基于大數據背景下企業檔案信息化建設與管理研究

楊閆慧杰

摘要：時代發展日新月異，如何在大數據背景下轉變管理思路，尋求現代企業檔案資源的信息化建設與發展，是每一位檔案工作者面臨的考驗。本文通過分析企業檔案管理信息化建設的意義，結合當前企業檔案信息化建設與管理面臨的困難，進而探尋企業檔案信息化管理轉型發展的有效策略。

關鍵詞：大數據;檔案;信息管理;

企業檔案作為企業歷史發展的見證者，是一種寶貴的信息資源。對企業經營管理具有重要的支撐作用。大數據技術跨越式發展，檔案管理作為現代企業發展的有力支撐，需轉變管理模式，加強檔案管理信息化建設，以適應蓬勃發展的市場經濟。

企業檔案信息化建設與管理的重要意義

提升檔案管理工作質量與效率

大數據背景下，對企業檔案進行信息化建設能夠更高效的處理企業運營所需的信息數據，提升工作效率和管理成效。相較于傳統以紙質載體為媒介的檔案管理模式，對檔案資源進行信息化加工與管理，將紙質檔案轉化成電子檔案，及時存儲在網絡系統中，通過檔案信息管理系統，對檔案信息進行快速、識別、提取、分析，能夠極大減輕人員工作負擔，提高檔案管理工作的質量和效率，進而為企業創造更多的價值。

促進檔案資源整合、利用與共享

企業檔案資源是企業資源的重要組成部分，對企業檔案資源進行信息化處理，能夠實現檔案資源的整合與共享。通過掃描、微縮等方式，將紙質檔案進行數字化加工，轉化為信息資源，改變原本紙質檔案龐大、分散的狀況。構建檔案信息數據庫，將數據共享至信息數據庫，對檔案信息資源加工。針對不同部門的業務需求，明確員工的知悉范圍，有針對性的開設權限，簡化檔案借閱和檔案工作流程，實現企業檔案資源的共享，使企業檔案最大效益的發揮其價值。

提高企業經營水平，增強企業市場競爭力

企業檔案承載著經營發展脈絡。提升企業檔案信息化管理水平，可以及時、有效收集生產經營所需的信息，為企業的改革和發展提供經驗借鑒。利用企業檔案信息化管理方式，更加快速的提取有效信息，能夠規避生產運營過程中可能存在的技術風險和管理漏洞，幫助企業決策者及時掌握公司生產運營的狀況，為企業創造更多的經濟收益。

二、企業檔案信息化建設與管理面臨的困境

（一）信息技術配置落后，資金技術支持不足

大數據背景下，先進計算機設備是提升企業檔案信息化技術水平的基礎。檔案數字化加工需要現代化的掃描設備，檔案數字化管理需要軟硬件設備的及時更新和采購。一方面，原有的檔案管理設備可能存在芯片處理速度緩慢、存儲空間不足等問題，這些狀況影響著檔案系統的運行效率。另一方面，需要購買或研發適合企業發展的軟件系統，對系統進行定期升級，對數據信息進行定期備份，使企業檔案管理系統的數據始終處于安全可靠的運行環境中。但檔案部門在企業的運轉中，并不能直接創造經濟價值，缺乏相應的資金和技術支撐，制約著檔案部門的改革與發展。

（二）部門相對孤立，缺乏科學合理的規劃指導

企業檔案的信息化建設不是一朝一夕能夠完成的，更不是一個部門能夠獨立操作的，需要各業務部門之間的通力合作，將各部門的具體業務細化到企業的規章流程中，明確責任主體，合力推進企業檔案信息化建設。缺乏規劃意識，盲目開展企業檔案信息化建設，片面的將檔案信息化理解為網絡化管理，不考慮軟件系統與企業發展是否協調，也不考慮各業務系統與檔案系統的接口處理，容易導致大量的數據資料無法及時上傳與轉化，只能依靠檔案管理人員重新進行手工錄入。檔案部門缺乏對其他業務部門歸檔資料的及時監督，檔案部門未能及時參與項目自立項至驗收的關鍵節點，在項目資料的審核中缺乏話語權，未能將檔案收集工作前置，很容易造成重要檔案資料的缺失，使檔案收集工作無法順利開展。

