基層檔案保管狀況檢查的思考

唐曉琳 郭倩

摘要：檔案保管狀況檢查是檔案保護的重要內容，對于維護檔案實體安全、延長檔案壽命具有較大意義。文章結合實際工作經驗，介紹了將PDCA循環法應用在檔案保管狀況檢查中的方法，通過策劃、實施、檢查、改進，科學、有效地開展檔案保管狀況檢查，分析了檔案保管狀況檢查中存在的常見問題，并提出了改進建議，如提高檔案人員的責任意識、加強檔案人員技能培訓、運用RFID等新技術提高檢查效率等。

關鍵詞：PDCA循環 檔案檢查 檔案保管

檔案保護貫穿于檔案工作的始終，在檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等諸多環節中，檔案保管環節耗時長，需管控的因素多，需投入的精力也較大。國家檔案局2018年發布的13號令《機關檔案管理規定》中第四十條規定：“機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取情況等進行檢查，發現問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。”由此可見，檔案保管狀況檢查作為檔案人員的基本工作內容之一，對于維護檔案實體安全、延長檔案文件壽命具有較大意義。如何科學、有效地開展檔案保管狀況檢查，成為基層檔案人員十分關注的問題。

一、PDCA循環法在檔案保管狀況檢查中的應用

PDCA循環法作為質量管理的有效工具，同樣適用于檔案保管狀況檢查。該方法將檔案保管狀況檢查全過程劃分為檢查策劃（Plan）、檢查實施（Do）、檢查分析與總結（Check）、改進（Action）四個階段（見圖1），循環滾動，不斷提升檔案保管狀況檢查的工作質量與效果。

（一）檢查策劃

檢查策劃階段是針對檔案保管狀況檢查進行整體策劃，確定檔案保管狀況的檢查范圍、方法、時間、人員等內容。

檢查范圍需要根據庫藏檔案數量及檔案人員配置情況來確定。庫藏檔案數量較小，人手充足，可以在年度內實現庫藏檔案檢查的全覆蓋；庫藏檔案數量大，人手緊張，只能抽取其中的一部分進行抽樣檢查。無論是全覆蓋還是抽樣檢查，在確定檢查范圍時均需遵循以下原則：

1.應覆蓋庫藏各類載體，紙質、光盤、磁盤、實物等均應被納入檢查范圍，不可缺項。

2.應覆蓋各個年代，以每10年為一個區間，各個年代產生的檔案均應被納入檢查范圍。同時，對于年份較久的檔案，抽取檢查的比例可適當提高。

3.應覆蓋各類別檔案，文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等均應被納入檢查范圍；對于同類檔案，應覆蓋全部型號、項目。

4.如果單位檔案庫房由多個房間構成，則應覆蓋所有房間。

檢查方法可分為全面調查及抽樣調查，抽樣調查又可細分為系統抽樣法、分層抽樣法。全面調查具有全面、詳盡、系統的優點，但相較而言，抽樣調查既能節省人力、物力、財力，又能取得比較正確的統計資料，因此在實際工作中應用較為廣泛。[1]分層抽樣是我們經常采用的方法，根據庫藏檔案的不同形成年度及不同類型，將庫藏檔案分成若干個層，再按照隨機的原則，從各層中分別抽取一定數目的樣本，構成樣本庫。[2]

針對檢查時間，檢查可分為定期檢查與不定期檢查。定期檢查需確定檢查頻次，按月度/季度/半年/年進行，建議選擇相對固定的時間，便于記憶與執行。不定期檢查可在環境與人的因素發生變化時進行，如汛期/雨季后應加強檢查；檔案人員離崗或工作崗位變動進行檔案交接時，須對所保管的檔案進行一次全面清理，亦不失為檔案保管狀況檢查的好時機。遼寧大學趙彥昌教授在《清代地方檔案保管問題研究——以〈黑圖檔·嘉慶朝〉為例》一文中寫道：“盛京戶部侍郎明興阿在到任后，協同管理內務宮殿事務，清點了各宮殿存貯的包括檔案在內的物品的情況……定期對檔案進行清點，可以減少檔案丟失的危險，即使丟失也可以及時地補全。清點的同時也可以實現對檔案物理保護的檢查，對其中破損嚴重的檔案及時修補。”[3]

檢查人員要根據具體情況確定，一般由檔案工作人員組成。需要說明的是，為確保檢查效果，在開展檢查前，應對人員進行有針對性的培訓，培訓內容應圍繞不同載體檔案檢查要點、檔案常見受損情況、檔案檢查表的填寫等展開。

