互聯網+視角下高校檔案信息資源管理與應用探討

何艷紅

摘 要：信息技術持續發展與普及，對社會各行各業發展影響巨大，互聯網+檔案管理模式是發展高校檔案信息資源管理發展的主要趨勢，因此以廣西高校檔案工作為例，對其在互聯網+視角下的檔案信息資源管理應用進行了研究與探討，以供參考。

關鍵詞：互聯網+;高校檔案;信息資源管理;應用

一、互聯網+的簡述

互聯網+是借助互聯網工具，采用信息通信技術，將互聯網與覆蓋傳統行業在其中的各個行業或領域相融，在全新的領域創造出新模式。在產品上，互聯網+產品形態通常表現在產品的各個方面，譬如設計與體驗上等，這些統統需要依托互聯網技術提高。在某種程度上而言，互聯網+并非是純粹的互聯網+傳統行業或領域，其發揮出來的作用也并非僅僅是單純的一加一等于二的加法，是呈幾何級的，互聯網+誕生以后，傳統行業或領域出現了翻天覆地的變化，從過去的死氣沉沉變得越來越有生機、活力。在這領域中，新技術與能力會轉變傳統行業能力與效率，從而構成全新的商業與制造模式。

而互聯網+是以大數據、物聯網等技術為代表的綜合性信息技術，該種技術通過對互聯網及其之外的經濟部門相融，繼而轉變經濟生產模式、商業與產業模式，提升經濟生產效率與創新方面的能力。互聯網+具有三個特點：1.廣泛性。互聯網+應當被擴散到各個領域;2.改進。互聯網+需要伴隨時間的推移變得越來越好，不斷減少用戶成本;3.創新增值。互聯網+需要促使發明與生產新產品與過程變得愈發簡單。互聯網+促使數據變成了非常重要的生產要素。伴隨萬物緊密相連，其在交互中衍生出諸多數據，一則這部分數據信息在流動與共享中才可以帶來價值，流動范圍大，則共享人群就更多，價值也會隨之而增加;二則，處理信息和能力的提高，尤其是云計算和大數據的出現與發展，促使信息可以綜合運用非常低的成本挖掘，借此發揮出其價值。

二、廣西高校檔案現實情況分析

一般來說，眾所周知，高校檔案有著相當重要的作用，通常表現在：1.高校檔案是學校的教學總結。高校檔案將高校已有知識成果均放在了一起，這些知識成果的價值較高，并且有利于師生合理利用，全面分析檔案能夠深入了解到高校教育情況，為新時代高校健康穩定的發展提供重要依據，促進高校準確的價值觀形成。2.是學校的歷史載體。高校檔案是記錄歷史知識的重要載體，其涵蓋了校園文化建設、文件信息資料管理、學籍管理和教學實踐記錄等各種文字材料、電子與聲像資料，記錄了高校全體教職工德、勤、能等，集中了大量信息。與此同時，在高校檔案工作中，相關人員詳細記錄了高校發展經歷的各個階段，這是推動高校發展最為關鍵的信息資源。此次以廣西高校檔案而言，對該地區高校檔案實況加以分析：

1.工作機構

廣西諸多高校均成立了檔案工作機構，管理機制以及職能多元化。在相關調研中發現，少數高校創建了檔案館，而大部分高校創建了綜合檔案室，成立檔案工作機構的高校有80%，還有一部分高校并未成立檔案工作機構，只是在校長辦公室安排了專人開展檔案工作。在高校檔案工作機構上，檔案館屬于副處級建制，而綜合檔案室屬于科級建制，在成立檔案工作機構的階段，極少數高校檔案機構責任人有副處級的薪資待遇，而大部分都是科級薪資待遇。功能方面，80%的高校檔案工作機構采取的是單一的綜合檔案管理，還有一些檔案人員需要統籌重要工作，或人事、學生這類的檔案管理工作。部分高校檔案館和檔案室把綜合檔案、學生以及人事檔案管理工作加以統一化管理，還有一部分則是選擇把人事、學生這類型的檔案管理工作放置于檔案室中。通過以上可以了解到，高校檔案工作機構規模小、職能匱乏、等級低，單獨創建檔案工作機構的少之又少。

2.設施設備與經費

廣西高校檔案工作經費從理論上而言是有一定保障的，比如檔案庫與辦公設施設備等均與基本要求相符，而且各大高校檔案管理部門也購置了基礎設備，譬如空調、復印機等，安裝了防盜設施設備與防霉藥物;很多高校采用了檔案管理軟件，為檔案工作順利進行與安全保管檔案信息資源提供了條件。可是，當前設施設備條件已經不能夠滿足檔案工作發展的需要，其具體表現在：1.辦公面積小，諸多高校并未實現檔案工作所需的三室分開基本要求。2.現代化設施設備缺乏，僅有極少數部分高校檔案管理部門具備服務器。3.業務費用不足，無法獨立支配使用經費。

