建筑工程企業(yè)檔案的科學(xué)化管理策略研究

鄭志青

（漳州城投建工集團(tuán)有限公司，福建 漳州 363000）

隨著建筑工程企業(yè)的發(fā)展，早已不再是以往粗獷的發(fā)展模式，并且對(duì)于建筑企業(yè)中出現(xiàn)的各種檔案資料也呈現(xiàn)出多元化形式。所以在現(xiàn)階段的很多建筑工程企業(yè)中，都專門建立了檔案管理的部門，對(duì)日常所出現(xiàn)的檔案資料進(jìn)行集中的管理；但是在管理的過程中，雖然有專門的人員對(duì)其進(jìn)行管理，實(shí)際的管理效果卻是很低下，無(wú)法到達(dá)新時(shí)期對(duì)建筑工程企業(yè)檔案科學(xué)化管理的要求。因此就需要對(duì)建筑工程企業(yè)的檔案科學(xué)化管理力度進(jìn)行提高，使得建筑工程企業(yè)能夠在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中更好的發(fā)展下去。

1 建筑工程企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的意義

檔案科學(xué)化管理實(shí)質(zhì)上就是通過有效的策略，更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠在整體上呈現(xiàn)出規(guī)范化、合理化的狀態(tài)，這也是現(xiàn)代建筑工程企業(yè)在發(fā)展中必須要經(jīng)過的一項(xiàng)工作。做好建筑工程企業(yè)的檔案科學(xué)化管理，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展中的各項(xiàng)檔案進(jìn)行集中的收集，也便于企業(yè)更好的掌握現(xiàn)階段的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)以及發(fā)展?fàn)顩r，從而根據(jù)不同的市場(chǎng)變化，制定出符合市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律的正確戰(zhàn)略，促使建筑工程企業(yè)能夠在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展，為所制定的戰(zhàn)略保證其科學(xué)性與合理性。

我國(guó)的建筑工程企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的起步較晚，在一定程度上，很多時(shí)候的檔案管理工作都是由建筑工程企業(yè)中的資料員或者是辦公室文員進(jìn)行管理，長(zhǎng)期存在著檔案管理混亂的情況。而在企業(yè)實(shí)現(xiàn)了檔案管理科學(xué)化之后，可以有效地提升檔案管理的效率，在需要檔案的時(shí)候，能夠在第一時(shí)間找到，為決策者提供正確的指導(dǎo)作用。同時(shí)也能在實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的過程中，提高建筑工程企業(yè)自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力；除此之外，隨著信息化技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理數(shù)字化與信息化進(jìn)程也在不斷地推行中，如果企業(yè)能夠在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中準(zhǔn)確把握住時(shí)代的特點(diǎn)，就能夠借助于這些技術(shù)讓企業(yè)在市場(chǎng)中處于不敗的地位[1]。

2 建筑工程企業(yè)檔案科學(xué)化管理不足之處分析

2.1 建筑工程企業(yè)檔案管理人員管理方式不足

在建筑企業(yè)的檔案管理中，所進(jìn)行管理的檔案都不是單一存在的，而是由很多的檔案共同組成的一個(gè)整體。因此在對(duì)這些檔案進(jìn)行管理時(shí)，就需要采用科學(xué)的方式進(jìn)行分類管理，這樣做的目的第一是能夠提高檔案的規(guī)范化，第二是可以使得在需要這些檔案時(shí)方便找到。如在房建工程“西湖生態(tài)園”項(xiàng)目建設(shè)中，因?yàn)槭前仓梅浚詴?huì)涉及很多的檔案資料出現(xiàn)，常見的就有回遷戶檔案、土地使用檔案、資金使用檔案、施工承包方檔案等，如果不對(duì)這些檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，就會(huì)造成實(shí)際的工作很難順利開展。特別是很多的建筑工程企業(yè)檔案管理人員自身工作能力不足，導(dǎo)致在檔案管理上所使用的方法不正確，造成檔案管理非常混亂。其次，檔案管理人員在日常的工作中，沒有對(duì)工作引起高度的重視，對(duì)于在工作中創(chuàng)新出新的管理方式意識(shí)不足，長(zhǎng)期采用落后的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，致使檔案管理無(wú)法達(dá)到科學(xué)化管理的要求。

