公路工程檔案管理信息化策略探究

李 淼

（云南省交通投資建設集團有限公司，云南 昆明 650000）

1 引言

在我國經濟發展水平不斷提升的背景下，各大公路工程項目建設的數量也在逐漸增加，因此為了更好地確保各大工程建設的質量水平，就需要通過檔案記錄的方式對工程建設中的問題以及優化對策進行整合，以此為后續的公路工程建設提供參考依據。現階段，將信息化技術融入到公路工程檔案管理過程中能夠更好地確保信息收集的有效性和精確性，進而更好地提升檔案管理的整體質量水平。以下將對公路工程檔案管理信息化策略進行探究。

2 公路工程檔案管理存在的問題

2.1 工作程序復雜，整理難度大

因為公路工程規劃建設涉及整個國土資源的總體規劃、詳細規劃以及專項規劃的編制工作，所以在檔案整理工作中的文件比較繁雜，不僅要做好資料的收集和審核，還要做好分類整理和歸檔工作。工程檔案是公路工程項目檔案的重要組成部分，因此，在公路工程資料的收集、整理過程中，更需要嚴格遵循工作程序，以提高后續公路工程檔案管理的效率。但是，在目前情況下，雖然公路工程檔案管理方法有了相應的改進，但由于工作程序復雜，總體效率仍處于較低水平。檔案管理過程中，需要單獨制作表格，最終形成檔案專項審核統計表，便于后期調查核實、組織鑒定和資料收集。可見，工作量的大小，直接影響到工作效率。

2.2 檔案資料滯后，影響材料完整性

高速公路建設項目實施過程中所涉及的材料多種多樣，因此，在進行后續高速公路建設項目檔案管理時，需要對相關資料進行整理，以提高檔案管理的有序性。但是，在當前形勢下，檔案資源收集經常出現不完整的狀況，從而影響到檔案管理工作的完整性。舉例來說，在核對檔案資料時，需要對相關證明材料進行校驗，而由于檔案資源不完整，將影響到每份檔案資料的正確性和清晰度。二是公路工程項目施工人員流動性大，又由于地域差異性大，很容易造成檔案資料管理工作脫節，項目施工過程中的資料流向不明，從而造成檔案資料收集不全的現象。此外，在城鄉規劃的公路工程項目中，還涉及各種自然資源和國土資源的規劃文件，這給公路工程檔案資料的收集增加了難度，此外，由于公路工程建設周期較長，如果不對檔案資料進行管理，就很難提高公路工程檔案的后期管理質量。

2.3 整理深度不夠，信息管理混亂

在現代電子信息技術不斷發展的今天，雖然越來越多的檔案管理部門將計算機引入到檔案管理中，尤其是負責為城市耕地保護和國土空間規劃的銜接提供技術保障，同時參與城市生態保護紅線、基本農田、城鎮開發邊界等控制線的劃定，對于不同地區的信息更需要通過信息技術的引進來實現有序記錄和整理，但仍有許多先進的技術手段沒有開發和應用，甚至還存在著以手工方式傳遞檔案信息建立資源庫的現象，這大大提高了檔案存儲的準確性，影響了實際工作的效率。

3 公路工程檔案管理信息化的特點

3.1 組織結構實現開放共享的發展理念運用

檔案數據開放共享在數字化時代有三個顯著特點：一是零距離；檔案部和用戶之間可以實現遠程溝通和交流，同時也為用戶定制個性化的檔案信息，為提高信息利用效率打下了良好基礎。其次，去中心化。數字時代，檔案館可以利用因特網進行分布式管理，使人們能夠通過第三方平臺獲取數據資源，從而為檔案整體管理質量的優化創造良好條件。再次，開放。數字時代的檔案資源數據共享不僅面向檔案館，同時也包括其他行業的用戶，這將對傳統的封閉式管理模式提出挑戰，不利于提高檔案數據共享的整體效率。總的來說，我國檔案館在進行檔案管理的過程中，還存在著與新時代的理念和特點不相適應的現象，從而使檔案實體管理工作的質量水平很難提高，同時，在嚴格的等級制管理下，檔案信息的共享也會更加困難。因此在當前的社會環境下優化共享建設將是促進檔案管理信息化水平提升的重要基礎，檔案管理部門需要充分結合數字化技術的優勢提升檔案信息收集的完整性，進而為構建完善的信息體系奠定良好基礎。

3.2 二位一體的網絡環境下的開發模式構建

信息化時代，檔案數據呈現出管理者和開發人員兩手抓的態勢，事實上，每個人在日常工作中都會形成一定的原始記錄，從而成為檔案數據生產的中心。此外，檔案數據的創建者實際上也將成為檔案數據的開發者，在現代微信、微博信息傳播的過程中，實現檔案內容的自由流通，這與傳統的保存機構有很大區別。一般而言，檔案信息主要來自特定的組織機構，歸檔的文件信息生產者對檔案信息的開發利用不具有所有權。而且在數字化時代生產和發展將實現二位一體的趨勢下，能更好地實現社會流通。在脫離實體限制后，多種信息媒體也將自主開發虛擬網絡環境，從而使現代信息資源與傳統的檔案信息服務形成激烈的競爭關系，從而使檔案管理的“二位一體”模式受到挑戰，因此為了更好地優化檔案資源的模式構建，就需要結合實際情況做好網絡信息的運用工作，促使檔案信息能夠得到充分利用，為強化檔案信息構建質量奠定良好基礎。

