基于業務流程再造的高校教務系統建設的路徑探新

徐宏凱　謝潔　吳能表

摘 要：隨著教育資源全球化、高等教育信息化的極速推進，高校教學形式、評價方式等發生了重大變革，這對高校教務管理系統提出了更高要求。為構建更加“便捷、高效、優質”的教務管理系統，西南大學教務處在教務系統升級改造中創新建設模式，與第三方教務系統軟件開發公司結成戰略合作關系，由學校主導教務管理業務需求分析，公司主導系統開發。學校在本次系統升級改造需求分析階段，全面引入管理學“業務流程再造全新設計法”，通過將各項教學管理業務流程進行全方位拆解、分析、重構、再造，構建全新教務管理業務需求框架、全面再造業務流程。改造后的新版教務系統體現“互聯網+教育”以人為本的根本宗旨，貫徹了教育部“推進現代信息技術與教育教學深度融合”的精神，提升了服務質量，提高了管理效率。

關鍵詞：高校;教務系統;需求分析;業務流程再造

近年來，國內外有關業務流程再造的研究飛速發展，尤其在商業領域面向顧客滿意度的業務流程再造，極大地提升了顧客的滿意度。高校雖有教學管理專家探索用商業領域的業務流程再造方法，對考務管理工作進行了實例分析[1]，但其多側重理論層面。西南大學以新建教務系統為契機，創造性地嘗試將管理學業務流程再造全新設計法的理論、全面運用于教務系統建設的“教務管理需求分析”這一核心實踐環節，并最終完成系統建設。本文闡述利用該方法構建新教務系統的整體設計、共性解析、團隊構建、框架重構、再造實施及效果分析[2]，以期為各高校教務系統升級改造提供參考。

一、教務系統建設中業務流程再造設計與實施

1.業務流程再造前的共性問題解析

為掌握各高校教務系統使用中的共性問題，特別是業務流程再造的涉及深入度，西南大學教務處通過實地走訪（12所高校）、電話訪問（25所高校）、網絡問卷（45所高校）等方式，充分調研各高校教務部門。調研主要涉及“學校升級改造教務系統的主要原因”“學校升級改造教務系統的建設方式”“學校建設教務系統過程中遇到的最大困難”“學校認為建設教務系統過程中對于業務流程再造的廣度及深度”及“學校建設教務系統后對教務決策系統的考量內容”等。

問卷調查結果表明，在建設教務系統方式上，近85%的高校選擇依托第三方公司進行開發，其中84%的學校認為，“教務系統上線運行順利與否，和系統建設中是否進行了業務流程再造存在必然聯系”。問卷分析結果還顯示，超過50%的高校在第三方公司開發、建設新教務系統過程中遇到的最大問題是“新系統的業務模塊和學校業務管理流程差異太大，不能直接使用”。

問卷統計數據整體分析結果顯示：目前高校教務系統升級改造仍以第三方公司開發模式為主，教務系統建設成功的前提是扎實的業務流程再造工作。沒有業務流程再造的教務系統建設，只是將原有的線下業務搬到系統中進行線上操作;通過業務流程再造的教務系統建設，才是真正以業務梳理、反思為驅動的、面向師生體驗度提升的系統建設。但是如何進行業務流程再造是教務系統建設中需要解決的瓶頸問題。

2.業務流程再造的團隊構建

業務流程再造前提是確定流程再造隊伍，西南大學教務處組建了由教務處處長、負責信息化工作科長、教務系統管理員、排課老師及第三方公司開發人員為主體的業務流程再造工作組（以下稱“工作組”）。根據制定的需求分析業務流程再造管理辦法，其工作內容主要包括業務需求分析框架重構搭建、業務流程再造組織設計及實施、需求分析文本制作、標書制作、工作時間表安排、階段工作內容達成度督促、試樣（demo）版功能測試等。教務處處長（工作組組長）全面負責和協調業務流程再造工作;信息化工作分管處長（副組長）負責業務需求分析框架搭建、業務流程再造的設計;信息化工作科長（副組長）具體負責業務流程再造工作，組織各部門參與的流程再造需求征集、分析等各類會議，推進整體工作進度;教務系統管理員負責業務需求分析框架下各功能域模塊切分，各科室業務流程再造模塊傳遞、流轉，并最終形成需求分析文本;排課管理老師作為教務系統各項業務的中樞（往前和課程庫管理、執行計劃管理相接，往后和成績登載管理、教學評價管理相連），協助教務系統管理員，負責業務流程再造各項具體工作。第三方公司開發人員全程參與流程再造各類專題會議，在需求磨合再造過程中與學校工作組成員逐一商討重構業務開發可行性，給予專業咨詢建議，并具體負責教務系統的開發。

