紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上并存的思考

張偉

摘 要：檔案以其獨特的形式記錄著社會發(fā)展的狀態(tài)和軌跡，具有極其重要的參考價值。目前，紙質(zhì)檔案和電子檔案是檔案的主要形式，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢下，電子檔案以其方便、存儲容量大而受到人們的認(rèn)可，但與紙質(zhì)檔案相比仍存在一些不足。在這種情況下，紙質(zhì)檔案和電子檔案將長期并存，共同為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。本文就紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上并存進(jìn)行思考，以供參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;并存

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)勢特征

（1） 紙質(zhì)檔案優(yōu)勢特征。紙制檔案更便于閱讀，能夠?qū)崿F(xiàn)安全保存，不易丟失，其具有一定的法律效力。而且紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的耐久性，一些重要檔案信息能夠長時間的保存。（2） 電子檔案的優(yōu)勢特征。電子檔案借助于計算機(jī)而存在，更易于查詢，通過相關(guān)的索引即能夠快速查找到自己需要的檔案信息。電子檔案立卷歸檔和檢索查找更具便利性，無論是歸檔質(zhì)量還是檢索速度都有了較大程度的提升。同時電子檔案能夠隨時補(bǔ)漏增缺。檔案利用者在檔案利用過程中無法接觸到其他無關(guān)的文件，有利于實現(xiàn)檔案信息的保密要求。在針對電子檔案管理工作中，其可以對圖片、文字、聲音和視頻等進(jìn)行管理，管理更具多樣化。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案能夠并存的重要因素

2.1紙質(zhì)檔案與電子檔案屬性相同

紙質(zhì)檔案與電子檔案他們雖然存在的形態(tài)不同，但是都是對人類社會活動歷史與經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷史的記錄，它們之間的關(guān)系不存在事物的新與舊，不存在繼承關(guān)系與否定關(guān)系，二者通過不同的載體進(jìn)行不同形式的記載，使得在管理方式上有所不同。在對檔案進(jìn)行管理的基礎(chǔ)思想方面，二者之間是共生的，可見紙質(zhì)檔案與電子檔案是能夠和諧共存的，管理方式存在不同并不會對檔案管理的整體局面造成影響，亦不會阻礙其發(fā)展。

2.2紙質(zhì)檔案與電子檔案性質(zhì)相同

在深入研究紙質(zhì)檔案、電子檔案自身特點的基礎(chǔ)上，把兩者作為宏觀檔案管理的研究范疇，在尊重個性的前提下追求和諧統(tǒng)一。在不同層次的認(rèn)同基礎(chǔ)上可以發(fā)展各自原有的特點。這是紙質(zhì)檔案與電子檔案的對話過程，它們各有所長互為補(bǔ)充紙質(zhì)檔案與電子檔案的和諧共存就是一種交往與互動、溝通與合作的過程。

2.3紙質(zhì)檔案與電子檔案具有統(tǒng)一性

雖然在現(xiàn)代化的檔案資源建設(shè)中，檔案角色的位置發(fā)生了變化，原來的紙質(zhì)文件逐漸被電子文件所替代，但是二者在管理中不斷進(jìn)行改造與被改造，相互之間不斷同化，不斷學(xué)習(xí)，彌補(bǔ)自身的不足，紙質(zhì)文檔在長時間的一體化實踐中，不斷的經(jīng)過探索以及對相關(guān)理論的總結(jié)，為電子文件的管理的建設(shè)與發(fā)展奠定了基石。電子文件管理與紙質(zhì)文件管理這兩種管理方法，能夠科學(xué)的進(jìn)行合理疊加與混合，將好的功能進(jìn)行替代，有機(jī)的將共存狀態(tài)和形式通過動態(tài)形式進(jìn)行確定，最終形成一套綜合性的管理機(jī)構(gòu)，使得各種類型的載體文件在管理方法與系統(tǒng)等方面具有統(tǒng)一性。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上并存的路徑

3.1構(gòu)建紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理機(jī)制

在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的新形勢背景下，檔案工作人員加強(qiáng)對電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理是適應(yīng)檔案事業(yè)變革發(fā)展的必然選擇。檔案工作者必須切實轉(zhuǎn)變自身思想觀念，加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理，為檔案管理工作營造外部保障和良好的內(nèi)部環(huán)境。針對當(dāng)前紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的局面，構(gòu)建兩者的并存管理機(jī)制，統(tǒng)一紙質(zhì)檔案與電子檔案的收集、歸檔以及借閱的管理，規(guī)范紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的程序、內(nèi)容與范圍。根據(jù)各個檔案之間的聯(lián)系，全程監(jiān)督控制檔案的利用與保存過程，確保檔案管理工作健康有序進(jìn)行下去。

3.2檔案工作人員應(yīng)不斷提升業(yè)務(wù)技能

電子檔案的誕生，使得檔案工作人員原本具有的技能已經(jīng)不足以滿足計算機(jī)信息技術(shù)與檔案發(fā)展的需要。因此檔案工作人員必須加強(qiáng)對現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)以及運用。紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的局面使得當(dāng)前的檔案管理工作變成了一門匯集了檔案學(xué)與計算機(jī)技術(shù)的融合性學(xué)科，傳統(tǒng)的檔案管理辦法由于僅僅是針對紙質(zhì)檔案，因此已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的需要了。檔案工作人員作為檔案的管理者，必須積極介入到電子檔案的形成與保管中來，能夠熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)等方面知識，并能夠?qū)⒅\用在電子檔案的制作、管理、使用以及維護(hù)過程中來，參與到電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存管理工作中，通過不斷探索與總結(jié)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的規(guī)律，運用紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理機(jī)制將檔案管理推向更高層次。

3.3構(gòu)建混合文件管理系統(tǒng)

為了真正實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存管理，我們需要構(gòu)建一個混合文件管理系統(tǒng)。這里的混合文件管理系統(tǒng)就是指不僅能夠儲存與管理電子檔案，又能夠儲存與管理紙質(zhì)檔案，將混合文件管理系統(tǒng)對不同檔案文件的并存管理功能充分發(fā)揮出來。首先，在混合文件管理系統(tǒng)中設(shè)置電子文件夾與非電子文件夾，并同時確保文件內(nèi)部一切元素的協(xié)調(diào)性與共存性，運用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)對其予以儲存，確保文件夾內(nèi)各個元素彼此之間一直保持著密切的聯(lián)系;其次，針對同一份檔案文件的不同載體，應(yīng)當(dāng)使用一樣的檔案號和題名，并在混合文件管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對所選擇的載體形式或類型進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注。再次，對于紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者的物理保存地質(zhì)需要分別進(jìn)行著錄;最后，混合文件管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具有檔案借閱利用、檔案文件自動解密、到期檔案文件自動銷毀等多種功能。

結(jié) 語：

檔案管理工作是極為重要的一項工作，為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展和社會主義的建設(shè)與發(fā)展提供了寶貴的歷史資料，無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都記載了重要的歷史資料，以供社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)等各個方面的發(fā)展提供參考與借鑒作用，所以相關(guān)部門應(yīng)該致力于二者之間的并存管理，以促進(jìn)我國檔案管理行業(yè)的長久發(fā)展。

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