企業(yè)印章管理中的風(fēng)險(xiǎn)分析和建議

楊哲

摘 要：印章管理是企業(yè)管理工作重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要作用。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，印章管理風(fēng)險(xiǎn)越來(lái)越大。所以，企業(yè)如何做好印章風(fēng)險(xiǎn)控制成為重要研究?jī)?nèi)容。但目前，很多企業(yè)對(duì)印章管理的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值缺少了解，僅憑行政性管理指導(dǎo)意見(jiàn)作為印章管理，風(fēng)險(xiǎn)防控能力有待提高。

關(guān)鍵詞：企業(yè);印章管理;風(fēng)險(xiǎn)分析;建議

企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理中，印章管理象征著其意志，有一定的公信力與法律效應(yīng)，是保證企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展的依據(jù)。由此可見(jiàn)，企業(yè)需高度重視印章管理，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控從而保證印章使用合理性和企業(yè)合法權(quán)益。但由于使用部門或科室較多、應(yīng)用范圍廣泛、類型多導(dǎo)致印章管理難度大，極易影響企業(yè)活動(dòng)順利開(kāi)展，故存在的隱藏風(fēng)險(xiǎn)較高。

一、企業(yè)印章使用存在的問(wèn)題

當(dāng)前印章使用中出現(xiàn)的問(wèn)題主要是以下幾方面，一是印章分散，分子公司或者項(xiàng)目遍布全國(guó)，印章多，對(duì)總部來(lái)說(shuō)印章使用的情況更無(wú)從知曉，沒(méi)有有效的管控手段;二是，印章外帶處于無(wú)監(jiān)管狀態(tài)，風(fēng)險(xiǎn)巨大;三是印章使用者徇私舞弊對(duì)未經(jīng)授權(quán)文件蓋章;四是出現(xiàn)黑章事件，取證困難，給企業(yè)帶來(lái)巨額損失

二、印章管理風(fēng)險(xiǎn)分析

（一）管理制度及執(zhí)行不到位

第一，管理制度不完善，很多企業(yè)沒(méi)有實(shí)際所需制定管理制度和環(huán)節(jié)，在使用、廢除時(shí)沒(méi)有可依據(jù)的執(zhí)行依據(jù)，導(dǎo)致印章的應(yīng)用無(wú)校核和審批，企業(yè)在用印法律風(fēng)險(xiǎn)高。第二，管理制度落實(shí)未到位。一些企業(yè)印章管理和應(yīng)用沒(méi)有根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如：提前使用、隨意使用印章，管理制度如同紙上談兵，對(duì)管理環(huán)節(jié)視而不見(jiàn)，脫離企業(yè)監(jiān)督管理[1]。

（二）印章保管人保管意識(shí)弱

印章保管人使用意識(shí)關(guān)系著印章規(guī)范管理，故需要保管人員具備一定風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知。但是，一些管理人員使用意識(shí)差，沒(méi)有堅(jiān)持用印原則，印章使用的合理性得不到保證。此外，印章保管不嚴(yán)格，使用時(shí)不登記、擅自蓋章等現(xiàn)象也是屢見(jiàn)不鮮.

（三）關(guān)于企業(yè)印章界限劃分模糊

印章包括合同印章、法人章、財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章、企業(yè)公章。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍的擴(kuò)大，印章類型越來(lái)越多，如：發(fā)貨章、檢測(cè)章等，而職工對(duì)印章類型的辨識(shí)越來(lái)越低，如：合同章應(yīng)該什么時(shí)候使用、什么文件需要使用財(cái)務(wù)章、部門印章效力？關(guān)于不同印章的效力尚無(wú)明確規(guī)定，故職工在使用印章時(shí)容易出現(xiàn)錯(cuò)用、亂用現(xiàn)象，在無(wú)形中增加企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)。

二、企業(yè)印章管理風(fēng)險(xiǎn)防控方法

印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，為維護(hù)公司利益，防止不必要損失的產(chǎn)生，每家公司都需要制定相應(yīng)的管理政策。