3.教務管理業務需求框架的全方位重構

（1）需求框架重構的目標。需求框架重構的目標主要解決用戶體驗和使用功能兩方面的問題。用戶體驗以提升使用人的滿意度為中心，包含學生選課、教師登載成績及其他使用交互體驗;使用功能是指隨著高校教學形式的豐富及多樣化，原有教務系統功能構架陳舊而無法延展，故急需開發新教務系統，將再造后的業務流程最大限度推至線上運行、服務和管理，力求充分解決教務管理問題，實現對不斷發展的高校教育的支撐。

（2）需求框架重構的重要環節。重點抓兩個環節，即將學校主導業務需求分析、業務流程再造，與依托第三方公司開發系統緊密結合?！皩W校主導業務需求分析、業務流程再造”重點關注重新構建教務系統管理框架、再造管理流程，定制開發新版教務系統;“依托第三方公司開發”重點關注選擇軟件公司時，充分考慮其從事教務系統建設的經驗及對教務管理認識的深度與積淀。軟件公司應對高校教務系統的現有需求，以及對階段性功能延展具有充分地理解與把握。

（3）需求框架重構內容及方法。需求框架重構以師生為中心，重新思考業務流程，減去不必要的非增值環節，最大化借用信息技術工具替代人工操作[3]。重構由工作組統籌校本部和校區教務管理事務，根據使用人的不同將功能域重新劃分為學生域、教師域、管理人員域。開展流程再造業務時，以不同功能域使用人實現最大滿意度為出發點，進行業務梳理。

在3個功能域下將所有教務管理事務拆解、以使用人為中心進行重構，一級模塊共16個，包含“學生管理”“教學計劃管理”“排課管理”“選課管理”“教材管理”“排考管理”“成績管理”“教學質量管理”“緩補考管理”“重修管理”“等級考試管理”“實驗管理”“實踐管理”“畢業生管理”“素質教育管理”“輔修管理”，每個模塊下待再造的業務有2～8個不等。進而由工作組將16個一級模塊分別劃至教務處各科室，交由教務處相關科室業務人員開展再造業務工作。各科室根據業務需求，形成重構方案提交工作組，工作組通過專題會議統籌研判、進行整體流程再造、最終確定具體方案交付第三方公司，進行軟件的整體開發。整個需求框架重構中“科室業務流程再造”既是重點也是難點。工作組基于對業務需求充分分析，構建了全新的需求框架重構工作路徑（圖1）。

二、基于業務流程再造的全新教務系統運行效果分析

1.新版教務系統業務流程再造效果分析

新版教務系統升級改造在3個功能域中16個一級功能模塊重構框架下完成了96項業務的分析、再造，構建全新流程，經統計總計“取得效果”768個（表1）：

除取得上述效果外，新版教務系統通過“業務流程再造全新設計法”升級改造后有六方面的優化提升。

（1）用戶定制下的功能個性化。完全打破舊教務系統的運行模式。比如培養方案在系統中結構不再固化，以服務不同高校的不同課型模塊化分類需求為出發點，可按樹狀無限分支擴展。再比如以服務核心課程管理的業務為出發點，可設置個性化課程轉換（包括個別轉換策略、整體轉換策略）途徑，可進行個性化策略配置。

