對于高校二級教學院教學秘書工作的思考

彭研焱，路大勇

(吉林化工學院 材料科學與工程學院，吉林 吉林 132022)

隨著教育體制改革的不斷發展，高校教學管理工作日益重要。在日常教學管理工作中，作為高校教學管理中的基層崗位，教學秘書是連接學生、教師、教務、學院之間的橋梁和紐帶，是教學工作當中的服務人員，起到承上啟下和協調溝通的重要作用。教學秘書的工作普遍具有較強周期性、流程性、規律性，但同時也具備工作量大且繁瑣等特點[1]。要求教學秘書具備一定的工作能力，過硬的專業素質，以確保教學工作的順利開展與有序地進行。結合自身教學秘書的工作經驗，闡述對教學秘書工作的認識以及關于如何提高工作效率的幾點思考。

一、教學秘書工作職能

教學秘書日常教學管理工作主要有：確認教學任務、培養方案的確定及錄入、排課協調教室、學籍處理、期初/中/末教學檢查、重修工作等。教學秘書在教務管理工作中的任務從期初一直延續到期末，需要嚴格地按照要求來進行教務工作的管理與運行。要確保每項工作的正常開展，教學秘書在整個學期中需要具備教學管理、溝通協調與督促等職能。

(一) 要做好管理教學工作

教學管理工作貫穿于整個教學環節，要確保每項工作的正常開展，首先需要具備管理能力[2]。從培養方案的制定及錄入、日常教學調停課、實習實踐、考試安排、日常教學檢查、畢業資格審查等，教學秘書都應了解其詳細的規章制度，做好日常教學管理工作。在每一項工作中，做到盡可能無誤，以免發生教學事故，造成不必要的損失。在管理工作中要做到及時整理、匯總、歸納，如文件及時存檔，針對在工作中出現的問題進行總結反思。與此同時教學秘書需要是教學院長的得力助手，負責領導交代的工作，做好傳達、上報的工作。

(二) 具備良好的溝通協調能力

在日常教學管理工作中，教學秘書是連接學生、教師、教務、學院之間的橋梁和紐帶，起到承上啟下和溝通、協調的重要作用。如：確認教學任務的工作中，需要反復與各系主任溝通確認下學期的課程開設、任課教師、學時、學分上是否準確無遺漏；在教學資源有限的條件下，與教師進行溝通，安排好任課時間以及教室的使用情況；在發生特殊情況需要進行臨時調停課時，及時傳達給教師以及學生，以免發生漏課少課的情況；在學籍處理工作中，主要包括轉專業、降級、學業警示等，每一項都需要與學生本人進行確認，通知其具體學籍變動情況以及后續需要準備的手續流程。涉及師生之間溝通的同時，還涉及學校文件的傳達，因此溝通協調是教學秘書工作需要具備的職能之一。

(三) 具備一定的督促作用

由于每個學生的發展以及對知識的獲取能力不同，因此就會存在個別學生懶惰甚至不能完成所學內容導致掛科、學業警示和降級等，因此在日常當中，需要經常與學生進行交流，督促學生選課、參加補考，以及對于學籍處理的學生進行督促學習等。同時教學秘書需要協助教務處督導組，進行相關的教學質量檢查督導，如期初、中、末的督導聽課，對畢業生論文、設計的抽查，以及學生對教師的教學測評[3]。教學管理與運行在督導的協助下，可以及時發現問題并予以解決，有效的執行與協助督導工作，可以一定程度上幫助二級教學院提升教學質量[4]。

