醫院檔案工作的規范化管理探討

王會娟

摘? 要：現階段，隨著我國社會發展水平不斷進步，國家對各個行業的發展提出了更高水平的要求。醫療行業在促使社會平穩運行，保障人民群眾生命健康中發揮著相當重要和不可替代的作用，醫院管理是醫院工作的重難點，檔案管理工作是其中的關鍵環節。醫院檔案工作的規范化管理，是醫院提高自身管理水平的必然要求，也是提升醫院醫療水平的客觀要求。本文將圍繞“醫院檔案工作的規范化管理”這一話題進行研究和探討。

關鍵詞：醫院? 檔案? 規范化? 管理

中圖分類號：R197.3

Abstract： At present， with the continuous progress of China's social development level， the state puts forward higher requirements for the development of various industries. The medical industry plays a very important and irreplaceable role in promoting the stable operation of society and ensuring people's life and health. Hospital management is the key and difficult point of hospital work， and archives management is the key link. The standardized management of hospital archives is not only the inevitable requirement for the hospital to improve its own management level， but also the objective requirement to improve the hospital's medical level. This paper will discuss and study focusing on the topic of "standardized management of hospital archives".

Key Words： Hospital; Archives; Standardization; Administration

醫院管理水平提升并不是一件一蹴而就的事情，這是一個漫長的過程，在發展過程中難免會出現問題，醫療改革針對過去醫院發展過程中存在的這些問題進行革新。醫院檔案管理是醫院管理工作的重點，現階段我國醫療事業發展已經進入到一個新的時期，過去的管理方法已經與當下醫療改革趨勢格格不入，醫院要更好的發展，就必須要堅持醫療水平與管理水平共同提升。

1醫院檔案工作的規范化管理的重要性

當下我國醫療事業發展已經進入到一個新的階段，在這一階段，隨著新醫改的進程不斷加快，國家和醫院自身都對醫院發展提出了新的要求。提高醫院檔案管理水平，推進檔案管理信息化規范化進程是新醫改的主要工作內容。

醫院檔案是醫院醫療水平的體現，也是醫院未來醫療事業發展的依據，只有提高對檔案管理工作的重視程度，發現檔案管理工作中存在的不足之處并及時進行改正，檔案管理工作才能夠滿足醫院發展的要求，這是醫院提高自身管理水平的必然要求，也是提升醫院整體水平的客觀要求[1]。

2醫院檔案工作的規范化管理中存在的問題

2.1檔案管理人員素質不高

盡管大部分醫院都設有專門的檔案管理室，但是實際上醫院對于檔案管理工作并不是非常重視，很多檔案管理人員只是“兼職”，其在醫院還要負責其他工作，因為很多醫院檔案管理人員的綜合素質都不是非常高，缺乏檔案管理意識和專業的檔案管理能力，更談不上規范化檔案管理。檔案管理人員是檔案管理工作主體，工作人員綜合素質差，檔案管理的質量以及效率自然很難得到保障[2]。

2.2未構建科學合理的制度

嚴格的檔案管理制度是規范化檔案管理工作的基礎，但是當下大部分醫院并沒有專門針對檔案管理設立的制度，這就使得檔案管理人員在工作中因為沒有制度約束，容易出現工作不認真，未按照規范化標準標準工作等問題，沒有具體的制度規定，在進行考核以及評比的時候沒有可以依據的標準，會導致工作人員在檔案管理過程中出現問題[3]。

同時，因為檔案管理工作沒有嚴格的制度要求，工作沒有具體的標準，工作人員在工作進程中既沒有外在制度的限制，同時也沒有內在標準的要求，這使得工作人員在身兼數職的時候，只是將檔案管理工作作為一個形式化內容，對于這份工作的重視程度并不是非常高，這使得檔案管理工作成為了一個擺設，工作人員缺乏工作熱情，自然不會對這份工作用心，因此檔案管理規范化進程一直難以推進[4]。

2.3檔案管理硬件設施存在問題

醫院當下進行檔案管理主要有2種方式，一種是線上管理，另一種是線下管理。兩者在管理設施中出現問題一方面是因為醫院并不是非常重視檔案管理工作，另一方面是因為醫院在檔案管理中投入資金不足，難以支撐規范化標準化的檔案管理工作。線下，檔案室的溫度以及滅火設備都無法滿足日常檔案管理的需要。線上，醫院并未建立完整系統的檔案管理信息系統，也未對信息系統進行及時更新以及檢查，這使得醫院檔案信息管理系統經常發生各種各樣的問題，導致醫院檔案管理規劃化進程受到阻礙[5]。

3醫院檔案工作的規范化管理策略

3.1提高管理人員綜合素質

檔案管理人員是醫院檔案管理工作的主體，檔案管理人員的檔案管理水平基本上決定了醫院的檔案檔案管理水平，要提高檔案管理人員的工作能力以及工作水平，醫院需要加大對于檔案管理人員的培訓力度，培訓主要應該包含以下兩個方面：首先，醫院需要提高管理人員的檔案管理知識以及檔案管理能力。檔案管理工作是一件專業性非常強的工作，需要專業性非常強的檔案管理人員，因此，醫院要定期進行檔案管理知識培訓以及講座，如果條件允許的話，可以聘請檔案管理專家來醫院進行培訓，通過培訓，要強化檔案管理人員的規范化意識，幫助檔案管理人員發現檔案管理工作中存在的不足之處并進行改正，確保檔案管理人員不會因為知識原因出現大的工作錯誤[6]。

