淺議醫療救治定點醫院戰“疫”檔案的管理與利用

張寧 胡瑋佳

摘 要：新冠肺炎疫情期間，醫療救治定點醫院作為疫情防控工作的重要部門產生了大量的真實記錄，檔案工作管理部門要形成及時有效、分類清晰的管理思路和統籌全局、擴大影響的利用思路，為應對突發公共衛生事件做出應有貢獻。

關鍵詞：定點醫院;檔案管理;開發利用

2019年底，突如其來的新冠肺炎疫情打亂了人們正常的生活和工作秩序，其影響速度迅速波及各行各業，企業停工、學校停課等一系列防控管制措施接踵而至。醫療機構作為承擔突發公共衛生任務的“排頭兵”“先鋒隊”，數以萬計的醫務工作者成為“逆行者”，與病魔殊死搏斗，留下了一幕幕可歌可泣的動人畫面。石家莊市第五醫院作為河北省首家、最大的傳染病專科醫院，在應對非典、埃博拉、禽流感、手足口病等歷次傳染病疫情中，對內苦練內功、提高救治本領，對外加強宣傳、展示五院人的奉獻、責任與擔當，近年來得到了社會和患者的廣泛認可。自2020年1月17日被確定為石家莊市新冠肺炎醫療救治定點醫院起，該院積極做好“打大仗、打勝仗”的充分準備，醫院新冠肺炎專項檔案收集管理工作也隨之啟動，提前介入疫情防控各個環節，形成了檔案收集、整理的標準化模式，力求做到“應歸盡歸”，為后期檔案的有效開發利用奠定了堅實基礎，為醫療救治定點醫院戰“疫”檔案的管理和利用提供了有益借鑒。

一、定點醫院戰“疫”檔案管理必要性

以史為鑒，可以知興替。檔案作為總結經驗、認識規律、傳承歷史的重要載體，是確保事業發展、社會進步的重要內容。新冠肺炎疫情作為一次典型的突發公共衛生事件，在疫情防控、醫療救治、輿論宣傳等工作的過程中，形成了門類多、數量大、價值高的檔案資料。特別是醫療救治定點醫院所存儲的檔案資料，不僅是定點醫院醫護人員牢記宗旨、踐行使命、不畏艱險、全力以赴抗擊疫情的重要見證，更是在疫情過后有機會、有渠道對疫情期間各項工作進行總結、反思的客觀依據，能夠促進傳染病防治事業在醫療質量管理、人才隊伍建設、學科專科發展、基礎設施建設、醫院文化建設等方面實現又好又快發展。石家莊市第五醫院是有著70多年歷史的傳染病專科醫院，在歷次疫情中所形成的大量珍貴檔案資料，為應對新冠肺炎提供了寶貴借鑒。例如，在籌備工作上，通過查閱非典時期防治工作方案，制定了應對新冠肺炎工作實施方案，成立了黨委書記親自掛帥的領導小組，組建了醫療救治、院感防控等7個專業小組，構建起了分工合理、責任清晰、行動有力的組織架構;在梯隊建設上，通過查閱非典時期“參戰”名單，優先選派有經驗、能力強的醫護人員作為第一批戰“疫”人員奔赴5個發熱隔離病區，梳理疫情防控初期工作流程，優化醫療服務環境;在人員管理上，通過查閱非典時期醫護人員管理規定，制作了“一線人員上崗明細表”，動態登記人員進出一線時間，為安排輪休、發放補助提供了依據……正是因為完善、齊備的非典檔案資料，該院才能在第一時間組建起240多人的醫護團隊，緊急調配呼吸機、心電監護儀、床旁X機等100多臺急診急救設備，并妥善安置非新冠肺炎患者，騰空一棟病房樓作為發熱隔離專用區域，為全力開展救治工作打下了堅實的基礎。

二、定點醫院戰“疫”檔案資料特殊性

1.檔案產生突然性

以突發疫情為主的突發公共衛生事件，通常具有突然爆發、迅速擴散、難以預測、社會危害大等特征。因此，醫療機構很難對突發公共衛生事件的規模和影響程度進行預判，相應的檔案收集、管理工作也變得十分棘手、困難重重。通常來說，疫情期間部分珍貴的實物檔案由于仍有臨床使用價值，難以進行檔案展覽。因此，一般在疫情過后，會采取專項檔案展、專題紀念冊的形式對疫情期間相關工作進行回顧，這也為檔案資料的開發和利用帶來了不小的挑戰。

2.檔案種類多樣性

醫療救治定點醫院作為戰“疫”主戰場，有著大量有關抗擊疫情的醫療救治、醫院感染控制、后勤保障、接受社會捐贈等方面的第一手珍貴資料，主要涉及疫情防治工作中的各種法規文件、領導重要批示及講話、會議紀要、救治防控方案、應急預案、社會捐贈、疫情統計、宣傳報道等多方面內容，其表現形式也有文字、數據、病歷、聲像、實物等多種方式，為日后的檔案利用提供了多樣化素材和多種形式，能夠更加全方位、立體化地了解定點醫院的戰“疫”全過程。

