基于WEB和APP技術的醫院人力資源管理信息系統優化設計

崔嘯天,鄭宇,閔強

(青島市市立醫院,青島市 266011)

當今社會，隨著經濟全球化的不斷深入和市場競爭的日益激烈，人力資源作為21世紀第一戰略資源的重要性愈發顯著，各企事業單位之間的競爭已逐漸變成人才競爭，要想在激烈的競爭中獲得優勢，必須把人力資源尤其是優秀人才資源作為發展的第一核心要素，不斷提高人力資源管理水平。

在信息化時代背景下，現代人力資源管理先進理念與現代信息技術深度融合所產生的人力資源管理信息系統已成為提高人力資源管理水平的重要途徑。人力資源管理信息系統也叫電子化人力資源管理(Electronic Human Resource，簡稱EHR)，是基于先進信息技術、先進軟件以及高速大容量服務器硬件的人力資源管理新模式[1]。EHR最早出現于上世紀七十年代，由于當時技術不成熟和管理理念落后，早期EHR僅能進行簡單數據查詢和計算。隨著信息技術發展和人力資源管理理念轉變，最新一代EHR已經覆蓋了包括決策支持在內的所有現代人力資源管理內容，實現了人力資源管理工作流程電子化；而且，新一代EHR融合了WEB和移動終端APP技術，克服了地域、時間、設備等諸多限制，使系統使用更加方便快捷[2]。

近年來，信息化管理已經成為醫院未來管理的主要趨勢，管理信息系統的開發應用受到各醫院的普遍重視。目前，多數醫院醫療子系統如醫院信息系統、電子病歷系統的開發應用相對比較成熟，而行政后勤子系統大多處于起步階段[3]。作為行政后勤子系統的重要組成部分，多數醫院EHR遠不能滿足現有的管理要求，在新醫改、事業單位人事制度改革、醫院規模擴大等內外因素的影響下，利用現代信息通訊技術構建先進的EHR系統已迫在眉睫。

1 醫院傳統EHR現存問題

隨著醫院管理者觀念的改變，醫院人力資源管理逐漸從傳統手工作業向信息化管理轉變，但由于我國醫院人力資源信息化建設起步晚，醫院EHR仍以單機版人事考勤系統為主。與目前最新的EHR相比，該系統存在諸多問題，具體如下。

1.1 系統架構設計不完善

目前，人事考勤系統架構多如圖1所示，主要由人事信息庫系統和考勤系統兩部分構成，整體設計不夠合理完善，未對人力資源規劃、招聘培訓、績效考核、職稱評審、薪酬管理、勞動關系管理等人力資源重要內容設立單獨模塊[4]。多數醫院是分開對人事信息庫系統和考勤系統進行設計，并未實現兩者關聯，人為割裂了人事系統的整體性，無法實現系統內部的互聯互通。除此之外，無論是信息庫系統還是考勤系統，合理性和完備性都有所欠缺。多數信息庫系統并不能涵蓋醫院所有類型人員，即使能包含所有類型人員，存儲內容也多局限于人事方面，科研、醫療等方面信息很少涉及，這些信息對于績效考核和職稱評審都至關重要。多數考勤系統包括科室管理模塊和人事管理模塊兩部分，職工考勤先由各科室考勤員通過科室模塊上報給人事科，人事科考勤業務員再通過人事模塊匯總生成全院職工考勤；與傳統的紙質填報相比，此種電子考勤模式雖然減輕了工作量，但由于并未設計人事異動、請假、排班等模塊，考勤信息的滯后性和不準確性仍舊無法解決[5]。

圖1 人事考勤系統架構

1.2 人事業務流程未實現電子化

人事考勤系統主要用于人事檔案信息儲存以及醫院職工考勤統計，對于人力資源方面的日常工作業務(比如請假、職稱晉升、年底考核、人事異動等)，無法實現電子化申辦，還是以傳統手工辦理為主。傳統手工辦理不僅需要耗費人事工作者和醫務人員大量的精力和時間，而且由于辦事流程繁瑣、不規范以及員工知曉度低，容易出現重復操作，導致業務辦理效率低下、出錯率高。

