關于做好流域水電項目檔案信息化建設問題研究

田貴春

摘 要：流域水電工程是我國民生建設中的重要工程之一，工程建設周期比較長，建設環節比較繁雜，在建設過程中產生的大量數據信息需要相關單位對其進行科學管理。本文主要對流域水電建設項目檔案信息化建設的重要性、存在的問題、采取的有效措施進行調查分析，提出未來面臨機遇與挑戰的戰略思考。

關鍵詞：流域;水電項目檔案;信息化建設;問題研究

引言：檔案工作的3個走向：檔案工作走向依法管理、檔案工作走向開放、檔案工作起向現代化。誠然，信息化時代的到來，為各行各業的發展帶來了新的機遇和挑戰，檔案工作也不例外。傳統的檔案管理模式存在不少弊端，已不適應新時代中國特色社會主義思想。因此，相關單位要對傳統檔案管理模式進行科學改進，構建檔案信息化建設平臺，提高檔案信息化管理水平，促進檔案工作走向現代化。

一、調查分析

（一）流域水電項目檔案信息化建設的重要性

1.流域水電建設項目一般是同一個項目法人單位在一條流域上開發建設多個項目，各項目在地域位置上又相隔很遠。構建一體化的數字檔案系統，該系統的有效運用，能夠使得全流域的水電項目檔案信息資源相互連通，并且也能夠實現信息共享。在將檔案信息資料掛接、錄入檔案信息系統之后，相關工作人員就可以通過登錄系統平臺，查閱相關信息資料，以此實現數據資源的共享，同時也能夠提高檔案資料的利用率，發揮出檔案的實用價值[1];

2.信息化的建設能夠提高水電建設項目檔案管理的規范性，也能夠對檔案業務工作過程進行全面的管控，與此同時，信息化管理模式，還能夠輔助上級部門對相關檔案業務進行有效的指導與督查。另外，信息化的檔案管理，能夠提高檔案資料歸檔、編目、查詢等多個業務工作的現代化水平，促進檔案管理工作效率的提升，也能夠增強檔案管理效果[2];

3.利用數字化的檔案系統，能夠對檔案資料進行瀏覽、查詢以及下載，滿足相關工作的需求。而且在實施信息化的檔案管理模式之后，相關工作人員還可以在數據庫系統中，通過在檢索欄中輸入關鍵字、主題詞，實現對檔案資料的快速查詢，大大提高了檔案資料的查詢效率，使得資料查詢更加便利，促使檔案資料能夠得到充分的利用。檔案信息化建設工作的開展，也能夠實現對檔案查詢借閱過程的管控，這樣則能夠掌握更加全面的信息。通過信息系統進行資料的借閱，可以掌握用戶的相關信息，同時也能夠在網絡平臺上對借閱者進行催還，避免資料出現遺失現象;

4.在數據系統中錄入流域范圍內的檔案資料，能夠保障其安全性與完整性。在信息化的檔案管理模式中，可以實現對各種檔案資料的備份，這樣在數據系統出現問題致使檔案資料損毀后，則能夠進行檔案資料的恢復，進而保障水電建設項目檔案資料的完整性。另外，相關單位會對數據系統進行定期維護，也會增強其安全性能，以此防止病毒及黑客的入侵，有效保障了檔案資料的安全性[3]。

（二）流域水電項目檔案信息化建設中存在的問題

1.對于流域水電項目工程而言，其自身施工建設所消耗的時間較長，且參建單位相對較多，工程建設過程中會產生出大量的數據資料，致使項目檔案的形式、內容愈發豐富。在這種情況下，對檔案管理的專業性要求也會同步提升。然而，就實際情況來看，不同參與項目建設的單位，在檔案管理水平上存在較大的差異性，其檔案管理信息化程度也不一樣，一些參建單位對于信息化建設的重視度也較低，這樣不僅會影響到項目檔案管理基礎工作的落實，也會影響信息化建設進程[4];

2.在建設流域水電項目工程時，其中產生的大量紙質信息資料，沒有被及時轉化成為數字形式，導致相關信息系統只是錄入了相應的檔案編目，并沒有將相關電子文件的具體內容錄入其中，這樣也無法實現信息化的檔案管理，相關單位依然在使用紙質檔案管理模式，在這種情況下，水電建設項目檔案的信息化建設工作很難順利開展;

3.在針對水電項目檔案管理開展信息化建設工作時，應該結合具體的工作內容，制定出科學完善的信息化檔案管理機制，借此提高信息化檔案管理的規范性，使其能夠有序開展。但是，就實際情況來看，信息化檔案管理制度并不完善，甚至有些單位根本就沒有建立相應的管理制度，導致信息化的檔案管理工作在開展過程中，會出現不良操作行為。比如，部分管理人員沒有對電子文件予以同步掛接，致使相關電子檔案與紙質檔案資料不相匹配，甚至出現信息遺漏、錄入措施的情況。

