機關公文處理與檔案管理問題探索

陳 紅

（荊州市荊江分洪工程南北閘管理處北閘管理所，湖北 荊州 434302）

1 機關公文檔案管理的重要性

機關公文標準的制定具有嚴肅性和法定效力，有相當一部分公文完成其現行效用后，還將轉化為文書檔案長期甚至永久保管，公文的質量直接影響日后歸檔文書檔案的質量，必須在其生成時保證物質形態符合檔案保管的要求。

2 檔案管理的作用

2.1 助力單位工作科學開展

公文檔案等有關材料，以文件形式，真實且客觀地記錄著單位內部各項工作，反映了自身發展的整個過程，是所獲成果與累積經驗的綜合。將公文檔案管理規范化，能有效地深入發掘，高效地開發，合理地利用公文檔案資源，進而科學地指導單位內部管理工作的開展，切實地提升單位內部管理的水平與成效。

2.2 助推單位持續穩健發展

公文檔案管理，綜合著所獲成果與累積經驗，在單位各項戰略決策發展層面上，可為其提供科學、有效、可參考的依據。提升檔案管理水平，革新管理模式、方法，做好公文檔案的管理、開發與利用工作，能充分發揮檔案資源的真正效用，助推單位持續、穩健發展，提升硬核實力。

3 機關公文處理與檔案管理之間存在的問題

3.1 公文處理與檔案管理的銜接意識不強

檔案管理現代化的重要一環，既要做好硬件設施的建設，同時做好軟件工作的規范，如何實現檔案工作規范管理，首先，必須從檔案的源頭環節把關。目前有單位，檔案管理意識不強、存在文件不能及時收集、甚至丟失、沒有專門的檔案管理部門，或檔案保管條件差或無專職檔案人員的問題，各職能部門自行保管等現象，直接導致公文處理與檔案管理脫節。如：公文的收集、公文管理部門在公文進行傳閱后，沒有及時收集并存放，文件傳到某個部門或某位領導手里后不問不理，不了了之，導致文件丟失。其次，沒有按相關規定以年度為單位上交檔案管理部門，檔案管理部門也沒有進行文件丟失情況進行追溯。

3.2 公文處理與檔案管理的制度不完善

有地方或單位在當前經費緊縮、且歷史檔案積壓較多、未及時進行整理歸檔、檔案整理、管理任務重、難度大，公文處理與檔案管理仍存在發展不平衡問題，公文處理與檔案管理各行其是，兩者之間沒有形成統一的完整的管理辦法，存在責任不清、標準不明、要求不具體、在收集與歸檔過程中沒有形成相關制度加以管理，導致檔案管理不規范、不達標現象。

3.3 公文處理和檔案管理缺乏規范性

當前部分單位公文用紙不符合要求，裝訂不規范；公文文種多達十幾種，許多單位在使用時經常錯用文種，給公文受理機關帶來不便，影響公文效率，同時也給檔案管理帶來不便；公文打印、排版都有格式要求，不規范會影響檔案的整理，使得公文無法立卷歸檔；公文附件不規范等問題。

3.4 工作人員工作素質有待提升

首先，一些工作人員沒有經過專業知識和技能的培訓，對工作流程不熟悉，沒有主動學習的意識，對新的知識技能沒有掌握，導致工作能力不高，影響了公文處理和檔案管理工作。其次，工作人員的責任意識不強，造成了收集不全、歸類不細，記錄不明等現象。

4 做好公文處理與檔案管理對接的有效措施

4.1 完善公文處理和檔案管理信息化建設

1）加強“文檔一體化”建設，增強公文處理與檔案管理的對接意識。文檔管理一體化就是把文件工作和檔案工作整合為一個工作體系，進行統一管理。隨著新時期信息工作和檔案工作的開展，檔案學術界提出了新的檔案管理文檔管理一體化。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規范一體化。這一問題首次提出是在1985年6月教育部和國家檔案局召開的檔案專業教育改革座談會上，是一種較為科學的管理理論，它的出現為檔案管理學理論注入了新的內容。首先，加強領導，提高意識。加快文檔管理一體化建設，要提高領導的檔案意識，使檔案信息化有個正確的引路人。作為檔案工作的領導，必須要不斷加強業務知識的學習和提高。努力把檔案信息化建設作為業務建設的一個首要工作，不斷完善和加強檔案信息平臺，提高管理水平、工作效率和服務質量。其次，積極支持投入，提升軟、硬件配置。要舍得投入財力，配置軟、硬件要從長遠的發展考慮，適當提高配置能級，以適應檔案管理現代發展的步伐。同時，作為檔案部門，也要積極爭取多方支持，創造條件實現文檔自動化管理，加快文檔管理一體化建設的發展。第三，提高全員“文檔一體化”意識。“文檔一體化”意識不僅僅需要領導和檔案管理人員進行強化，同樣也需要各個部門充分尊重“文檔一體化”的意識并主動配合檔案管理人員進行管理工作。首先，與文書檔案管理工作具有密切聯系的各個部門都應該開展意識強化活動，將“文檔一體化”意識深入人心，從而使得文書檔案管理工作進行更為順利。其次，對于“文檔一體化”意識的落實也應該加強監督，當檔案管理過程中出現任何阻礙因素時，可以通過意見反應通道直接上報，從而使得文書檔案管理過程更為通暢。

