高校檔案管理信息化工作優化策略探討

周虹 陜西寶雞職業技術學院 陜西 寶雞 721013

一、高校檔案信息化建設面臨的新情況

高校檔案信息對于每一個高校來說都是一段歷史、一段傳承，見證了每個高校的興衰榮辱，起承轉合，因此高校檔案信息管理對于挖掘學校發展歷程有著重要的參考作用。另外高校在進行教學改革等重大舉措時，查閱高校檔案信息可以直觀體現出學校發展的真實情況，從而做出更有利、有效的管理舉措變革，繼而引領學校在迅速發展的當今社會立足腳跟，源源不斷地為國家發展輸送急需人才。而在網絡時代大背景下，高校檔案信息化管理已成為高校教學管理的重要組成部分之一。

同時，高校檔案管理工作也在發生著歷史性的轉變。為此，高校檔案工作要實行高標準、高質量的信息化管理模式，而且高校檔案工作環境也在發生著變化，比如，電子檔案的數量呈現逐年增長的趨勢，新的檔案形成者和新的檔案不斷產生，傳統的檔案管理模式和單機靜態檔案管理信息系統已不能滿足新形勢和新任務的需要。

因此，高校檔案管理工作要借助網絡優勢建立遠程利用、網上在線服務等系統，從而將主動開發變為檔案利用的主要形式，進而促使這些信息服務系統能夠更好地服務于高校檔案管理工作。然而，由于各個信息管理系統之間的數據信息存在一定的差異性，導致彼此之間不能有效地實現資源信息共享以及缺乏一定的聯動性，長期以往將會阻礙高校檔案信息化管理工作的有效開展。

二、新情形下我國高校檔案管理主要面臨的問題

（一）檔案信息利用程度亟待提升

隨著信息化技術和移動終端的普及和覆蓋，作為國家發展人才培養基地的高校來說一直走在時代前沿，緊隨時代發展洪流，與時俱進，對高校日常管理手段及教學手段進行創新。目前各高校在日常教學管理中已經初步實現信息化管理，在檔案信息管理工作中也積極引入信息化辦公設備，運用信息化辦公軟件，以此希望可以提高辦公效率。但是在高校檔案管理信息化實際應用的過程中，我們可以明顯發現現在的高校檔案信息管理信息化還是僅僅停留于徒有其表階段，只是在基本配置方面達到了信息化需求，但實際在查閱、檢索檔案信息方面，還有許多空白功能需要進行完善開發。高校檔案本身存在的意義就是希望通過反復查閱、研究為學校發展方向提供依據，或者教師可以通過查閱學生檔案及時更改教學計劃，提高教學效率。但是現在高校因為檔案管理信息化功能的不完善加大了查閱的難度，從而大大降低了高校檔案利用程度，繼而削弱了高校檔案管理存在的意義，無法為高校日常管理改革提供實際參考意義，在某種程度上阻礙了高校的發展。

（二）高校普遍忽視檔案信息管理的重要性

雖然說高校檔案與學校的未來發展息息相關，但是因為在日常管理中高校檔案管理與學生的日常教學生活和學校的教學安排聯系甚少，所以一般只有等到真正需要用到檔案信息時，高校管理人員才能意識到檔案的重要性，其余時間普遍保持忽視狀態。另外在高校管理體系中，教學管理可謂是重中之重，因此校領導以及教師難免會花費大量的時間、精力在該方面，與之同時帶來的結果就是花費在檔案信息管理的時間和心力會相應減少，而從事檔案管理工作的教師也普遍不參與學校教學工作，有些學生甚至會認為檔案管理人員是搞后勤工作的，工作地位無法得到應有的尊重。長此以往，領導不重視、工作地位沒有達到應有的高度、晉升機制不完善等等，都會削弱檔案管理人員的工作積極性，從而降低檔案管理的工作效率，阻礙了高校檔案管理工作完善提升的發展道路。

