現代大型企業集團檔案管控初探

鄧 東

（海航集團檔案館，海南 海口 570203）

現代大型企業集團是跨行業、跨地區的多元化企業聯合體，旗下成員企業數量眾多，對成員企業的管理既要按照法人治理的要求保持其相對獨立的市場地位，又要對其實行統一領導和分層級管理的制度。基于此，現代大型企業集團檔案工作所面臨的環境往往更為復雜，存在較多的難點和問題。

1 現代大型企業集團檔案工作的特點

1.1 檔案形成主體及工作環境復雜

相對于單一法人企業，大型企業集團層級復雜，企業檔案工作環境更為復雜。企業集團內部的產業鏈包括科研、生產、加工、經營貿易等各行業，涉及領域廣，而且各行業企業管理模式不盡相同，所形成的檔案也存在不同的特點。

1.2 檔案資源種類繁雜，數量龐大

大型企業集團經營規模大，成員企業多，主營業務廣泛，所形成的檔案資源種類繁雜，數量龐大。

1.3 檔案機構設置不統一及分散性

大型企業集團由于經營范圍廣，駐地分散，成員企業眾多，檔案工作水平差異較大。各子公司均為獨立的法人，有一定獨立的經營權，其檔案機構設置方式不同，或設立了專門的檔案部門，或是將檔案工作職能劃歸到某部門。

2 大型企業集團檔案工作存在的主要問題

2.1 企業檔案意識不一，檔案管理職能邊緣化

大型企業集團檔案工作檔案管理水平的高低與企業檔案意識尤其是企業領導層的檔案意識密不可分。在不少企業，或未設置檔案管理崗位或將檔案員崗位設置在非核心部門，導致檔案管理崗位邊緣化，檔案員受自身所處崗位職能限制，容易導致公司核心檔案流失。同時，檔案管理員崗位邊緣化也使得檔案工作得不到有力支持。

2.2 檔案從業人員專業素質參差不齊，成熟人才流失嚴重

大型企業集團成員企業檔案管理水平不一，檔案管理者多為兼職檔案員，檔案專業知識相對匱乏，檔案意識淡薄。同時，在企業調整轉型人員優化過程中，由于檔案取得的即時效益不明顯，成熟檔案人才流失現象比較嚴重。

2.3 企業核心檔案管理失控

企業檔案尤其是企業核心檔案作為企業重要的信息資源，在企業生產、經營、管理過程中發揮著重要的作用。但是，部分企業在檔案收集過程中，僅僅局限于企業行政管理類檔案的收集，而對于具有知識產權意義的企業研發項目檔案、重大固定資產投資項目檔案、商標檔案、專利檔案、企業資產與產權變動檔案或破產企業檔案等則處于失控狀態甚至流失。

2.4 企業檔案資源分散，檔案利用不充分

大型企業集團成員企業眾多，跨行業、跨地區現象較多。企業檔案作為企業集團的重要資產，往往由各成員企業獨自管理。因檔案形成企業自身的利用需求、缺乏規章制度約定、庫房等硬件設施限制、檔案數字化程度不高等原因未實現檔案資源的集中統一管理，從而阻礙檔案資源在全集團范圍內的共享利用。

3 大型企業集團檔案工作對策分析

3.1 注重頂層設計，建立強有力的檔案管控體系

因大型企業集團的特點，在檔案工作起步之際，應首先明確檔案工作的戰略定位，即企業檔案是實現企業管理控制的重要手段，以及促進企業持續健康發展的重要基礎。其次，對企業集團檔案管理進行頂層設計，應從管理體系、運作機制上進行梳理，確保檔案管理做到統一平臺、統一制度、統一標準。具體可從以下幾方面著手：

1）建立健全企業檔案管理標準。根據檔案法和各地檔案法律法規的相關規定，結合本企業集團實際運營情況及行業特點，不斷完善檔案管理標準。

2）建立集團統一的文檔電子管理系統，作為各成員企業文檔管理和利用的統一平臺。集團公司對各成員企業檔案全宗和系統權限統一控制，分級管理。

3）建立容災備份管理制度。從企業集團自身實際出發，將檔案容災備份納入集團統一規劃，建立容災備份管理制度，強化規范管理，對容災備份的質量、責任方面要有嚴格要求，確保備份數據在需要恢復時，有足夠的空間和快速還原的能力。

