功能語(yǔ)言學(xué)理論對(duì)商務(wù)信函寫(xiě)作的啟示

周瑾瑜

內(nèi)容摘要：功能語(yǔ)言學(xué)派認(rèn)為語(yǔ)言不僅僅是一套約定俗成的語(yǔ)言符號(hào)，而是一個(gè)為特定目的服務(wù)的功能系統(tǒng)，是社會(huì)生活的一種交際手段，強(qiáng)調(diào)把語(yǔ)言的結(jié)構(gòu)與功能結(jié)合起來(lái)。用功能的觀點(diǎn)去研究商務(wù)信函的主要特定并運(yùn)用到實(shí)際寫(xiě)作中，盡量保證信函正確、完整、客觀、專(zhuān)業(yè)，力求提高撰寫(xiě)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：功能語(yǔ)言學(xué) 商務(wù)信函 語(yǔ)篇分析 啟示

功能語(yǔ)言學(xué)研究主要有兩個(gè)方面：一是語(yǔ)言所完成的交際任務(wù)，一是語(yǔ)言單位在語(yǔ)言結(jié)構(gòu)中的功能。韓禮德發(fā)展和創(chuàng)立了系統(tǒng)功能語(yǔ)法，把語(yǔ)言功能分成三種：概念功能、人際功能和語(yǔ)篇功能。實(shí)際使用中的語(yǔ)言的基本單位不是詞或句這樣的語(yǔ)法單位， 而是表達(dá)相對(duì)來(lái)說(shuō)是完整思想的“語(yǔ)篇”。語(yǔ)篇是語(yǔ)言體現(xiàn)意義及其所反映的社會(huì)文化模式的基本單位，不受長(zhǎng)短限制。從功能來(lái)看，它是一個(gè)語(yǔ)義單位而非語(yǔ)法單位，因此整個(gè)表達(dá)都要在具體語(yǔ)境中進(jìn)行，商務(wù)語(yǔ)篇也是一種功能性語(yǔ)篇，在國(guó)際貿(mào)易交流中，商務(wù)信函的重要性隨著商務(wù)貿(mào)易活動(dòng)的發(fā)展而日益突出，逐漸形成了適用于不同語(yǔ)境的商務(wù)文體，商務(wù)信函是貿(mào)易雙方建立業(yè)務(wù)關(guān)系的重要載體，信函內(nèi)容應(yīng)隨著使用領(lǐng)域及場(chǎng)合的變化而變化，在措辭、構(gòu)造結(jié)構(gòu)、語(yǔ)法、修辭手法等各個(gè)方面體現(xiàn)出其文體特性。因此以功能語(yǔ)言學(xué)為背景的研究下，商務(wù)信函的文體特征、語(yǔ)篇功能等有別于法語(yǔ)通用語(yǔ)，是在商務(wù)語(yǔ)境中形成的功能性變體;它具有時(shí)效性、客觀性、措辭講究、用語(yǔ)規(guī)范等特點(diǎn)。

一.從功能語(yǔ)言學(xué)視角看商務(wù)信函的基本文體特征

1、法規(guī)及文化方面

對(duì)商務(wù)法規(guī)有一定了解。在雙方經(jīng)貿(mào)交流過(guò)程中，如果在銷(xiāo)售、運(yùn)輸、保險(xiǎn)等方面出現(xiàn)問(wèn)題糾紛時(shí)，商務(wù)信函將成為重要憑證。在公司內(nèi)部，廣告、工作關(guān)系、財(cái)會(huì)制度等的交流也注重用語(yǔ)措辭。所以在寫(xiě)作時(shí)應(yīng)該注意語(yǔ)言表達(dá)的規(guī)范性、謹(jǐn)慎性，表達(dá)內(nèi)容需符合國(guó)際法律法規(guī)。

對(duì)商務(wù)文化和習(xí)俗的了解。信函撰寫(xiě)屬于跨文化的交流，所以需注意不同國(guó)家有著不同的文化風(fēng)俗和商貿(mào)制度，因此有必要學(xué)習(xí)了解對(duì)方國(guó)家的商務(wù)法規(guī)、商務(wù)禮節(jié)和文化忌諱，在信函中使用恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式和手法，便于雙方有效溝通。

