高職藝術院校藝術檔案管理現狀及改革路徑

朱 楠

（福建藝術職業學院，福建 福州 350100）

藝術檔案是人類文明成果的載體，是寶貴的文化遺產。高職藝術院校作為培養藝術技能人才的搖籃，在發展過程中產生了大量的藝術檔案，如藝術教育、藝術管理、藝術創作、藝術研究、藝術交流等各個方面的檔案材料。藝術檔案作為高職藝術院校檔案中最具特色的檔案資料，記錄了高職藝術院校各個歷史時期在藝術教學、科研、實踐、管理等方面的發展情況，對推動藝術職業教育改革和發展具有重要意義。藝術檔案應該成為高職藝術院校檔案工作的重要內容，但據筆者了解，部分高職藝術院校在藝術檔案管理中存在不少問題，需積極探索改革路徑，推進藝術檔案信息化建設，加強對藝術檔案的開發和利用，充分發揮藝術檔案的價值和作用，促進高職藝術院校藝術檔案工作可持續發展。

一、藝術檔案管理現狀

（一）藝術檔案管理意識淡薄，檔案材料收集成為難題

高職藝術院校在日常教學、藝術展演、作品展覽、技能大賽、文化交流、校企合作等各類活動中產生了大量的藝術檔案。雖然產生的藝術檔案數量眾多、種類廣泛，但藝術檔案的收集和歸檔的數量與質量卻不如其他行政管理類檔案。首先，學校檔案管理者對藝術檔案的重要性認識不夠充分，對藝術檔案管理意識淡薄，把工作重心放在教學、科研、行政管理等傳統文書檔案上，忽視對藝術檔案的收集歸檔，導致藝術檔案的收集和整理不規范，經常出現“說起來很重要，整理起來不著調，忙起來就忘掉”的現象。其次，在高職藝術院校中，藝術檔案大部分來自學校的師生，一些師生缺乏檔案管理意識，導致大量的藝術檔案往往散落在創作者手中，或長期存放在組織活動的部門，造成藝術檔案的大量流失。另外，在高職藝術院校中，各種不同專業、不同表達形式、不同載體、不同活動產生各種不同的藝術檔案，藝術檔案種類繁多、來源廣泛，參與人員眾多，給藝術檔案的收集帶來一定的困難。比如，一些大型活動結束后，往往只能收集到幾張照片，很難及時、成套、完整、規范地收集到檔案部門進行統一管理。

（二）缺乏藝術檔案管理制度，人員經費投入不足

長期以來，各高等院校均以《高等學校檔案管理辦法》為標準開展學校的檔案管理工作，但此管理辦法中并未對藝術檔案做出詳細的要求和規定，《藝術檔案管理辦法》中的對象主要以各文化藝術單位為主，并未有專門針對高校的藝術檔案管理條例。據筆者了解，一些高職藝術院校沒有結合學校實際情況制訂出一套完善嚴謹的藝術檔案管理制度。制度的缺失或不完善制約學校藝術檔案管理的發展。在目前社會印象中，藝術作品歸創作者個人所有，特別是當今社會商品經濟迅速發展，人們的商品意識逐漸增強，人們對于自我權益的保護欲增強。許多師生認為交上個人作品會給自己造成經濟損失，同時也擔心自己的作品存放不當，出現不愿意移交學校檔案管理部門的現象，因缺乏制度約束，阻礙了藝術檔案的收集 工作。

據筆者了解，部分高職藝術院校專職檔案人員的配備并不到位，更不用說配備專職的藝術檔案管理人員，大多由各系、各部門的行政人員或教師兼職，這些兼職人員無法集中精力做好藝術檔案的管理工作。此外，藝術檔案的載體多樣且特殊，除了一般的紙質文檔資料外，還有音頻、視頻、美術作品、書法作品、設計圖紙、服裝、道具、樂譜、樂器、照片等各種不同載體，對檔案室恒溫、恒濕、防火、防盜、防漬、防有害生物的保管條件、保管設備、先進的信息化保管手段及庫房空間都提出較高的要求。據調查，一些高職藝術院校乃至達到建立檔案館或綜合檔案室規格的藝術院校并未設立檔案館或綜合檔案室，不少珍貴的藝術檔案因保管不當造成損壞，如書畫作品、照片、設計圖紙、樂譜手稿等因保管條件差的緣故而發生霉變、蟲蛀等現象，以致無法利用。

