建筑工程企業檔案的科學化管理策略研究

鄭志青

（漳州城投建工集團有限公司，福建 漳州 363000）

隨著建筑工程企業的發展，早已不再是以往粗獷的發展模式，并且對于建筑企業中出現的各種檔案資料也呈現出多元化形式。所以在現階段的很多建筑工程企業中，都專門建立了檔案管理的部門，對日常所出現的檔案資料進行集中的管理；但是在管理的過程中，雖然有專門的人員對其進行管理，實際的管理效果卻是很低下，無法到達新時期對建筑工程企業檔案科學化管理的要求。因此就需要對建筑工程企業的檔案科學化管理力度進行提高，使得建筑工程企業能夠在這個競爭激烈的市場中更好的發展下去。

1 建筑工程企業實現檔案管理科學化的意義

檔案科學化管理實質上就是通過有效的策略，更好地對檔案進行管理，能夠在整體上呈現出規范化、合理化的狀態，這也是現代建筑工程企業在發展中必須要經過的一項工作。做好建筑工程企業的檔案科學化管理，能夠對企業發展中的各項檔案進行集中的收集，也便于企業更好的掌握現階段的經營狀態以及發展狀況，從而根據不同的市場變化，制定出符合市場發展規律的正確戰略，促使建筑工程企業能夠在競爭激烈的市場中實現可持續性發展，為所制定的戰略保證其科學性與合理性。

我國的建筑工程企業對于檔案管理工作的起步較晚，在一定程度上，很多時候的檔案管理工作都是由建筑工程企業中的資料員或者是辦公室文員進行管理，長期存在著檔案管理混亂的情況。而在企業實現了檔案管理科學化之后，可以有效地提升檔案管理的效率，在需要檔案的時候，能夠在第一時間找到，為決策者提供正確的指導作用。同時也能在實現檔案科學化管理的過程中，提高建筑工程企業自身的綜合競爭力；除此之外，隨著信息化技術與計算機技術的不斷發展，檔案管理數字化與信息化進程也在不斷地推行中，如果企業能夠在社會發展的進程中準確把握住時代的特點，就能夠借助于這些技術讓企業在市場中處于不敗的地位[1]。

2 建筑工程企業檔案科學化管理不足之處分析

2.1 建筑工程企業檔案管理人員管理方式不足

在建筑企業的檔案管理中，所進行管理的檔案都不是單一存在的，而是由很多的檔案共同組成的一個整體。因此在對這些檔案進行管理時，就需要采用科學的方式進行分類管理，這樣做的目的第一是能夠提高檔案的規范化，第二是可以使得在需要這些檔案時方便找到。如在房建工程“西湖生態園”項目建設中，因為是安置房，所以會涉及很多的檔案資料出現，常見的就有回遷戶檔案、土地使用檔案、資金使用檔案、施工承包方檔案等，如果不對這些檔案進行科學化的管理，就會造成實際的工作很難順利開展。特別是很多的建筑工程企業檔案管理人員自身工作能力不足，導致在檔案管理上所使用的方法不正確，造成檔案管理非常混亂。其次，檔案管理人員在日常的工作中，沒有對工作引起高度的重視，對于在工作中創新出新的管理方式意識不足，長期采用落后的方式對檔案進行管理，致使檔案管理無法達到科學化管理的要求。

2.2 檔案管理硬件設施沒有完善

建筑企業的檔案管理，不同于其他檔案管理，因為本身就具有檔案種類多、復雜的特點，因此就需要在檔案管理的硬件設施上滿足管理的需求。但是在實際的建筑企業檔案管理工作中，很多的企業領導人員對于檔案管理工作的重視度不夠，因此在檔案管理的硬件設施上投入的資金不足，造成很多的檔案管理硬件設施不能滿足規范化管理的需求。首先就是存放檔案的地方，根據檔案管理的要求，需要有設立專門的檔案管理室，對檔案進行統一的管理。但是在實際的建筑企業中，很多的檔案存放的地方都是和辦公區在一起，沒有進行單獨的管控。其次就是在檔案室的內在要求，需要滿足防潮、通風、安全，而實際在很多的建筑企業檔案室中都沒有滿足這些要求，大多數的檔案室都位于底層，導致檔案沒有得到規范化的管理出現霉變、蛀蟲的現象。

2.3 檔案管理方式不科學，信息化建設速度緩慢

傳統的建筑工程企業檔案管理方式主要以紙質資料為主，對其進行整理時一般都是根據時間、檔案所記錄的內容進行歸納。但是隨著時代的發展，現在的檔案不僅僅有紙質資料，還有很多網絡上的檔案；而這些網絡上的檔案又不能全部進行打印形成紙質資料，因此也給檔案管理工作帶來了一定的難度。同時很多建筑工程企業的檔案管理人員早就熟悉了以往的管理方式，對于新出現的網絡檔案管理在認知上都表現出不足。除此之外，隨著計算機和網絡在工作中的滲透，很多企業對資料的存放都建立了網絡檔案館；相比傳統的檔案管理，將檔案形成數字化的形式，能夠提高對檔案的整理便捷性，在需要的時候也能夠第一時間進行查閱。但是現目前很多的建筑工程企業中對于檔案信息化的建設都沒有一個清晰的思路，使得檔案實現信息建設步伐緩慢，給檔案科學化管理工作造成了一定的阻力[2]。