二、教學秘書工作要求

(一) 具備專業的工作能力

教學秘書的工作看似簡單，但卻需要具備許多工作能力，如溝通能力、協調能力、全局意識、熟練的業務能力以及歸納創新能力等。在日常教務學習中，教學秘書需要具備良好的溝通能力以及解決問題的能力，面對不同的溝通對象，需要使用不同的方式方法[5]。教學秘書是教學院長的助手，面對領導時需要明白工作需要完成的內容，做好本職工作，掌握好學院的情況并做到及時匯報，協助領導完成教學管理；面對教師，需要協調好教師之間上課、監考等工作，以及教師遇到問題要進行及時有效地溝通，做到第一時間妥善解決并保證教學正常進行；面對學生，務必有耐心、有責任心，學生對于教務管理以及規章制度往往會存在很多疑問和不懂的地方，時刻以學生為核心，耐心傾聽他們的問題并解決。由于工作的特殊性，教學秘書在處理一件事情的同時進行著多項事宜，許多工作事項沒辦法及時結束，需要不斷地收集、統計、反饋、溝通、整理等[6]。因此全局意識尤為重要，只有具有全局意識才能確保沒有遺漏，每一項工作可以保質保量地完成。而扎實的業務功底也是保證工作高效完成的基礎，需要在掌握學校的教學規章制度的前提下，具備熟練使用辦公軟件以及操作教務系統的能力。

(二) 具備積極的思想意識

思想方面教學秘書必須具備堅定的政治方向與良好的思想覺悟[7]。必須認真貫徹黨的政策方針，牢記為學生服務的宗旨，同時在思想上傳播正能量，做到為人師表，引導學生正確的人生觀。教學秘書工作繁雜，要想做好這份工作需要具有愛崗敬業的好品質，在思想上接受這個工作所具有的獨特性，切不可因為是小事就松懈怠慢，甚至是忽略工作中的問題，得過且過。

(三) 擁有良好的心理素質

教學秘書的工作繁雜且枯燥，經常需要處理突發狀況，這就要求教學秘書具有一個良好的心態。如排課、排考、計算教師課酬等工作時需要花費大量的時間，往往可能加班才能完成。教師與學生遇到教學相關事宜辦理流程不熟悉、不理解等情況，通常會將壓力轉移到教學秘書身上。另外在日常工作中，會遇到別人不理解工作受阻等情況，類似的這些情況都會對教學秘書身心造成一定的影響[3]。因此需教學秘書具有抗壓能力、自愈能力以及較強的責任心。面對困難解決問題的同時調整好心態，積極樂觀地推進工作。

三、教學秘書工作現狀

教學秘書工作是高校的基礎工作，是高校教學管理團隊當中重要的組成部分[8]。現今教學秘書的工作任務重且繁雜，服務性較強，在日常教學工作中如果出現缺位，整個教學院的教學將面臨癱瘓的風險。尤其是專業數目較多的二級教學院，存在著教學秘書承擔教務與考務雙重職務，一個人想要獨立完成日常工作，經常需要加班；教學秘書主要負責教務管理工作，教學管理是一門系統的科學，只有經過不斷地實踐、探討、歸納，才能形成一個完整的體系，有助于管理更高效化、簡潔化[8]。如今教學秘書的工作仍然受過去傳統思想的影響，從人員的配備以及日后的培訓等方面，沒有足夠的重視，深造學習以及晉升培訓在高校中機會也很少，加上教學秘書往往身陷在日常管理工作中，沒有大量的時間去提升工作能力，無法及時地獲取更多的專業知識；除此之外，缺少特定的專業性教師承擔教學秘書工作，存在人員流動性大的特點，引發教學管理缺少連貫性等一系列問題。由于崗位的特殊性質，長此以往容易對教學秘書造成心理壓力以及消極的情緒等心理影響。會產生對自己地位和作用認識不足，面對問題害怕出錯，對工作逐漸失去熱情和耐心等。以此循環，造成工作中失誤頻率的增加，影響教學秘書自身能力的發揮以及對教學運行產生負面的影響。

