保密管理工作在檔案利用中的重要性探討

周 麗

（海南工商職業學院，海南 海口 570203）

隨著我國經濟社會的發展和科學技術的進步，檔案的管理工作越來越受到公眾們的重視。現階段，我國對于檔案信息的利用已經逐漸趨于開放性，但是這一發展現象卻使一些檔案信息的保密工作難以有效地進行。而為了有效地解決這一問題，首先就應該先形成相應的檔案信息保密意識。其次，在根據相關企業的實際運行情況制定相應的檔案管理保密方案，使其能夠在一定程度上提升檔案信息的安全性。最后，應該加強技術的引進。

1 檔案管理保密工作的重要性

由于檔案記錄了許多信息和資料的內容，所以相關工作人員在實際的工作過程中應該加強對檔案管理的保密工作。為此，首先就應該為檔案管理保密工作的實施創設一個相對公平的環境，因為只有這樣才能夠有效地提升檔案管理保密工作的效率。

1）檔案的保密工作是檔案管理的基礎性工作。檔案作為信息、資料的管理方式，其中包含了許多豐富的信息資源，其中的信息內容可能會涉及國家的機密文件，所以這些資料的保密管理工作需要真正地落到實處。這是因為這些信息中可能包含著之前的歷史發展過程，而這些歷史信息有些是不應該被公開的。另外，有些檔案中的信息可能包含了我國未來發展的方向，這對我國進一步發展具有非常重大的意義，不僅會影響到社會秩序的穩定和廣大人民群眾的安全問題，而且還會影響到社會主義的現代化建設，所以這些檔案信息不應該被公開，相關工作人員應該做好檔案信息的保密工作。由此可見，檔案的保密工作是檔案管理的基礎性工作。

2）做好檔案的保密工作，可以營造一個公平的競爭環境。檔案管理工作就是指不僅科學合理地整合檔案中所有的信息、資料，而且還要采取合適的方法保存檔案，增強檔案的保密性。由于檔案中包含著許多非常重要的信息材料，而這些材料不僅能夠直觀地反映出一家公司實際的經營情況和未來發展趨勢，而且還能夠體現公司中優秀員工的就業情況和實際工作情況，所以如果檔案中的這些材料信息被泄漏了，那么就會被競爭公司或不法分子所利用，最終給公司帶來不可預估的重大消極影響。而公司內收集管理的檔案信息也失去了實際的作用。而這一點對社會市場秩序的穩定是非常不利的，同時也會在一定程度上影響到社會的安定。因此，相關工作人員就應該在日常工作中加強對檔案信息的保密管理，使其不會被他人竊取[1]。

2 檔案保密具體工作的策略分析

檔案保密的工作要點就是保障檔案信息的安全，所以高效地完成檔案的保密工作在當前社會是非常重要的事情，為此，就需要從以下幾個方面展開相應的論述，使其能夠在一定程度上提升相關工作人員檔案保密管理工作的成效。

1）要提高檔案工作的從業人員素質。由于能夠接觸到檔案信息的工作人員就是進行檔案的管理者，所以這就對檔案管理從業人員的職業素養和綜合素質提出了更高的要求，因為這些從事檔案管理工作的員工自身的素質會在一定程度上影響到檔案保密工作的實施。而檔案工作的從業人員如果具有良好的職業素養和道德品質，那么不僅能夠有效地保證檔案保密工作的順利進行，而且還能夠在一定程度上提升檔案管理工作的效率和質量。如果檔案工作的從業人員自身素質存在一定的問題，那么會必然會影響到檔案保密工作的執行[2]。因此，首先，就需要讓檔案管理工作人員定期接受相應的測評和考核，同時還應該讓檔案管理工作人員定期接受相應的專業培訓，使其能夠在一定程度上提升檔案管理工作人員的專業素養和道德品質，從而有效地保證檔案保密工作的順利完成。其次，應該在日常工作過程中，增強檔案管理工作人員對檔案保密工作的關注度， 使其能夠形成相應的檔案管理保密意識，在實際的工作過程中按照相應的規章制度辦事，從而形成嚴格規范的工作作風。其中讓檔案管理工作人員形成相應的檔案管理保密意識是非常必要的，因為只有這樣才能夠有效地保證檔案管理者在任何條件下都能夠明確自己的職責，守口如瓶。最后，還應該讓檔案管理工作人員形成規范的工作意識。這是因為檔案管理工作人員的工作性質比較特殊，具有知秘多、知秘早、知秘深的特點，所以相比企業內的普通工作人員他們所知道的秘密意味著他們的職責更大。因此，只有形成規范的工作意識，清楚地認識到自己的職責，具有較高的責任感和較強的保密意識才能夠按照相關的檔案管理步驟展開相應的保密管理工作，從而有效地避免檔案信息泄漏。另外，由于我國對外開放政策的推進和現代化信息技術的發展，盜密和反盜密的矛盾關系逐漸尖銳起來，再加上當前我國有些檔案管理工作者在日常生活中往往會接觸到許多機密的檔案文件信息。而這些機密的信息會隨著檔案管理工作人員參與社會活動被帶到不同的場所，所以往往只需要一句話就能泄漏相應的機密信息，所以檔案管理工作人員在任何場所都應該做到秘而不宣[3]。