因缺乏完善的藝術檔案管理制度，同時在人員和經費上的投入不到位，種種因素制約了學校藝術檔案的發展，導致在藝術檔案的收集、整理、保管、開發、利用等一系列環節缺乏規范性和嚴謹性，使藝術檔案管理工作的開展困難重重。

（三）藝術檔案管理手段落后，開發利用程度不高

據了解，部分高職藝術院校的藝術檔案仍停留在人工化管理階段，還未實現檔案數字化，管理理念比較陳舊，僅重視檔案的收集、整理和保存方面，使藝術檔案處在“重收藏，輕利用”的狀態。有些高校雖然已經實現檔案數字化，但僅限于將藝術檔案材料經過技術處理，以數字化的形式保存形成傳統的數據庫，用于檔案的錄入、檢索信息及查詢業務。在信息化高速發展的當代，傳統的檔案管理手段很難滿足學校師生和社會對藝術檔案信息的利用，管理手段的落后使藝術檔案無法得到充分的開發和利用，導致藝術檔案無法真正發揮其對文化藝術傳播、傳承及美育的功能。

二、藝術檔案管理工作改革路徑

（一）強化藝術檔案管理意識，加強檔案人才隊伍建設

在高職藝術院校開展的各類藝術活動中，學校各部門是組織者，廣大師生是生產者，檔案部門是管理者。藝術檔案的管理是一項系統工程，需要廣大師生的配合才能順利開展。首先要將藝術檔案工作納入學校整體發展規劃中，推行考核機制，將藝術檔案的管理質量作為學校檔案工作考核的重要內容，讓學校領導、檔案管理者、檔案生產者從思想上強化藝術檔案意識，端正藝術檔案生產者、管理者對藝術檔案重要性的態度。其次向全校師生普及藝術檔案的相關知識，可以通過開設講座、檔案知識競賽、專題展覽等方式提高師生對藝術檔案的認知水平，從源頭上解決藝術檔案收集難、歸檔難、管理難的問題。

藝術檔案自身具有的形象性、成套性、多樣性的特點對檔案管理人員的綜合素質提出較高的要求，藝術檔案管理者需要同時具備檔案學、藝術學的相關知識及運用信息技術的技能才能順利開展各項工作。為了優化藝術檔案管理工作，學校應該加強藝術檔案人才隊伍建設。首先，應配備一支穩定性強、數量充足、結構合理、綜合素質高的藝術檔案人才隊伍。其次，應加強藝術檔案人員的培訓，定期組織專職檔案人員、兼職檔案人員、各系的師生代表參加培訓、調研及學術交流，提高藝術檔案工作人員的專業水平、職業素養、服務水平及管理能力。另外，學校應當對藝術檔案工作人員在考核、評優、崗位晉升、職稱晉升等方面提供個人發展空間，充分調動工作人員的積極性和主動性，培養工作人員的職業認同感和幸福感，為藝術檔案管理工作奠定基礎。

（二）完善藝術檔案管理制度，優化藝術檔案資源建設

若要科學規范地管理好藝術檔案，制度保障是做好藝術檔案管理的前提和保證。做好高職藝術院校藝術檔案管理工作，首先應結合學校的專業設置、辦學特色、活動內容等實際情況制訂一整套合理、完善、嚴謹的藝術檔案管理制度，包括藝術檔案的定義、工作職責、人員配備、條件保障、歸檔范圍、歸檔類別、管理流程、查閱利用制度、保密制度、管理獎懲制度等；其次應將制度嚴格實施，并將崗位責任制落到實處，才能有效推動學校的藝術檔案管理工作制度化、規范化、科學化。