（2）角色分類下的界面簡潔化。不像舊系統各類用戶登錄后，在“汪洋”菜單中尋找目標，由于菜單相互類似容易導致誤操作。本次改造在用戶登錄再造業務流程時，新增“角色選擇”環節，用戶在登錄時選擇角色。如登錄人既是任課教師也是教學秘書，但本次操作登錄人需作為任課教師僅做登載成績操作。因此登錄系統選擇“教師”角色后，進入系統便不會看見教學秘書需要操作的冗余菜單，可更快鎖定需要操作的成績登載目標菜單。該點說明業務流程再造不僅做減法，必要的增值流程環節經論證后可增設。

（3）移動終端使用體驗統一化。師生可通過移動終端登錄WEB版教務系統，自適應移動終端頁面，方便使用人操作，極大提升使用體驗度。

（4）各功能模塊顆粒度精細化。為使業務流程再造更具執行性，本次升級改造將功能模塊下的業務流程先拆解再重構，強化了顆粒度精細化工作。比如“選課管理”模塊流程再造時，就將“學生類別”字段進行結構化改變（舊系統在選課策略界面學生類別僅有一個字段，在做選課策略配置時，必須手工重新配置）。

本次選課業務流程再造，將學生類別進行無限擴展。同一個學生的類別可以是師范生，也可同時是大學英語分級教學的第三級的學生。經改造后的教務系統極大提升管理人員在選課配置時的使用體驗，提升管理的精細度，獲得的數據可做精準數據輔助決策分析。

（5）后續二次開發的靈活度。由于新版系統開發流程再造時考慮到二次開發，目前學校建立的新版教務系統已對接多個業務管理系統，經前期統籌，可跨系統綜合性進行業務流程再造。如：對接學校注冊系統，實現學生未注冊則不能選課的自動管控，再造繳費—注冊—選課流程;對接學校公共教室多媒體設備集中控制系統，實現設備按照課表信息及相應策略課前自動開機、課后自動關機，減去教師課前排隊領設備鑰匙的冗余環節，再造教師使用公共教室教學設備業務流程;對接學校發布系統，實現在各大教學樓等公共區域實時展示發布教室使用狀態，學生可就近預判自習地點，再造學生尋找并鎖定自習教室流程;對接學校人事系統，實現教師職稱等信息在教務系統中的實時更新，做到精細化工作量統計管理等工作，再造工作量統計管理業務流程。

（6）業務流程配置自定義化。業務流程再造并不是在系統建設完成后就結束，教學管理信息化必須緊跟教育教學改革[4]。因此流程配置的增、刪、改應掌握在學校管理人員手中并靈活應用，方能依據管理流程變更及時作出更改，因此新版教務系統對流程配置根據校方要求實現了自定義化。

2.業務流程再造優化實例——大學英語免修免考流程再造效果分析

為說明使用業務流程再造全新設計法在需求分析中分析、再造，構建96項業務的全新流程，本文以“成績管理”模塊下的“大學英語免修免考”業務流程的再造為例，對比新舊教務系統的運行模式，對其進行效果分析。“大學英語免修免考”是基于大學外語分級教學教改項目設立（大學外語分級教學是“分類教學”的重要教改措施之一，目的是讓不同英語水平的學生都有合適的課程可進行學習）。學生入學需經外語分級考試，依據其水平將學生分為五個等級，每個等級設置難度不同、學期數不同、教學內容不同的英語教學模式。在學習過程中，各類學生如通過大學英語四六級、雅思、托福等考試，達到指定分數即可申請后續所有學期英語課程免修，并得到相對應學期的成績和學分。

業務流程再造前，“大學英語免修免考”業務流程為，學生填申請表，并附相關成績證明，依次經學院教學秘書、主管院長、教務處人員審核簽字，最后交于任課教師登載成績。同時學生亦需在教務系統中選課，生成選課名單，才能使教師后續登載成績。整個流程辦理時間長、涉及角色及審核環節多。由于舊流程的冗余、復雜，每次該業務辦理需持續一個月，且易導致業務流轉中出現涉及學生、任課教師及教學運行管理人員的若干問題。以學生為例，學生每學期均需手工填寫申請表（一式三份），并經教學秘書、主管院長、教務處人員審批;審批完成后交任課教師備案，以便后續登載成績?；谂f教務系統的固化設計，免修學生亦必須選課、生成名單，任課教師才能登載成績，但選課會使免修學生該時段無法選修其他課程。

