分析新形勢下科研單位應如何解決檔案管理難題

徐海燕

（青海省畜牧獸醫科學院（青海大學畜牧獸醫科學院），青海 西寧 810016）

在科技發展的過程中，各個科研單位發揮了十分重要的作用，尤其是一些地方科研院所，為基礎應用科學、前沿技術、共性技術等方面的研究貢獻了巨大的力量，為區域發展和經濟建設提供了更多技術支持。在科研單位建設的過程中，做好檔案管理尤為重要。科研單位的檔案管理具有綜合性的特點，不僅檔案內容復雜、種類繁多，而且具有一定的機密性，與員工利益、研究成果有直接關系。所以，必須要采取有效的管理措施，尤其要加強現代化建設，加強信息技術的應用，促進檔案管理質效的提升，保障檔案的安全性、全面性，為科研工作提供更多依據。

1 新形勢下科研單位檔案管理的意義

所謂檔案管理，亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，是國家檔案事業最基本的組成部分，也是具有保存價值的各種記錄資料，包括文字、圖片等多種形式。各個單位都應該重視檔案管理工作，在日常工作中做好檔案的積累和存儲，根據具體的使用和保管要求進行分類整理，實現統一管理、有效利用。在檔案管理的過程中，應該建立完善的規章制度，充分認識到檔案管理對科研單位發展的重要性。檔案并不是單純的歷史記錄，而是豐富的經驗財富，應該采用科學化、規范化的管理方式。一方面，檔案管理具有憑證作用[1]。可以作為內容憑證或形式憑證使用。從廣泛的角度來看，檔案對國家、社會、個人的活動足跡進行記錄，具有一定的保存價值，記錄了人們在政治、科技、文化、教育等領域活動中的信息內容，通過各項信息的記載可以真實地反應國家、社會或某個領域的發展歷程。以科研檔案來說，可以通過檔案了解科研的過程和進度，具有十分重要的作用。檔案具有原始性的特定，可以作為形式憑證使用。檔案產生的過程中，不僅可以記錄人的行為、思想，還具有原始的歷史標記、文件形式。例如，公文需要按照規范的格式存儲，保有最原始的簽字、署名等內容。尤其在科研單位，利用檔案文件可以確定科研成果的所屬權，對知識產權的維護有很大的幫助。

另一方面，檔案具有參考的作用。檔案為一手資料，內容真實客觀，可以真切地留下歷史痕跡，能夠成為有效的憑證，也可以為各項研究工作提供參考。檔案十分廣泛，各個區域都會建立檔案館，公司、單位都會建立專門的檔案室，用于保存重要的檔案。如果在工作中出現問題，則可以通過查找檔案的方式追根溯源、探索途徑。此外，檔案還具有記錄的作用，有助于文化的積累、傳承和保護。在科研工作中，檔案管理可以為有序的工作提供基礎條件。豐富的檔案信息可以為科研工作提供更加豐富的服務內容，通過對各項技術資料進行整理、分類、編輯目錄，可以促進技術防護、成果保護等工作水平的提升。不僅如此，各項科研檔案也可以為科研工作提供參考依據，有助于科研單位的發展和進步，也能促進科研成果的進一步完善。

2 新形勢下科研單位檔案管理工作存在的問題

2.1 不夠重視

科研工作的內容較多，需要消耗很長的研究時間，也有很多重大科研項目會分為多個階段進行研究，所以項目的參與團隊比較復雜，每個工作人員的思想觀念、技術水平存在差異，所以對檔案管理的重視程度不同。很多科研單位將重心放在科研工作上，忽略了檔案管理的重要性。由于不夠重視，所以工作效率低下，權責不夠明確，影響工作質效的提升。

2.2 制度落后

在科研單位工作運營的過程中，往往要投入很多資源，包括技術、人力、資金等等。然而，大部分資源都投入在研究工作中，檔案管理工作的投入資源較少，沒有完善科學的檔案管理制度，資料編輯、信息歸檔的效率低下，在管理的過程中甚至存在資料不全、信息丟失等情況[2]。一方面，移交保管制度不夠完善，很多科研項目時間較長，由于交接不當，經常會出現資料丟失的情況。另一方面，權責不明，出現丟失情況后沒有及時處理，造成檔案管理工作出現更多漏洞。

2.3 人才匱乏

目前來看，很多單位都會設置專門的檔案管理人員，負責管理科研檔案，但大部分管理人員并不十分了解科研項目的具體內容，對專業知識、專項技術的掌握不夠全面，在科研的過程中很難做好資料收集、檔案歸類等工作。不僅如此，檔案管理人員本身對工作的重要性認識不足，沒有完全了解相關的規章制度，所以日常工作常常缺少積極性。

