淺析企業文書檔案管理的問題及對策建議

陳雪妮

（中核四〇四有限公司，甘肅 嘉峪關 735112）

1 文書檔案管理的主要特點

1.1 文書檔案管理工作較為繁瑣

文書檔案包含的文件類別和文件數量都較多，具有一定的綜合性。當文書檔案中的內容被執行后，文書檔案就暫時失去效用，但在國企長久的發展過程中，每一份文書檔案都標志著國企管理者不同階段的決策與思維方式。因此，文書檔案管理的主要內容，是將國企各部門在各時間段的文書進行收集、整理和保存。這些承載著國企發展歷程寶貴歷史資源的文書檔案，在未來的時間里都將成為國企歷史文化的見證者。從管理對象來看，文書檔案管理工作較為復雜，書報、文件、合同等都屬于國企文書檔案管理的對象。傳統的文書檔案收集整理方式都以紙質為主，文書檔案的各項信息依靠檔案管理人員用手寫的方式進行記錄，然后按照一定的順序進行存檔歸類。為了便于文書檔案的查找與借閱，通常需要對文書檔案進行分類，按照部門、科室或文書性質的不同將文書檔案進行編目成冊。這一階段的工作是整個文書檔案管理中最為繁瑣的階段，需要檔案管理人員有較好的耐心及豐富的經驗，才能保證整個國企內部的文書檔案得到安全、完整地保存[1]。

1.2 文書工作質量對文書檔案管理有較大影響

文書工作指完成文書檔案管理中的各項工作任務和工作要素，包括登記、催辦、轉交、立卷等具體的工作行為[2]。文書工作的整個過程就是建立文書檔案管理的過程，文書工作流程的完整性與高質量對文書檔案管理工作有較大的影響，只有不斷完善文書工作中的接收保存、鑒定、編制等流程，才能不斷改進國企文書檔案的管理流程。文書工作中的任何一個環節出現誤差都會對整個文書檔案管理工作造成影響。文書檔案具有一定的強制性和實效性，因此，在文件執行期間，其都具有較強的約束力，是推動國企全面發展的重要動力。從文書檔案的來源可以判斷，文書檔案主要包括了科學技術相關檔案、行政管理類檔案、黨建管理工作檔案等，而各個部門的文書檔案又包含了會議紀要、總結、責任書、協議、合同等紙質版檔案，甚至還有部分照片、影像、錄音等電子類的檔案。在國企文書檔案管理工作中，不同類型的檔案需要采用不同的管理方式。而表現形式多樣的文書檔案，則影響著文書檔案管理的有效性和合理性。

2 企業文書檔案收集與歸檔原則

企業文書檔案記錄了企業行政管理過程的重大決策、決定，是由各種通用文書轉化而來，因此，做好企業文書檔案收集與歸檔有其自身規定、標準和要求。

2.1 規范性

所謂規范性，是指企業文書檔案收集、歸檔要按照既定的標準和規范要求進行操作。具體來說，就是要求滿足《檔案法》《企業檔案工作規范》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《文書檔案案卷格式》等標準和規范要求，將企業日常行政事務管理過程中形成的文書檔案進行收集、編目、分類、裝訂等等，直至歸檔。

2.2 真實性

所謂真實性，是指企業文書檔案收集、歸檔的對象，必須是企業在日常行政管理過程中形成的具有重要保存意義的文件資料，這些文件資料必須是來自企業真實行政管理，不得是篡改或編造的資料。企業文書檔案管理部門或人員在歸檔前需要對其真實性進行認真且仔細地核查，只有確保收集和歸檔的文書檔案的真實性，才能確保后期文書檔案利用價值性。

2.3 專業性

所謂專業性，是指企業文書檔案收集、歸檔應嚴格按照《檔案法》《企業法》《企業檔案工作規范》的專業性規定和要求，做好企業文書檔案收集、分類、編碼、裝訂、排序、著錄、裝盒，以及檢索工具編制等等。如，“收集”要求齊全完整；“歸檔判斷”要求明確歸檔范圍，慎重決定“文書去留”；“分類”要求科學適用相對穩定，采取“年度—機構（問題或文號）—期限”；“排序”要求按照“期限—機構—時間”三個層次排列等等，總體上要按照企業文書檔案管理特點和規律進行專業化操作。

2.4 安全性

所謂安全性，是指企業文書檔案收集與歸檔應滿足《保密法》《檔案分類標引規則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規定》等規定和要求，確保企業文書檔案收集、歸檔安全，既包括文書檔案實體安全，也包括文書檔案信息安全，企業文書檔案庫房要按照“十防”的標準和要求進行建設和管理。

3 文書檔案管理的創新策略

3.1 加大檔案管理的經費投入

要想充分發揮檔案現代化管理的重要作用，單憑建設檔案管理規范是遠遠不夠的，還需要相關領導對檔案管理現代化的重視，針對檔案現代化管理增加資金投入，保證檔案現代化管理工作的順利開展。在創建檔案館、檔案室時，需要達到現代檔案館、檔案室建設規范要求，充分考慮檔案管理現代化的發展需要，有針對性地添置檔案管理現代化設備，有效保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性。除此之外，現代化的檔案管理還需要在實際工作中配備相關辦公設備，加強現代化技術在檔案管理中的應用，提高檔案管理的現代化水平。這就需要領導重視，加大在電子檔案管理方面的資金投入，不斷更新設備與技術，提高檔案現代化管理水平和利用率，營造出更多的經濟效益和社會效益。