3.檔案價值專業性

一般來說，醫療救治定點醫院在突發公共衛生事件中所形成的檔案資料，與普通的檔案資料相比具有較強的專業性。特別是關于患者救治診療方案、院感防控措施流程等，均由衛生專業技術人員制定。這就要求檔案管理人員需要具有基本的衛生專業知識儲備，能夠對突發公共衛生事件中所產生的檔案進行分門別類的標準化處理，增強對檔案管理工作質量控制，為提升醫院突發公共衛生事件處置能力做出積極貢獻。

三、定點醫院戰“疫”檔案管理方式

1.建章立制，構建分工合理的組織架構

凡事預則立，不預則廢。新冠肺炎疫情的突然爆發，讓社會各界特別是定點醫院的工作重心全部圍繞疫情防控、醫療救治、后勤保障等工作展開，難以對檔案的收集、管理等具體工作進行細致部署和要求。因此，醫療機構主要負責人需要切實增強檔案管理意識，牢固樹立檔案管理思維，在日常工作中注重檔案管理制度和體系的建設，重點打造一支“作風精干、責任分擔、檔案敏感、隨時能戰”的檔案管理隊伍，為實施精準、有效的檔案管理工作提供堅強保障！石家莊市第五醫院在黨辦室、辦公室、財務科、醫務科、宣傳統戰科等8個檔案重點管理部門設置了兼職檔案員，成立了“主管院長—主任—專職檔案員—兼職檔案員”的四級垂直管理體系，明確了崗位責任，加強了考核力度，并制定了檔案預立卷、移交接收、安全保密等19項管理制度，為進一步提高檔案工作的規范化、標準化水平奠定了堅實基礎。同時，充分調動專業人員的積極性，注重發揮兼職檔案員的專業特長，鼓勵其將檔案工作與自身工作職責相結合，在日常工作的開展過程中，加強檔案資料的留存和整理，深度挖掘檔案資料的利用價值，形成了“檔案促進業務，業務豐富檔案”的“雙贏”局面。

2.提前介入，明確收集范圍及歸檔要求

由于檔案資料的特殊性，往往難以甚至無法通過后期填補來完善和補充，因此在疫情防控期間，醫療機構就要切實履行好檔案收集、管理職責，按照“應收盡收、規范管理”的要求，加大對檔案管理人員的督促、指導力度，積極做好各類檔案資料的收集、整理、管理和利用工作，確保工作進行到哪里，檔案管理就跟到哪里;一線人員在哪里，檔案管理員就出現在哪里。疫情防治工作初期，石家莊市第五醫院在應急預案中，就成立了負責留存文字、圖片、影像資料工作的綜合協調組，統籌負責檔案收集工作。為了進一步鼓勵、支持和規范新冠肺炎疫情期間全員參與疫情防控檔案的收集與管理工作，還先后兩次專門印發通知，對歸檔內容、收集時限等內容進行了明確要求，對醫院疫情防治資料的有效歸檔起到了重要的指導作用。同時，指定黨辦室、辦公室、宣傳統戰科、醫務科等重點崗位人員提前介入，每天以《全力以赴，不辱使命，堅決打贏新型冠狀病毒感染的肺炎攻堅戰》為題制作工作簡報，以大事記的形式詳細記錄醫療救治、疫情防控等方面的工作安排，并及時收集典型材料、統計病例情況、社會捐贈記錄等，發動全院力量，對實物檔案、工作日志、圖片影像等資料進行梳理，扎實開展檔案的收集、整理工作。同時，多次通過黨委會、院長辦公會等形式對檔案資料收集整理工作進行明確要求，確保各類資料類別豐富、保存完整。

3.條目清晰，加強檔案資料質量控制

門類廣、數量足僅僅是檔案管理的最基本要求，真正核心在于如何對已有檔案資料進行細致、有效地分類整理，達到精準、快速的使用目的。這就要求搭建門類清晰的檔案收集、整理體系，對文書檔案、聲像檔案、實物檔案和病例檔案等重要資料予以區別對待，切實提高檔案收集、管理質量。同時，隨著社會信息化水平的不斷提升，檔案管理工作也必須隨勢而動，切實強化檔案工作和信息化建設的密切聯系，挖掘檔案信息管理系統的使用潛力，使現代化的智能信息系統成為微縮“檔案庫房”，條目清晰地顯示出檔案門類、案卷題目、歸檔日期、存儲位置等詳細信息，為現實工作的發展提供豐富的檔案資源。目前，石家莊市第五醫院已經在綜合檔案室及辦公室、醫務科、器械設備供應科、科教科等檔案重點部門安裝了擁有檔案錄入、查詢、管理等功能的綜合檔案管理系統，在檔案資料掃描、錄入的基礎上，實現了檔案資料的“信息化”互通。同時，為了進一步提高收集檔案質量，堅持實行“雙人查對”制度，即由科室兼職檔案員收集、整理、錄入完畢后，綜合檔案室專職檔案員再依照相關檔案管理法規和制度對已錄入檔案資料質量進行檢查、核對，對不符合檔案管理要求的，退回原科室并限期進行整改，確保質量可靠，方便應用。

