高校外事管理工作激勵機制的構建研究

張玨

[摘 要] 高校外事管理工作，是強化高校學科建設、組織人才培養以及提升學校辦學水平的重要組成部分。在國際化進程不斷擴展深入的當下，作為高校對外交流的重要窗口，外事管理部門在引進國外優秀教材、高端人才、先進管理技術上，無一不發揮著重要作用。該文就高校外事管理的激勵機制進行了初步探究，并提出相關的優化建議，希望能夠借此充分地調動高校外事工作者的積極性、創造性，進一步提升外事管理工作的水平，促進學校辦學的全面發展。

[關鍵詞] 高校;外事管理;激勵機制

一、激勵理論的概況

激勵機制一直是在現代管理制度中不斷被研究的重要課題。作為從心理學中引入的概念，激勵機制的關注點在于激發人的動機與心理過程。自20世紀初，學者們便開始逐漸關注應當如何調動人的積極性的問題，于是，各式各樣的激勵理論便產生了。

所謂激勵，是指持續激發人堅持做一件事情的熱情，是一種鼓勵，同樣也是當下心理學研究的重要課題。在眾多激勵理論中，有三種激勵概念最具代表性：“過程型激勵”“內容型激勵”和“公平型激勵”。

過程型激勵，是指人們追求自我喜愛的事物時，會對自我心理產生怎樣的影響，進而對工作表現產生影響。內容型激勵則更側重于激發人的行為動力，強調要以人的需求為出發點進行激勵，根植于“人到底需要的是什么”去進行研究。學者們圍繞“到底追求什么”探討人性和動機，強調從人的需求來入手。例如心理學家馬斯洛提出的“需求層次論”，認為每個人都有天生的五種需求，從低到高依次是生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現需求，這其中包括從物質到精神上的滿足。公平型激勵指的是人只有處于公平的環境和狀態下，才能夠具備更高漲的熱情，對工作有所堅持，由此提升工作的積極性[1]。

此外，不少學者致力于研究人的追求目標是怎么去影響人的行為、并最終影響績效表現的問題，進一步探究人的心理機制，逐步形成其他一些激勵機制的概念。

二、高校外事管理工作的現狀和需求探討

高校外事管理工作中，對于工作人員心理的需求，需要采取相應的方式方法，激發他們的工作動機。基于組織行為學的理論，人對目標的渴望作為一種心理上的主觀感受，一旦成為動機，就能給人的行動提供不竭動力。因此，確立明確的目標是重中之重。目標分為組織的目標與個人的目標，兩者有機結合可以起到充分調動工作人員工作積極性與創造性的作用。除此之外，外事管理者們的創造性、積極性調動與否也會決定高校在外事管理工作上的成敗。

（一）外事管理工作的特殊性強化了追求公平意識

外事管理工作具有計劃性與時間性較強的特點，通常任務比較繁重，“外事無小事”，工作責任重大，不能有一點僥幸心理或大意思想。例如在執行接待任務時，外事工作人員通常會處于緊張的工作狀態，不僅需要提前計劃、周密安排，每個細節都需要反復推敲，還經常需要加班加點。與基層教學管理人員相比，外事管理人員工作內容更為復雜、細節更加瑣碎、涉及的人和機構的面更廣，導致壓力更大，工作時間也更長。所以，外事工作人員通常都具有比較強的吃苦耐勞的精神。與此同時，外事管理工作常常又是幕后工作，站在領獎臺上的大多是科技工作者，外事工作人員所起到的是橋梁與紐帶的作用。不少高校的績效考核內容中并沒有外事工作內容。高度的專業性、幕后性導致很多教職工缺乏對外事管理工作的了解，自然也不能正確、公平地評價這些工作的價值，職場上未形成對于外事工作的正確輿論。巨大的付出、壓力和自身價值得不到肯定導致在一定程度上，外事管理工作人員渴望獲得領導及同行的認可。

公平理論中提出，一個人的工作動機，不僅僅會受到自己的報酬的影響，還會受到與他人比較的影響。人們會通過比較，確定自己的報酬是否處于一個合理的狀態;也會將自己獲得的報酬和自己的投入進行橫向比較;還會將自己目前的努力及所獲得的報酬和自己過去的努力及報酬進行對比，進行縱向分析。只有這些對比結果相對公平，人們才會認為目前的工作是合理的、公平的，從而會有平衡感，心情也會更加舒暢，整體工作的積極性也會因此而提升。否則，人們會有不公平的感覺，這種情緒會增加心理壓力，打擊工作積極性。外事管理工作因為具有前文所述的各種特殊性，對外事管理工作人員的職業技能、素養、責任心和工作能力有較高的要求，這種高要求很大程度上會進一步強化人們追求公平的心理意識。