（三）檔案數據安全問題面臨挑戰

在現代信息化建設中，海量的數據信息資源流轉于企業的各業務系統，檔案數據的安全問題是電子檔案的第一條防線。檔案數據的管理需要確保對電子檔案安全性進行檢測。電子檔案安全性檢測包含信息包安全檢測、歸檔載體安全性檢測及歸檔過程安全性檢測。信息包安全檢測主要是檢測檔案是否感染病毒;歸檔載體安全檢測主要是檢測是否有非歸檔文檔及讀寫的速度、外觀、質量;歸檔過程安全性檢測是檢測電子檔案在歸檔過程中是否安全。考慮到大數據技術運用中的安全隱患問題，要在安全保障下開展檔案管理信息化建設。從技術層面確保各業務系統內的檔案信息資源安全，也是當前企業檔案管理面臨的一項挑戰。

三、企業檔案信息化管理轉型建設策略分析

（一）明確歸檔接口的業務需求，提升歸檔文件質量

歸檔接口作為業務系統和檔案系統的連接紐帶，主要目的是保證電子檔案在歸檔時具備真實性、完整性、安全性及可用性。公司各業務系統內生成的電子數據轉換成檔案文件之前，需要明確電子文檔的歸檔要求，包括格式、大小、主題、主要歸檔字段等。從收集工作的前端明確歸檔文件要求，能夠更準確的在系統內抓取有用信息，提高歸檔資料的質量和歸檔效率，化檔案收集工作由被動為主動。同時，常規的數據接口因不能檢測數據是否正常，需要在歸檔接口中加入“四性”檢測。在文件由業務系統向檔案系統轉換的過程中，設立中間庫，電子檔案歸檔系統將數據傳送到中間庫時，接口可以采集到中間庫的數據，并對中間庫數據進行“四性檢測”，及時反饋檢測結果，最終按系統要求將歸檔文件存儲于中間庫，對信息采集失敗的數據，及時反饋并重新歸檔。

重視對電子檔案進行“四性檢測”

“四性”是指文件檔案的安全性、完整性、真實性及可用性。為保證后續電子文件的有效性，提高電子文件的歸檔質量，“四性檢測”十分必要。電子文件檔案的真實性檢測是保障電子檔案歸檔質量的重要方面，電子文件檔案歸檔的真實性檢測，一方面要檢查元數據和歸檔文件數據是否關聯，存儲位置和實際元數據存儲位置是否一致;另一方面要看數據類型與長度、格式是否符合規定要求。可用性檢測包含元數據可用性檢測、目錄可用性檢測、內容可用性檢測、信息包可用性檢測、電子檔案軟硬件環境檢測。其中要檢測電子檔案中的數據存放信息是否能夠正常解析、讀取;歸檔文件是否可以正常打開，歸檔文件是否加密、壓縮，以及歸檔文件中的軟硬件環境是否符合要求。電子文件歸檔的完整性檢測則要考慮到對數據總量的檢測、元數據完整性的檢測、電子文件內容完整性的檢測以及電子文件歸檔信息完整性的檢測。

建立健全檔案信息化管理制度及標準

檔案信息化資源要想做到規范化管理，既需要國家層面出臺相應的法律法規，從頂層設計上規范檔案信息資源，同時也需要行業和企業制定相應的標準，使企業的電子檔案管理做到有據可依。2021年修訂實施的新《檔案法》，從頂層設計的層面，將檔案的信息資源納入檔案事業發展的整體規劃。加快企業的檔案信息化管理，一方面，應圍繞日常的檔案工作，完善企業規章制度，分環節細化檔案信息管理工作，不斷在工作實踐中優化檔案收集、整理、利用等關鍵環節的網上流程。另一方面，設置檔案信息查閱、共享、移交等工作的管理制度，使檔案信息化管理工作有章可循。除此之外，要全面提升制度執行的督管力度，切實將標準制度落實到位。讓企業在合法合規的框架下開展檔案管理信息化建設，以制度方式提升檔案管理信息化建設水平。

參考文獻

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姜啟洋.企業檔案信息化建設的問題與對策.[J].蘭臺內外.2019（24）.