2.2 推進標準執行，建立強有力的檔案業務指導體系

企業集團檔案部門可通過調研、培訓、檢查、通報、考核等監督手段，加強檔案工作的監督指導。具體如下：

1）在開展下屬企業檔案管理工作的前期，應先進行調查研究。調查工作主要了解下屬企業的業務范圍、檔案管理模式、專兼職檔案人員狀況、檔案工作環境等，為企業集團檔案工作的開展打好基礎。

2）多樣化開展檔案培訓。開展檔案培訓工作是培養員工檔案意識、規范公司檔案管理的有效途徑。針對企業集團檔案從業人員駐地分散、更換頻繁及兼職較多的特點，可通過現場集中培訓、外派講師異地培訓、網絡視頻培訓、在線學習認證等多種方式開展檔案業務培訓。

3）制定企業集團檔案工作目標考評標準。通過日常檢查、專項檢查及年度檢查等方式，對成員企業檔案工作的組織領導、工作機制、檔案業務建議、基礎設施、業務建設、利用服務等方面進行檢查考評，對檢查結果進行通報，獎優罰劣，使集團檔案工作組織管理體系得到強化，工作基礎得到有力夯實。

4）將企業集團檔案工作成效納入企業績效考核體系中，落實到企業領導崗位責任制中。對各企業的檔案工作進行客觀全面的考核評價，帶動各企業以考核工作為契機，集中力量解決檔案工作中存在的疑難問題，認真整改，不斷取得進步。

2.3 協同發展，建立強有力的檔案工作協作機制和檔案利用體系

建立企業集團內部各成員企業檔案工作協作機制，充分發揮集團內部檔案工作管理水平較高單位的價值，推動集團各單位檔案工作協同發展。一是通過檔案工作目標考證結果優選各成員企業檔案業務骨干，成立企業集團檔案工作協作小組；二是建立檔案工作交流培訓機制，通過參加內外部培訓、集團內部短期交流等方式，不斷提高集團檔案工作水平。另一方面，各成員企業檔案用戶可通過集團統一的文檔管理系統實現權限范圍內的一站式檢索，通過網絡即可實現在線申請、實時閱覽甚至下載檔案，提高檔案信息資源利用效能，以最終實現企業集團檔案信息資源共享和檔案價值的最大化。

2.4 主動作為，建立強有力的檔案宣傳體系

1）企業集團檔案工作應盡量擺脫枯燥乏味的說教式宣傳模式，可運用多樣化媒體進行豐富。通過企業檔案宣傳體系的建立，加強員工對企業檔案和檔案工作的認識，擴大檔案文化的影響力。

2）企業集團檔案部門要不斷挖掘、開發館藏檔案資源，利用各種宣傳媒介將檔案編研成果推送給企業員工，特別是通過檔案提供利用所取得的社會效益和經濟效益的典型案例來宣傳檔案的價值，從而引起他們對檔案工作的關注度。

3 大型企業集團檔案工作未來展望

近年來，隨著社會經濟的快速發展，企業內外部環境發展了較大的變化，企業集團檔案工作呈現出一些新的趨勢。

3.1 集成管理

集成是將孤立的事物或元素通過某種方式聯系在一起形成有機整體的過程。隨著現代社會的發展，企業檔案的集成管理成為可能，主要包含以下兩個層面：一是資源集成，包括文件與檔案的集成、文檔與圖書情報的集成以及各類數據的集成化。二是企業集團各業務系統與檔案管理系統的集成。

3.2 大數據管理

隨著大數據的發展，大型企業集團開始利用大數據開展工作，檔案管理同樣如此，這就需要企業檔案人員改變傳統的檔案管理理念和管理方式，把握大數據的特點，建立企業檔案管理云平臺，實現企業集團內部各業務體系信息數據的高效統一。同時，還應利用大數據技術從海量數據資源中挖掘有效信息，為企業的經營決策提供參考，實現檔案信息價值的最大化。

3.3 境外檔案管理

隨著我國“走出去”戰略的實施，我國大型企業集團為尋求自身的發展，在境外投資設立企業的情況不斷增加，境外業務領域不斷延伸，境外檔案工作的重要性日益突出。2018年8月，國家檔案局制定下發了《企業境外檔案管理辦法》，從國家層面建立了境外檔案工作監管機制。境外企業在遵從中國及所在國家或地區的法律法規的前提下，構建覆蓋全球的檔案管理機制，以確保境外企業檔案完整和安全。