信息化時代提升煙草企業(yè)檔案管理的思考

張碧鑫 田勝奇

（益陽市煙草專賣局，湖南 益陽 413000）

隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息系統(tǒng)、5G、物聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)的深度應(yīng)用，各類信息化技術(shù)在社會生活各個領(lǐng)域運用發(fā)展，檔案管理開始步入新時代。2020年6月份，檔案法第三次修訂首次新增了檔案信息化建設(shè)內(nèi)容，我國檔案信息化建設(shè)已開始從項目試點階段步入全面推廣階段。隨著各類信息化基礎(chǔ)設(shè)施和管理手段開始在檔案管理中運用，檔案發(fā)掘和資源利用能力較傳統(tǒng)檔案管理時代得到全面提升。對于企業(yè)而言，要想推動自身檔案管理工作長遠(yuǎn)發(fā)展，就要轉(zhuǎn)變思想觀念，充分運用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，改變傳統(tǒng)檔案管理工作方法，以更先進(jìn)的管理理念和辦法促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

1 當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀

1）檔案業(yè)務(wù)情況。當(dāng)前，益陽煙草檔案管理整體業(yè)務(wù)劃歸辦公室管理，設(shè)有專職檔案管理員5名，兼職檔案管理員14名。檔案室自1984年11月開始建立檔案，主要存儲文書檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案及采購檔案等檔案資料，現(xiàn)有各種門類、各種載體檔案約28000卷，設(shè)有獨立的文書檔案室、基建檔案室、會計檔案室、采購檔案室、實物檔案室。

2）檔案管理情況。當(dāng)前，湖南省煙草商業(yè)系統(tǒng)已統(tǒng)一部署檔案管理信息化軟件，益陽煙草借此契機實現(xiàn)了30年和永久保存的文書類、基建類、設(shè)備類檔案的數(shù)字化歸檔工作，目前共有著錄條目約2萬條、文書30萬頁、圖紙1000頁掛接于檔案系統(tǒng)。當(dāng)前，益陽煙草仍然采用“雙套制”檔案管理辦法，機關(guān)或業(yè)務(wù)部門收集工作中形成的歸檔文件材料，定期整理并進(jìn)行實物歸檔；同時，對于OA辦公系統(tǒng)中經(jīng)過CA電子認(rèn)證的收發(fā)文，在流程辦結(jié)時由檔案系統(tǒng)自動獲取條目信息與電子文件進(jìn)行檔案立卷歸檔。在檔案資料收集整理過程中，為確保檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，檔案管理員都會將電子文件和紙質(zhì)文件各留存一份。

2 現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程問題分析

1）檔案形成問題。目前，本單位大部分涉及檔案形成的流程都通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行處理，系統(tǒng)辦結(jié)后，再進(jìn)行實體和數(shù)字化歸檔。一方面，相關(guān)崗位人員仍然停留在實體檔案才是真正的檔案的傳統(tǒng)觀念上，如采購檔案，在歸檔過程中習(xí)慣性將所有OA系統(tǒng)中生成的電子文檔打印成紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，既造成了大量紙張和實體材質(zhì)的浪費，也未能發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢。另一方面，在檔案的歸檔時，需要上傳系統(tǒng)的文檔會按照要求歸檔保存，而OA系統(tǒng)中未明確要求，但是對于檔案形成非常重要的紙質(zhì)資料，經(jīng)常性被遺漏。

2）檔案歸檔問題。在煙草行業(yè)，由于當(dāng)前部分工作需要多部門協(xié)作完成，經(jīng)常會有同一資料多部門共同使用的情況，且根據(jù)各個部門工作要求或管理標(biāo)準(zhǔn)，該類資料都需要進(jìn)行歸檔。一旦進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)，則會出現(xiàn)多個部門重復(fù)提交同一資料進(jìn)行歸檔的問題。例如財務(wù)部門對某項目進(jìn)行貨款支付，會將所有支付流程中產(chǎn)生的資料進(jìn)行留存并歸入會計檔案，而項目承辦部門根據(jù)采購管理工作要求將該項目付款所產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行歸檔，待項目辦結(jié)后統(tǒng)一歸入采購檔案，這樣就會導(dǎo)致同一資料在歸檔時在檔案內(nèi)重復(fù)出現(xiàn)的現(xiàn)象。雖然對各業(yè)務(wù)部門來說，將所有與本部門相關(guān)的資料歸檔會便于其痕跡化管理，留下參考憑證，但是重復(fù)歸檔會因為留存資料過多浪費檔案室空間，也會導(dǎo)致檔案調(diào)閱時會檢索到同一文件多個版本，對資料的準(zhǔn)確性產(chǎn)生困擾。

