論新時(shí)代人事檔案管理信息化建設(shè)

陳素云

摘 ?要：結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，從自身的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，有針對性地探討了人事檔案管理信息化建設(shè)措施，希望對于今后提升人事檔案管理信息化建設(shè)水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理，檔案管理，信息化，建設(shè)對策

1 引言

在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)為了全方位利用好信息技術(shù)的優(yōu)勢，推動(dòng)自身的快速發(fā)展，則應(yīng)重視企業(yè)管理的創(chuàng)新。人事檔案管理工作則是企業(yè)管理中不可或缺的重要組成內(nèi)容，則應(yīng)保持與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)，重視人事檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程，以保障實(shí)現(xiàn)企業(yè)的認(rèn)識信息的整理效率的全方位提升，更好地迎合時(shí)代的發(fā)展要求。另外，在信息化的經(jīng)濟(jì)社會(huì)背景下，人事檔案管理工作則是時(shí)代發(fā)展的必然要求，對于維系好經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 管理人員信息化素質(zhì)難以提升

在逐步深化人事檔案管理改革的過程中，應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)方案的完善，這就要求廣大檔案管理人員具有一定的信息技術(shù)應(yīng)用水平。當(dāng)前，大部分認(rèn)識檔案管理工作并沒有被領(lǐng)導(dǎo)所重視，大部分管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力不過硬，信息技術(shù)應(yīng)用水平不高，這些都會(huì)造成人事檔案管理工作的信息化進(jìn)程受阻。所以，在推動(dòng)人事檔案的信息化工作中，一定要重視管理人員的信息化綜合素養(yǎng)，這樣方可以順利推動(dòng)檔案管理的高水平發(fā)展，符合信息化社會(huì)的發(fā)展要求。

2.2 信息化建設(shè)定位有誤

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，各企業(yè)在如何有效實(shí)現(xiàn)信息化定位發(fā)展中存在著一定的偏差。部分企業(yè)將信息化發(fā)展作為企業(yè)迎合時(shí)代發(fā)展的救命稻草，全方位推動(dòng)信息化建設(shè)的過程中，而不重視企業(yè)發(fā)展中的柔性管理，不符合企業(yè)的發(fā)展規(guī)律要求，在貫徹落實(shí)信息化發(fā)展道路的過程中，不懂得靈活變通，過于僵硬的模式不利于企業(yè)的競爭力的提升，以及信息化的普及;部分企業(yè)不理解居安思危的重要性，造成人事檔案管理的信息化工作停滯不前，和時(shí)代脫軌。究其原因，主要是由于在傳統(tǒng)的檔案管理理念的影響下，部分工作人員并沒有重視自身存在的問題，也不善于從先進(jìn)的信息化技術(shù)中尋求答案，這樣則會(huì)造成人事檔案管理工作中存在著一定的混亂局面。

2.3 信息化設(shè)備與信息化技術(shù)落后

在當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展過程中，人事檔案管理具有一定的復(fù)雜性，如果不重視其信息化發(fā)展的情況，則會(huì)造成檔案管理工作人員難度增加。從實(shí)際情況來看，部分企業(yè)的人事檔案管理在信息化設(shè)備配置方面存在著較為落后的情況，相關(guān)的信息化技術(shù)應(yīng)用水平總體不高，還難以滿足檔案管理的現(xiàn)代信息化發(fā)展要求。

2.4 信息化建設(shè)投資力度不夠

結(jié)合企事業(yè)單位的發(fā)展實(shí)際情況，人事檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展乃至社會(huì)穩(wěn)定都非常重要。在信息化時(shí)代中，我們應(yīng)該盡量避免出現(xiàn)身份信息被盜用的情況，充分重視人事檔案管理中存在著的不足之處，不斷加強(qiáng)檔案管理體系逐步完善。分析人事檔案信息化發(fā)展的實(shí)際情況，應(yīng)重視相應(yīng)的信息化投資工作，實(shí)現(xiàn)信息化資源的優(yōu)化配置，保障足夠的檔案管理的發(fā)展資金，才能順利推動(dòng)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)措施