四、如何提高工作效率的幾點建議

教學秘書的工作具有一定的獨特性，不僅關系到教師個人的職業發展，更對教學管理工作起到關鍵的這作用，下面就如何提高工作效率提出的幾點建議。

(一) 建設穩固隊伍

教學秘書一職，不論是以學生還是單位的角度，相比于任課教師、輔導員，其地位經常容易被忽視和輕視。很多院校教學秘書為合同工或臨時工，經常出現頻繁更換的情況。要保證其隊伍的穩固，需從根本上解決人員流動大這一問題。教學秘書是一線最基層的教學管理者，設置專職崗位并建立一定的崗位責任制，建立專業化的教學秘書教師隊伍，有利于二級教學院更好地開展教學管理工作[9]。高校編制促進高校持續發展，通過規劃舉措不斷提升學校辦學水平[10]。根據每個二級教學院的人員數目及專業性來設立專崗教學秘書，并進行統一崗前培訓，建立一支專業化的穩固的隊伍。

(二) 提升工作能力

在建立穩固的隊伍之后，需要對教秘的工作能力進行評估和后續的培訓。高校應統一對教秘進行崗前評估，根據評估來確定最終人員，并根據各人能力及發展趨勢進行側重培訓。教學秘書雖然工作上具有極強的困難性與挑戰性，但是由于負責的業務類型廣泛且繁多，因此業務培訓對于教學秘書工作具有極其重要的意義。系統的培訓可以提高教學秘書對業務的掌握情況，面對日常工作可以更加系統化的完成。同時增加培訓機會可以帶來新的管理方法，從而提高教學秘書隊伍的業務水平[11]。教學秘書在上崗前進行統一專業知識和業務能力的培訓，教務處進行教學工作的整合匯總，由有經驗的教學秘書進行經驗分享學習，包括辦公軟件、教務系統、復印機、掃描儀等軟件的使用，工作具體流程以及分享輔助教學管理的心得體會等。隨著教學發展的需求，教秘應和其他教師和輔導員一樣，不斷地接受繼續教育，可參加全國高校教學秘書培訓等一系列的培訓學習，接受新的思想及工作方法，結合各個教學院的特點，對工作方式方法進行調整與創新，協助教學管理工作的高效落實。同時教學秘書應結合時代的快速發展，信息化的優勢體現于工作當中。可以使用微信、QQ、抖音等的網絡工具，與學生建立聯系與溝通，幫助于工作更好更有效地開展。

(三) 完善工作分配

以上提及應配備專崗教學秘書，但仍然存在著一些問題，如二級教學院專業人數過多，一個教學秘書沒辦法在工作時間內完成任務，或同時完成多項工作，這樣就需要根據情況的不同配備教學秘書與考務秘書。教學秘書主要負責日常教學，考務秘書負責相關考務工作，其他情況可視各個教學院特點進行詳細工作分配。這樣就可以減輕教學秘書的工作壓力，同時教務與考務秘書可以互相幫助與查缺補漏，不僅可以提高工作效率，也可以明確責任，提高教學管理與運行。

(四) 建立獎懲制度

為了更好地滿足教學管理工作需要，以及調動教學秘書的積極性，學校應建立相應的獎懲制度。對積極工作的教秘進行獎勵以資鼓勵，如：與專業任課教師和輔導員一樣，有“最美教學秘書”等年終評選，并給予一定的獎勵。每學期可定期圍繞學校教學管理規定舉行知識競答活動等，來調動教學秘書的工作積極性，同時可以促進共同學習與進步。對于工作懈怠經常發生教學事故的教秘，可視情節處以一定的懲罰，起到警示與批評的作用。

五、結 語

教學管理是高校管理的重中之重，教學秘書在高校教學管理當中起到不可替代的作用。高校管理工作需要改革創新，而提高教學管理工作效率需要不斷地創新與嘗試，需要不斷地提高教學秘書的專業能力以及其綜合素質。因此教學秘書應充分掌握工作職能，具備扎實的工作能力，在高校教學管理中做好基石，貢獻力量。