3）檔案移交問題。檔案的價值是通過其真實性和完整性來保證的，在檔案的移交過程中，確保檔案的真實性和完整性是檔案移交工作的重點。當(dāng)前，單位人事變動較快，相關(guān)崗位工作人員對檔案工作不熟悉，導(dǎo)致檔案的移交工作出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象。一是檔案不全，目前移交檔案主要是以文書、采購、會計檔案為主，尚有部分重要的聲像、實物檔案卻往往留存在形成部門，隨著崗位變動或辦公室搬遷容易造成遺失。二是檔案交接程序不規(guī)范，如部分基建檔案移交過程中，移交方和接交方專業(yè)信息不對稱，導(dǎo)致出現(xiàn)部分移交檔案完整性不足，造成檔案價值降低。

4）檔案存儲問題。因單位存儲檔案數(shù)量龐大，類別復(fù)雜，檔案用房較多，給檔案管理工作帶來了較大的困難。一是檔案室未集中布置，自成一區(qū)，當(dāng)前，文書檔案主要存儲于機關(guān)辦公樓四樓，基建檔案存儲于機關(guān)辦公樓三樓，實物檔案存儲于機關(guān)辦公樓五樓，采購檔案存儲于專賣辦公樓二樓，會計檔案存儲于原物流倉庫二樓，各類別檔案存儲位置分散，管理、查詢難度較高。二是檔案用房不規(guī)范，如實物檔案庫房位于頂樓，不利于檔案保管，部分檔案用房缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)，收集的室內(nèi)環(huán)境數(shù)據(jù)獨立、分散，監(jiān)測數(shù)據(jù)少，難以確保檔案安全。

3 檔案管理現(xiàn)狀SWOT分析

信息化時代下，隨著各種新技術(shù)、新管理方法運用于檔案管理工作中，一方面提升了檔案管理工作的水平，另一方面也凸顯了新技術(shù)運用不充分、不成熟的短板。因此，需要用科學(xué)的方法對新時代檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行深入剖析，以提升檔案管理水平。

1）優(yōu)勢（S）。軟件基礎(chǔ)到位：益陽煙草信息化技術(shù)運用成熟，當(dāng)前已實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，可充分運用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，目前，大部分涉及檔案形成的流程都可以通過 OA 辦公系統(tǒng)進(jìn)行處理和歸檔；對于專賣、會計、采購的業(yè)務(wù)流程均通過信息系統(tǒng)進(jìn)行處理，各類數(shù)據(jù)全面，與檔案信息系統(tǒng)對接難度較低。

2）劣勢（W）。思想認(rèn)識不足：相關(guān)崗位人員對新時代檔案管理工作認(rèn)識不夠，仍然以傳統(tǒng)觀念看待檔案管理工作，認(rèn)為紙質(zhì)文檔才是真正的檔案，習(xí)慣性打印所有紙質(zhì)文檔進(jìn)行實體化歸檔，甚至包括系統(tǒng)流程文件等資料，造成重復(fù)歸檔和紙張浪費。業(yè)務(wù)流程不科學(xué)：各業(yè)務(wù)部門為了確保自身業(yè)務(wù)完整性和合規(guī)性，會將與自身相關(guān)文件全部歸檔，同一文檔容易出現(xiàn)多次歸檔現(xiàn)象，極大地降低了檔案管理效率。此外，檔案移交程序不規(guī)范、移交方和接交方專業(yè)信息不對稱，容易導(dǎo)致檔案移交不完整現(xiàn)象，造成檔案價值降低。 基礎(chǔ)設(shè)施不到位：由于前期規(guī)劃不科學(xué)導(dǎo)致檔案庫房不斷膨脹，且檔案基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，如檔案用房分散、布局不合理，檔案室安全、輔助設(shè)施建設(shè)不夠完善等。

3）機會（O）。政策法律支持：2016年，國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提到，“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點”。同時，根據(jù)2020年6月20日修訂的《檔案法》第三十七條規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。各類政策法規(guī)的頒布，為全面實現(xiàn)檔案管理信息化提供了有力保障。現(xiàn)代信息技術(shù)支持：隨著5G、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的信息化發(fā)展迎來新的機遇。5G、物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展能夠較好的檢測檔案存儲的物理環(huán)境，實現(xiàn)紙質(zhì)文檔和實體檔案的長期存儲；區(qū)塊鏈技術(shù)的發(fā)展對電子檔案的保存與管理提供了更好的環(huán)境，區(qū)塊鏈的不可篡改性能較高程度地保證電子檔案信息的真實性與安全性。