2、詞匯特征

功能語(yǔ)言學(xué)提出，語(yǔ)言是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，與人類(lèi)的社會(huì)實(shí)踐密不可分，作為語(yǔ)言交際的最小單位， 詞匯承擔(dān)著商務(wù)信息和交流的有效傳遞，體現(xiàn)了語(yǔ)言的交際功能;對(duì)商務(wù)語(yǔ)篇信息的獲取效率也取決于對(duì)專(zhuān)業(yè)詞匯的準(zhǔn)確領(lǐng)悟上。在實(shí)踐商務(wù)活動(dòng)中，需要運(yùn)用大量的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、行話、縮略語(yǔ)和習(xí)慣表達(dá)方式。專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)及縮略詞是人們長(zhǎng)期從事商務(wù)活動(dòng)中，頻繁使用固定的詞匯或?qū)ｉT(mén)的表達(dá)方法所總結(jié)的結(jié)果，這些詞的特征是詞義單一、簡(jiǎn)潔明了，專(zhuān)業(yè)規(guī)范、略縮詞能使雙方準(zhǔn)確表明意圖，減少誤差。比如一些國(guó)際商務(wù)機(jī)構(gòu)、貿(mào)易組織、稅收種類(lèi)、付款方式等，都有專(zhuān)門(mén)的寫(xiě)法，都體現(xiàn)了商務(wù)信函的專(zhuān)業(yè)性和規(guī)范性。商務(wù)英語(yǔ)詞匯形式多變、搭配靈活， 既能能體現(xiàn)商務(wù)寫(xiě)作的特點(diǎn)，也是難點(diǎn)。因此在寫(xiě)作過(guò)程中，不能生搬硬套，隨意選詞，出現(xiàn)意義不明確的現(xiàn)象。

3、語(yǔ)法特征

在寫(xiě)作過(guò)程中，多用長(zhǎng)句、復(fù)合句、并列復(fù)合句等以及分隔現(xiàn)象、關(guān)系代詞、介詞短語(yǔ)、插入語(yǔ)、倒裝句、被動(dòng)語(yǔ)態(tài)等特殊句型，目的在于對(duì)主句意義進(jìn)行解釋、限制或補(bǔ)充說(shuō)明，以使信函結(jié)構(gòu)完整，邏輯嚴(yán)密，避免出現(xiàn)歧義，引起不必要的誤會(huì)而不利于雙方正常溝通。

商務(wù)信函的語(yǔ)體給人一種嚴(yán)謹(jǐn)正式的感覺(jué)，在描述商務(wù)事務(wù)的表述上需強(qiáng)調(diào)客觀性，說(shuō)明實(shí)際情況，利于雙方的有效交流和保障雙方的合法權(quán)益。為了體現(xiàn)禮貌原則和客觀事實(shí)，往往使用被動(dòng)態(tài)代替主動(dòng)態(tài)，避免直接指出對(duì)方的錯(cuò)誤和陳述客觀事實(shí)和實(shí)際問(wèn)題。

陳述句、祈使句、長(zhǎng)短句搭配都可用在信函寫(xiě)作中，但為避免過(guò)于口語(yǔ)化、客觀公正地傳達(dá)信息，在寫(xiě)作時(shí)多用陳述句表達(dá)。

4、語(yǔ)篇特征

在語(yǔ)言學(xué)中，語(yǔ)言的結(jié)構(gòu)單位分別是詞素、詞、詞組、句子以及大于句子的語(yǔ)言單位。而語(yǔ)篇就是指大于句子的語(yǔ)言單位，是連續(xù)語(yǔ)段所構(gòu)成的語(yǔ)言整體。商務(wù)信函篇章格式規(guī)范，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)， 用語(yǔ)講究。在特定的商務(wù)語(yǔ)境下，需用固定的表達(dá)方式，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)。