1.3 信息資源無法互聯互通和實時更新

醫院人事工作與其他部門工作有著千絲萬縷的聯系，許多人事工作比如薪酬管理、職稱晉升、年度考核等均需要科研、醫務、質控、門診等多部門協調配合才能完成。但是，目前各大醫院的信息平臺集成度低，EHR與醫務、科研、財務、教育等部門的管理系統之間存在信息壁壘，無法實現互聯互通[3]，不僅使得信息的準確性、一致性差，而且容易出現相同信息重復采集儲存，極大阻礙了人力資源部門與其他部門的協調配合。

1.4 系統登錄使用不方便

傳統系統是基于客戶端的軟件系統，采用傳統的“客戶端/服務器”體系架構。客戶端/服務器(Client/Server，簡稱C/S)架構，顧名思義是將系統架構分為客戶端和服務器兩部分，服務器主要用于數據儲存、數據管理和系統維護等，而客戶端則用于進行具體操作，用戶運行系統必須要安裝客戶端程序；由于C/S系統是在特定局域網內部進行搭建的，因此客戶端程序必須要在特定環境下才可運行。限內網使用極大降低了系統的靈活性，無法實現在任何時間、任何地點、任何設備上均可使用系統[6]。除此之外，程序安裝和調試需要耗費大量人力物力，后期程序升級和維護也較為困難。

1.5 系統功能不完善，應用過少

1.5.1 信息更新維護缺乏靈活性、及時性。現有的人事考勤系統在信息更新維護上過于僵化單一，僅支持信息的逐條錄入或修改，無法實現多條信息的批量更新維護，需要人事工作者花費大量的精力來維護信息[7]。除了信息維護不夠靈活外，由于人事系統未實現流程電子化，導致信息無法通過關聯業務流程來實時更新，事后維護一定程度上降低了信息的準確性和一致性。

1.5.2 許多輔助功能不完善。輔助功能不完善主要體現在以下幾個方面：一是信息查詢功能，現有系統僅能通過工號或姓名進行簡單信息查詢，無法根據年齡、性別等條件進行復雜查詢，這樣極大降低了信息查詢的效率[7]；二是決策支持功能，主要是指一些輔助領導進行戰略決策的功能(比如說統計分析功能)。傳統系統僅能進行簡單信息查詢，并不具備決策支持等高級功能，從而無法為領導制定戰略提供數據支持；三是數據提取、輸出功能，多數單機版人事系統只能通過生成“人員花名冊”的方式進行數據提取和輸出，過于單一，無法就一些特定人事表格(例如醫院主管部門要求填報的表格)進行在線設計，導致這些表格中的數據仍需手動填報，很大程度上降低了該功能的實用性。除此之外，花名冊的數據提取模板、人員范圍也相對固定，僅支持全部職工特定信息的提取和輸出，無法根據查詢條件對具體人員的指定信息進行展示，使得“人員花名冊”功能的實用性和可操作性大打折扣。

1.5.3 缺少自助服務功能。人事系統的早期定位是僅供人事工作者使用，所以傳統人事考勤系統并未針對不同人員開發自助服務功能。由于未開發自助服務功能，多數醫院僅允許人事工作者通過唯一賬號登錄使用系統。雖然限制使用一定程度上避免了個人隱私泄露，但同時也降低了員工的參與度，使人力資源管理的成本和工作量并未獲得顯著降低[1]。

2 新一代醫院EHR的優化設計

2.1 總體構想

系統的功能定位和構建方向需要從傳統的人事管理轉變為現代人力資源管理，其作用不能僅僅局限于普通的人事信息查詢和考勤管理，而需要覆蓋現代人力資源管理的所有模塊，實現員工職業生涯的全周期電子化管理；同時，新一代EHR應成為醫院信息化建設的重要抓手，對接醫院各大信息系統，實現信息在線實時共享，打破地域、時間等諸多限制；最終，醫院EHR將成為集人力資源全業務管理、辦公自動化、決策支持、數據共享于一體的現代網絡信息平臺，為進一步提高醫院人力資源管理的質量與效率、增強戰略決策的科學性提供有力支持。