3.檔案隊伍建設

高校檔案干部隊伍建設獲得了一些成效，可是隊伍機構還需要改善，各方面素質也需要提升。本次調研的高校總計有50所左右，其中高校檔案工作人員有100多人，平均每所3人，其中專職檔案工作人員為80人左右，平均每所不到2人;其中20多所高校專職檔案工作人員有40多人，平均2人。而50所高校其中兼職檔案工作人員總計有1000多人，檔案人員多數人其他崗位的兼職人員。目前，在各個高校的關注與專職檔案干部人員的努力下，專職檔案干部隊伍在職稱與專業等諸多方面的情況和以往相比較有了很大的改善。首先，分配了高校檔案工作專職干部平均數有所增長;其次，高職稱數量增加了;最后，檔案專業本科學歷人員提高了12%;最后，男性專職檔案干部占據比例在持續上升，增加到了17%。可是，廣西高校檔案團隊也有著不良問題，比如專職檔案隊伍力量薄弱，結構缺乏科學性與合理性，并且男性少、中老年人居多，一些高校檔案室只分配了1人，同時兼顧別的工作，如此一來導致其沒有辦法進行深層次檔案編研，嚴重阻礙了高校檔案創新與發展。

三、互聯網+下高校檔案信息資源管理存在的弊端

在信息資源管理里面比較核心的一個部分當屬于檔案信息資源管理，如此看來可以發現檔案信息資源是尤為關鍵的信息資源，其優點較多，如非常可靠、十分精準等。檔案信息資源來自于檔案信息化建設，而檔案信息化建設是在檔案行政管理部門組織下，在檔案管理相關活動中采用現代化信息技術，對檔案信息資源加以管理，促使檔案管理向著現代化趨勢發展。而正是由于檔案信息化故而才變成了檔案信息資源。伴隨著互聯網+時代的持續發展，檔案信息資源發展快速，此次就針對高校檔案信息資源管理存在的弊端進行了分析和論述。

1.共建共享標準化低

在互聯網+視角下，進行檔案信息資源之間的共建共享是發揮檔案價值的基礎與前提。高校檔案管理部門經過信息化構建實現檔案信息資源跨專業與地區的整合后，怎么實現高校之間檔案信息資源共建共享就變成了第一個需要解決的問題。可是，現下互聯網+時代發展過程中，高校檔案信息資源共建共享標準化相當低，一般體現在各大高校檔案信息資源編寫及其分類上，并且在存檔立卷與采用數據方面有所不同。而且對數據庫種類和結構上規范性不統一，使得各大高校檔案信息資源在互聯網+環境下，都是自己做自己的，誰也不搭理誰，如此一來要想發揮出檔案價值幾乎為零，更加無法快速實現信息資源共建共享了。

2.信息化建設落后

在互聯網+下，高校檔案工作中信息資源管理信息化建設落后。大部分從事該行業的人均知道，檔案信息化建設是信息資源向現代化發展的核心構成部分，而檔案信息化建設的優劣程度對信息資源現代化發展有很大的影響。現如今在互聯網+下對于數據的整合以及處理提出了一定要求。要想充分滿足高校教師與學生對于信息資源各種需求，檔案管理部門對大量信息資源展開了數據挖掘、整合資源、分析信息資料的研究。從具體情況看來，現下高校檔案信息資源管理信息化建設非常弱。第一，因為檔案信息資源信息化建設不具備統一規劃，造成部分高校檔案信息資源只限制在本館館藏資源，區域性館藏信息不能夠實現聯網檢索，影響高校教師與學生對于檔案信息資源的合理利用。第二，互聯網+下對于跨專業檔案信息資源的整合管理提出了高要求。高校檔案執行分級與分學科管理體制，借此，各個專業檔案信息資源一般分散在二級學院，面對互聯網+高校教師和學生對檔案信息資源的各種使用需求，怎么進行跨專業檔案信息資源整合管理，是高校檔案管理部門需要處理的一大問題。

3.安全隱患問題

在二十一世紀社會發展階段，高校檔案信息資源管理系統使用了各種各樣的安全防護技術，譬如電子簽名、防火墻等。在這之中，高校檔案管理部門借助防火墻，對檔案信息系統進行訪問與控制，預防產生不安全服務，挑選出不符合法律的入侵指令，確保內網安全有效。數據加密安全防護涵蓋了傳輸、儲存加密等，經過加密能夠有效提升高校檔案信息資源管理系統安全，避免機要數據信息被非法竊取。綜上安全防護技術在某種程度上確保了檔案信息資源管理安全，可是伴隨互聯網+的不斷深化，高校檔案信息資源管理系統也開始面臨著各種安全問題。譬如，因為電磁輻射導致數據信息被竊取，電源故障導致設備遺失等，因為TCP協議安全漏洞與B/S管理模式使用等級低的SLL傳輸等造成系統不安全，因為跨站腳本等病毒攻擊導致數據庫不安全等。如此看來，在互聯網+下，因為信息管理技術缺乏完善性，高校檔案信息資源管理系統有著安全方面的問題。

