企業印章管理中的風險分析和建議

楊哲

摘 要：印章管理是企業管理工作重要內容，對企業的經濟發展有著重要作用。隨著企業業務范圍的擴大，印章管理風險越來越大。所以，企業如何做好印章風險控制成為重要研究內容。但目前，很多企業對印章管理的實際應用價值缺少了解，僅憑行政性管理指導意見作為印章管理，風險防控能力有待提高。

關鍵詞：企業;印章管理;風險分析;建議

企業日常經營管理中，印章管理象征著其意志，有一定的公信力與法律效應，是保證企業業務開展的依據。由此可見，企業需高度重視印章管理，加強風險防控從而保證印章使用合理性和企業合法權益。但由于使用部門或科室較多、應用范圍廣泛、類型多導致印章管理難度大，極易影響企業活動順利開展，故存在的隱藏風險較高。

一、企業印章使用存在的問題

當前印章使用中出現的問題主要是以下幾方面，一是印章分散，分子公司或者項目遍布全國，印章多，對總部來說印章使用的情況更無從知曉，沒有有效的管控手段;二是，印章外帶處于無監管狀態，風險巨大;三是印章使用者徇私舞弊對未經授權文件蓋章;四是出現黑章事件，取證困難，給企業帶來巨額損失

二、印章管理風險分析

（一）管理制度及執行不到位

第一，管理制度不完善，很多企業沒有實際所需制定管理制度和環節，在使用、廢除時沒有可依據的執行依據，導致印章的應用無校核和審批，企業在用印法律風險高。第二，管理制度落實未到位。一些企業印章管理和應用沒有根據相關規定執行，如：提前使用、隨意使用印章，管理制度如同紙上談兵，對管理環節視而不見，脫離企業監督管理[1]。

（二）印章保管人保管意識弱

印章保管人使用意識關系著印章規范管理，故需要保管人員具備一定風險認知。但是，一些管理人員使用意識差，沒有堅持用印原則，印章使用的合理性得不到保證。此外，印章保管不嚴格，使用時不登記、擅自蓋章等現象也是屢見不鮮.

（三）關于企業印章界限劃分模糊

印章包括合同印章、法人章、財務章、發票專用章、企業公章。隨著企業經營范圍的擴大，印章類型越來越多，如：發貨章、檢測章等，而職工對印章類型的辨識越來越低，如：合同章應該什么時候使用、什么文件需要使用財務章、部門印章效力？關于不同印章的效力尚無明確規定，故職工在使用印章時容易出現錯用、亂用現象，在無形中增加企業經營風險、法律風險。

二、企業印章管理風險防控方法

印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理關系到公司正常的經營管理活動的開展，為維護公司利益，防止不必要損失的產生，每家公司都需要制定相應的管理政策。

（一）健全管理制度

企業想要實現印章風險控制第一要素即：健全管理制度。所以，企業應完善管理制度，根據管理制度設置使用流程，明確各層管理人員印章使用職責范圍，管理制度應包括發放、使用、外借、回收等各個流程。如：印章刻制發放要確保使用需求屬實且理由充分。印章使用時應檢查需印章的文件，確保用印有審批、登記。交接過程中需備案留存、外借應加強亂用風險管理。歸還時對所用文件備案、回收時檢查其完整性。另一方面，企業海英明確印章適用范圍，重視印章規范化管理，防止亂用，從根本上加強印章風險控制[2]。

（二）提高印章管理人員使用意識

第一，企業需擴大印章使用管理、風險管理宣傳，既提高管理人員管理水平和管理認知，還要重視管理層和職工對印章管理的重視，提高印章使用意識，防止亂用、隨意用現象，生成合規、合法的印章使用行為。第二，提高管理人員責任意識，嚴格根據企業管理制度使用印章，堅持管理原則，確保印章使用安全、交接安全。第三，預先確定經辦人、管理人。印章管理具體環節：印章管理職能人員的設置---印章管理手續流程的設置--印章管理使用人員的確定。

（三）加大印章監管力度

印章管理是一種隱性風險，一旦風險爆發將引發嚴重問題。印章管理內容繁瑣、細小、重復，故管理人員在實際管理中極易出現紕漏。但是，這種疏漏是可控的，這就需要企業加大印章監管力度，做到提前防控，及時整改，避免較大風險發生[3]。

（四）支持電子印章

在合規合法的情況下，電子印章與傳統印章的法律效應是相同的。所以，企業可支持電子印章，將電子印章和使用要求相連，當線上完成印章審批環節后可自動蓋電子章，防止提前使用印章、亂用印章、偽造印章行為出現，從根本上保證印章的合理應用。此外，目前市場上出現智能印章機，將傳統印章安裝硬件中，沒有授權或指紋認證則無法開鎖，硬件就會發出警報。這種智能印章機還可以同時管四個印章，既縮減了人工成本還提高了印章風險控制效果。

推廣使用智能印章，實現智能用印、遠程蓋章、合同歸檔、智能預警等功能。智能印章具有隱藏章面、一蓋一碼等獨有技術。管理平臺記錄了所有印章的一舉一動，從一枚章的刻制、使用、保管到銷毀，留存數據，隨時可追溯。硬件支撐平臺發出的決策能夠被貫徹執行，而平臺則是一個強大的印章分析大腦，缺一不可，實現印章智慧管理的無限可能。

結語：

總而言之，隨著企業經營范圍擴大，印章類型和數量的增加，印章管理風險隨之增長，管理難度越來越大。所以，企業關于印章管理風險防控需加以重視，提高印章風險防控水平。印章管理作為持續提高、深入研究的管理內容，需要，從多方面、全過程入手，從根本上避免風險發生，推進企業各項經濟發展持續進行。

參考文獻：

[1]陳少文. 企業印章管理存在的法律風險及應對措施[J]. ?2021（2019-10）：48-48.

[2]潘永鑫. 企業用印管理及內部流程的信息化管理研究[J]. 中國商論， 2020（8）：2.

[3]卜興偉. 企業多枚印章的法律風險及應對措施[J]. 區域治理， 2020（22）：2.

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