檔案管理體制改革對事業(yè)單位檔案管理的影響

韓靈娟

（海倫社會福利院，黑龍江 海倫 152300）

我國檔案管理工作機制經(jīng)歷了由無到有、由紙質(zhì)到信息化的發(fā)展歷程。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作正在經(jīng)歷著新一輪深化改革。當代檔案管理應當具有大數(shù)據(jù)與云存儲的工作思維，注重突破傳統(tǒng)的注重管理不重視實用的檔案管理模式弊端，切實發(fā)揮檔案資源的信息挖掘價值，基于現(xiàn)代化的檔案管理方式提高檔案資源的利用效率，促進檔案管理實踐的有效創(chuàng)新。

1 事業(yè)單位檔案管理改革的依據(jù)

1.1 明確檔案管理責任主體

新時代檔案管理改革強調(diào)“局管分離”，進一步突出了檔案管理工作的專業(yè)性，要求由專業(yè)機關(guān)開展檔案管理工作，有效避免檔案管理職責混淆問題。上級檔案管理局主要負責進行檔案管理的監(jiān)督工作。一線職能部門主要負責檔案自主管理，強調(diào)依托現(xiàn)有的資源設(shè)備提高檔案管理的效能，根據(jù)檔案運用的實際需要靈活進行檔案管理，從而推動檔案管理工作的科學化發(fā)展，突破傳統(tǒng)檔案管理工作模式的弊端，實現(xiàn)檔案管理的科學化，加快事業(yè)單位檔案管理改革的進程。局管分離減少了對檔案管理的制約性，有助于各單位根據(jù)實際情況開展檔案管理工作，突出了檔案管理的專業(yè)性，有助于加強檔案管理工作的開展速度，解決了傳統(tǒng)檔案管理弊端。

1.2 加強了檔案管理科學化

現(xiàn)代檔案管理體制改革主要指向加快檔案管理體系改革，強調(diào)明確檔案管理工作的責任分工，盡快推動事業(yè)單位檔案管理的信息化改革進程。新版檔案法進一步明確了信息化檔案管理的發(fā)展方向，強調(diào)各單位基于信息化推動檔案管理工作深化改革，要求各級各類檔案管理部門根本實際工作需要制定檔案管理信息化建設(shè)具體計劃，合理的配置各類檔案管理技術(shù)設(shè)備，逐步的完善檔案資源的收集整理機制，重點提高檔案資源的保管與利用效率。新時代檔案管理體制改革界定了事業(yè)單位檔案管理工作的目標，細化了檔案管理工作要點，有助于事業(yè)單位根據(jù)工作需要細化檔案管理的標準、流程與運轉(zhuǎn)模式，從而實現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的挑戰(zhàn)

2.1 行政職能被弱化

事業(yè)單位在加強檔案管理建設(shè)的過程中弱化了檔案管理的行政職能，日益把檔案管理看作一項專業(yè)化程度較高的工作。目前，我國事業(yè)單位最有價值的檔案是指向行業(yè)發(fā)展的特色檔案資源，檔案管理工作的專業(yè)性更加突出，檔案管理人員以專業(yè)技術(shù)人員身份存在。因檔案管理專業(yè)性提高，檔案管理參與人員實際上不多，檔案管理工作的協(xié)調(diào)性不強，事業(yè)單位各業(yè)務部門無法有效配合參與檔案管理工作，這在很大程度上不利于構(gòu)建相互配合的檔案管理工作體系。目前，事業(yè)單位檔案管理仍然存在隨意性較大的問題，上級部門對事業(yè)單位檔案監(jiān)管的水平不高，這在很大程度上影響了事業(yè)單位檔案管理的水平，不利于促進檔案管理工作效率運轉(zhuǎn)。