2.2 檔案管理硬件設(shè)施沒有完善

建筑企業(yè)的檔案管理，不同于其他檔案管理，因?yàn)楸旧砭途哂袡n案種類多、復(fù)雜的特點(diǎn)，因此就需要在檔案管理的硬件設(shè)施上滿足管理的需求。但是在實(shí)際的建筑企業(yè)檔案管理工作中，很多的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作的重視度不夠，因此在檔案管理的硬件設(shè)施上投入的資金不足，造成很多的檔案管理硬件設(shè)施不能滿足規(guī)范化管理的需求。首先就是存放檔案的地方，根據(jù)檔案管理的要求，需要有設(shè)立專門的檔案管理室，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。但是在實(shí)際的建筑企業(yè)中，很多的檔案存放的地方都是和辦公區(qū)在一起，沒有進(jìn)行單獨(dú)的管控。其次就是在檔案室的內(nèi)在要求，需要滿足防潮、通風(fēng)、安全，而實(shí)際在很多的建筑企業(yè)檔案室中都沒有滿足這些要求，大多數(shù)的檔案室都位于底層，導(dǎo)致檔案沒有得到規(guī)范化的管理出現(xiàn)霉變、蛀蟲的現(xiàn)象。

2.3 檔案管理方式不科學(xué)，信息化建設(shè)速度緩慢

傳統(tǒng)的建筑工程企業(yè)檔案管理方式主要以紙質(zhì)資料為主，對(duì)其進(jìn)行整理時(shí)一般都是根據(jù)時(shí)間、檔案所記錄的內(nèi)容進(jìn)行歸納。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案不僅僅有紙質(zhì)資料，還有很多網(wǎng)絡(luò)上的檔案；而這些網(wǎng)絡(luò)上的檔案又不能全部進(jìn)行打印形成紙質(zhì)資料，因此也給檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。同時(shí)很多建筑工程企業(yè)的檔案管理人員早就熟悉了以往的管理方式，對(duì)于新出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理在認(rèn)知上都表現(xiàn)出不足。除此之外，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在工作中的滲透，很多企業(yè)對(duì)資料的存放都建立了網(wǎng)絡(luò)檔案館；相比傳統(tǒng)的檔案管理，將檔案形成數(shù)字化的形式，能夠提高對(duì)檔案的整理便捷性，在需要的時(shí)候也能夠第一時(shí)間進(jìn)行查閱。但是現(xiàn)目前很多的建筑工程企業(yè)中對(duì)于檔案信息化的建設(shè)都沒有一個(gè)清晰的思路，使得檔案實(shí)現(xiàn)信息建設(shè)步伐緩慢，給檔案科學(xué)化管理工作造成了一定的阻力[2]。

3 實(shí)現(xiàn)建筑工程企業(yè)檔案科學(xué)化管理策略

3.1 打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍

企業(yè)檔案管理對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)與能力有著相對(duì)嚴(yán)格的要求，尤其是在檔案管理推行信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)戰(zhàn)略的背景之下，從業(yè)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知狀況，日常工作中的責(zé)任意識(shí)體現(xiàn)，以及管理人員的信息素養(yǎng)，對(duì)檔案管理的效率以及信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)發(fā)展規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)皆有一定影響。圍繞檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，建筑企業(yè)必須正確理解新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的特征以及主流發(fā)展趨勢(shì)，在此前提之下，以檔案管理對(duì)專業(yè)人才的能力需求為導(dǎo)向，建立人才引進(jìn)計(jì)劃與從業(yè)人員的職后培訓(xùn)制度。首先，信息素養(yǎng)的提升與自主意識(shí)的培養(yǎng)對(duì)專業(yè)人才的成長(zhǎng)有重要價(jià)值，決策者在制定培訓(xùn)制度時(shí)，需要將內(nèi)部員工的意識(shí)教育納入考慮范疇，盡量保證從業(yè)人員能夠跟上信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的時(shí)代步伐，積極、主動(dòng)利用空閑時(shí)間學(xué)習(xí)與信息化管理有關(guān)的理論、技術(shù)、方法。其次，在面向社會(huì)招聘優(yōu)質(zhì)人才時(shí)，需要根據(jù)崗位設(shè)置情況，崗位工作職責(zé)與任職需求等硬性指標(biāo)，明確招聘對(duì)象，再?gòu)膽?yīng)聘人員中選取具有一定創(chuàng)新能力、信息素養(yǎng)的優(yōu)質(zhì)人才，確保其在短期適應(yīng)后能夠盡快融入工作環(huán)境，融入檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展趨勢(shì)。最后，檔案管理的信息化發(fā)展，還需要在原有崗位的基礎(chǔ)上，適當(dāng)增加從事檔案管理信息開發(fā)工作的崗位，通過內(nèi)部招聘、社會(huì)招聘等多項(xiàng)措施并舉的方式，彌補(bǔ)檔案管理在信息開發(fā)人才上的空白。對(duì)于開發(fā)人才的培養(yǎng)，企業(yè)高層需要注意開發(fā)方向的抉擇，盡量保證開發(fā)人員的能力與企業(yè)未來(lái)發(fā)展規(guī)劃相符，保證開發(fā)成果能夠順利應(yīng)用于檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。從人才隊(duì)伍建設(shè)的角度考慮，新時(shí)期的檔案管理工作對(duì)員工的思想、責(zé)任意識(shí)以及創(chuàng)新能力等都提出了更加多樣化的需求，以適應(yīng)檔案管理的環(huán)境變化為目標(biāo)，建筑企業(yè)的決策層需要高度重視人才隊(duì)伍建設(shè)，切實(shí)提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)新能力與應(yīng)變能力[3]。

