國際交流學生管理服務中教務秘書工作的思考

吳菲非

(蘇州大學 紡織與服裝工程學院，江蘇 蘇州 215006)

建設世界一流大學是我國高等教育領域的重大國家戰略，高等教育國際化是提高國際競爭力的必然要求。世界一流大學要有一流的教育管理水平，要能夠培養一批高質量的具有較強國際競爭能力的人才[1]。國際交流是培養學生國際競爭力的重要途徑，在校學生出國交流逐步成為中國高校國際化的新增長點[2]。近年來，在校生出國交流日益普遍，出國交流項目及參與國際交流的學生不斷增加，使得國際交流學生管理服務成為高校教學管理工作的重要組成部分。教務秘書作為高校教學管理工作的主要執行者之一，在國際交流學生管理服務工作中發揮著重要作用。我校(蘇州大學)紡織與服裝工程學院十分重視國際交流，近些年已有300多人次本科生參與各類國際交流項目。本文結合工作實踐，詳細闡述教務秘書在國際交流學生管理服務中的工作內容，對教務秘書如何在國際交流學生管理服務中更好地發揮作用提出建議，為高校國際交流學生管理服務工作提供參考。

一、國際交流學生管理服務中教務秘書的工作內容

國際交流學生管理服務工作主要包括宣傳及動員、選拔及派出、過程跟蹤管理、課程認定及學分轉換、交流成果評定、學籍管理、學歷學位管理等。這些工作涉及學校眾多部門，需要學校、學院相關部門密切配合、精誠合作。作為二級學院的教務秘書，處于管理服務第一線，直接面向參與國際交流的學生，因此需要重點做好以下幾項工作。

1. 學生派出前的學業規劃指導

本科生參與的國際交流項目主要分為短期假期項目、中長期學期/學年項目，以及長期聯合培養項目三類。(1)短期假期項目大多為假期學術課程項目及文化體驗項目，這類項目的交流時間較短，一般為1～2周或1個月。學生參與交流主要是為了體驗多元文化，提高外語水平，拓寬國際視野，提升跨文化交流能力，豐富創新思維等，項目大多與學生所學專業課程的相關性不大。參與這類項目的學生回國后一般不涉及課程對接及學分轉換，即使涉及也僅與個別課程有關，并不影響學生在學校的課程學習。(2)中長期學期/學年項目交流時間較長，一般為3個月至1年，學生參與這類交流項目主要是為了學習國外先進的教育理念及專業知識。(3)長期聯合培養項目交流時間長，一般為1～2年，部分聯合培養項目在學生參與這類交流項目并達到要求后可以獲得中外學校的學位證書。中長期學期/學年項目及長期聯合培養項目大多與學生所學專業相關，尤其是雙學位聯合培養項目，合作雙方一般具有很好的合作基礎并能實現學分互認，參與這兩類項目的學生回國后需要進行課程對接及學分轉換。由于同一專業或相似專業中外方院校在課程體系、課程設置等方面有所不同，不同國家/地區的外方院校間也存在差異，為了使學生回國后能更好地進行課程對接及學分轉換，盡可能不影響其國內課程的學習，保障他們在不延長學年的情況下順利畢業，所以學生派出前的學業規劃指導非常重要。

為了做好學生學業規劃指導，教務秘書一定要熟悉中方相關專業的課程體系及課程設置，指導學生根據自己擬參加的交流項目提前了解、掌握外方院校的課程信息，擬定好交流學習計劃及課程對接預案，并請相關專業負責人協助審定交流學習計劃的可行性，基本掌握哪些中方課程可以與外方課程對接，哪些課程不能對接而需要提前修讀或回國后補修。對于那些需要提前修讀或補修的課程，教務秘書要指導學生做好選課規劃。參加雙學位聯合培養項目的學生回國后即面臨畢業，沒有時間補修課程，因此其學業規劃尤為重要。教務秘書應指導學生盡量在派出前一年就擬定好上述計劃，讓學生提前選修無法對接的課程，以便回國后順利獲得中方畢業證和學位證。