（三）從事高校檔案信息管理工作的人員資質有待加強

因為高校管理層人員在思想層面上還沒有切實認識到檔案信息管理的重要性，因此高校檔案信息管理工作在根本上沒有得到最優化的安排，所以檔案信息管理工作一片混亂。目前，絕大數高校的檔案信息管理工作人員為兼職人員或者是臨近退休的教師兼任，甚者有的高校是聘請校外兼職工作人員，這部分人員通常沒有專業背景，缺乏專業工作能力，再加上這些工作人員對于檔案管理信息化的流程缺乏了解，而且流動性巨大，使高校檔案信息管理工作始終無法形成完善的工作體系，工作進度始終停滯不前。

三、信息化視角下高校教學檔案管理工作優化的路徑

（一）構建科學規范的檔案管理體系

由于當前高校檔案管理工作未能根據自身的實際情況進行合理規劃，而且開展的時間又比較晚，同時又沒有建立健全相關的規章制度管理辦法。另外，高校檔案管理工作也缺乏一定的軟硬件設備，長期以往將不利于高校檔案管理工作的開展。為此，高校檔案工作當務之急就是要建立健全完整的管理體系，并加快相關信息產品的轉型升級工作，從而為更好地實現檔案工作的數字化管理模式奠定良好的改革基礎，進而為高校教學提供更為優質的服務。然而，由于傳統的教學資源檔案大多采用紙質的方式，這種方式需要浪費大量的時間、精力才能保證原始數據絕對的真實性，而且對于設備和安全性要求也會比較高，一不小心就會使之前的努力功虧一簣。因此，高校檔案管理工作要建立健全完整的信息化服務體系，以期能夠更好地確保檔案管理工作的順利實施。

（二）更新管理理念 提升管理人員素質

在高校檔案信息化管理過程中，高校檔案工作要加快信息產品的轉型升級，同時也要能夠認識到管理人員的重要性[1]。為此，高校檔案工作要加強管理人員的業務學習，促使其能夠掌握更為專業的知識水平，進而更好地實施檔案管理工作的改革創新工作。然而，由于當前高校教學并沒有意識到檔案管理的重要性，也未能采取相應的改革創新工作等都是影響高校檔案管理工作正常開展的主要因素，此外，由于高校檔案管理人員年齡相對比較大，并沒有掌握信息化的檔案管理模式，這在一定程度上也是阻礙高校檔案管理工作正常開展的因素之一。為此，高校檔案管理工作要加快信息產品的轉型升級，并同時著重提升管理人員的業務技能，從而更好地提升檔案管理工作人員的綜合素質。此外，高校檔案工作要利用一切機會加強管理人員的專業技能培訓工作，從而促使他們能夠掌握最為先進的信息化管理技術，進而更好地為高校檔案管理工作提供最為優質的服務。

（三）檔案數據庫高質量化

高校檔案管理工作要結合自身的實際情況，通過構建高質量的數據庫實行高校教學檔案管理工作的信息化[2]。因為在高校檔案管理過程中，既要滿足新形勢下社會的發展需求，同時又要滿足當前教育和科研的發展需求。為此，高校檔案管理要實現數字化的管理模式，并將傳統的紙質檔案進行掃描保存，從而更好地完善數字化的檔案管理信息資源庫，進而更好地實行高校檔案工作的信息化管理模式。

四、結語

綜上所述，在高校檔案管理工作中，高校要借助網絡技術實行檔案信息化管理模式。檔案管理人員也要充分認識到檔案信息化管理工作的重要性，并通過不斷地學習，努力提升自身的業務技能，進而更好地提升高校檔案信息化管理水平。因此，高校檔案管理工作要加快信息產品的轉型升級，從而實施更為標準化、規范化的信息化管理模式，進而更好地為高校檔案管理工作提供更為優質的服務。總之，高校檔案管理工作一方面要實行信息化的管理模式，一方面要努力提升管理人員的業務技能，雙管齊下，從而更好地實現檔案工作的信息化管理，進而整體上提升高校教學水平。