淺談科研單位固定資產投資項目檔案的管理

摘要：近幾年來固定資產投資項目逐年增多，本文針對我院固定資產投資項目新基地建設項目為例，該項目建設周期長、投入資金多、涉及建設部門較多等特點，本人在實踐的工作中結合項目實際情況，發現存在的問題，如：在工程文件的收集、整理和歸檔的工作中，一些單位（部門）還存在著工程文件完整性欠缺、歸檔不及時等問題，針對存在問題總結出適合該項目的檔號編制規則和分類方法，采取事前控制、納入考核等管控方式，以及如何完善電子檔案的完整性等方法，有效的保證了該項目檔案的完整性、準確性、系統性、規范性、安全性等方面的歸檔要求。從而為后續的檔案利用、檢索提供了有力的支持保障。

關鍵詞：固定資產投資項目、收集、完整性、電子檔案

前言：

固定資產投資項目檔案（1）（以下簡稱項目檔案）一般界定為項目由論證、立項、建設直至驗收的全部過程中生成的文字、圖表、聲像等不同表現形式并具有查考保存價值的原始記錄。未經項目檔案驗收亦或驗收不合格的，不得進行或通過項目竣工驗收。由此足見國家對項目檔案的重視程度，所以做好項目檔案的管理工作尤為重要。怎樣運用科學的檔案管理方法，確保該項目產生的各類文件收集完整、分類準確，便于日后利用是當今檔案管理人員思考的問題。

一、我院固定資產投資項目檔案管理的現狀

1、本院該項目檔案管理及信息化概況

該項目位于天津市津南區，項目建設周期47個月。該項目在2017年項目開工之初，進行了項目文件管理和歸檔交底，明確了規范、標準和相關制度。在主管院長全面負責項目檔案的同時，由院檔案室的檔案工作人員具體負責，配備了專職項目檔案管理人員。院項目管理部門、相關職能部門、實施部門和項目總承包單位、項目監理單位均配備檔案工作負責人，并配備了專、兼職資料員，形成了以檔案室為核心的項目檔案管理網絡。檔案工作人員負責對項目相關部門和總承包、監理等單位項目文件材料的收集、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查，同時還負責全部項目檔案的審核、接收、匯總整理。目前該項目可以利用檔案管理系統進行立卷整理，部門資料員通過錄入案卷和卷內文件信息，系統自動打印封面、卷內目錄、備考表、歸檔移交單、案卷目錄等格式，實現了一次輸入、多次輸出和在線移交、提高了項目檔案的整理歸檔工作效率。檔案入庫后，全部項目檔案目錄可以進行在線查詢，大大提高了檢索效率。該項目實現了數碼照片和重要檔案的數字化掃描進行了備份存檔，豐富了竣工圖及合同協議文件的電子版，為今后查詢利用提供了便利。

2、我院固定資產投資項目—新基地建設項目檔案檔號編制規則：

根據《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018），結合我院檔案分類大綱和項目實際情況，制定了項目檔案分類情況（2），主要分為：立項文件，招投標、合同協議文件，勘察、設計文件，項目管理文件，施工文件，監理文件，設備文件，電子文，照片竣工驗收文件等十大類。

二、根據該項目特點各類別檔案包括的主要內容：

1、立項文件包括：項目建議書、可行性研究報告、初步設計及相關批復文件、項目選址、規劃許可、職業安全、職業衛生、環境影響及“三同時”等文件

2、招投標、合同協議文件包括：總承包合同、監理合同、工程咨詢合同、設備合同及相關招投標文件

3、勘察、設計文件包括：勘察報告及施工圖等

4、項目管理文件包括：項目管理制度和質量保證文件、項目機構成立文件、安全質量檢查文件、投資計劃、進度計劃、工程結算審核、會議紀要文件等

5、施工文件包括：建筑施工文件、設備及管線安裝施工文件、電氣、儀表安裝施工文件等

6、監理文件包括：施工監理文件、監理大綱、監理通知單、監理日志等

7、設備文件包括：設備開箱驗收資料、操作規程等

8、電子文件包括：設備隨機光盤、數碼照片資料、系統軟件、竣工圖電子版、招投標及合同文件的掃描版等

9、照片包括：原始地形地貌、隱蔽工程、領導視察、重要會議、施工過程等

10、竣工驗收文件包括：項目管理工作總結、質量監督報告、規劃驗收資料、環保、職業衛生、職業安全等“三同時”驗收文件、財務審計報告、檔案驗收文件（3）、竣工驗收文件等

三、該項目檔案存在的問題：

1、收集完整性需加強

由于固定資產投資項目建設周期往往是一年、兩年、甚至幾年，項目建設周期長，而且在此期間難免會發生人員變動，導致文件資料的交接不完整的情況比比皆是。所以就給檔案的收集工作帶來了困難。

2、部分項目文件為復印件，缺乏有效性

個別文件需多個部門存檔，故存在歸檔時為了保證其相互關聯，會有復印件存檔的現象。

3、個別原材料檢驗報告未歸檔

四、解決措施

1、開工交底、組織培訓

自項目開工之初，進行項目文件管理和歸檔交底，并明確標準、規范和相關制度，項目參建各方統一標準、達成一致。結合項目實際，在院內組織開展項目檔案管理業務培訓，為項目檔案的規范化管理奠定了堅實的基礎。

2、領導重視、監管落實

根據項目竣工驗收計劃，檔案部門制定歸檔驗收工作計劃，明確了院相關部門和總承包、監理、各施工黨委的歸檔內容、工作任務和時間節點。主管院長多次召開項目檔案工作協調會，親自督促工作計劃的完成情況，有效地推進了項目文件的歸檔進度。

3、日常監督、納入考核

檔案部門積極開展日常監督，建立了項目檔案微信工作群，形成管理網格，指定專人對院相關部門、總承包、監理單位進行對接，經常深入現場進行一對一指導，及時溝通解決項目文件收集、整理、歸檔工作中的具體問題，確保項目檔案的收集、整理等工作符合國家標準要求。檔案部門人員參與項目全過程關鍵節點，現場檢查文件收集和歸檔情況，初步提出整改要求，確保問題及時歸零。

我院把項目文件的收集、整理及歸檔工作納入對總承包、監理單位的合同履約考核以及對相關部門月度JYK考核工作中，確保項目文件收集（4）歸檔的及時性。

參考文獻

[1]國家國防科技工業局、國家檔案局.國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法 [S].北京：國防科工局，2015.

[2]賀宇晨.淺談固定資產投資項目檔案的管理[J].機電兵船檔案， 2019（4）：68-70.

[3]固定資產投資項目檔案管理探析 [J].機電兵船檔案，2017（4）：72-74.

[4] 郝紀維 . 來源原則與檔案管理[ J ] . 檔案學通訊， 2000 （ 2 ）： 7-9.

作者簡介：陳欣（1981-）女，漢族，天津人 ，本科，館員，研究方向：檔案管理。

（天津市核工業理化研究院 檔案情報中心?天津?300000）