正是由于舊流程冗余、復雜，從管理角度看，亦存在諸多風險，業務流程亟待再造。針對該業務，將其流程環節全部打破，以學生為中心，去除學院教學秘書、教學院長、任課教師三個環節，避免了人為操作可能帶來的失誤，最大限度保障數據的準確性，且進入系統的結構化數據包含申請學生的性別、專業、生源地等基礎信息，通過關聯，可二次利用以輔助相應決策;學生提交申請，一次性生成后續學期全部成績，無須再次選課，空出的該課時間可另選課程。

再造后業務流程具有前瞻性、集成性和整體性等優勢，有效避免多環節、多次操作可能導致的數據錯誤，及申請表遺失等問題。

對比再造前后，剖析“大學英語免修免考”原流程的弊端，業務流程再造改變多環節、多角色審批，及申請文檔多點流轉、最終存檔等一系列問題。綜合考量教務系統功能的實現條件，將不必要的非增值流程進行清除，對必要流程進行簡化并整合在教務系統中，進行無人監控操作的自動化管理。業務流程再造后，新流程與舊流程相比，操作活動減少了4項，等待環節減少了4項，傳遞過程減少了5次，檢查步驟減少了6項，取得效果19個（表2）：

三、討論

隨著業務流程再造的研究與應用不斷發展，其涉獵的領域在不斷擴張。高校教務管理和業務流程再造結合度還需根據教學實踐的發展，進一步提升與優化，重視運用科學的管理方法和先進的業務管理系統有機結合[5]，為高校教學管理提供更有效、更優質的保障。

如今我國各高校在教務管理工作中應用業務流程再造方法尚處于初級階段，且大多研究還是側重理論，實際應用研究尚少。尤其結合某項具體業務，落腳到某一實務，如結合教務系統建設的業務流程再造研究更為少見。西南大學教務處雖然通過業務流程再造完成了新版教務系統建設，但在此實例研究探索中也發現以下三點可值得持續研究。

其一，工作組常態化的保障機制。系統建成后，工作組常態化，可持續配合新增功能研判、實施業務流程再造。比如在網絡問卷調查中，統計樣本80%的高校認為實驗課排課業務流程再造困難，47%的高校認為教務系統與校內Small Private Online Course的選課、成績數據對接業務流程再造困難，44.44%的高校認為學生過程性成績管理業務流程再造困難。都需工作組常態化以保障系統持續為教學管理提供優質服務，因此，工作組常態化的有效保障機制可持續優化、研究。其二，教務系統建設需求標準化研究，以避免各高校建設教務系統都需逐一將教學管理業務進行流程再造。目前，已有少部分高校結成校—校聯盟進行流程再造聯合研究，但聯合再造的工作方式、路徑也需進一步探究。其三，教學輔助決策系統的研究。業務流程再造后的各功能點已精細化、標簽化、結構化，為數據二次利用提供了基礎條件。教務系統所衍生建設的教學輔助決策系統將更有利于進行教學管理效能分析，做到數據形象展示、精準分析、科學預測等。教學輔助決策系統的研究、開發將最終完成教務管理信息化閉環。

參考文獻：

[1] 時譽瑋.H高校考務管理流程再造研究[D].黑龍江：哈爾濱工業大學，2015.

[2] 蔡寧偉，張墨竹.商業銀行業務流程再造理論綜述[J].金融管理與研究，2011（7）：34-38.

[3] 劉國買，許德仰.高校教務管理的流程再造與組織設計[J].中國大學教學， 2008 （8）：64-66.

[4] 彭建云.關于教務管理人性化的思考[J].中國大學教學， 2006 （06）：49-50.

[5] 邁克爾·哈默，詹姆斯·錢皮.企業再造：企業革命的宣言書[M].王珊珊，等譯.上海：上海譯文出版社，2007.

[責任編輯：周曉燕]