（二）檢查實施

國家檔案局丁德勝在《機關檔案的保管與保護——〈機關檔案管理規定〉解讀之九》中，將檔案保管狀況檢查內容劃分為以下四個部分：檔案數量檢查、排架次序檢查、損壞情況檢查和歸庫檢查。[4]筆者通過文獻調研，結合實際工作經驗，對這四個部分進行補充（見表1）。在檢查的同時，檢查人員需填寫“檔案檢查記錄表”，該表涵蓋文件類別、案卷號/文件號、問題記錄、原因分析、問題處理、檢查時間、檢查人簽名（見表2）。

（三）檢查分析與總結

這個環節分為兩個部分，一是對發現問題的檔案進行處理：[5]

1.對于出現破損的，進行修補修復；

2.對于出現銹蝕的，剔除金屬物，重新使用檔案專用裝訂工具進行裝訂；

3.對于出現黏結的，小心謹慎地揭開，情況嚴重的用白紙隔開；

4.對于出現霉斑的，進行臭氧消毒，必要時對原件進行復印保存；

5.對于出現蟲蛀的，使用熏蒸法或冷凍法進行除蟲；

6.對于光盤/磁盤部分內容無法讀取的，及時進行數據恢復與轉存；

7.對于檔案人員無法處置的，應及時報告領導，并請專業人員進行處置。

二是對檢查情況進行分析與總結。檢查不是終點，對檢查得出的數據進行統計分析十分必要，將同類問題合并，總結出庫藏檔案保管狀況常見的問題，以及出現這些問題的原因，梳理出我們在檔案收集、整理、保管、借閱各環節中應注意的事項，實現檔案保護的全流程控制。

（四）改進

在改進階段，對于執行中好的經驗，應予以提煉及標準化，便于下一次檢查工作時實施；同時，將檢查中遇到的問題予以總結，放入下一個PDCA循環，持續改進庫藏檔案保管狀況。

二、檔案保管狀況檢查中存在的問題

（一）對檔案保管狀況檢查的重視程度不高

檔案館對檔案保管狀況檢查的重視程度不高，是因為：一方面，檔案保管狀況檢查工作缺乏有效的監督評價體系，未被納入檔案工作年度計劃，未進行系統策劃，也沒有建立檢查執行情況的考核體系，檢查往往流于形式，“為了應付檢查而檢查”；另一方面，檔案人員自身對檔案保管狀況檢查的重視程度不夠，如果按照事物的緊急和重要程度進行歸類，檔案保管狀況檢查往往被歸入“重要而不緊急”之列，“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”，檔案人員在意識層面沒有給予足夠的重視，導致該項工作開展的隨意性較強，檢查結果的可靠性程度不高。雖然檔案受損從量變到質變的過程比較緩慢，且不易察覺，但一旦出現質變，就比較難以搶救。[6]

（二）檔案保管狀況檢查的質量不高

檔案保管狀況檢查的質量不高，主要體現在兩“重”兩“輕”：一方面，重紙質載體，輕電子載體。紙質載體檔案的檢查比較直觀，大部分時候通過肉眼即可進行分辨；電子載體檔案損壞情況較為隱蔽，光靠肉眼觀察難以發現。電子載體檔案的檢查需要借助設備，比如光盤的檢查需要借助電腦、光驅；磁盤的檢查需要使用專門的磁帶機。在實際工作中，檔案人員比較重視紙質載體的檢查，卻疏于對電子載體的檢查。事實上，電子載體一旦損壞，很多電子數據都難以恢復，會造成無法挽回的損失。另一方面，重檢查，輕分析。傳統的檔案保管狀況檢查重視“檢查”這一動作，卻忽略了對檢查結果的統計與分析。相較檢查而言，統計與分析需要對數據進行挖掘和分析，對檔案人員的能力提出了更高的要求，會讓部分檔案人員產生畏難情緒。但唯有通過分析，總結經驗教訓，才能發現檔案保管中存在的共性問題，舉一反三，做到有的放矢。

（三）檔案保管狀況檢查的效率不高

對于基層檔案人員而言，檔案保管狀況檢查需要投入大量的精力，是一項費時又費力的工作。即便檔案人員非常重視檔案保管狀況檢查這項工作，也掌握了相應的檢查方法，依然無法克服傳統人工檢查效率低這一缺點，因為檔案人員需要逐類、逐盒、逐件、逐盤地進行檢查與核對，并針對每一個細小的問題進行記錄與處理，遠非一時之功。在檔案人手十分緊缺、其他檔案業務又十分繁忙的情況下，這種低效率、高人工消耗的弊病體現得更為明顯。