2.4 歸檔不當

在科研項目檔案管理的過程中，并沒有對管理人員進行明確的責任劃分，各個部門共同落實資料匯總工作，沒有專門的部門或人員負責資料整編工作，一旦出現問題就會相互推諉責任，造成問題處理不及時。檔案管理人員沒有直接參與科研活動，只負責檔案管理，所以在收集整理、移交保管的過程中難免會出現問題，很多管理人員甚至無法及時發現問題，這就很容易造成檔案丟失、信息失真等問題。

3 新形勢下科研單位檔案管理工作的創新改進

3.1 加強重視，提高認識

在新形勢背景下，科研單位發展迅速，各類科研項目在不斷增多，檔案管理的難度也隨之加大。為了促進檔案管理工作質效水平的提升，必須要先充分認識到檔案管理工作的重要性，確定各個部門的職責內容，建立完善有效的責任制度和獎罰制度，促進各個部門、人員工作積極性的提升。檔案管理部門應該發揮自身的核心作用，開拓檔案收集的方式和途徑，對管理人員進行規范管理，確保檔案管理工作可以順利開展、全面落實。應該做好同步收集和分類歸檔工作，加深檔案管理人員對科研項目的了解，落實責任考核制度，對相關崗位上的工作人員進行嚴格的考核，保障檔案內容和科研項目的規劃、研究、落實、完成等環節達成同步[3]。此外，應該做好事前監控，嚴格監督和管控檔案管理的過程，保障各個環節的順利銜接和有效落實，避免出現檔案丟失等問題。也可以建立項目法人制度，由法人承擔核心責任，加強法人的管理意識，使其可以將檔案管理工作放在科研單位建設運營的首位，確保檔案信息的全面性、詳細性和真實性，為科研單位的發展運營提供更多參考依據。

3.2 完善體系，改善質量

要確保檔案管理工作的有效性，必須要建立完善的管理體系。科研單位應該主動創新和完善檔案管理體系，積極應用現代信息技術，促進檔案管理工作向規范化、信息化、智能化的方向發展。在科研項目審批階段，應該明確科研項目的具體要求，然后建立專門的研究管理部門，為各部門、人員之間的協調配合奠定基礎，確保各個環節的順利落實。在檔案管理方面，應該配備專門的管理人員。檔案管理人員應該對科研內容、材料進行詳細的對比和分析，掌握豐富的資料信息，采用科學合理的整理方式，然后將資料移交給科研單位的檔案管理部門。做好溝通協調工作尤為重要，保障管理體系的科學性、合理性，為各項工作的落實提供依據。應該按照標準要求進行資料的收集、信息的記錄，保障印章齊全、書寫清晰，使歸檔分類的質量可以進一步提升。此外，可以加強信息化建設，采用信息化的管理方式。加強辦公室軟件和硬件的應用，不僅要配備性能先進的計算機，還要增加高速交換機、掃描儀等現代信息處理設備。與此同時，要構建科研檔案網絡信息化平臺，豐富檔案的數字化信息資源，實現數字化、網絡化的檔案管理。可以引進先進的技術，并且開發手機客戶端，利用互聯網和終端平臺實現信息的實時共享。尤其在5G時代背景下，建立手機客戶端尤為重要，利用手機客戶端調取、存儲、增刪檔案信息，為科研、檔案管理等工作人員提供更多便利。

3.3 培訓教育，建設團隊

為了更進一步提升檔案管理工作的質效，必須要建立一個專業的檔案管理團隊。為此，首先要做好監督和管理工作，制定詳細明確的檔案管理制度，確保檔案管理工作嚴格按照規范要求落實。其次，要加強人員的培訓教育工作，不僅要提升工作人員的檔案意識，還要提升檔案管理人員的專業技術、職業素養，確保文件收集、歸檔、分類、存儲等工作可以順利落實。可以采用信息化的宣傳方式，不僅要建立電子檔案資料庫，實現云平臺存檔，還要建立各種社交賬號，對檔案管理工作進行宣傳和推廣。

3.4 加強監管，創新技術

在工作落實的過程中，促進各個部門、環節之間的相互配合尤為重要。對于管理人員來說，不僅要積極參與科研項目的落實環節，還要綜合分析科研項目的內容、人員素質等多項因素，對合同、科研資料、文獻報告等重要檔案進行及時有效的歸檔整理。尤其在圖紙、文件等重要檔案交接的過程中，要發揮檔案管理部門的作用，嚴格監督各個崗位的工作情況，確保交接工作的順利落實，并且采取有效的加密手段，避免專業的科研信息被泄露。

4 結語

綜上所述，在新形勢背景下，加強科研單位的檔案管理工作尤為重要。在實際管理的過程中，不僅要完善規章制度、提升管理意識，還要加強信息技術的應用，積極創新管理方式，做好各個部門、環節之間的相互銜接，保障檔案管理的全面性、有效性。