試論提升檔案管理人員素質 推進檔案管理科學化

唐保建

（昌樂縣衛生綜合執法大隊，山東 濰坊 262400）

檔案管理人員的個人素質直接影響著檔案管理科學化的運行，二者從屬因果關系，可以說檔案管理人員掌握著單位公司機密核心資料，對單位的財務往來、應酬社交等經濟狀況都有著全面地了解。因此，需要提升檔案管理人員的素質，只有這樣公司的檔案才能真正得到專業化的管理，科學化的管理體系才得以推行，才能讓檔案管理這個職位真正發揮作用，為公司的發展和上市作出貢獻，一個好的管理體系不僅能夠幫助公司合理規避風險，也能夠提高公司工作效率，為日后發展前景做出合理規劃，因此檔案管理作用重大，需要引起公司足夠的重視。

近幾年新興媒體的影響力在不斷擴大，中國的網民數量在不斷增加，這給檔案管理工作提供了更多的渠道和載體，更是一定程度上改變了檔案的儲存、收集等多項工作。所以檔案管理科學化、信息化是必然的發展趨勢。只有推進檔案管理科學化，才能夠為相關的決策工作提供更有力的依據，才能夠為決策執行工作提供更多的支持。

1 我國檔案管理發展現狀分析

1.1 檔案管理人員缺乏責任意識，尸位素餐現象濫行

先今檔案管理人員大部分認為這個職位是個閑職，只需要坐坐辦公室，將一些資料賬目分門別類放好即可，也不需要過腦子動心思。這種缺乏責任意識的行為無疑是不符合檔案管理人員的專業素養的，這種思想直接導致了尸位素餐現象的濫行，檔案管理并不是簡單的文件整理，而是要將公司現有的信息系統化全面化的進行整合歸納，為公司日后的業務規劃留好歷史記錄以及參考文獻，在公司遇到問題時能及時提供案卷依據，幫助公司合理擺脫風險。因此檔案管理人員需要重新審視職位本身職能，轉變自己的工作意識。

1.2 管理人員未有過硬素質，個人水平有待提升

空有對崗位的一腔熱情還不夠，還需要過硬的專業知識來做理論技術支撐。大多數檔案管理人員為公司年齡較大的文員，而其本身也沒有經過檔案管理相關的專業培訓，個人的檔案管理水平也僅限于普通的資料整理，不符合職位的實際需求，而沒有過硬的檔案管理人員素質也就難以實現檔案管理的科學化了。由此看來，檔案管理人員需要具備一定的專業知識，才能真正實現檔案的科學化、效應化管理。

1.3 檔案管理設備古老陳舊，難以推廣科學化管理

當今信息管理技術體系日新月異，一些檔案管理也應順應這種發展大趨勢，進行有效的科學化管理。而大多數公司的紙質資料大多是只是暫存在檔案室中，并沒有錄入相對應的電子信息網站體系中，紙質資料日積月累會有磨損字跡損毀等現象，只是一味地將這些資料保存在古老陳舊的檔案室中是無法推廣科學化管理體系的。所以有關單位也應該及時更新檔案管理系統，防止因為硬件設施的缺憾造成檔案本體丟失。

1.4 檔案管理人員缺乏服務意識， 工作態度惡劣

檔案管理窗口可以說是面向公司全體員工的，即部門有需要均會來檔案管理部門進行卷宗的調取以及歷史記錄的查找。而在這個過程中檔案管理人員的良好服務意識是非常重要的，但由于檔案管理這項工作本身就是枯燥乏味且瑣碎的，這就導致很多檔案管理人員缺乏耐心，難以用良好的服務態度來對待調取檔案的人員，消極的應對上級安排的檔案管理任務，無法真正做到仔細認真核對歸類檔案管理資料，工作態度惡劣，這都將不利于提升檔案管理人員素質，推進檔案管理科學化。

2 提升檔案管理人員素質，推進檔案管理科學化策略探討

2.1 提升檔案管理人員業務能力，定期進行專業培訓

檔案人員的業務能力不僅需要個人自己的上進與努力，不斷學習實現提升也需要單位定期進行專業培訓來提高他們的專業素質，檔案管理人員有了專業技術的知識支撐，業務能力相對應的成正比提升，有利于推進檔案管理的科學化，實現檔案的有效管理與歸納。檔案管理人員的個人素質代表著用人單位的整合歸納歷史信息，對確立日后發展起著風向標的作用，因此公司也應該在檔案管理方面定期投入一定的資金培育檔案管理式新型人才，有利于公司日后進行卷宗查找，也有利于公司基于往期發展水平進行橫縱對比，確立日后發展方向。