商務(wù)信函應(yīng)只有具備完整的格式和信息，才能有效達(dá)到預(yù)期效果，體現(xiàn)出正式性和嚴(yán)謹(jǐn)性。一般而言，正式且完整的商務(wù)信函由信頭、日期、地址、文檔號(hào)、注意項(xiàng)、稱(chēng)呼、事由、正文、結(jié)束語(yǔ)、公司名稱(chēng)、簽字、附件等部分所組成。在信函開(kāi)頭部分，對(duì)對(duì)方的稱(chēng)謂要得體，與交流者的社會(huì)角色匹配，不能缺乏應(yīng)用的尊重，如何稱(chēng)謂要根據(jù)雙方親密程度來(lái)定。信函正文部分篇幅不宜過(guò)長(zhǎng)且表述清晰、邏輯嚴(yán)密，意圖明確，利于貿(mào)易雙方達(dá)到快速交流的目的。比如在描寫(xiě)貨物受損程度的信函時(shí)，為避免盲目下筆，可以擬出由三個(gè)部分組成的大綱：在第一部分開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地說(shuō)明寫(xiě)此信函的目的，意圖明確;第二部分傳遞與主題相關(guān)的信息、內(nèi)容或尚待解決的問(wèn)題;第三部分表明如何解決該問(wèn)題的態(tài)度、方案或商議并使用禮貌用語(yǔ)表達(dá)期盼。簡(jiǎn)潔性、時(shí)效性、嚴(yán)謹(jǐn)性是商務(wù)信函應(yīng)呈現(xiàn)出的語(yǔ)篇特征。

二.功能語(yǔ)言學(xué)對(duì)商務(wù)信函寫(xiě)作的啟示

從系統(tǒng)功能語(yǔ)言學(xué)的視角來(lái)看，“語(yǔ)言在使用的過(guò)程中由于語(yǔ)言環(huán)境的改變而引起變異”，情景語(yǔ)境中的變量變化，話語(yǔ)范圍不同，寫(xiě)作的范圍、方式、語(yǔ)氣也應(yīng)做出相應(yīng)調(diào)整或改變。在撰寫(xiě)信函時(shí)，特別是國(guó)際信函時(shí)，雙方正面解除往往不多，在親密關(guān)系上有一定距離，因此表達(dá)相對(duì)正式，信息表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)潔明確。

1、“輸入-輸出”相結(jié)合

把閱讀和寫(xiě)作有機(jī)結(jié)合。商務(wù)信函的寫(xiě)作內(nèi)容和講解應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，符合學(xué)生就業(yè)、升學(xué)深造及個(gè)人發(fā)展的需求點(diǎn)。因此在教材和講解內(nèi)容選材上，應(yīng)以商務(wù)環(huán)境相關(guān)的語(yǔ)類(lèi)為教學(xué)內(nèi)容，分析其社會(huì)功能。課堂教學(xué)內(nèi)容的安排應(yīng)該與階段性和長(zhǎng)期性的培養(yǎng)語(yǔ)言能力和交際能力的目標(biāo)結(jié)合，因此首先要“輸入”，選取難度適宜且具有商務(wù)信函的語(yǔ)言特征的語(yǔ)篇和結(jié)合銷(xiāo)售、貨運(yùn)、還盤(pán)等典型案例的閱讀材料，對(duì)文本內(nèi)容進(jìn)行解碼輸入。從一定程度上而言，實(shí)際交流中的語(yǔ)言單位不是分別的詞句，而是語(yǔ)篇，因此應(yīng)該從系統(tǒng)功能學(xué)的角度去探究寫(xiě)作方法，應(yīng)根據(jù)學(xué)習(xí)者的水平來(lái)選擇相應(yīng)的語(yǔ)言輸入信息并提供元語(yǔ)言信息，以語(yǔ)篇、語(yǔ)用和語(yǔ)境為核心指導(dǎo)思想去研究詞句、段落和語(yǔ)篇，進(jìn)行有效閱讀輸入，了解語(yǔ)篇模式組合的構(gòu)成，學(xué)習(xí)語(yǔ)言表達(dá)方式的選擇，有效總結(jié)重點(diǎn)語(yǔ)言模式。在學(xué)習(xí)過(guò)程中分清口語(yǔ)與書(shū)面語(yǔ)的區(qū)別，逐步熟悉商務(wù)語(yǔ)篇的語(yǔ)言葉子，通過(guò)讀寫(xiě)循環(huán)，把閱讀與寫(xiě)作有機(jī)結(jié)合。在合理組織段落、銜接段落、找出寫(xiě)作技巧的同時(shí)，應(yīng)把思維方式訓(xùn)練融入寫(xiě)作中，達(dá)到發(fā)展學(xué)生的認(rèn)知能力、學(xué)習(xí)能力和思辨能力的目的。