3.1 信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)張弛有度

在推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)從單位的實(shí)際情況，開展相應(yīng)柔性化建設(shè)方案。具體來說，體現(xiàn)出信息化建設(shè)在人事檔案管理中的潤滑劑的作用，有效緩解人事檔案管理中存在的問題。比如，結(jié)合90后人員的不穩(wěn)定情況，則應(yīng)重視充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，能有效實(shí)現(xiàn)人事檔案的便捷化管理，但并不意味著全方位利用信息技術(shù)來替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。結(jié)合檔案管理信息化的發(fā)展情況，其在處理突發(fā)事件方面還存在著一定的不足之處，我們不能忽視在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的紙質(zhì)檔案的有效性。所以，結(jié)合人事檔案信息化發(fā)展特點(diǎn)，則應(yīng)保障滿足信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)張弛有度的方針。

3.2 提升管理人員信息化素質(zhì)

為了保障滿足檔案管理人員具有一定的信息化操作能力，則應(yīng)重視平時(shí)對于他們的專業(yè)化培訓(xùn)，并積極更新他們的信息化管理理念，有效全方位提升他們的信息化綜合素質(zhì)能力。另外，管理人員則應(yīng)從整體上重視人事檔案管理工作，利用多樣化的措施來人事檔案管理工作人員的積極性，這樣也有利于他們實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

3.3 增大人事檔案管理投資力度

在重視人事檔案管理的發(fā)展的基礎(chǔ)上，則應(yīng)從各個(gè)層面宣傳檔案管理對于社會(huì)發(fā)展的重要性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，應(yīng)重視加大對于人事檔案信息化建設(shè)的投資，并積極從硬件以及軟件等方面實(shí)現(xiàn)信息化設(shè)施的配置，合理實(shí)現(xiàn)各種資源配置優(yōu)化，重視自主技術(shù)的研發(fā)，全方位促進(jìn)我國的人事檔案管理信息化整體水平。

3.4 發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代優(yōu)勢

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的影響下，我們還應(yīng)重視人事檔案管理工作的智能化特點(diǎn)，借助于信息技術(shù)中智能化優(yōu)勢，保障滿足人事檔案管理模式的優(yōu)化。比如，在企事業(yè)單位人事檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理模式，會(huì)造成物資浪費(fèi)、存檔資料不完整等情況，如果重視發(fā)揮好數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，并能結(jié)合智能化管理的特點(diǎn)，這樣就會(huì)進(jìn)一步為檔案管理工作創(chuàng)建更大的發(fā)展空間。

3.5 加強(qiáng)信息安全建設(shè)

信息化安全則是在推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)方面中重要內(nèi)容，反之，如果不重視信息安全問題，則會(huì)造成人事檔案的竊取、盜用等問題，對于個(gè)人發(fā)展以及整個(gè)社會(huì)都具有相應(yīng)的危害性。這就要求檔案管理工作中應(yīng)積極采用先進(jìn)的外網(wǎng)隔離方式，并有效配置防火墻、殺毒軟件，并實(shí)現(xiàn)定期化更新，有效預(yù)防網(wǎng)絡(luò)攻擊，保障檔案管理的信息化安全。另外，還可以借助于文件云端備份技術(shù)，避免造成文件損壞及丟失的問題。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理的信息化則是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，我們應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理信息化發(fā)展的重要性，但也要正視其在發(fā)展過程中存在的問題，這樣才能從實(shí)際出發(fā)來加大信息化投資力度，重視信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，從而更好地實(shí)現(xiàn)新時(shí)代背景下的人事檔案管理工作水平的提升。

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（福建省泉州市安溪縣人才和就業(yè)服務(wù)中心）