3 實現建筑工程企業檔案科學化管理策略

3.1 打造高素質人才隊伍

企業檔案管理對管理人員的綜合素質與能力有著相對嚴格的要求，尤其是在檔案管理推行信息化、網絡化建設戰略的背景之下，從業人員對檔案管理工作的認知狀況，日常工作中的責任意識體現，以及管理人員的信息素養，對檔案管理的效率以及信息化建設、網絡發展規劃的實現皆有一定影響。圍繞檔案管理的科學化、規范化發展，建筑企業必須正確理解新時期企業檔案管理工作的特征以及主流發展趨勢，在此前提之下，以檔案管理對專業人才的能力需求為導向，建立人才引進計劃與從業人員的職后培訓制度。首先，信息素養的提升與自主意識的培養對專業人才的成長有重要價值，決策者在制定培訓制度時，需要將內部員工的意識教育納入考慮范疇，盡量保證從業人員能夠跟上信息化、網絡化發展的時代步伐，積極、主動利用空閑時間學習與信息化管理有關的理論、技術、方法。其次，在面向社會招聘優質人才時，需要根據崗位設置情況，崗位工作職責與任職需求等硬性指標，明確招聘對象，再從應聘人員中選取具有一定創新能力、信息素養的優質人才，確保其在短期適應后能夠盡快融入工作環境，融入檔案管理的創新發展趨勢。最后，檔案管理的信息化發展，還需要在原有崗位的基礎上，適當增加從事檔案管理信息開發工作的崗位，通過內部招聘、社會招聘等多項措施并舉的方式，彌補檔案管理在信息開發人才上的空白。對于開發人才的培養，企業高層需要注意開發方向的抉擇，盡量保證開發人員的能力與企業未來發展規劃相符，保證開發成果能夠順利應用于檔案管理的創新發展。從人才隊伍建設的角度考慮，新時期的檔案管理工作對員工的思想、責任意識以及創新能力等都提出了更加多樣化的需求，以適應檔案管理的環境變化為目標，建筑企業的決策層需要高度重視人才隊伍建設，切實提高檔案管理團隊的創新能力與應變能力[3]。

3.2 檔案管理的網絡化建設

在信息化背景下，創新檔案管理的方法，提升管理過程的技術水平，是建筑企業提升檔案管理能力的重要路徑。而引入現代化的技術手段，搭建專門服務于工程檔案、企業檔案管理的信息平臺，推動檔案管理的網絡化建設，對管理活動技術水平的提升有突出意義。以信息技術、網絡技術的支撐力量為核心，不少行業開始探索數字化轉型的發展道路。在網絡建設方面，依托現有的網絡設備，開發能夠實時傳輸、共享數據并集成若干管理功能的網絡平臺，完善配套技術設施，不僅能夠給企業檔案的管理提供新的思路，還能促進檔案管理乃至企業管理活動的規范化發展。從管理人員的角度分析，網絡平臺的搭建，相關軟件系統的開發，減輕了檔案管理的工作量，緩解了管理人員的工作壓力。基于此，推行檔案管理的網絡化建設，具有一定的實用價值與經濟效益。而在網絡平臺建設的技術條件上，目前有關檔案管理的平臺開發已初具規模，數字化媒介以及現有網絡技術提供的支持服務，為企業檔案的高效管理創造了良好條件。首先，大數據技術為企業檔案管理的數據分析提供了重要工具，尤其是對于建筑行業，工程資料涉及的數據眾多，數據類型相對復雜，可靠的數據分析技術，對檔案的高效管理有不可替代的重要作用。其次，移動網絡、無線網絡等技術為數據的實時傳輸以及查詢提供了技術保障，在網絡覆蓋區域，管理人員能夠通過手持移動設備獲取相應的檔案資料。最后，檔案管理的網絡化發展，為多個部門的協同管理提供了便捷渠道。從檔案管理的內容與性質來看，檔案管理、企業管理之間有著密切的聯系，建筑企業的檔案生成涉及若干環節、多個部門與崗位，在既往的管理模式下，受到溝通渠道不暢等客觀因素的限制，檔案采集成本過高、檔案信息不全以及管理效率過低等問題，嚴重阻礙了檔案管理的信息化實現。網絡數據庫的搭建，以及網絡平臺的開發，將給部門之間的協同管理帶來全新局面。需要注意的是，在引入大數據等現代技術的同時，工程資料管理也將面臨一些衍生風險，如數據聯網之后的網絡攻擊風險、管理人員的思維與能力風險等[4]。尤其是在引入工程資料信息管理系統以后，管理人員是否具備與工作需求相當的信息素養，是否能夠正確操作信息系統，將直接影響到管理效率的高低。

4 結語

綜上所述，在建筑工程企業的發展中，檔案的管理實現科學化，能夠有效的促使企業得到更好的發展前景。同時實現檔案科學化管理也是現代社會對建筑工程企業所提出的要求，也只要在發展中去實現檔案科學化的管理，才能使得企業的綜合競爭能力得到提高，在競爭激烈的市場中獲得一席之位。并且在檔案科學化管理的同時，要緊跟時代發展的步伐，在科學管理的基礎上，建設信息化檔案管理模式，使得檔案管理能夠更好地開展。