（二）高校外事管理工作具有多元化的發展空間

高校的外事管理工作，除了要求工作人員具備吃苦耐勞、無私敬業以及默默奉獻的能力和精神以外，還需要其擁有高度的政治覺悟尤其是敏銳的政治敏銳性、熟練的業務能力和扎實的外語水平，后者三點是高校外事管理工作人員和其他管理部門人員的區別。外事管理工作人員不僅僅是管理者，同時還是被管理者，需要同時具備管理技能和強大的執行力。他們不僅僅是教師，還是科研工作人員，更是翻譯，需要有熟練的語言能力、廣博的知識、良好的文化修養，和綜合分析能力。不僅需要通曉本國的語言，具備良好民族文化底蘊，還需要熟悉世界各國的信仰、價值觀、思維方式，了解其他國家的政治、經濟、地理與文化的現狀，在國際交流中能夠熟練地駕馭各種交往準則。可以說，高校的外事管理工作是多面的，工作人員在工作中展現出來的個人的形象、能力與氣質不僅僅代表自己，更是中國高校與國際接軌，展示中國文化自信的一個重要方面。

高校工作人員屬于高知識的群體。在馬斯洛需求理論體系里，在滿足基本生理需求的情況下，他們通常會具有很強烈的更高精神層次的追求，即尊重和自我實現的精神需求[2]。所以他們通常更看重的是領導的認可、同行的認可、社會的尊重與接受，以及自我價值的實現。長久以來，大多數高校的外事部門將精力放在來訪的接待、教師的外派、外國專家的聘請等工作上，這類紛繁復雜的行政事務牽扯了外事工作人員很多精力。在學校國際化進程中如何為教學、科研以及人才的培養做出更長遠的規劃，這些也都是外事工作人員需要謀劃的問題。外事工作人員除了自身履行的崗位職責之外，對學術和個人成長的需求很強烈，大部分外事工作人員愿意將參與管理的經驗體會融入到科學研究當中，追求學術上的發展與成長。高校有責任為外事工作人員提供學術與行政多通道的發展路徑和上升空間。同時，這些科研成果也必定能很好地反哺工作本身，為一線工作提供理論依據和實踐指導。

三、高校外事管理工作激勵機制構建方法

（一）崗位激勵

推進崗位設置制度是目前很多高校都在面臨的一項重要的任務。崗位管理制度，通常都會根據崗位所確定的工資待遇，所謂“崗變薪變”。因為崗位變動會帶來薪級差別，一些業務能力較強，懂得管理的專業人員，會離開原先的崗位，投身到教師的隊伍當中，導致高素質管理人員進一步流失，不利于提升學校整體的管理水平。因此，高校在給崗位定級時，必須充分考慮到外事工作人員工作的繁重程度，并體現在薪資水平上，以穩定人員隊伍。

在提高待遇的基礎上，高校應對外事工作人員設立嚴格的準入條件。從筆者個人的經驗來看，一些教學經驗豐富的教學人員，因為科研能力較強、思路超前，在設立多樣化的引智項目、引進各類的人才、開展多種國際交流和學術合作工作等工作上可以大展拳腳，提升工作的整體水平。他們對教學科研工作有深入全面的了解，因此能夠在外事工作中非常準確地抓住重點，突出教學科研、人才培養的重心，一般而言，其工作效率也會更高。因此，嚴格把控外事工作人員的來源和上崗是非常重要的。高校可以考慮從自我和群眾推薦入手，組織考察，從教師當中選調一些業績突出、外語能力強、綜合素質很高且對外事工作有興趣、有熱情的教師進入外事工作崗位，為教師提供參與學校管理的機會和展示個人能力的平臺。這有助于行政管理和教學工作的良性互動，也能進一步優化管理隊伍的結構，適應高校發展的需求。

為了穩定外事管理的隊伍，提升整體外事管理工作的水平，從基層教學和科研單位選調過來一些綜合素質較高、業務能力較強的優秀教師時，學校在崗位設置上可以采取“固定和流動”結合的方式方法，保留教師編制，保證個人發展行政與學術雙通道，以免除他們的后顧之憂。在績效考核上，可以采用“就高不就低”的方法，根據實際工作成果，適當給工作人員額外的工作量加分，以充分調動他們工作的積極性與主動性。由于外事工作的特殊性，在傳統績效考核方法的基礎上，對于外事工作人員的考核與評定，要采取新型的考核方法，增加考核項目，細化考核內容。例如國內不少高校的傳統是對副處級及以上的行政干部進行教學工作量的減免。為了調動外事工作人員的工作熱情，保證其工作時間和質量，對教學工作量的相應減免是十分必要的。

提高薪資、優化考核制度、減免不必要的工作量，必將能對穩定隊伍、吸引人才起到很好的作用。

（二）設置機會激勵

高校的管理層要認識到外事管理工作的特點，并善于發揮外事工作人員的潛力，對他們進行適當的工作安排，以更好地調動工作人員的積極性。外事工作人員通常具備較高的外語水平、綜合素質能力以及人際交往的能力。管理層應從外事工作人員的個人能力特點與興趣出發，可安排外事工作人員帶著經驗開展具體的課堂教學，使他們的能力得以被學校充分利用，充分發揮工作人員自身特長，實現自身的價值，更有助于提升其工作的積極性與工作效率。為了隊伍的可持續性發展，結合工作性質，管理層應給工作人員提供良好的自我提升機制，如報銷在職進修費用、組織統一培訓學習、提供更多的機會到國外進修和深造等。這樣的機會讓外事管理者可以有更多的期待，對工作有更大的熱情和積極性[3]。