2.2 技術(shù)更新難度大

目前，事業(yè)單位檔案管理工作技術(shù)更新的難度較大，一些事業(yè)單位檔案信息資源更新的速度較為緩慢，這主要是因為需要大量的引進專業(yè)的檔案管理信息技術(shù)設(shè)備，由于事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理信息化建設(shè)的底子薄，檔案管理設(shè)備更新速度慢，因此影響了檔案管理工作更新的整體質(zhì)量。由于事業(yè)單位多為財政支持單位，用于檔案管理的資金有限，現(xiàn)有資金支持不利于事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理的信息化。目前，事業(yè)單位檔案管理設(shè)施設(shè)備更新速度慢，有些設(shè)備更新不符合時代的需要，因此嚴重的影響了檔案管理的革新的水平，還要細化檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備，進一步提高檔案管理器材的專業(yè)性，基于檔案管理與共享服務需要加強軟硬件改革。

2.3 管理體系被弱化

由于事業(yè)單位檔案管理工作僅占日常工作一小部分，導致部分領(lǐng)導沒能充分的重視檔案管理實踐，雖然事業(yè)單位訂立了符合時代發(fā)展需要的檔案管理工作制度，但是檔案管理工作制度執(zhí)行不充分，檔案管理制度的科學性不強，現(xiàn)有檔案管理制度較為繁瑣，一些標準還未能得到充分的執(zhí)行。有些事業(yè)單位還缺乏良好的檔案管理責任分工，各部門在檔案管理中的職責作用不明確，檔案管理的整體有效性較低，這在很大程度上不利于達到檔案管理工作快速發(fā)展的目標。新時代背景下檔案管理不僅要提高專業(yè)性，提升檔案管理的適配性，強調(diào)基于服務需要構(gòu)建內(nèi)外聯(lián)系的體系，積極依靠社會力量進行檔案管理互動，提高檔案管理的整體質(zhì)量水平。

3 事業(yè)單位檔案管理改革的方向

3.1 標準化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理改革的主要任務是與社會接軌，基于一系列的制度、技術(shù)與人才更新滿足社會各方面的檔案信息資源的使用需要。隨著信息化檔案建設(shè)趨勢日益明朗，檔案信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位在大力引進檔案技術(shù)設(shè)備與人才的同時，應當把重點放在檔案管理標準建設(shè)方面，強調(diào)進一步突破傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，基于新法規(guī)約束檔案管理與檔案使用行為，從而提高檔案運轉(zhuǎn)的效率，降低檔案運轉(zhuǎn)中的風險，加快構(gòu)建事業(yè)單位的檔案信息資源服務體系，更加充分的滿足社會對公共服務檔案的應用需求，體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作價值。

3.2 信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理改革的主要方向，是推動紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理改革的關(guān)鍵所在。信息化建設(shè)主要分為信息化檔案管理硬件與軟件建設(shè)兩個方面。事業(yè)單位檔案管理信息化的關(guān)鍵在于根據(jù)檔案管理需要擬定相關(guān)工作計劃，明確檔案管理信息化的建設(shè)重點，理清檔案管理信息化問題，科學界定各方面的責任分工，必要時采用招標采購的方式擬定第三方專業(yè)技術(shù)合作伙伴，從而加快事業(yè)單位檔案管理信息化改革，獲得必要的技術(shù)支持，解決檔案信息化建設(shè)中的一系列難度。目前，事業(yè)單位普遍的重視檔案管理硬件設(shè)備的更新，不注重具有行業(yè)特征和智能化特征的檔案管理軟件更新，制約了檔案管理信息化的發(fā)展水平。

3.3 低成本建設(shè)

事業(yè)單位用于檔案管理的資金有限，還要采用低成本建設(shè)思路，強調(diào)融入循序漸進的檔案管理改革理念。首先，明確檔案管理信息化建設(shè)需求，擬定符合事業(yè)單位規(guī)模與實際需要的檔案管理設(shè)備，重視分階段進行檔案管理改革。其次，強調(diào)引進符合當前檔案規(guī)模的中低端設(shè)備，慎重購買高投入設(shè)備，從而有效減輕檔案管理改革的經(jīng)濟壓力。第三，還要進一步發(fā)揮各部門專業(yè)技術(shù)人才的重要作用，建立完善的內(nèi)部管理機制，加大力度對檔案管理風險進行控制，不斷增強檔案服務意識，更新檔案管理人才，依托專業(yè)技術(shù)人才提高檔案管理的整體水平。新時代還要在保證檔案管理安全的基礎(chǔ)上降低檔案維護成本，實現(xiàn)效率與安全兼顧，這樣才能滿足事業(yè)單位檔案管理工作的長期發(fā)展需要，推動事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)深化改革。