系統(tǒng)功能學(xué)學(xué)者認(rèn)為，語(yǔ)言研究應(yīng)從語(yǔ)言要表達(dá)的意義著手， 應(yīng)了解語(yǔ)言產(chǎn)生的背景及所要表達(dá)的功能，因此，應(yīng)該把語(yǔ)言的實(shí)際使用作為研究對(duì)象，有效運(yùn)用啟發(fā)式教學(xué)法、歸納法和案例教學(xué)法，區(qū)分書(shū)面語(yǔ)和口語(yǔ)的語(yǔ)言特征，了解不同的語(yǔ)境下應(yīng)如何遣詞造句，商務(wù)信函的寫(xiě)作原則、術(shù)語(yǔ)及常用表達(dá)方式，在寫(xiě)作時(shí)能無(wú)意識(shí)的去模仿句型，進(jìn)而進(jìn)行相關(guān)總結(jié)積累，通過(guò)不斷的讀寫(xiě)循環(huán)循序漸進(jìn)地提高學(xué)習(xí)者的寫(xiě)作思維能力和寫(xiě)作技能。

商務(wù)寫(xiě)作往往會(huì)受到交際內(nèi)容、交際目的和交際對(duì)象等的影響，案例法的運(yùn)用主要目的在于幫助學(xué)生了解雙方在貿(mào)易過(guò)程中的實(shí)際情況和相關(guān)問(wèn)題，如何選句表達(dá)可以通過(guò)實(shí)際案例，通過(guò)不同語(yǔ)境來(lái)選擇寫(xiě)作法式。比如， 語(yǔ)氣的表達(dá)要因?yàn)檎Z(yǔ)境的不同而做出相應(yīng)變化。比如貨物在運(yùn)輸途中受損，我方要求賠償?shù)恼Z(yǔ)氣， 和發(fā)函介紹自己公司新產(chǎn)品的語(yǔ)氣，就不能用同一表達(dá)法，在語(yǔ)法上也有差異。前者用陳述句表明態(tài)度和立場(chǎng)，被動(dòng)句表明貨物受損的實(shí)際客觀情況;而后者語(yǔ)氣緩和、禮貌，可用祈使句表明希望對(duì)方購(gòu)買(mǎi)自己產(chǎn)品的意愿。通過(guò)對(duì)比，可提供在不同語(yǔ)境下如何遣詞造句的思路方法和寫(xiě)作技巧， 使文章逐步規(guī)范化，從而激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)造潛能。

