民辦學校檔案管理工作存在問題與對策研究

王萍萍

（萊西市教育和體育局，山東 萊西 266600）

民辦學校與公辦學校一樣，都是教育體系的重要組成部分，它們的檔案與公辦學校的檔案有著同等的重要性，同樣是我國教育發展的見證，是教育戰線上寶貴的信息資源，是民辦學校的基石，同時也決定著民辦學校的未來。加強管理民辦學校檔案，無論是對民辦學校的發展，還是對整個教育體系的完善，都起著不可替代的作用，應當與公辦學校的檔案同等對待，采取同等的重視態度，用同等的要求和標準來管理。

現如今民辦學校已經是我國教育重要力量，尤其是隨著社會快速發展與進步，對各類人才的需求不斷上升，這要求民辦學校要不斷提升自身的教育培訓質量，為我國經濟社會發展輸送更多的人才。但目前普遍存在民辦學校“重辦學、輕管理”的現象，尤其是在檔案管理方面，忽視了檔案管理在學校建設發展中的重要性，以致于檔案意識薄弱、管理制度不完善、檔案管理人員業務素質不高等問題存在，進而阻礙了學生的建設發展，也無法為學校人才培養提供良好的服務。

1 民辦學校加強檔案管理的意義

對于民辦學校而言，檔案既是學校辦學歷史的見證，也是學校開展評估工作的重要依據。具體而言，民辦學校檔案記錄了學校師生教育教學、科研教改、各項管理和活動等內容，是有價值的材料，也具有憑證和參考的作用，其中憑證作用是由檔案形成特點及本身特點決定，因為檔案是自然形成的，其保留了當事人的歷史真跡，彰顯了檔案權威性，也反映了檔案是確鑿的真實憑據。而檔案的參考作用，體現在檔案記載了學校發展過程中的優秀成果，包括學校辦學過程中辦學理念、辦學特色、辦學質量等，也包括學校教育中的教育改革、教學管理、教學成果等各類信息，這些檔案材料在衡量學校辦學質量和管理水平上有重要的參考作用。從這一點可以看出，民辦學校加強檔案管理尤其必要。

另外，假若民辦學校不重視檔案管理，就會影響學校的誠信度。當民辦學校出現檔案材料不全面或丟失等問題時，必然會對民辦學校經驗總結、科學平臺建設、教學規律掌握等方面造成影響，也會給民辦學校應對各級領導檢查及對外宣傳造成不便，從而出現虛假陳述事實的現象，這并不利于民辦學校的誠信度。與此同時，相比較公辦學校，民辦學校具有師資結構不均衡、學生來源低分數線的特點，使得民辦學校與公辦學校在教育規律、管理制度上呈現出不同。因此更加突出了民辦學校檔案管理的意義重大，具有不可替代的作用，毫不夸張地說，民辦學校檔案的缺失，會直接影響民辦教育服務區域經濟社會的發展，也會影響民辦學校的健康發展與進步。

2 民辦學校檔案管理的現狀分析

2.1 檔案意識薄弱

由于受到市場經濟發展的影響，使得民辦學校在發展過程中，更注重投資收益最大化及短期內的合理回報。而檔案管理工作屬于一項長期積累才有回報的工作，因此使得許多民辦學校對檔案管理工作有所忽視，不愿意在這上面投入過多的人力、物力資源。具體表現為：有的學校負責人認為檔案管理部門只是一個輔助部門，與學校的教學、科研及管理工作沒有太大的關系，以致于檔案管理意識薄弱，廣泛存在檔案說起來重要、做起來次要、忙起來不重要的現象；甚至有的民辦學校并未設立專門的檔案管理機構及專職人員，常常由學校辦公室負責，使得檔案工作邊緣化，加之學校強調省事、省人、省財，所以檔案工作普遍存在身兼數職、滿負荷運轉的現象。

2.2 檔案資料歸檔不及時

目前許多民辦學校檔案管理中普遍存在檔案材料不及時完整歸檔的問題。具體表現在民辦學校職能部門及有關人員對檔案工作的重要性認識不足，普遍認為只需要做好自身的工作便可，檔案管理與自身工作關系不大，以致于許多檔案資料不能及時有效的收集起來，向學校檔案部門集中移交并統一歸檔管理。另外，有的部門領導為了方便自己使用，將應該上交的檔案材料長期滯留在自己手中，而一些教師則認為自身的本職工作是做好教學和科研工作，檔案管理是檔案部門的事情，所以在檔案歸檔時存在草率、敷衍了事的現象，以致于許多教學與科研工作中產生文件資料不能及時、完整的歸檔。

2.3 檔案利用價值較低

檔案利用較低也是民辦學校檔案管理工作存在較突出的一個問題。以民辦學校的人事檔案為例，根據相關規定，要求民辦學校人事檔案應全面反映出一個人在德、能、勤、績、體等方面的情況，且要確保檔案內容的真實性、動態性和機密性，但由于許多民辦學校的檔案管理人員不能及時針對教職工工作表現、德才能績等內容進行歸檔和動態化更新，使得有的檔案內容單一，除了個人學習與工作經歷、思想政治面貌外，并無其他實質性的內容，甚至存放了好幾年也無任何變化。這些問題導致民辦學校人事檔案真實性、全面性不足，進而使得檔案利用價值較低。