（三）流域水電建設項目檔案信息化建設采取的有效措施

1.轉變觀念，建設完善的數字化檔案系統

在具體的檔案信息化建設中，有關單位已經針對流域水電建設項目的檔案資料管理情況，利用信息技術構建完善的數字化檔案系統，而且要在該系統中增設功能模塊，比如，檢索、瀏覽、分類等多個功能模塊，以此提高檔案管理的便利性。另外，相關單位要利用信息技術構建信息平臺，通過該平臺與他人共享部分檔案資料，這樣也能夠使檔案資料得到充分的利用。與此同時，還應該增強數字化檔案系統的安全性，可以通過建立防火墻、安裝殺毒軟件等方式，提高系統對網絡病毒、黑客入侵的抵御能力，也可以應用密鑰登陸、身份識別等方式，強化系統的保密性，避免出現信息泄露及損壞等情況，保障檔案資料的安全性。據華電集團官方數據顯示，該集團2019年已經組建了數字檔案館系統，將“OA、商秘、檔案”三合一，向檔案現代化管理方向邁出了堅實的一大步。

2.加強管理，規范數字化檔案管理流程

在檔案信息化建設過程中，需要對以往的紙質檔案管理流程進行合理改進，使其更符合現階段的信息化檔案管理模式，進而提高信息化檔案管理工作的規范性及有序性?；诖耍趯堎|檔案進行數字化存檔時，應該借助掃描儀這一設備對紙質檔案進行掃描錄入。而紙質檔案的數量很多，就導致掃描錄入工作量很大，在這種情況下，短時間內無法對全部檔案資料進行掃描，相關管理人員則要按照相應的原則開展這一工作。針對已經形成的檔案，要選擇長期保存、保存價值能達到30年以上、完整準確、實用價值高的檔案予以掃描錄入，對于短期保存、利用價值較低的檔案資料則可以暫緩處理。另外，對于相關參建單位移交的有關紙質文件，應該同步移交與之相匹配的電子文件，如果沒有相對應的電子文檔，則要對紙質文件進行掃描加工，以此建立電子文檔，接著就要按照有關規定要求對電子文檔進行歸檔保存。

3.提高重視，加大信息化建設投入力度

相關單位若想對流域水電建設項目檔案管理，進行有效的信息化建設，并提高信息化檔案管理效果，首先就要轉變自身傳統的管理思想，對信息化檔案管理內容及作用予以深入了解，提高對信息化檔案管理的重視度，推進信息化的建設進程。另外，有關單位如果想要提高檔案管理的信息化程度，還應該加大資金投入力度，為信息化建設提供充足的資金，這樣也能夠采購所需的軟硬件，為信息化檔案管理工作開展配備齊全的設施設備，進一步提高信息化程度。其中基礎的信息設施設備包括計算機、掃描儀、存儲器等，軟件設施則包括計算機操作、數據庫管理等多個系統。此外，檔案管理人才也是信息化建設所需的重要資源，高素質的專業檔案管理人才，能夠將信息化建設工作落到實處。

二、戰略思考

相關單位要推進數字檔案館系統的建設，應立足于國家信息資源戰略高度，在國家重視的層面，加大檔案信息化建設的投入。雖然我國數字檔案館建設已經取得了一定成效，但由于數字檔案館系統建設成本高、日常維護專業性強等問題，導致建設周期長、見效慢。要想解決這些問題，必須進一步加大資金投入，加強數字檔案館系統的技術研究和創新，才能全面建設高效、有序的數字檔案館系統。

（一）加強用戶端目錄與后臺數據庫容量的同步建設。

當前，隨著辦公自動化的快速發展，電子文件已經成為企業在管理流域水電建設項目中信息資源共享的一部分。電子文件的掛接與實體檔案的進庫必須同步，才能適應流域水電開發各項工作的需要。如果前端目錄數據與電子文件在上傳的過程中后臺數據庫容量跟不上或者其它原因導致不能同步，這就會很大程度上影響了檔案工作效率。另外，通過定期收集用戶端對檔案管理系統的使用情況，匯總系統各模塊的使用頻率，將一些“僵尸”模塊作特殊處理，同時也對常用模塊進行功能強化，對系統做優化升級，以此提高檔案信息化工作效率。

（二）重點采用新技術實現數字檔案館系統建設的創新。

眾所周知，流域水電工程還有一個突出的特點就是項目文件資料數量多、數據量大，相關單位要做好紙質檔案驗收歸檔與電子文件同步掛接，光靠普通人力來工作效率較低。要充分利用計算機新技術、新型的科學設計以及新型數字化輔助設備進行全面統籌管理。徹底從傳統的的檔案管理模式中走出來，用創新的思維對檔案進行全面的管理和思考。

總結

流域水電項目檔案信息化建設是一項長期而復雜的工程，相關單位應對當下自身檔案信息化建設的具體情況進行全面梳理，并結合中央出臺的相關政策，通過采取一系列的強制措施和手段，助力推進檔案信息化建設的全面升級，為推進流域水電工程檔案工作實現現代化管理奠定基礎。

參考文獻：

[1] 邢京燕，候潔. 淺談水利水電工程檔案信息化建設的意義與措施[J]. 檔案天地， 2020（12）：2.

[2] 陳加. 水利水電工程檔案信息化建設和利用[J].? 2020.

[3] 王薇薇. 水電工程項目檔案管理存在的問題及對策[J]. 水電站機電技術， 2019， 42（10）：3.

[4] 趙奎安.對構建數字檔案館建設的新思考[J] 2019.