2）加強技術支持，提高保密的技術手段。隨著我國科學技術的不斷發展，當前我們已經實現了現代化的檔案信息管理，先進的現代化技術的應用在檔案管理過程中受到了廣大群眾的一致好評，所以該技術在現實生活中得到了許多公司的廣泛應用。現代化信息技術的應用不僅在一定程度上提升了檔案管理工作的效率和質量，而且還提升了檔案的利用率。但是由于當前現代化信息技術的應用是在資源共享下進行的資源信息交換，所以這就意味著如果一家企業連上了網絡，那么企業內的信息就實現了共享和交換。而這一點對企業內的檔案信息管理是非常不利的。雖然信息化技術的應用在一定程度上使檔案的信息管理更加方便，提升了檔案管理工作的效率和質量，但是卻增加了檔案信息的危險性，阻礙了檔案保密工作的有效落實。因此，在實際生活中，為了促進企業更好的發展，就應該加強檔案管理工作的技術支持，提高檔案管理保密工作的技術手段。同時相關工作人員還應該加強對自身專業素養的提升，不斷地跟隨時代的發展增強自己的計算機應用水平。但是由于當前許多公司內部從事檔案管理工作的員工都是年齡較大的，或是文化素養較低，他們都不能自主地提升自己的計算機應用能力。為了有效解決這一問題，企業應該讓相關工作人員接受培訓，提升他們的計算機實操能力[4]。

3）加強檔案的庫房管理工作。由于檔案信息的存放是一件比較保密的事情，所以對于檔案信息存放的位置——庫房來說，對檔案庫房進行科學合理的管理是有效地完成檔案保密工作的必要條件。為此，首先，就需要在企業內構建獨立于其他部門的檔案庫房，在此過程需要按照我國檔案庫房建設和管理的相關規定，來進行檔案的存放。在檔案存放過程中必須要保證檔案信息存放的合理性和安全性，所以在日常生活中需要加強對庫房檔案的管理，保證庫房內檔案信息的管理都有專業人員負責。但是當前大多數企業和公司都不具備獨立建設的條件，而且通常情況下為了借閱方便會選擇建設在辦公樓內，但是并不是任何一間辦公房間都可以當做檔案庫房的。其一，檔案庫房不能建設在辦公樓最底層和最高層，這是因為檔案庫房存在了許多檔案文件需要避光、防潮，同時還需要做到防火、防水、防盜、防蟲等等。其二，檔案庫房的建設需要盡量遠離辦公室，與公司的閱讀室分開，因為只有這樣才能有效地避免檔案信息泄露的情況出現。其三，檔案室應該嚴格禁煙，嚴禁攜帶易燃、易爆物品進入，同時還應該在下班之前，關好門窗，切斷檔案室的電源。其次，應該規范企業內檔案信息的管理步驟，因為這種方式能夠增強檔案管理工作的規范性和安全性，從而有效地避免檔案信息的泄露[5]。

4）加強對檔案的日常管理。檔案的管理是為了相關工作人員更好地借閱，但是為了防止檔案在借閱過程中不被不法分子利用，那么就應該加強對檔案信息的日常管理，嚴格地按照相應的規章制度進行檔案的調閱、轉移和銷毀等過程。為此，首先就需要規范檔案信息的調閱過程，檔案的調閱需要先向相應的工作人員申請，在工作人員批閱之后才能夠查看。其次，應該嚴格地記錄檔案的實際運用情況，每次查看、借閱都需要簽名登記。最后，在檔案使用完成之后就需要進行及時的檢查。如果在此過程中發現了檔案具有部分丟失、泄漏的情況，那么就應該及時地查清導致問題出現的原因，然后進行及時地補救[6]。

5）做好檔案的審查和解密工作。檔案管理工作人員在日常的工作過程中，應該合理地看待檔案的保密性和開放性。檔案具有一定的開放性是為了能夠方便社會各界人士的合理利用，而檔案具有的保密性是由于檔案中的信息所決定的。

在進行檔案開放之后，首先需要做的就是檔案的審查工作，而在此過程中需要檔案管理工作人員合理地區分、確定檔案的開放區域。為此，首先就需要進行初審。在初審過程中需要檔案管理工作人員按照相應的審查標準，對在開放時限內的檔案進行逐一審查，并初步確認檔案的開放范圍。其次，進行中審。在此過錯中，需要具有一定專業素養檔案管理工作人員重點審查初審沒有通過的檔案，最終確認其是否進行開放。最后，就是進行終審。在終審的過程中，相關領導需要結合初審和中審的情況來綜合分析、審查最后確認開放的范圍[7]。

由于具有保密性質的方案是分等級的，一般情況下，都會將其劃分為“絕密”、“機密”和“秘密”這三個等級。而這三個等級所采用的保密措施也是不同的，因為這樣方式能夠在一定程度上提升檔案的利用率。但是檔案的保密性并不是一成不變的，檔案的保密年限期滿之后就失去了它的保密性，所以在這時檔案管理工作者不應該按照保密檔案來管理，而是應該按照開放檔案來管理。而能夠向廣大社會群眾開放的檔案，那么必然是已經到達了相應的期限，所以在開發曾經是保密性質的檔案文件，需要先劃定解密的范圍，然后在進行解密處理[8]。

3 結語

檔案管理工作者在實際的工作過程中，為了能夠有效地完成相應的保密管理工作，首先就需要形成相應的檔案管理保密意識，規范檔案管理的流程步驟，然后在日常工作過程中不斷提升自己的專業素質和職業道德，按照相應的規章制度來展開相應的保密管理工作。其次，應該加大監督執法的力度。如果發現有人違反了相應的檔案保密工作法律條例就應該依法進行處理，因為只有這樣才能夠真正地發揮檔案保密管理工作的作用。