三、加強檔案保管狀況檢查的對策

（一）建立有效的監督評價體系，提升檔案人員的責任意識

1.針對檔案保管狀況檢查工作，建立有效的監督評價體系。檔案館將檔案保管狀況檢查納入年度檔案工作計劃，納入檔案部門領導及檔案人員的議事日程，增強規劃性，減少檢查的隨意性，年底對照總結；將檔案保管情況的好壞作為檔案人員年度工作的評價依據之一，從制度著手，讓這項工作成為“必選項”；同時，利用質量審查、安全檢查、檔案工作檢查、檔案規范化評估等契機，對檔案保管狀況檢查情況予以二次確認。

2.明確守土有責，檔案保護是檔案人員的職責所在。檔案館可通過法制教育、警示教育加強檔案人員的責任意識。新修訂的《中華人民共和國檔案法》已于2021年1月1日起施行，其第四十八條規定“單位或者個人有下列行為之一，由縣級以上檔案主管部門、有關機關對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分……（十）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損毀、滅失的”，明確了檔案人員“守土有責”的法律責任。同時，通過警示教育，宣傳檔案受損的案例，突出檔案受損后修復的難度、傳遞“事前干預”好過“事后補救”的觀念，從意識層面提升檔案人員對于檔案保管狀況檢查的重視程度，堅持“以防為主，防治結合”的檔案保護原則，防微杜漸，將隱患消滅在萌芽狀態。

（二）加強檔案人員技能培訓，提高檔案保管狀況檢查的質量

加強對檔案人員的業務培訓，主要包含以下三個方面：一是加強不同類型檔案檢查與保護技術的培訓，讓檔案人員熟練掌握紙質、照片、電子、圖紙、實物等不同載體檔案的檢查與保護方法、鑒別技巧、受損后的處理方法等，尤其要突出電子檔案檢查方法及備份機制的培訓；二是要加強統計學知識的宣貫，如抽樣方法、數據統計、數據分析方法等，讓檔案人員建立數據分析觀念，提升數據分析能力，對庫藏檔案保管狀況進行科學的分析與評估，總結共性問題，再反推檔案載體形式、檔案裝具選擇、檔案收集、借查閱、庫房軟硬件設施配備等各環節中存在的問題，寫出能夠指導實踐的專業的檔案保管狀況檢查分析報告；三是加強對PDCA等質量管理方法的學習與應用，使檔案保管狀況檢查這一工作形成良性循環。三管齊下，方可提高檔案保管狀況檢查的質量。

（三）運用RFID等新技術，提升檔案保管狀況檢查的效率

技術發展日新月異，給檔案工作帶來了許多便利。有條件的檔案部門可以運用RFID技術（Radio Frequen？ cy Identification，無線射頻識別技術）進行檔案庫房的實體管理，開展檔案保管狀況檢查。目前江蘇省太倉市檔案館、蘇州工業園區檔案管理中心、四川省檔案館均已使用該技術。[7]四川省檔案館將RFID自動識別技術與后臺數據庫管理系統相結合，實現了對館藏清代檔案自動在架盤點、順架、檔案動態追蹤等管理。將新技術與傳統人工檢查相結合，不僅可以為檔案人員減負，還能有效提升檔案保管狀況檢查的效率及準確率。[8]

檔案保護是一門科學，要根據實際需求配備除濕機、加濕機、空調等檔案專用設備，嚴格控制庫房溫濕度，放置防蟲蛀藥物。在這些基礎上，檔案館采用PD？ CA循環法對檔案保管狀況進行科學、有效的檢查，對檢查發現的問題及時進行處理，對檢查得出的數據進行分析，繼而指導檔案保護工作，不斷優化庫存檔案保管質量，才能真正筑牢檔案安全防線。

注釋及參考文獻：

[1]袁可，喻宏貴，方秋生.災害受損檔案抽樣調查研究——以“5·12”北川地震受損檔案為例[J].檔案學通訊，2015（3）：11.

[2]郝向東.淺談系統抽樣和分層抽樣[J].統計與信息論壇，1996（4）：61.

[3]趙彥昌，姜珊.清代地方檔案保管問題研究——以《黑圖檔·嘉慶朝》為例[J].檔案學研究，2020（3）：146.

[4]丁德勝.機關檔案的保管與保護——《機關檔案管理規定》解讀之九[J].中國檔案，2019（8）：36.

[5]羅廣國，宋海燕.災害過后如何保管保護確保檔案安全——四川省綿陽市城建檔案館館藏檔案抽樣檢查情況綜述[J].城建檔案，2016（3）：81-83.

[6]丁樂生.淺談檔案的抽查方法[J].四川檔案，1989（3）：1.

[7]周一茗.基于RFID和ZigBee技術的檔案庫房管理[J].蘭臺世界，2017（9）：22.

[8]四川省檔案館保管處.實體檔案管理現狀專題調研報告[J].四川檔案，2019（1）：21.

作者單位：中國工程物理研究院應用電子學研究所