四、定點醫院戰“疫”檔案綜合利用

1.抗戰之魂，為全員抗疫凝聚起無窮斗志

突發公共衛生事件期間，醫院如戰場，醫護如戰士，檔案管理部門應充分發揮檔案資料資政育人的作用，進一步鼓舞士氣，凝聚動力。一方面，要在疫情發生過程中，第一時間形成記錄詳細的疫情防控大事記，對文書、聲像、病歷等易收集的檔案資料進行及時、廣泛的整理，將人員梯隊建設、醫療救治方案等內容迅速規范整理歸檔，及時報相關部門查閱，提供齊全完備的工作參考。截至目前，石家莊市第五醫院專門針對新冠肺炎疫情期間產生的檔案資料，已在全院范圍內開展了三輪檔案資料的征集工作，將結合疫情防控工作進展情況，進一步加強了檔案資料的管理和利用;另一方面，要對疫情防控期間事跡突出的個人、感人至深的故事進行挖掘，對動人肺腑的“請戰書”等材料及時匯總，開展專題宣傳、專題匯編和專題展覽，為取得疫情防控工作的圓滿勝利凝聚起無窮力量。石家莊市第五醫院在疫情期間，將干部職工的請戰書和職能保障科室人員志愿服務崗位清單張貼在院內顯著位置，制作完成了《白夜之光》戰“疫”宣傳片和抗疫專題宣傳海報，打造了戰“疫”文化長廊，進行了醫院抗疫紀念冊的制作，形成了全員參與、全力以赴的良好抗“疫”氛圍。

2.宣傳之窗，為擴大影響力提供現實渠道

擴大影響是規范檔案整理的目的之一。因此，必須高度重視疫情防控期間戰“疫”檔案的宣傳工作。除了通過網站、微信等新媒體渠道開展事跡宣傳外，要對疫情期間產生的各類實物檔案、文字資料、圖片視頻等內容進行廣泛收集，擇時舉辦專題檔案展覽，為總結工作、表彰先進提供多種形式。但需注意的是，各醫療機構要打破各自為戰的局面，統籌參與全系統乃至全市的檔案收集、整理、宣傳工作，在重點結果的基礎上也要做到全面開花，在全局中努力擴大自身的群眾美譽度和社會影響力。石家莊市第五醫院在微信公眾號設置“守護生命”專欄，對先進典型、領導關懷等內容及時進行宣傳報道，留下了詳實可靠的文字檔案、影像檔案。同時，結合近年來石家莊市開展的“365百姓故事匯”群眾宣講活動，石家莊市第五醫院組織專班圍繞該院在疫情防控工作期間ICU的工作情況，以《白衣執甲 不負韶華》為題撰寫演講稿件，廣泛收集疫情防控期間的圖片、視頻片段制作宣講背景視頻，積極選派ICU優秀黨員代表參加全市比賽并摘得第一名的好成績，參加了專題視頻錄制，在全市范圍內獲得廣泛好評，得到了上級部門的肯定和認可。

3.前車之鑒，為應對突發公共衛生事件提供有益參考

傳染病的疫情防控工作往往具有普遍性和可重復操作性。例如，2003年非典期間北京小湯山醫院設計建設樣板為2020年新冠肺炎期間武漢火神山、雷神山醫院提供了可參考的資料，為高標準、高質量、短時間建造符合傳染病防控要求的病區提供了技術支撐;2003年石家莊市第五醫院用于醫療救治的“非典二號方劑”在新冠肺炎期間演變為“清熱抗毒煎劑”，再次用于確診患者和疑似患者的醫療救治中，并得到了顯著療效，獲批省藥監局的應急備案，可在全省所有定點醫院內調劑使用。因此，疫情防控相關單位，特別是作為“主戰場”的醫療救治定點醫院，有必要謀劃建設戰“疫”專題檔案數據庫，區分類別、條目清晰地對檔案資料進行歸納、整理，并永久保存，對可傳承、可借鑒、操作性強的內容予以專題研究，為未來應對突發公共衛生事件提供可查閱、可借鑒、可利用的寶貴資料。

突發公共衛生事件是全社會所面臨的巨大挑戰，但同時也是檔案管理工作的巨大“機遇”。醫療救治定點醫院想要在專業技術、學科建設、人才隊伍等方面取得長足發展，就必須高度重視在疫情防控工作中所積累的寶貴經驗，加強對疫情期間產生的各類檔案資料的收集，加以高質量、長時間的保存與利用，從而獲得“溫故而知新”的醫院發展思路。

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（作者單位：石家莊市第五醫院）