2、從語(yǔ)篇的角度來(lái)審視寫(xiě)作

商務(wù)信函寫(xiě)作是考量學(xué)生商務(wù)語(yǔ)言知識(shí)儲(chǔ)備和應(yīng)用能力書(shū)面形式的體現(xiàn)。經(jīng)過(guò)調(diào)查，很多同學(xué)在初次嘗試寫(xiě)作商務(wù)信函時(shí)，出現(xiàn)跨文化國(guó)際貿(mào)易交際的阻礙。如何用詞、運(yùn)用什么樣的修辭及文體風(fēng)格在具體實(shí)踐寫(xiě)作中存在一定問(wèn)題。語(yǔ)篇結(jié)構(gòu)松散，連貫性差，對(duì)情景語(yǔ)式的選擇也存在一定疑惑。經(jīng)過(guò)調(diào)查，很多學(xué)生認(rèn)為對(duì)商務(wù)信函的寫(xiě)作或翻譯，只要基本通順就行，甚至在實(shí)踐練習(xí)或工作中，同其它類(lèi)型的法語(yǔ)寫(xiě)作一樣處理。因此會(huì)出現(xiàn)寫(xiě)作較為口語(yǔ)化，格式混亂、語(yǔ)義不清、語(yǔ)言含糊性等因素。究其原因，是因?yàn)楹雎粤松虅?wù)信函寫(xiě)作的基本特征。系統(tǒng)功能語(yǔ)言學(xué)認(rèn)為語(yǔ)言是一種交際的工具，以“語(yǔ)言即語(yǔ)篇”為指導(dǎo)思想。以語(yǔ)篇為基礎(chǔ)進(jìn)行語(yǔ)言教學(xué)是語(yǔ)言教學(xué)的基本原則。即是說(shuō)語(yǔ)言的學(xué)習(xí)不是單純地遣詞造句，而是要從語(yǔ)篇的角度來(lái)審視寫(xiě)作，在理解整個(gè)語(yǔ)篇語(yǔ)境中判斷是否準(zhǔn)確用詞、段落銜接度高。寫(xiě)作重點(diǎn)在于專(zhuān)業(yè)思維方式，所以我們應(yīng)該從語(yǔ)篇與語(yǔ)境的關(guān)系著手，準(zhǔn)確把握商務(wù)信函的結(jié)構(gòu)和語(yǔ)匯特征，分析具體商務(wù)事宜是在哪種特定情景中進(jìn)行， 招商投資、廣告宣傳還是保險(xiǎn)賠償，在寫(xiě)作過(guò)程中形成的結(jié)構(gòu)和語(yǔ)匯、語(yǔ)篇特征也要進(jìn)行調(diào)整，語(yǔ)氣表達(dá)、選詞、主被動(dòng)句的選擇、陳述句還是祈使句的選擇等都要根據(jù)情景變化而變化;根據(jù)交流雙方的親疏關(guān)系，稱(chēng)呼、禮貌用語(yǔ)也不同。將系統(tǒng)功能語(yǔ)言學(xué)觀察語(yǔ)言現(xiàn)象的視角和方法技巧融匯在具體寫(xiě)作中， 掌握應(yīng)用寫(xiě)作的一般規(guī)律。

三.結(jié)語(yǔ)

寫(xiě)作是語(yǔ)言技能的直接輸出，必須在詞匯、語(yǔ)法的基礎(chǔ)上言之有物，使內(nèi)容具有意義;更重要的是，還必須言之有序，遵循語(yǔ)篇結(jié)構(gòu)的常規(guī)，講究總體布局，實(shí)現(xiàn)語(yǔ)篇的連貫。在功能語(yǔ)言學(xué)理論分析商務(wù)信函特點(diǎn)，有助于提高對(duì)商務(wù)語(yǔ)境的理解、語(yǔ)篇分析和布局的能力。在外貿(mào)商務(wù)中，商務(wù)信函起著傳遞商貿(mào)雙方業(yè)務(wù)往來(lái)信息、陳述商務(wù)事實(shí)、記錄商貿(mào)業(yè)務(wù)進(jìn)展等的多元化作用，是國(guó)際商貿(mào)順利開(kāi)展的重要工具與手段。因此，通過(guò)功能語(yǔ)言學(xué)的視角了解外貿(mào)函電的文體特征，可幫助我們掌握商務(wù)信函的寫(xiě)作原則，使國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)有序進(jìn)行，雙方義務(wù)往來(lái)順利開(kāi)展，為商務(wù)的持續(xù)往來(lái)提供有利保障，提高交易的成功率。

注 釋

[1]胡壯麟，朱永生，張德錄等.系統(tǒng)功能語(yǔ)言學(xué)概論[M].北京：北京大學(xué)出版社，2008

[2]王文融，法語(yǔ)文體學(xué)教程[M].上海：上海外語(yǔ)教育出版社，2006.

基金項(xiàng)目：四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院校級(jí)項(xiàng)目：語(yǔ)域理論視域下的法語(yǔ)商務(wù)信函文特特征研究KY2019006

（作者單位：四川外國(guó)語(yǔ)大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院）