2）完善傳統管理向信息化管理有效機制。檔案信息化是一個系統工程，必須統籌規劃，分步實施，要結合單位檔案工作實際，認真總結檔案工作新經驗，準確把握檔案工作特點規律，以創新思維推動檔案管理工作新發展。

機關事業單位若想提高檔案管理信息化建設的有效性，使其能夠在檔案管理工作中發揮出積極作用，則要建立相應的信息化管理體系，發揮其自身的指導作用，保障檔案信息管理的安全性與規范性。第一，要根據信息化的檔案管理流程，制定出相對應的信息化管理制度，促使檔案管理體系的完善，使其能夠與整個檔案信息化管理模式相符合，有效指導信息化檔案管理工作，發揮出信息化檔案管理模式的實效性。第二，要充分利用信息化手段，加快檔案資料信息化進程，把紙質保存與電子版存儲有機結合起來，充分發揮信息化檔案的作用。在進行數字化檔案信息管理的同時，也要做好紙質檔案的保存工作。在保存紙板檔案時，可以對檔案目錄進行數字化編輯，利于查詢。對于一些特別珍貴的紙質檔案，可以將其掃描下來進行存檔，從而延長這些檔案的保存時間。對一些受溫度、濕度等環境影響較大的紙質檔案，可以利用先進的技術人為改變紙質檔案存放的環境，從而延長他們的保存期限。因此，只有充分地發揮科學技術的作用，才能促進檔案管理工作的不斷向前發展。第三，要全面梳理存量檔案，運用新技術，把立卷歸檔、精準查找、快速存取、安全調閱等方面的工作，研究透、建起來、運用好，提升檔案管理工作科學化水平。圍繞檔案管理“規范化、標準化、現代化”要求，進一步創新機制，加快信息化檔案建設步伐，努力為公文處理與改革發展發揮高質量的檔案服務保障作用。

4.2 完善公文處理與檔案管理的對接制度

首先，要提高領導重視意識，只有解決了主抓領導意識觀念上的重視度不足的問題，才能夠使檔案的接收與管理工作不會出現亂作為、缺位的現象。其次，應當建立健全相應的公文處理和檔案管理相關工作制度，安排專人負責抓好公文處理及檔案管理工作，切實推進檔案管理工作的規范化、制度化進程。第三，嚴格各項制度的落實，充分發揮制度能管人、管事的管理效應。第四，充分發揮公文管理和檔案管理人員的主觀能動性，制定獎懲制度，實行獎罰分明，制定交接手制度，確保公文能有效轉讓化為檔案材料。

4.3 提高工作人員的素質和工作能力

檔案管理工作中，第一，工作人員的素質起著非常重要的作用，只有提高工作人員的文化素質，才能促進檔案管理進一步提高科學化水平，這就需要檔案工作人員不斷學習新知識，轉變傳統檔案管理思想理念，樹立新時代思想理念，明確新時代檔案管理中需要解決的問題，從而制定有針對性的措施，提高檔案管理質量。第二，檔案管理工作人員的工作能力也是影響檔案管理工作質量和效率的重要因素之一，因此，加強工作人員的培訓也是一項重要的工作。要定期組織培訓學習，組織檔案管理人員參與相關專業機構的年度學習和短期培訓班，尤其是信息化檔案管理的相關培訓學習，例如計算機以及信息化檔案管理系統的使用與維護，及時掌握新的管理知識。第三，隨著時代的發展，檔案管理數據庫的建立非常有必要，這對提高檔案管理工作效率有著非常大的幫助。具體實施過程中，可以由檔案局或是檔案館派人在預定的地點采取全員培訓的方式，專門講解檔案收集、歸檔與管理等要求，且在做好保密工作的前提下，借用微信群或是QQ群等基于互聯網的實時溝通工具進行群內業務培訓和答疑。第四，檔案管理工作人員要時刻關注市場發展情況和社會發展情況等，提高檔案管理安全意識，避免造成檔案信息的丟失與損毀，使檔案信息發揮出最大的利用價值。第五，要明確每位工作人員的崗位職責，做好分工和協作，使他們能各司其職，做好自己的本職工作，從而使檔案管理各項工作業務都能順利進行。

5 結束語

總而言之，機關檔案管理的規范化是機關實現檔案工作高效化的基礎、前提，檔案工作者務必要正確認識檔案管理情況，提高檔案意識，完善管理制度，實施嚴格的規范化管理，促使檔案管理工作越來越規范，不斷深化檔案管理改革，最大限度發揮檔案的價值，為高效履職提供可靠支撐。