除了堅實的制度保障外，優質的藝術檔案資源也是促進藝術檔案發展的基礎條件。高職藝術院校的檔案工作者應當結合職業教育的特點，對藝術檔案資源的質量和內容進行把關，確保歸檔的藝術檔案是優質且具有本校特色的資源。高職藝術院校應重點收集藝術教育檔案（如專業人才培養方案、藝術教育精品課程、“三教”改革資料、產教融合的成果等），藝術創作檔案（如音樂、舞蹈、戲劇、美術等各專業在創作過程中形成的樂譜、音頻、視頻、劇本、劇照、書畫作品、雕塑作品等），藝術活動檔案（如藝術職業技能大賽、藝術展演、專題展覽、校企合作活動、文化交流等），名人名家檔案（如知名校友個人藝術檔案等）等各類藝術檔案，并對收集的藝術檔案資源進行整理、甄別、鑒定、整合，遴選出具有一定藝術參考價值的藝術檔案資料，建立專業、各題藝術檔案，讓藝術檔案管理在制度化、規范化的前提下，通過優化藝術檔案資源建設，推進藝術檔案的管理工作向優質化發展。

（三）建立信息化藝術檔案管理平臺，拓展藝術檔案開發利用形式

檔案信息化是當今信息化社會發展的必然要求。《高等學校檔案管理辦法》提出：“高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。”藝術檔案信息化是提高藝術檔案管理水平的必要手段，能夠極大地提高藝術檔案收集、整理、保管、開發、利用的效率。高職藝術院校應加大對檔案信息化建設的資金投入，積極利用互聯網和自媒體技術建立開放共享的信息化藝術檔案管理平臺，充分利用信息技術的先進性、便捷性、共享性，不斷優化藝術檔案的管理手段，讓藝術檔案管理工作在與時俱進中更好地發展。建立開放共享的信息化藝術檔案管理平臺，對廣大師生及社會人員獲取、收集、利用檔案資源及分享交流具有重要的促進作用，如人們可以通過手機在該平臺上查閱、下載、整合和傳播藝術檔案數字資源。

收集、整理、保管是藝術檔案管理工作的基礎，藝術檔案管理工作的最終目的是開發利用所珍藏的檔案，讓珍貴的藝術檔案充分發揮美育、傳播和傳承優秀藝術文化的作用。檔案工作者應創新思維，拓展藝術檔案開發利用的形式，探索藝術檔案的服務渠道，以滿足廣大師生和社會對檔案利用的需求。如建立藝術檔案專題網站，實現藝術檔案信息資源的開放共享，讓藝術檔案在校校間、校企間、校地間實現資源共享、實現遠程檔案服務；如舉辦藝術檔案專題展覽，以福建藝術職業學院為例，該校建立了校史館、美術展廳、鋼琴博物館，舉辦以校史、學校名人名家藝術作品展、師生優秀作品展、藝術教學成果展等多種形式的校內外藝術檔案專題展覽，展現學院藝術教育的發展歷程、藝術教科研成果，成為學校對外宣傳展示校園文化的窗口，充分體現藝術檔案的價值；如編研特色專題藝術檔案，以福建藝術職業學院為例，學校將每一期舉辦的“中國非物質文化遺產傳承人研修研習培訓班”的藝術檔案資料經過梳理編制成不同項目的培訓班作品集，經過對藝術檔案的開發利用，傳承傳統文化，弘揚工匠精神，同時也展現學院“非遺活態傳承、產教深度融合”的辦學特色。

三、結語

高職藝術院校的藝術檔案書寫著高職藝術院校的藝術歷史，對高職藝術院校提高教育質量以及藝術遺產繼承和藝術創造發展具有不可替代的重要作用。促進藝術檔案的發展是高職藝術院校義不容辭的責任。在文化大發展大繁榮的新時代，高職藝術院校應健全藝術檔案管理制度，加大投入力度，推動藝術檔案各項工作落到實處，實現藝術檔案管理的制度化、規范化、信息化。藝術檔案工作者應改變“重收藏輕利用”的舊理念，將藝術檔案作為弘揚和傳播優秀傳統藝術文化的重要媒介，在藝術檔案信息化的基礎上，充分開發利用，精準藝術服務，讓珍藏的具有歷史價值的藝術檔案在職業教育發展的新時期充分發揮現實作用，助力藝術文化發展。