2. 學生派出后的學業跟蹤管理

在教學管理理念和模式上，國外大學與國內大學存在較大差異。國外大學主要是學生自我管理，而國內大學目前大多還是“保姆式”管理，學生的自主管理能力相對不足。學生一旦出國，由于距離、時差等因素，國內的教師及管理人員不能時刻關注他們并給予督促、幫助和指導，學生初到國外也很容易受新環境的影響而忘記交流的初衷，或是無法適應純外語教學，很容易造成學生“脫韁”，不能很好地投入學習，使得原定的交流學習計劃被打亂或者沒有通過應修的課程，導致回國后不能按計劃進行課程對接，需要補修較多課程，最終影響正常畢業。因此，對參與中長期學期/學年項目及長期聯合培養項目的學生，學業跟蹤管理十分必要且非常重要。教務秘書應定期與交流學生聯系，及時了解其在國外的學習情況。對于交流時長在1學期以上的學生，應要求其及時反饋在國外每學期的課程學習成績。對于不能適應國外學習或學習成績不理想的學生，應及時反饋給相關領導、輔導員及班主任，并協同輔導員等做好督促和幫扶；對情況嚴重的學生,應及時予以警示，提醒學生回國后可能存在不能順利畢業的風險，促使其慎重考慮是否有必要提前結束交流活動。

3. 學生返校后的課程認定及學分轉換

課程認定及學分轉換是對學生交流成果的認可與認定，一般應遵循課程內容相似相近及學習量對等原則。這對參與中長期學期/學年項目及長期聯合培養項目的學生非常重要。課程認定及學分轉換是一項系統工作，需要多個部門協同配合完成。一般由學生本人在完成交流學習返校后憑外方院校出具的官方成績單等向所屬學院提出申請，學院審核通過后報送學校教務處審批，學校教務處復核通過后完成認定和轉換。學院應組織相關分管領導、各專業負責人及教務秘書等成立學分認定小組，統籌負責交流學生的課程認定及學分轉換工作。在做好前期學業規劃指導的基礎上，教務秘書應提前告知學生課程認定與學分轉換原則和流程，在學生返校后第一時間通知并指導其提交申請，并結合學生所在專業的培養計劃及出國前的對接預案進行初步審核，然后由專業負責人及分管領導進行審核，最后將審核通過的學生課程認定及學分轉換申請報送學校教務處進行審批。完成課程認定及學分轉換后，學生一般需要進行新學期課程選修，而參與雙學位聯合培養項目的學生則需要參加畢業學位審核，通常時間比較緊迫。因此，為保證課程認定及學分轉換工作能夠盡快完成，教務秘書在此過程中的督促及溝通協調十分重要。課程認定及學分轉換完成后，對需要補修課程的學生，教務秘書還應做好選課指導。

4. 交流學生的學籍及學歷學位管理

參與國際交流的學生均涉及學籍異動管理，完成項目申請且審批通過后在派出交流前需辦理離校手續，在交流結束后需辦理返校手續。交流學生的離、返校手續涉及部門多，通常需要學校國際處、教務處、學生處、財務處、后勤處以及學生所在學院等多個部門進行審批。學生在派出前往往把更多精力放在語言培訓、簽證申請、出國準備等相關事務上，交流結束后又通常對課程認定及學分轉換和后續的課程選修或畢業學位審核等十分關心，對離、返校手續辦理常常不夠重視，導致不能及時完成。而離、返校手續的辦理是學生是否參與交流的認定依據，也將影響交流學生的學籍管理及交流數據統計，教務秘書應提前告知學生離、返校手續的辦理流程和方法，及時通知并督促學生按時按要求辦理，同時做好各部門間的溝通協調工作。

學歷學位管理主要是針對參與雙學位聯合培養項目的學生。進行畢業學位申請時學生還在外交流，教務秘書應及時通知并指導其進行申請，以免錯過時間。由于國內外不同學校學期等設置的不同，學生結束交流返校后即面臨中方學校的畢業學位審核，時間往往非常緊迫，稍不抓緊就會錯過中方學校的畢業學位審核時間，從而影響學生順利畢業。因此教務秘書應督促學生及時辦理返校手續并做好課程認定及學分轉換工作。