四、互聯網+下高校檔案信息資源管理應用研究

1.促進共建共享標準化建設

在互聯網+時代發展背景下，高校檔案信息資源管理應用應當將共建共享標準化的目標實現。依照存量數字化的基本思路，相關檔案管理部門理應積極創建系統性的信息資源管理標準化體系，同時將此為規范，走標準化的道路，實現信息資源管理共建共享。首先，相關部門理應把機讀目錄格式當成最為基礎的一項準則，擬定數字化檔案質控標準和數據標準化評測，規范信息資源標準執行規則。經過貫徹落實機讀目錄標準，把信息數據交換格式和數據庫結構統一規范。第二，分類歸檔信息資源的時候，開展標準化的一站式管理，從前端控制至整個過程的管理均需要促進標準化構建，借此構建為統一化的高校集團數據庫，促使檔案信息資源共建共享得以實現。

2.運用先進技術增強信息化建設

在互聯網+視角下，高校檔案信息資源管理應用需要合理運用先進技術增強信息化建設。第一，云計算。伴隨當前計算機網絡不斷發展和進步，各高校檔案信息資源管理引入了云計算系統。眾人皆知，云計算為大數據處理的關鍵技術，經過和數據中心端口產生反應，繼而有效挖掘、分析數據信息，選擇出人們需要的信息資源。并且，在檔案信息資源中采用云計算優點甚多。1.可以減少計算機成本，因為檔案信息系統能夠在云端運行，處理計算機不規定傳統應用軟件運行的過程中所需處理能力和硬盤儲存空間;2.虛擬性，用戶僅用收集就能夠聯網于云端查找檔案信息資源;3.儲存性，和過去的儲存設備進行對比，云儲存空間更大;4.靈活性，云計算改善了文件格式兼容性，同時讓用戶操作更為獨立了，并且可以按照自身需求制定個性化服務。第二，數據挖掘。這種技術是檔案信息資源管理系統充分適應新時代下信息技術發展的必然。而要想在短期內采用技術方法挖掘分析大量數據，整合價值高的信息，則應當合理運用數據挖掘技術，該種技術特點是實用性、有效性等，檔案管理工作者能夠在門戶網站對用戶數據采用喜好與知識水平等展開分析，繼而記錄在客戶端，同時把整合數據儲存在檔案信息資源管理數據庫中，有利于按照用戶偏好提供各種服務。第三，電子標簽。這種技術是將編碼與識別等技術結合為一體的綜合性技術，一般是由讀寫器、天線以及射頻電子標簽構成。檔案管理工作者經過在高校檔案信息資源中植入電子標簽，就能夠達到對信息資源的自動化管理目的。把電子標簽運用在檔案信息資源管理中有很多的優點，譬如，該種技術運用非接觸讀取檔案信息資源，讀取十分方便，有利于管理教師對于庫存檔案展開動態管理;再比如該種技術能夠在讀取多枚芯片信息時，速度很快。

3.跨媒體知識服務

對于檔案管理，在互聯網+時代下，還需要創設出跨媒體知識服務體系，對檔案信息形成更加多樣化的利用。具體來說，要立足計算機端、微信公眾號、微信小程序、手機APP等不同的媒介平臺，分別構建檔案信息資源管理系統，同時在各個系統之間構建數據連接，形成連通。通過其中任何一個媒介平臺，可以訪問使用其他媒介平臺的檔案信息，從而實現跨媒體的知識服務。

4.增加安全防護構建

第一，在已有安全防護技術基礎之上，高校檔案管理工作者應當使用入侵檢測技術增加檔案信息資源安全防護建設。入侵檢測是對惡意網絡攻擊加以識別和防護處理，能夠確保檔案信息資源系統完善。并且，檔案管理部門還需要不定期進行網絡安全檢測，不定期維護檔案信息資源管理系統，實時處理安全問題，提升安全防護意識。在條件允許的情況下，高校檔案管理部門需要給檔案信息數據實施雙重保護，分隔高校內外網。比如，第一重保護以路由器屏蔽惡意IP地址;第二重構建認證機制，對網絡攻擊展開監督。第二，備份檔案信息數據。因為高校檔案信息資源庫里面的日志能儲存上一次數據庫副本構建過程中的全部變更記錄，故而必須要不定期備份信息資源數據庫，以及相關日志文件，借此預防事故問題發生導致信息數據被損壞。并且條件允許下，部門理應科學采取每一項技術方式將信息數據加以備份。倘若該項備份技術發生變更，其他備份技術也能夠恢復檔案信息資源系統數據，有效預防因為單一化的儲存方法造成檔案信息資源不安全的問題。

結束語

總之，在互聯網+環境下，高校檔案信息資源管理尤為關鍵，而且其對推動高校健康穩定發展起著重要作用。信息資源管理通過科學的原理和方式，從多個角度管理信息資源，保證其能夠滿足高校各部門人員對信息資源的需求。此次研究僅僅是一小部分，還需要相關研究人員持續研究與分析，以此實現高校檔案信息資源的重要價值。

參考文獻：

[1]米 荃.淺析高校檔案信息資源的開發與利用[J].信息記錄材料，2019

[2]付 艷.“互聯網+”時代對高校檔案信息化建設的思考[J].知識文庫，2019

（作者單位：廣西現代職業技術學院）