3.2 注重檔案管理規范化建設

要想實現檔案管理現代化，需要確保檔案管理工作具有一定的規范性與科學性，使其在實際工作中發揮出最佳效果。在檔案管理中單純依靠技術手段或專業化標準是難以實現預期目標的，不僅無法提高檔案管理效率，還會對現代化發展造成影響。因此，相關部門在對檔案管理實現現代化時，需要確保檔案管理建設具有一定的規范性與科學性，對檔案管理工作實現現代化發展起到積極的促進作用。加強檔案管理規范化建設可以從以下幾個方面著手。首先，建立科學合理的電子檔案管理系統，規范對電子數據的監督管理工作，以制度為保障提升電子檔案管理水平。其次，有機整合電子檔案資料，強化各部門之間的聯系，從全局出發以更加系統化的方式管理檔案資料。最后，要簡化電子檔案管理流程，讓電子檔案管理體系更具實踐性，進而更好地發揮出其自身的作用與價值。

3.3 強化企業檔案管理安全性

企業檔案管理的安全性是極為關鍵的，要求企業管理工作者以及所有員工達成共識，并對企業員工開展檔案管理安全性以及信息保密工作的有關培訓。除此之外，檔案管理部門要制定檔案借閱制度，防止在檔案保管以及流程上出現問題，防止不法分子在檔案的轉移過程中進行信息修改、泄露檔案的相關信息，在檔案管理的過程中隨意改寫以及在檔案審核的過程中造假等。因此，各個部門要提升重視力度，遵守原則，將每個流程都交由專業負責人展開檢查、簽字，保證檔案利用工作的順利展開。

3.4 建設現代化檔案管理方式

隨著信息技術的飛速發展，現代企業的檔案管理工作開始步入了新階段，開始使用電子化方式替換以往的手工化操作，將電子檔案信息資源的優勢展現出來。為了做好檔案管理工作，就需要資金的支撐，對基礎設施作出改進，依照需求購入先進的檔案管理設施，保證檔案管理更加科學。并且，使用計算機進行管理，可以高效管理檔案，自動索引檔案信息，資料統計方便。同時，需要所有工作者在填寫紙質檔案的時候，確保與電子信息系統條目相同，確保可以準確地錄入信息。工作者在核實的時候要詳細，確保錄入的資料都是準確的，錄入之后就需要立刻展開管理，對于部分殘缺的材料，應該及時進行補缺，確保紙質檔案以及電子檔案的一致性。

3.5 企業文書檔案收集與歸檔范圍

根據《公司法》《檔案法》《企業檔案工作規范》《國有企業文件材料歸檔辦法》，以及企業行政管理活動實績，根據來源不同，可將企業文書檔案收集與歸檔地范圍大體分為：

3.5.1 企業內部形成的文件資料

企業行政管理過程中形成的內部文件資料是企業文書檔案收集和歸檔的主體和重要組成部分。具體來說，主要包括：

1）企業重要會議性文件。如總經理辦公會會議記要討論通過的文件材料、國家有關機關和上級領導視察、調研本企業時的工作匯報等文件材料。

2）企業重要決定。具體包括企業行政管理過程中制發的重要決議、決定、指示、命令、請示和批復等等。

3）企業計劃總結。關于企業年度計劃、總結，以及編制的發展規劃。

4）機構設置。涉及企業內部組織機構成立、合并、撤銷等決定性文件。

5）其他。主要有關于企業房產、物資、設備、檔案等交接憑證，企業事故處理文件，以及重要的統計報表和調查材料等等。

3.5.2 企業執行外部的文件資料

主要是指企業在執行、辦理相關外部來文方面的、具有保存價值的文件資料。具體來說，包括：

1）主管機關的各項決定。如關于本企業生產、經營、管理等方面所頒發的各種決議、決定、批復、命令等文件資料。

2）主管機關編制的文件。主要是指上級主管機關，如公司總部下達的經營目標、投資計劃、考核任務，以及在其日常行政管理過程中形成的文件資料。

3）上級機關的人員批復。主要涉及企業重要崗位或部門的人員錄用、任免、晉級、獎懲等等。

4）其他。主要包括有來信來訪，重要的批示、指示，以及處理結果；重要領導人的視察資料、講話、題字等。

3.5.3 企業所屬或派出機構文件資料

大型企業，涉及其所屬單位或派出機構設立、合并、撤銷、更名、人員花名冊；所屬單位或派出機構編制的生產計劃、工作總結、調查報告、統計報表，等等。

3.6 培養優秀的檔案管理團隊

隨著我國社會的飛速進步，老舊觀念、滯后制度與社會發展腳步不夠契合。并且檔案管理工作比較復雜，這就要求負責此工作的專業職員在受過專業培訓后可以迅速掌握政治方向，具有極強的對有關概念的掌握能力。對于檔案管理工作來講，工作人員必須具有良好的專業素養，并且對最新的專業知識進行學習也是平日的任務重點。通過對此崗位工作者展開培訓，強化員工的政治觀念，提升員工的政治素養，加強員工的法律觀念，并且經過培訓幫助員工掌握豐富的專業知識，保證檔案管理工作的合規性。

4 結束語

總之，文書檔案管理是企業檔案管理的重要組成部分，不僅需要設置專人專管，還需要不斷更新服務設備，保證管理技術的科學和合理性。在今后的文書檔案管理工作中，國企各級人員都需要不斷學習新的文書檔案管理知識，對文書檔案管理工作有正確的認識，不斷優化文書檔案管理工作制度和工作流程，提高國企的文書檔案管理的有效性。