及多張A4粘貼在一起的情況，并將整理好的會計憑證紙張蕩松理平，將掃描方式多編號連續掃描改成遂個編號掃描，掃前清點張數、掃描中查看設備計數、掃描后檢查上傳計數，確保會計憑證確定無誤上傳到中心儲存庫。提醒會計人員蓋印公正，不要蓋的東倒西歪，將記賬憑證的鉛筆記號擦干凈，如有記賬憑證做附件使用的用小標準貼紙將二維碼貼掉。對于當天制單的會計憑證當天出賬，次日將銀行業務回單打印及時放入會計憑證里，第三天即移交給會計檔案人員整理掃描。

（五）會計檔案的管理

建立會計檔案管理規定，財務會計檔室要做到防火、防水、防盜、防蟲蝕、防潮濕，嚴格執行安全和保密制度，嚴防檔案毀損、散失和泄密，發現問題及時報告領導。各單位保存的會計檔案要積極提供利用，調閱會計檔案要在檔案室查閱，并應履行登記手續，本單位人員調閱會計檔案要經會計主管人同意。外單位人員調閱會計檔案要有正式介紹信，經本單位領導人批準，若有其他特殊需要按國家有關規定辦理。借閱者不得私自對檔案勾、劃、涂改，不得拆，散原卷冊，更不能抽撤單據。

總之，高校會計檔案的管理工作，必須樹立緊固強烈的責任心、細致心、忍耐心，良好的職業道德，有顆感恩的心，感恩國家的繁榮安定，感恩全校師生員工的辛勤付出，感恩同事們的耐心審核、復核、付款等，心中油然生起對會計檔案的惟一、稀有、難得的珍惜心，“不忘初心，牢記使命”這樣才會做好每項工作，服務全校教職員工，完成崗位服務工作使命。

參考文獻：

[1]張霞.高校會計檔案強化管理路徑探討[J].中小企業管理與科技，2019（14）：20-21.

[2]宋曉淳.高等院校財務檔案信息化管理模式分析[J].才智，2019.231.