論政協機關加強檔案管理的意義和對策

曾彩真

摘 要：在分析政協機關加強檔案管理的意義的基礎上，結合自身從事檔案管理的經驗，多角度分析了政協機關檔案管理中常見的問題，并有針對性探討了政協機關加強檔案管理的對策，希望能全面提升政協機關的檔案管理水平。

關鍵詞：政協機關;檔案管理;管理方式;管理措施

在新時代的背景下，全面加強檔案管理工作對于提升政協機關的工作水平及管理效率具有關鍵性意義，有助于全面推動政協機關各項工作的順利開展。本文結合自身從事檔案管理的經驗，多角度分析了政協機關檔案管理中常見的問題，并有針對性提出了加強檔案管理的有效措施。

1 政協機關檔案的特點

所謂的政協機關檔案，主要就是全體現出結合政治協商會議的相關規范章程及內容，在日常工作、會議活動中涉及到有保存價值的音像、圖表、文字等內容，體現出開展相應的政府機關活動的最為原始的平整及記錄，其涉及到書面、音像、實物等多種形式，則屬于政協機關內部管理的重要內容。從相應的政協機關檔案的載體情況來看，涉及到專業檔案、聲像檔案、電子檔案、文書檔案等多方面的內容。其中，最為常見的則為文書檔案的內容，主要涉及到書面材料及電子材料，內容涵蓋了相應的會議記錄、會議材料、各個機構的證明及文檔內容等，還有專題調研、提綱內容及答復情況、工作總結、匯報資料、人事資料等多個方面的內容，對于保障政協機關的平穩運行具有重要意義。

2 政協機關檔案管理管理工作的作用

第一，借助現代化信息技術優勢全面體現檔案價值作用，不斷保障發揮出政協機關的作用，全面推動行政事業單位的健康穩定發展。結合政協機關日常業務特點，其所涉及到大量的信息資源主要包括政協機關的各方面工作記錄、人員履職情況等方面，其對于單位的發展具有非常重要的意義。全面重視政協機關的檔案管理工作，則為保障開展高質量政協工作的重要基礎，有助于政府擬定相應的工作計劃和決策。而如果檔案管理工作流于形式，難以構建符合實際發展的智庫，這樣則難以發揮出政協年鑒、政協志等檔案資源的價值，無法保障為后續工作創新奠定基礎。

第二，高質量的檔案管理工作為政協機關發展保駕護航。開展高質量的政協機關檔案管理的實踐中，一定要重視加強政協機關的工作質量及效率的全面提升，避免造成檔案管理的無序化，落實檔案管理理念。在此過程中，通過政協機關檔案的種類的細化，全面規范化管理所涉及到的社情民意調查信息、提案、視察活動、會議材料、政策法規、人事任命等內容。另外，能結合主體的查檔需求，全面保障落實高效檢索的要求，為后期工作奠定良好的基礎。

3 當前政協機關檔案管理的不足之處

3.1 政協機關檔案管理工作不符合信息化時代發展的要求

一方面，政協機關的紙質檔案轉化為電子檔案過程中，存在著轉化及存儲不同步，難以實現檔案的長期保管要求，所配置的數字化設備不合理。在推動政協機關檔案數字化的過程中，軟硬件設施有待進一步完善。另一方面，部分政協機關檔案管理硬件及軟件功能單一，特別是在數據檢索、數據挖掘、數據共享等方面有待進一步提升，這樣方可以為后續的政協機關檔案數據庫建設奠定良好的基礎。

3.2 政協機關檔案管理制度不符合實際應用需求

考慮到當前政協機關檔案管理制度存在的問題，特別是在在績效考核、責任落實、管理流程、管理標準等方面存在著漏洞，難以滿足政協機關檔案管理的實效性、科學性以及規范化的發展要求。一是，管理標準不明確。政協機關檔案種類繁多，系統性的整理工作存在欠缺，難以從制度上予以明確，造成檔案管理質量存在差異化;二是，整體管理流程不合理，會造成檔案管理的中間環節最大程度縮減，造成各個科室和檔案管理部門存在著配合度不高、銜接度低下的問題;三是，立卷歸檔中存在不完善之處，造成部分檔案資源的閑置情況，甚至存在著丟失、損壞的問題;四是，崗位績效考核不完善，過于單一化的考核指標不利于推動政協機關檔案管理的可持續化發展。

4 政協機關加強檔案管理的對策

4.1積極采用先進的信息技術優勢，加強政協機關檔案數字化建設

一是，全面保障落實高質量的檔案數字化建設工作，明確檔案存儲的同步要求，進而全面控制紙質檔案所占用的物理空間，從政府自身的實際需求出發，合理化購置紙質檔案所占用的掃描儀、微縮相機、文件格式轉化器等設備，保障數字檔案錄入檔案管理系統;二是，落實政協機關的檔案管理平臺系統功能，全方位發揮出信息化時代背景下的智能算法、云儲存技術、大數據技術的優勢，并能推動后期的檔案編研、數據庫建設、檔案年鑒編寫等方面的工作。

4.2 從實際需求出發，全方位完善政協機關檔案管理制度

一是，全面重視加強檔案管理標準工作，有效引導檔案管理人員，從實際出發，合理化劃分檔案內容，主要涉及到人事、財務、文書、政策法規等等方面，并能落實檔案的完整性的要求;另外，加強不同檔案類型的裝訂流程及標準的管理，從細節入手落實好檔案管理的精細化要求;二是，全面推動精細化管理理念，積極探索構建各個科室和檔案管理的有效融合，全面提升相互之間的配合度、銜接度;三是，明確立卷歸檔的時間要求，避免造成檔案資源長期閑置的問題，落實檔案資料的原始性、真實性的要求;四是，明確績效考核工作，完善績效考核指標，全面履行檔案管理人員職責，盡量避免泄密問題。

4.3 響應時代發展的脈搏，構建高素質的專業型人才隊伍

在全面保障發揮政協機關正常化功能的基礎上，應重視構建高素質的人才隊伍。政協機關可以利用合同制、勞務派遣等方式來靈活進行臨聘人員的招錄，全面解決內部編制不足的情況，以便更好地滿足于檔案管理人員的質量及數量的要求，滿足檔案管理的需求。同時，還應加強開展一系列的內部培訓工作。通過全面開展高質量的黨政事業交流工作，能全面借鑒其他單位在檔案管理領域的經驗，拓展檔案管理視野，優化設計培訓內容，全面發揮出精細化管理和信息技術的融合，以便保障檔案管理人員的綜合能力得以提升。最后，還可以發揮出講座教學、實踐模擬、案例教學等方式，積極構建高素質的復合型人才隊伍。

5結束語

綜上所述，在全面推動政協機關檔案管理工作的基礎上，應明確檔案管理工作的自覺性、主動性以及服務性的功能，以便保障推動政協機關的整體化發展，積極構建良好的檔案管理氛圍，更好地保障滿足于政協機關在人、財、物等方面的支持，實現政協機關檔案管理制度的優化創新，開展一系列的檔案數字化建設，更好地迎合時代發展的要求，并能構建高素質的專業化隊伍。

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