2.2 具體設計

2.2.1 建立覆蓋全院職工的全面、便捷式員工信息管理平臺。(1)完整記錄全院職工“全職業生命周期”所有信息。員工信息是EHR系統的基礎，是構建其他功能模塊的重要依托，先進的EHR系統必然具有全面、完備的員工信息平臺。為克服目前信息平臺不全面的通病，本研究從公立醫院實際出發，結合現代醫院管理的人員信息要求，不僅拓寬了信息平臺的廣度，實現了醫院各類人員的全覆蓋，而且也提升了員工信息的深度，完整記錄了員工從招聘錄用到離職退休的“全職業生命周期”信息[3]，真正實現了全員全周期信息管理，具體指標構成見圖2。

(2)優化信息查詢和維護功能，實現信息查詢維護便捷化、多樣化。信息查詢、維護更新不方便是現有員工信息平臺的另一通病，本研究結合各類先進信息系統成功經驗，從便捷性和多樣性角度對信息查詢、維護功能進行了優化設計。對于信息維護功能，除傳統的單一指標單一員工信息維護外，新系統還支持信息批量導入、批量修改，這樣就能夠節省大量的工作時間和精力。對于信息查詢功能，新系統克服了某一固化字段(比如僅限姓名或工號)的查詢限制，不僅可以提供全字段的查詢服務，而且支持多字段的復雜條件查詢，并且查詢結果可以導出自定義的數據表格，這樣既增強了日常工作的便捷性，同時也使工作個性化要求得到了滿足。

2.2.2 建立涵蓋醫院人力資源管理所有工作的業務系統。為實現系統與實際工作有效整合，新系統打破了舊系統僅用于員工信息管理的局限性，不僅涵蓋了人力資源規劃、招聘與配置、培訓和開發、績效管理、薪酬福利管理、員工關系六大現代人力資源管理模塊，而且還依據醫院人事工作現有內容設置了一些獨特模塊(比如競聘評審)，全面覆蓋了醫院人力資源管理的所有工作業務，具體功能模塊組成見圖2。

2.2.3 創新功能設計，實現各模塊互聯互通。醫院作為事業單位的一員，其人力資源管理與企業有所不同，照搬企業各模塊的功能設計思路并不能解決醫院人力資源管理的實際問題。鑒于此，本研究基于醫院工作特點對具體模塊進行了創新性設計，比如考勤模塊，引入醫院特有的排班管理方式，使醫院考勤管理更加合理高效。在功能拓展創新的基礎上，新系統還實現了各個模塊之間的互聯互通，使數據能夠在系統內部進行實時共享，避免了信息重復錄入，提高了工作效率，保證了信息準確性。以員工信息管理、薪酬管理為例，員工信息管理模塊以組織機構為基礎完成構建，其他模塊以員工信息為依托進行正常運轉，同時其他模塊運轉結果也會更新完善員工信息；薪酬管理模塊會自動調取考勤以及績效模塊的數據，并以數據為基礎進行工資獎金核算，具體模塊設計及關聯結構見圖2。

2.2.4 推動人力資源管理流程的優化與規范。新系統依據現代人力資源管理理念建立了標準化的人事業務電子流程體系，進一步規范和優化了人事業務流程，將員工全職業生命周期的人事活動都納入到系統中，實現了人事業務電子化辦理，極大提高了工作效率。新系統以流程驅動員工信息實時更新，流程結束后，系統會自動根據結果完成相關信息更新，實現了員工信息動態管理，確保了信息的準確性和及時性[6]。新系統還具有“實時監控”和“預警提醒”兩項功能，實現了電子流程實時監控，確保了電子流程發起的及時性和運轉的流暢性。

2.2.5 完善信息系統的各項輔助功能。(1)建立形象直觀、操作簡便的決策支持平臺。為幫助醫院管理層更好地進行戰略決策，新系統借助圖形化、圖表化手段來展示醫院的人力資源數量、成本等狀況，既形象又直觀；系統以員工信息庫最新數據為基礎生成圖表，準確性和及時性能夠得到有效保證。完善的決策支持功能為醫院加強人才隊伍建設和制定戰略提供了強有力的數據支撐，體現了人力資源管理工作的價值。以人員配置為例，新系統通過生成年齡、性別、學歷、職稱等信息的統計圖(柱狀圖等)來實時反映科室乃至醫院人員分布情況(具體展示見圖3)，為醫院管理層制定人員招聘、調配決策提供依據。