3.2 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在信息化背景下，創(chuàng)新檔案管理的方法，提升管理過程的技術(shù)水平，是建筑企業(yè)提升檔案管理能力的重要路徑。而引入現(xiàn)代化的技術(shù)手段，搭建專門服務(wù)于工程檔案、企業(yè)檔案管理的信息平臺(tái)，推動(dòng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)管理活動(dòng)技術(shù)水平的提升有突出意義。以信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐力量為核心，不少行業(yè)開始探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展道路。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，依托現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，開發(fā)能夠?qū)崟r(shí)傳輸、共享數(shù)據(jù)并集成若干管理功能的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完善配套技術(shù)設(shè)施，不僅能夠給企業(yè)檔案的管理提供新的思路，還能促進(jìn)檔案管理乃至企業(yè)管理活動(dòng)的規(guī)范化發(fā)展。從管理人員的角度分析，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的搭建，相關(guān)軟件系統(tǒng)的開發(fā)，減輕了檔案管理的工作量，緩解了管理人員的工作壓力。基于此，推行檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，具有一定的實(shí)用價(jià)值與經(jīng)濟(jì)效益。而在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)的技術(shù)條件上，目前有關(guān)檔案管理的平臺(tái)開發(fā)已初具規(guī)模，數(shù)字化媒介以及現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供的支持服務(wù)，為企業(yè)檔案的高效管理創(chuàng)造了良好條件。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)為企業(yè)檔案管理的數(shù)據(jù)分析提供了重要工具，尤其是對(duì)于建筑行業(yè)，工程資料涉及的數(shù)據(jù)眾多，數(shù)據(jù)類型相對(duì)復(fù)雜，可靠的數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)檔案的高效管理有不可替代的重要作用。其次，移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)為數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳輸以及查詢提供了技術(shù)保障，在網(wǎng)絡(luò)覆蓋區(qū)域，管理人員能夠通過手持移動(dòng)設(shè)備獲取相應(yīng)的檔案資料。最后，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，為多個(gè)部門的協(xié)同管理提供了便捷渠道。從檔案管理的內(nèi)容與性質(zhì)來(lái)看，檔案管理、企業(yè)管理之間有著密切的聯(lián)系，建筑企業(yè)的檔案生成涉及若干環(huán)節(jié)、多個(gè)部門與崗位，在既往的管理模式下，受到溝通渠道不暢等客觀因素的限制，檔案采集成本過高、檔案信息不全以及管理效率過低等問題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建，以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的開發(fā)，將給部門之間的協(xié)同管理帶來(lái)全新局面。需要注意的是，在引入大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)的同時(shí)，工程資料管理也將面臨一些衍生風(fēng)險(xiǎn)，如數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)之后的網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險(xiǎn)、管理人員的思維與能力風(fēng)險(xiǎn)等[4]。尤其是在引入工程資料信息管理系統(tǒng)以后，管理人員是否具備與工作需求相當(dāng)?shù)男畔⑺仞B(yǎng)，是否能夠正確操作信息系統(tǒng)，將直接影響到管理效率的高低。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在建筑工程企業(yè)的發(fā)展中，檔案的管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，能夠有效的促使企業(yè)得到更好的發(fā)展前景。同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理也是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)建筑工程企業(yè)所提出的要求，也只要在發(fā)展中去實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化的管理，才能使得企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力得到提高，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中獲得一席之位。并且在檔案科學(xué)化管理的同時(shí)，要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，建設(shè)信息化檔案管理模式，使得檔案管理能夠更好地開展。