（一）健全管理制度

企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)印章風(fēng)險(xiǎn)控制第一要素即：健全管理制度。所以，企業(yè)應(yīng)完善管理制度，根據(jù)管理制度設(shè)置使用流程，明確各層管理人員印章使用職責(zé)范圍，管理制度應(yīng)包括發(fā)放、使用、外借、回收等各個(gè)流程。如：印章刻制發(fā)放要確保使用需求屬實(shí)且理由充分。印章使用時(shí)應(yīng)檢查需印章的文件，確保用印有審批、登記。交接過(guò)程中需備案留存、外借應(yīng)加強(qiáng)亂用風(fēng)險(xiǎn)管理。歸還時(shí)對(duì)所用文件備案、回收時(shí)檢查其完整性。另一方面，企業(yè)海英明確印章適用范圍，重視印章規(guī)范化管理，防止亂用，從根本上加強(qiáng)印章風(fēng)險(xiǎn)控制[2]。

（二）提高印章管理人員使用意識(shí)

第一，企業(yè)需擴(kuò)大印章使用管理、風(fēng)險(xiǎn)管理宣傳，既提高管理人員管理水平和管理認(rèn)知，還要重視管理層和職工對(duì)印章管理的重視，提高印章使用意識(shí)，防止亂用、隨意用現(xiàn)象，生成合規(guī)、合法的印章使用行為。第二，提高管理人員責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格根據(jù)企業(yè)管理制度使用印章，堅(jiān)持管理原則，確保印章使用安全、交接安全。第三，預(yù)先確定經(jīng)辦人、管理人。印章管理具體環(huán)節(jié)：印章管理職能人員的設(shè)置---印章管理手續(xù)流程的設(shè)置--印章管理使用人員的確定。

（三）加大印章監(jiān)管力度

印章管理是一種隱性風(fēng)險(xiǎn)，一旦風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā)將引發(fā)嚴(yán)重問(wèn)題。印章管理內(nèi)容繁瑣、細(xì)小、重復(fù)，故管理人員在實(shí)際管理中極易出現(xiàn)紕漏。但是，這種疏漏是可控的，這就需要企業(yè)加大印章監(jiān)管力度，做到提前防控，及時(shí)整改，避免較大風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生[3]。

（四）支持電子印章

在合規(guī)合法的情況下，電子印章與傳統(tǒng)印章的法律效應(yīng)是相同的。所以，企業(yè)可支持電子印章，將電子印章和使用要求相連，當(dāng)線上完成印章審批環(huán)節(jié)后可自動(dòng)蓋電子章，防止提前使用印章、亂用印章、偽造印章行為出現(xiàn)，從根本上保證印章的合理應(yīng)用。此外，目前市場(chǎng)上出現(xiàn)智能印章機(jī)，將傳統(tǒng)印章安裝硬件中，沒(méi)有授權(quán)或指紋認(rèn)證則無(wú)法開(kāi)鎖，硬件就會(huì)發(fā)出警報(bào)。這種智能印章機(jī)還可以同時(shí)管四個(gè)印章，既縮減了人工成本還提高了印章風(fēng)險(xiǎn)控制效果。

推廣使用智能印章，實(shí)現(xiàn)智能用印、遠(yuǎn)程蓋章、合同歸檔、智能預(yù)警等功能。智能印章具有隱藏章面、一蓋一碼等獨(dú)有技術(shù)。管理平臺(tái)記錄了所有印章的一舉一動(dòng)，從一枚章的刻制、使用、保管到銷毀，留存數(shù)據(jù)，隨時(shí)可追溯。硬件支撐平臺(tái)發(fā)出的決策能夠被貫徹執(zhí)行，而平臺(tái)則是一個(gè)強(qiáng)大的印章分析大腦，缺一不可，實(shí)現(xiàn)印章智慧管理的無(wú)限可能。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍擴(kuò)大，印章類型和數(shù)量的增加，印章管理風(fēng)險(xiǎn)隨之增長(zhǎng)，管理難度越來(lái)越大。所以，企業(yè)關(guān)于印章管理風(fēng)險(xiǎn)防控需加以重視，提高印章風(fēng)險(xiǎn)防控水平。印章管理作為持續(xù)提高、深入研究的管理內(nèi)容，需要，從多方面、全過(guò)程入手，從根本上避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展持續(xù)進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳少文. 企業(yè)印章管理存在的法律風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施[J]. ?2021（2019-10）：48-48.

[2]潘永鑫. 企業(yè)用印管理及內(nèi)部流程的信息化管理研究[J]. 中國(guó)商論， 2020（8）：2.

[3]卜興偉. 企業(yè)多枚印章的法律風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施[J]. 區(qū)域治理， 2020（22）：2.

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