那是個繁星的夜，李青山發著瘋了！他的啞喉嚨，使他講話帶著神秘而緊張的聲色。這是第一次他們大型的集會。在趙三家里，他們像在舉行什么盛大的典禮，莊嚴與靜肅。人們感到缺乏空氣一般，人們連鼻子也沒有一個作響。屋子不燃燈，人們的眼睛和夜里的貓眼一般，閃閃有磷光而發綠。

圖2 新系統各大模塊及關聯結構圖

圖3 人員配置展示圖(以學歷分布為例)

(2)靈活生成報表，減輕人事數據統計工作壓力。基于國家各級主管部門的數據上報要求，新系統可以個性化設置各種常用人事統計報表，平時僅需導出就可使用，避免了繁瑣篩選、更改格式等操作，減輕了人事統計工作量，提高了辦事效率。同時，在常用基礎上也可根據情況生成自定義報表，從而快速滿足醫院其他業務部門的統計需求，提高其對人事部門的滿意度。

2.2.6 建立全員參與的便捷化自助服務平臺。新系統通過建立員工自助服務平臺，實現醫院全員參與人力資源管理。就醫院普通職工而言，登錄系統可以查詢個人信息和各種人力資源管理制度，在線進行各種業務辦理，這樣既提高職工參與度、滿意度以及個 人信息透明度，又降低了人力資源管理工作量和成本，提高了工作效率，節省了臨床一線職工的時間，使他們有更多時間治療病患。

醫院各級領導可根據相應權限查詢所管轄人員的信息，在線進行各項部門業務辦理，及時了解和掌握科室或醫院的人力資源數量、分布、成本等狀況，為科學合理決策提供幫助。

新系統為各職能業務科室創新性設置功能賬號，用于各職能科室根據權限查詢、維護相關信息。通過多科室協同共建人員信息數據庫，既實現各部門信息共享互通，又使員工信息的準確性得到實時保證[8]。

2.2.7 WEB+APP技術，提升員工體驗。為提升員工體驗，本研究設計的系統采用(B + A)/S結構(Browser+Application)/Server，(瀏覽器+移動應用)/服務器)，該結構是移動互聯網興起后的一種全新系統結構模式[2]。與C/S和B/S結構(Browser/Server，瀏覽器/服務器)相比，員工可以通過PC終端(臺式機和筆記本)WEB瀏覽器或移動終端(智能手機和平板電腦)APP登錄使用EHR系統，克服了C/S和B/S結構在客戶端、局域網以及終端設備方面的限制，使員工在任何時間、任何地點借助任何終端設備均可上網使用系統，極大提高了系統使用的便利性和靈活性(具體架構見圖4)；零客戶端設計不僅減少系統安裝的成本和工作量，而且也使系統的開發和維護更加便捷，系統開發維護工作均能夠在服務器完成，員工僅需登錄運行系統即可升級，極大節省了系統開發維護成本[9]；APP技術的運用使員工通過移動設備即可完成人事業務流轉辦理，極大提升了業務辦理的流暢性和效率，真正意義上實現了醫院人力資源移動辦公。

圖4 新系統架構圖

2.2.8 實現人力資源與醫院其他業務系統的集成對接，避免信息孤島。為提高系統集成度和信息共享性，構想的新系統將與OA、HIS、電子病歷、科教、財務、后勤、績效等業務系統對接(具體對接結構見圖2)，各系統通過對接可以提取、更新維護關聯系統的對應信息，實現數據同步共享，避免信息孤島和重復工作，減少各系統由于人為失誤、口徑不一致等原因造成的數據不一致現象，提升工作效率。

3 結語

隨著移動互聯網、大數據等現代信息技術的發展，以及智能終端的開發普及，移動化、智能化將是未來醫院EHR系統發展的主要趨勢[3]。雖然日益智能化的EHR系統能夠進一步降低醫院人力資源成本，提高人力資源管理工作效率，但是數據共享也增加了數據泄露的風險。因此，在系統開發過程中，需要綜合考慮醫院實際和現代信息技術發展水平，設計出科學規范、安全高效的醫院人力資源管理信息系統，使醫院人力資源管理水平不斷提升，最終促進醫院科學快速發展。