外事工作人員接觸面廣、思維活躍，高校要充分發揮外事工作人員多元化以及重視精神需求的特點，在他們完成自身本職工作的情況下，積極地為他們創造各種能夠實現自我價值的機會。讓外事工作人員將時間管理的經驗帶入課堂當中，不僅可以滿足外事工作人員的精神需求，激發工作積極性，提升效率，也能夠通過個案教學，讓學生從中受益，幫助學生去了解學校、了解社會、了解世界的需求。外事工作人員深入教學當中有利于深入了解人才培養的計劃，從而制定有的放矢的交往規則，更好地為基層教學、科研單位提供良好的服務政策。

在職稱評定上，受到“定崗定編”的影響和限制，許多高校外事工作人員在評定職稱時競爭意愿不強，甚至部分人在心理上對于公平度認可較低。考慮到外事工作人員多元化的發展前景，高校管理者在制定職稱評定標準時，應將外事工作的特有工作內容加入，這樣可以合理增加他們晉級的比例，從而更好地鼓勵他們工作的熱情以及能動性。

（三）精神與物質的獎勵

外事工作人員因為工作具有一定的特殊性，大多時間處于壓力大、焦躁與煩悶的狀態，尤其是當其成長為隊伍中的中堅力量時，往往也已經有了家庭，為了事業無法兼顧家庭，這一點與社會上對高校工作的刻板印象是不同的，部分人員因此得不到家人的理解，懷有愧疚心理。高校管理高層要充分關注外事工作人員的精神狀態，對他們進行恰當的鼓勵，認可他們為學校做出的貢獻，授予一定的稱號和表彰，并在公眾號等自媒體上宣傳。這種精神鼓勵的方式，會進一步增加工作人員在工作上的熱情。區別于高校科研人員或教師，外事工作人員因為缺乏可支配條件，往往不能獲得很高的收入回報。外事工作人員追求公平，但是由于在與同校職工的工作安排上進行對比，發現很難實現公平，這會導致他們工作積極性下降。高校管理高層應該清晰地認識到這些問題，針對外事管理工作，要根據相應的強度和工作量的因素進行考核，使其得到相應的報酬，實現多勞多得。這種激勵方式可以使工作人員的狀態逐步趨向平衡[4]。

任何形式的激勵，都離不開物質和精神的激勵。物質激勵通常包含工資、獎金和其他實物等形式，可以滿足人們對物質的需求。和院系科研院所的專任教師、科研人員相比較，很多外事工作人員不能很好地享受彈性工作機制，這種情況下無論是縱向還是橫向比較，外事工作人員追求公平的心理都很難得到滿足，工作的積極性、創造性也沒有辦法得到充分的調動。所以，高校的管理者要勇于承認外事工作人員的價值，鼓勵優勞優酬，利用收入來進一步調節，調動和引導工作人員的積極性和工作效率，盡量避免有新的不公平產生。鼓勵工作業績好且業務能力強的人員，在不耽誤本職工作的情況下，適當地增加課時的收入。同時，在工作任務的安排上，也能夠為外事工作人員提供科研和教學方面的支持。物質激勵和精神的激勵需要有機結合，在這個過程中，要注重公平、公正，才能夠更有效地激發人在工作上的主動性與創造性，提升整體的管理水平和經濟效益。精神的激勵，主要包含勛章、榮譽稱號等，可以滿足人們對尊重、成就和自我實現的需求。所以，學校要適時積極地表揚工作當中貢獻較大的個人，從人的精神領域入手，進一步滿足人們的心理需求。

四、結語

高校的外事管理工作是學校引進國外人才、先進管理經驗的重要手段，是學校人才培養的中流砥柱，也是國際化教育當中的主力軍。如何更好地挖掘外事管理工作中的多元化空間，是高校管理工作者需要思考的問題，同時也需要采取積極的措施，尊重外事工作者的個人發展，充分調動他們工作上的積極性和創造性。

參考文獻

[1]黃夢倩.高校二級學院外事管理工作現狀分析及對策初探[J].教育教學論壇，2020（25）：35-36.

[2]詹克磊.高等教育國際化進程中的高校外事管理工作研究[J].經濟管理文摘，2020（07）：191-192.

[3]王嘉穎.浙江省高職院校外事管理工作優化研究——以浙江農業商貿職業學院為例[J].農村經濟與科技，2019，30（06）：297-298.

[4]朱芮.國際化背景下高校外事接待工作研究[J].吉林化工學院學報，2020，37（10）：44-47.