二、國際交流學生管理服務中做好教務秘書工作的建議

高等教育國際化是當今世界高等教育發展的潮流和主要趨勢，國際交流是高等教育的重要內容，在校生參與國際交流的比例已經成為衡量高等院校國際化成果的重要指標之一。國際交流學生的管理服務較通常的教學管理有一定的特殊性，涉及的部門多、人員廣、流程長、距離跨度大，難度也更大。結合近幾年的工作實踐及思考，筆者對教務秘書如何更好地在國際交流學生管理服務中發揮作用提出以下幾點建議。

1. 以生為本，以服務促管理

國際交流學生的管理服務必須堅持“以生為本”的理念。現階段的大學生多為獨生子女，在一定程度上較以自我為中心，自我管理能力相對較弱，缺乏主觀能動性。作為直接面向學生的一線工作者，教務秘書應明確國際交流學生管理服務的核心是服務，進一步增強服務意識，以學生的需求為導向，實施個性化、人性化管理服務，寓管理于服務，以服務促管理，做有責任心的管理者、有溫度的服務員，想學生所想、急學生所急、做學生所需，切實關心、指導學生，努力幫助學生解決國際交流過程中的各類問題，充分調動學生的積極性和主動性，培養學生自我管理、獨立思考和解決問題的能力，促進學生全面成長成才。

2. 區分項目，做好區別管理服務

本科生參與的國際交流項目主要有短期假期項目、中長期學期/學年項目及長期聯合培養項目，不同類型的國際交流項目有不同的特點，針對不同的項目在工作中應有不同的側重點，對學生實施分類指導、區別管理、精準服務。就教務秘書工作崗位而言，對參與短期假期項目的學生，主要是做好學籍管理；對參與中長期學期/學年項目及長期聯合培養項目的學生，主要是做好學籍管理、學業規劃指導、學業跟蹤管理和課程認定及學分轉換工作；對參與雙學位聯合培養項目的學生來說，學位學歷管理也非常重要。

3. 精誠合作，促進協同管理服務

國際交流學生管理服務是一項綜合性、系統性工作，必須協調學校國際處、教務處、學生處、財務處、后勤處以及學生所在學院等多個部門共同參與，合作完成。學院作為學校開展學生國際交流項目的主體，應發揮主觀能動性，積極宣傳、動員、組織、選拔、推薦學生參與國際交流，在做好指導、服務工作的同時，更多地承擔這些學生的管理工作。學院的一線管理者是學生和學校各部門的聯系人，在工作中要注重發揮好橋梁作用，以學生需求為導向，以服務為核心，以順利開展國際交流為目標，做好與學校各部門之間的溝通和協調，精誠合作，促進協同管理服務。同時，學院內部的協同也非常重要，教務秘書應與學工部門加強溝通和配合，信息共享、互通有無、互助互補，全面了解學生情況，共同做好管理服務。

4. 持續學習，注重自我提升

高等教育國際化對教務秘書的工作提出了新的要求。教務秘書應具備良好的政治素養，熟悉學院專業特色及課程設置，了解學校的相關政策及各階段事務流程，提高服務意識，加強責任心，培養耐心，提升業務能力及溝通協調能力，培養自主學習能力，臻于至善，樂于傾聽，善于交流，勤于思考，定期總結。此外，還應加強英語學習，努力提升語言能力。如有機會還應赴國外高校交流考察，學習借鑒其教學管理理念及模式，汲取優秀經驗與做法。只有持續學習，不斷提升自我，教務秘書才能適應新形勢下國際化辦學和國際合作交流的新要求，更好地發揮管理服務作用。

三、結語

高校國際交流的快速發展給學生管理服務工作帶來新的挑戰。高校應建立一套系統、完善、規范的國際交流管理制度，培養一支有能力、高素質、專業化的國際交流學生管理服務隊伍，形式一種各部門各司其職、各盡其能、各負其責、密切配合、協同聯動的良好氛圍，共同開展、不斷深化國際交流，促進高校國際化的發展。