4 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的措施

4.1 完善檔案管理合作機制

為了提高事業(yè)單位檔案管理工作有效性，解決傳統(tǒng)檔案管理工作的問題，還要在檔案管理體制改革的背景下構(gòu)建內(nèi)引外聯(lián)的工作機制，發(fā)揮群治群策的作用，積極從以往被動檔案管理模式向主動檔案管理模式發(fā)展。首先，加強檔案管理工作規(guī)劃，明確檔案管理改革的要求，基于發(fā)揮社會力量在檔案管理工作中的重要作用，構(gòu)建內(nèi)外部有效協(xié)調(diào)的檔案管理工作機制。其次，全面加強檔案管理工作規(guī)劃建設(shè)工作，尤其重視內(nèi)外部之間協(xié)調(diào)，強調(diào)依托聯(lián)盟協(xié)議促進檔案管理升級轉(zhuǎn)型。第三，為了檔案管理的共同治理水平，實現(xiàn)檔案管理長效機制建設(shè)任務，應當轉(zhuǎn)變檔案管理方式，重視發(fā)揮社會檔案服務機構(gòu)的重要作用，積極探索檔案管理委托機制，不斷提高檔案管理的專業(yè)效應，強調(diào)在專業(yè)機構(gòu)的輔助下提高事業(yè)單位檔案管理水平。

4.2 全面提高檔案服務意識

為了解決傳統(tǒng)檔案管理工作的問題，還要全面強化檔案管理服務意識，注重構(gòu)建科學的檔案管理工作體系，進一步細化檔案管理工作流程，積極促進各方面履行檔案管理職能，實現(xiàn)多種數(shù)據(jù)信息資源的有效整合，從而充分發(fā)揮檔案信息的實用價值，達到全面深化檔案管理改革的目標。構(gòu)建模塊化、標準化的檔案服務機制，切實了解廣大服務對象對事業(yè)單位檔案的使用需要，進一步創(chuàng)新檔案服務的方式，提高檔案服務的效能。突破事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理重管輕用的思想弊端，強調(diào)提高檔案管理的實用化意識，注重基于檔案資源共享開發(fā)信息化的檔案管理平臺，基于智能化的設(shè)施設(shè)備提高檔案管理的整體效率，發(fā)揮中堅力量在檔案管理中的作用。重點提高特色檔案信息資源的利用率，大力提高個性化服務能力，基于用戶的需要發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云技術(shù)的重要作用，不斷挖掘潛在檔案信息的價值，提高檔案管理的實用性。

4.3 加強檔案管理人才建設(shè)

檔案管理人才建設(shè)直接關(guān)系檔案管理工作質(zhì)量，為了解決檔案管理的問題，還要明確人才興檔的理念，注重提高檔案管理人員的素質(zhì)，要求檔案管理人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)與較強的專業(yè)意識。大力引進專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，要求檔案管理人員具備信息化的服務能力。加強現(xiàn)有檔案技術(shù)人才培訓，構(gòu)建專兼職配合的檔案管理工作隊伍，強化檔案管理人員具備信息化工作能力，積極進行專業(yè)技術(shù)的培訓工作。還要拓展檔案管理人才培養(yǎng)的路徑，依托技能比賽、課題研究等促進檔案人員不斷獲得高水平發(fā)展。著力加大檔案員的績效考評力度，促進檔案管理員樹立遠大的職業(yè)理想，促進檔案管理提高職業(yè)效能。

5 結(jié)論

檔案管理體制改革為事業(yè)單位檔案管理改革指明了方向，還要扎實推動事業(yè)單位檔案管理深化改革，明確檔案管理工作的建設(shè)要求，優(yōu)化檔案管理服務流程，從而提高檔案管理有效性，解決以往檔案管理工作的主要問題，圍繞著“十四五”規(guī)劃要求，提高檔案資源的利用率。