例如，在進行公司檔案管理人員崗位安排過程中，公司派遣相關專業人員先對相關人員進行面試審核，向他們提出有關檔案管理的一系列專業問題，以及設定一些突發狀況為背景，考驗他們的臨場發揮能力，經過層層篩選與選拔，挑選出具有一定專業基礎的人員。同時，單位為檔案管理崗位專設活動資金，用于邀請有關專業技術指導專家對他們進行業務培訓、派遣檔案管理人員到外地進行實訓提升等。通過這些切實有效的培育栽培型措施，實現了有效完善公司檔案管理體系，逐步推進了檔案管理科學化。

2.2 更新換代檔案管理設備，推進檔案管理科學化

好的檔案管理體系離不開高新技術的支撐，及時更新換代檔案管理設備，對于推進檔案管理科學化有極大的促進作用。公司要重視檔案管理設備的使用度與實用性，不能在檔案管理方面為了節省經費而忽略更新，只有這樣才能使檔案管理進程得到有效推進。公司可以有屬于自己的一套信息管理系統，在先進檔案管理設備的加持下能夠真正實現科學化管理檔案，同時采用先進的檔案管理設備也能起到節省人力的積極作用，先進的設備管理檔案相比較于工作人員也能減少誤差，提升工作質量與效率。

例如，在公司進行檔案管理過程中，基于對更新換代管理設備的考慮，我們公司通過定期檢查檔案管理設備，注意到了我們公司的檔案管理設備過于陳舊，及時購進了高新技術的檔案管理設備，在節約了人力的同時也大大提升了我們公司的檔案管理效率，真正做到了實現智能化有效管理，讓管理體系更完備更多維方式多樣，活化了公司檔案本體，在管理的同時也能對已有數據加以總結同時進行預測，真正實現了檔案管理科學化，完善了檔案管理體系。

2.3 建立獎勵績效機制，激發檔案管理人員工作積極性

公司人員不能一味地只能給公司勞作，適當地也需要一定的獎勵機制來刺激他們進行工作。基于此種想法考慮，公司應該通過建立切實有效的獎勵績效機制，以此來激發檔案管理人員的工作積極性，促進他們更好地進行檔案管理工作，提高他們的管理檔案工作效率，讓公司的檔案管理體系更加固若金湯，真正實現檔案管理員的崗位價值。同時通過績效獎勵機制，促進檔案管理工作人員內部的良性競爭，能夠激發他們的工作熱情，在工作中會更加投入付出更多的努力，精益求精，將工作做到極致。

例如，在進行公司人員管理過程中，為了提升檔案管理的有效性，公司建立了有關獎勵績效機制，不僅刺激了檔案管理人員工作積極性，讓他們更加努力地工作，同時也提高了工作效率，完善了檔案管理機制，更加科學化人性化。檔案管理人員內部的良性競爭也極大地激發了他們的工作熱情，在實操工作過程中他們充分發揮自己的管理優勢對檔案進行歸納管理，讓公司的檔案管理體系更加完備，對工作崗位的認知和理解也更加深刻，提升了公司對于檔案管理的外在形象。

2.4 加強領導層面重視度，規范管理流程

光靠提升檔案管理人員的單方面素質還是不夠的，需要上級領導加以重視。上層領導認為檔案管理部門是公司的重點部門，對該部門加以重視強調，員工才會上行下效，對該部門加以重視，提高工作素質，升華工作熱情，深化崗位認知。同時檔案管理也離不開規范合理的管理流程，因為檔案管理工作本身的瑣碎性與復雜性使得其需要細致的規范管理流程進行科學化管理，只有這樣，才能真正實現科學化管理檔案。

例如，我們公司上層領導為主體帶動全員重視檔案管理部門工作，將檔案管理作為單位工作發展的基石，一切工作重心圍繞原有檔案數據展開，抓準市場風向指標，且根據檔案進行切實有效分析，為日后公司發展規劃大致方向。同時，規范化的管理體系也使得檔案管理體系更加井井有條，在規范化模板下進行的檔案管理也使得單位有了更可靠的數據依據，為公司日后的發展作出了更為有價值的貢獻。

3 結束語

由于檔案管理工作對于管理人員的專業性要求比較高，為了提高這項工作的科學性，提高管理人員的素質，就需要領導層重視檔案管理工作。給予更多的政策和資金支持，引入現代化的設備、軟件，積極推進信息化建設工作的開展，完善的管理制度，規范各環節的管理工作，細化管理流程，并組織管理人員接受業務培訓，學習更多的專業技能和理論知識。

綜上所述，提升檔案管理人員素質、推進檔案管理科學化，是現階段我國信息化時代發展下應運而生的重要檔案管理概念，既是一種意識、一種理念，同樣還是一種態度、一種文化。提高檔案管理人員形態意識，加強檔案管理人員思想理念，將科學化檔案管理態度、思想貫穿于檔案管理實踐中，強化檔案管理人員積極性、自主性以及規范性的同時，提高了檔案管理工作效率，對行政單位檔案管理科學化發展起到了推進作用。