2.4 檔案管理人員業務素質不高

檔案管理人員的業務素質水平直接影響著民辦學校檔案管理的成效。但目前民辦學校的檔案人員業務素質并不高。一是體現在檔案管理人員變動頻繁，且多數為兼職人員，身兼數職，在實際工作中容易忽視檔案工作。加之新進人員對檔案工作需要一個較長的熟悉和適應過程。在這些因素的影響下，許多文件材料無法及時規定，并嚴重影響了檔案管理與歸檔工作的進度和質量；二是體現在現有檔案管理人員并不具備良好的專業技能，本身檔案管理工作就是一項技術性較強的工作，但學校現有的許多檔案管理人員并沒科班出身，且參加培訓的機會較少，所以導致他們對檔案管理工作抱有被動應付的態度，在檔案收集、整理、歸檔等環節缺乏相應的處理技能，無法檔案規范化管理的要求，還會給后續檔案的利用帶來較大的麻煩；三是檔案管理人員對現代科技手段的運用并不熟悉和熟練，主要因為許多檔案管理人員對學習現代網絡技術下的電子歸檔技術缺乏積極性和主動性，仍然沿用傳統落后的檔案管理模式，當然多少也存在民辦學校不重視檔案管理的成分，在檔案管理方面的投入不足，基本的現代化辦公設備及軟件系統缺乏，從而到檔案管理效率較低，難以真正地發揮出檔案管理工作的價值作用。

3 加強民辦學校檔案管理工作的對策

3.1 加大宣傳，提高檔案管理意識

新形勢下做好民辦學校檔案管理工作，首先需要正確檔案意識，這是做好檔案管理工作的重要前提。民辦學校負責人，應基于長遠發展的角度，將檔案管理作為學校建設與發展的重要內容進行，不斷正確知識的檔案意識，將檔案管理與教學評估、學科建設等工作緊密聯系在一起，切實發揮出檔案工作的價值作用，為學校的發展壯大奠定良好的基礎。與此同時，也要加大檔案管理的宣傳力度，讓學校各個部門都能夠充分認識到檔案工作的重要性，并將其列入日常管理工作中，將檔案管理工作的優劣作為各部門及教職工人員考核管理的重要依據，從而提升各部門及教職工人員的檔案意識。除此之外，還需要不斷增強檔案歸檔意識，學校各職能部門要明確檔案規范化管理的要求，并及時將具有保存價值的檔案材料移交至檔案管理部門統一管理，從而推動檔案管理工作規范化、科學化發展。

3.2 完善制度，保證檔案及時歸檔

為進一步推動檔案管理工作的開展，確保檔案材料的完整性，民辦學校要加快檔案管理制度的完善。首先是要建立完善的專職檔案人員崗位責任機制，明確崗位職責與分工，轉變學校各部門兼職檔案人員各自負責的工作局面，形成檔案材料收集、整理、歸檔工作一級抓一級、層次抓落實的局面，以保障檔案管理工作有序開展。其次是要建立健全各類檔案材料收集歸檔制度，結合《檔案法》的規定，明確各類檔案收集的范圍、內容及方式方法，哪些檔案需要歸檔，哪些不需要歸檔，各職能部門檔案人員要做到心中有數，以保證檔案的完整性。最后是要建立完善的檔案管理監督制度，將檔案管理成效與檔案管理人員的利益掛鉤，通過定期考核評比的結果，及時了解歸檔材料收集、整理、歸檔、查閱、安全等情況，對有突出貢獻的檔案人員給予相應的獎勵，充分調動檔案人員的績效，從而促進學校檔案管理工作規范化、科學化的開展。

3.3 豐富檔案內容，提升檔案利用價值

民辦學校應在保證檔案及時歸檔的基礎上，不斷豐富檔案內容，以更好地提升檔案的利用價值。以人事檔案為例，由于現階段民辦學校采用的是聘用制，使得學校教職工的流動性較大，此時需要檔案管理人員在人事檔案管理過程中，與時俱進地進行人事檔案資料的收集和整理，確保人事檔案內容能夠跟上教職工的動態變化。具體需要針對不同層次的人員實施個性化的人事檔案管理，包括專業技術人員、學科帶頭人員、專門化人才等，以此構建具有個性化、專業化特點的業務檔案資料，能夠全面對人才進行綜合評價，如此也能夠避免出現人事檔案“斷檔”的現象。同時，對于學校教職工檔案，需要在工作表現、德才能績等內容基礎上，補償合同檔案，將教職工的聘用合同檔案也納入人事檔案中進行管理，如此可有效維護學校和教職工的權益，也能為學校更好地對教職工進行考核提供依據。另外，還需要在此基礎上，增設養老保險、醫療保險、公積金等與教職工個人利益密切相關的材料。不斷豐富教職工人事檔案內容，以后續更好地利用檔案創造有利條件。

3.4 加強培訓，提升檔案人員素質

民辦學校要想做好檔案管理工作，加強檔案管理人員的培訓必不可少。首先，要增強檔案管理人員的責任意識，確保其能夠積極主動的做好檔案工作。其次，要通過定期舉辦培訓班等形式，加強檔案管理人員的業務培訓，對于新進員工，則要重視對其進行檔案管理法規政策、業務知識、操作技能的培訓，理論與實踐充分結合，不斷提升檔案管理人員的業務能力和管理水平。最后，要提高檔案管理人員的信息化水平，在確保檔案管理硬軟件完善的基礎上，加大對檔案管理人員信息化能力及計算機操作、網絡知識的培訓，使其滿足信息化時代下檔案管理工作的要求，進而提升檔案管理工作的效率與質量。

4 結語

綜上，提高民辦學校檔案管理的重視程度，建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理人員的綜合素質水平，可保證檔案材料的完整性，這對提升民辦學校教育品質及促進其發展壯大有著很重要的意義。因此民辦學校要切實加強檔案管理，針對實際檔案管理中存在的問題，采取針對性的措施解決，從而促使檔案管理水準邁上新的臺階。