其次，隨著我國科學技術迅猛發展，信息技術已經滲透到各行各業的發展過程之中，醫療行業也不例外。信息技術與檔案管理結合是當前我國檔案管理行業發展的大趨勢，醫院要提高自身檔案管理水平，就必須將信息技術與檔案管理相結合，這也就意味著傳統檔案管理人員的檔案管理能力已經不適應當下的檔案管理趨勢，現階段醫院檔案管理人員不僅需要具備傳統的檔案管理知識以及檔案管理能力，還需要充分掌握信息技術，將信息技術與檔案管理工作進行融合，提升檔案管理效率以及質量[7]。

最后，醫院需要提高醫院檔案管理人員的規范性檔案管理意識，醫院檔案管理工作是醫院管理工作的基礎，因為醫院檔案管理工作范圍非常廣，不僅包含醫院工作人員檔案，還包含病人檔案。這些檔案無論對于醫生治病還是醫院提高自身醫療水平來講都有一定的積極意義。檔案出現丟失或是檔案出現錯漏會對醫院工作造成很大影響。醫院在日常培訓中要提高對于檔案管理意識的重視程度，需要將培訓工作與《檔案法》相結合，進行統一的規范化處理。填補檔案管理人員在法律以及內容方面的空白，確保檔案管理工作能夠按照制度以及標準不斷推進[8]。

3.2構建完整的制度體系

科學合理的制度是確保醫院檔案管理工作能夠實現規范化發展的基礎，制度是保障檔案管理工作的最后一道防線，如果制度設置不合理，或是在實際管理并未按照制度進行管理，檔案管理工作就會出現很大問題，制度主要應該包含以下幾個方面：一方面是醫院需要設置“個人責任制”，將責任落實到每一個科室每一個具體的負責人頭上，設置這項制度的目的既是為了給予檔案管理人員適當壓力，激發其工作積極性，也是為了在問題真正發生的時候，能夠確保在最短時間內找到相關的具體負責人，發現問題根源，及時對問題進行解決，減少不必要的損失[9]。

另一方面是醫院需要設置嚴格的獎懲制度，這一制度需要深入貫徹“公平公正”的理念，醫院需要構建公平合理的制度分配體系，以崗位難度以及工齡這些硬性標準為基礎評定指標，以工作人員的工作表現作為附加評定標準。對于檔案管理工作水平突出，表現優異的工作人員，醫院需要給予適當獎勵，激發工作人員工作熱情，在這個過程中醫院需要特別注意，獎勵不僅應當體現在精神層面，還應當體現在物質層面，這樣才能夠確保工作人員在工作中能夠真正認真積極的對待這份工作。對于工作態度不認真，因為自身問題導致檔案損壞或是丟失的工作人員，醫院要進行適當處罰，處罰需要依據工作人員犯錯的類型以及嚴重程度進行裁定，做到有錯必罰，防止其他工作人員在之后工作過程中出現類似的錯誤[10]。

除此之外，為了留住優秀人才，醫院還可以設置一些特殊津貼崗位或是特殊補貼，彰顯醫院的人性化，提高醫院醫療水平。對于工作人員在日常工作或是生活中遇到的困難，醫院也要及時傾聽，能夠解決的盡量去解決，了解工作人員心聲，以人性化管理的方式溫暖每一位工作人員。

3.3完善檔案管理硬件設施

當前醫院檔案信息管理主要有線上管理以及線下管理2種方式，相較于其他行業檔案管理基本上用信息化完全代替了線下管理來講，醫院檔案管理更趨向于半信息化，即線上線下相結合，線下管理主要是檔案室或是檔案庫房，線上管理主要是檔案信息庫，本文將針對這2個方面進行具體闡述：

一方面，檔案室或是檔案庫房這種傳統檔案管理模式，確保這類檔案安全主要需要嚴格把控房間的濕度以及安全。線下檔案都是紙質的，一旦庫房過于潮濕，或是因為意外出現火災，檔案是很難保存下來的。因此，線下檔案管理人員需要管控室內空調溫度，做好檔案室消防管理，室內要經常進行通風換氣，禁止在室內吸煙，一些重要的檔案要提前做好備份，避免檔案發生問題影響醫院正常運行。

線上檔案管理主要依靠計算機，具體來講，主要依靠檔案管理信息系統，因此醫院需要為檔案管理人員配備質量比較高的電腦，確保檔案管理人員的工作不會因為電腦或是網絡這些客觀因素出現問題。同時，檔案信息庫的信息需要隨時隨地進行更新，這需要系統自身有強大功能，醫院要定期聘請專業人員對信息庫進行更新以及升級，確保信息庫能夠滿足當下醫院不斷增長的對于檔案管理的要求。

4結語

總而言之，在當下國家對醫療事業提出了更高層次要求，醫院自身發展進入到一個新階段的背景下，醫院要提高自身發展水平，必須要提高對于檔案管理工作的重視程度，發現自身檔案管理過程中存在的不足之處，并及時進行改正，以規范化和標準化為檔案管理要求，促使醫院管理水平能夠出現質的飛躍。

參考文獻

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