4）威脅（T）。檔案價值不足風(fēng)險：檔案在行成和歸檔過程中存在資料缺失和移交不完整現(xiàn)象，會導(dǎo)致檔案的價值不足或遺失部分對國家、社會和單位有重要意義的歷史記錄。檔案保存不善風(fēng)險：存儲檔案的數(shù)量龐大、類別復(fù)雜、檔案用房較多，為檔案存儲帶來了較大的挑戰(zhàn)。檔案基礎(chǔ)設(shè)施不夠完備，可能會導(dǎo)致實體檔案的材質(zhì)損壞、產(chǎn)生安全隱患，給國家和單位造成重大損失。

4 創(chuàng)新檔案管理模式的思考

1）完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（WT戰(zhàn)略）。要實現(xiàn)檔案存儲的科學(xué)性，就必須從長遠(yuǎn)考慮規(guī)劃檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，特別是運用信息化技術(shù)完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施。一方面，在建筑和選址方面，檔案室面積規(guī)劃應(yīng)有長遠(yuǎn)考慮，以本單位每年新增庫存平均數(shù)為依據(jù)，預(yù)留出至少15-20年的發(fā)展空間，以避免兩三年后就要面臨捉襟見肘、需要另行選擇庫房重新投入使用的窘境；另一方面，隨著5G網(wǎng)絡(luò)的普及和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，可充分運用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案室的環(huán)境監(jiān)測，對溫濕度、光照強度、粉塵、煙霧等關(guān)鍵數(shù)據(jù)實時采集、有效融合、深度運用，實現(xiàn)對檔案室現(xiàn)場環(huán)境實時監(jiān)控、預(yù)警和適度干預(yù)，確保檔案室的安全性和可靠性。

2）試行“單軌制”檔案管理模式（SO戰(zhàn)略）。當(dāng)前，煙草行業(yè)擁有成熟的OA自動化辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)、專賣系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，日常工作中各類文件資料大部分在上述系統(tǒng)產(chǎn)生。同時，目前單位已上線檔案管理信息系統(tǒng)，與OA系統(tǒng)無縫集成，可收集多種格式來源的電子文件，實現(xiàn)公文處理、歸檔整理、檔案管理一體化，確保檔案信息充分利用、長期保存。同時，2020年新發(fā)布的《檔案法》第三次修訂稿，首次對檔案信息化建設(shè)做出了規(guī)定，標(biāo)志著我國檔案信息化步入高速發(fā)展階段。因此，當(dāng)前煙草行業(yè)已具備 試行“單軌制”檔案管理的硬件基礎(chǔ)和法律保障。探索檔案“單套制”、“單軌制”管理，可以變革傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集、整理、歸檔的管理模式，將檔案管理嵌入至電子文件形成、辦理、收集、管理、利用的全生命周期，一方面可加快企業(yè)無紙化辦公的發(fā)展，解決紙質(zhì)檔案數(shù)量多、體積大、儲存難、查詢難的難題；另一方面可實現(xiàn)各部門信息協(xié)同，避免歸檔人員無效作業(yè)、文件重復(fù)歸檔，進(jìn)一步提高檔案信息化應(yīng)用水平。

3）運用信息化技術(shù)提升檔案質(zhì)量（SW戰(zhàn)略）。要提升檔案質(zhì)量，應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化手段，規(guī)范提升檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性。首先，要充分發(fā)揮辦公系統(tǒng)的協(xié)同作用和檢測作用，從系統(tǒng)層面對電子文件的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行檢測，確保數(shù)據(jù)收集全面、有效；其次，應(yīng)充分運用信息手段如OCR識別技術(shù)、信息摘要算法比對技術(shù)等，比對數(shù)據(jù)庫及辦公系統(tǒng)內(nèi)信息，精準(zhǔn)判斷檔案歸檔時的準(zhǔn)確性，避免資料缺失或重復(fù)收集；最后，應(yīng)當(dāng)要運用大數(shù)據(jù)原理，對行業(yè)單位新聞報道及工作動態(tài)進(jìn)行整合分析，引導(dǎo)提醒檔案管理人員在工作中及時將能生動反映行業(yè)發(fā)展歷史、具備保存價值的聲像、實物等歷史檔案進(jìn)行歸檔。

總之，隨著信息化時代到來，檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展迎來了新的機遇和挑戰(zhàn)，通過運用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，可繼續(xù)深入發(fā)掘檔案管理的潛力，有效提高檔案的管理效率、管理質(zhì)量及利用效率。我們應(yīng)當(dāng)借用檔案管理信息系統(tǒng)部署的契機，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，充分發(fā)掘檔案資源，完善檔案管理體系，促進(jìn)企業(yè)信息資源與企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)深度融合，提升檔案管理水平，以更好地適用信息社會發(fā)展的步伐。