3.3 實現工作對象數據化管理

隨著信息技術的不斷發展，檔案資源管理呈現出智能化的趨勢，而傳統的人工管理方式又極易出現安全防范不力、數據丟失等問題，從而直接影響檔案管理的高效率。文件存儲著大量重要的檔案信息內容，受諸多自然環境因素和人為因素的影響，將使文件管理工作變得更加困難，因此，將智能化技術融入到檔案管理工作中，可以更好地推動管理模式向多元化發展，為全面提高管理安全水平奠定良好基礎。數字時代給檔案工作帶來的最根本的變化，其實就是工作對象的數據化，使檔案信息能夠通過信息技術得以流通，同時也使更多的信息資源得到專業化的處理，在合理的時間內成為優化企業運作的重要手段。當前檔案信息資源建設主要包括存量數字化和增量電子化兩個方面，數字化為構建完善的數字化檔案和電子文檔奠定了良好的基礎，使檔案得以實現外延化，為提高收集管理的數據化效果奠定了基礎。

3.4 海量的信息用戶下改革服務方式

基于本地實際工作情況，在大數據時代建立協作檔案信息資源共享平臺，實現民政、工商、公安等部門平臺之間的智能對接，從而為提高協作質量奠定良好基礎。與此同時，目前協同檔案信息資源共享構架實現了“互聯網+檔案”模式的升級，使各地區的數據庫配置更快，為實現二次對接和開放提供技術支持。與此同時，檔案工作也將不斷地融入到經濟社會的各個領域，從而使海量的檔案用戶對傳統的檔案管理服務方式提出了挑戰。政府積累的大量公共管理數據資源，也將成為檔案管理過程中不可估量的價值源泉，長期以來，傳統的檔案工作處于半封閉狀態，用戶需求也大多局限于簡單的查檔服務，而更具個性化的信息推送服務，從而使傳統的檔案服務模式受到挑戰。

4 新時期公路工程管理信息化的創新路徑

4.1 提升檔案管理人員的綜合素質

現行檔案工作人員對信息化技術不熟悉，對新技術產生抵觸。要提高檔案管理人員的技術水平，解決檔案管理人員的技術問題；要加強現有人員的技術培訓，提高他們的技術水平，進而更好地達到正確運用互聯網技術、提高檔案管理工作效率的目的，為創新解決檔案管理中存在的問題奠定良好基礎。同時還需要引導檔案管理人員積極學習必要的軟件以及硬件操作知識，期間對檔案信息的存儲以及收集能力進行優化，同時強化對檔案真偽能力的辨別，進而更好地確保公路工程檔案信息管理水平得到提升。

4.2 開展系統化的檔案管理工作

在現代化信息技術不斷發展的背景下，需要強化，信息化技術在檔案管理中的應用，期間需要著重對網絡基礎設施進行優化建設，同時也需要增加對信息化技術在檔案管理工作中的應用頻率，進而為提升檔案管理水平奠定良好基礎。期間需要構建系統化的檔案管理系統對檔案管理人員的職能進行明確規定，而后通過規范化的系統流程實現對檔案資料的收集和管理，期間將信息化掃描儀以及鑒別儀器融入到公路工程資料完整性的鑒別中，促使工程建設檔案的全過程信息得到細節保障，期間還需要將信息化技術融入到所有的竣工圖以及施工技術評定資料按照城建檔案館統一的檔案清單進行有序整理合匯總工作中，尤其在涉及大量的用地規劃、公路工程建設方案上，更加需要基于規劃實施開展的條件進行審核，以此使得公路工程檔案管理工作契合國家城鄉規劃的中長期發展戰略，為提升經濟發展活力奠定良好的基礎保障。

4.3 構建公路工程檔案安全體系

信息技術的不斷發展使得檔案建設呈現智能化的趨勢，而對于檔案資源管理而言，傳統的人工管理極易出現安全防范不到位、數據出現缺失的現象，進而將對檔案管理的高效性產生直接影響。檔案存放著眾多重要的檔案信息內容，而在多種自然環境因素以及人為因素的影響下，將使得檔案管理出現一定的難度，因此將智能化技術融入到檔案管控中，能夠更好地推動管理模式朝著多元化的方向發展，為提升管理的整體安全性奠定良好基礎。“互聯網+”時代帶給檔案工作最本質的變化實際上就在于工作對象的數據化，使得檔案信息能夠通過信息技術實現流通，同時也將使得較高的信息資源實現專業化的處理，在合理的時間內轉變為優化企業經營的重要途徑。目前檔案信息資源建設主要由存量數字化和增量電子化兩部分組成，“互聯網+”時代為構建完善的數字化檔案以及電子文件，使得檔案能夠實現外延，為提升數據化的收集管理效果奠定良好基礎。其次，將工程檔案信息進行備份處理也將能夠更好地避免由于系統軟硬件故障而導致數據信息丟失的情況，期間通過運用信息技術進行安全維護的方式也能夠更好地提升檔案信息管理的安全性。

4.4 完善公路工程檔案信息資源庫

構建完善的檔案資源資料庫能夠更好地將傳統紙質的檔案質量通過復印機以及掃描儀等方式實現信息資源的共享和傳輸，進而將公路工程檔案的信息通過音頻以及圖像等方式上傳，進而為提升檔案資料管理的效率奠定良好基礎。首先，檔案館應打破狹隘的傳統思維方式，改變觀念，適應社會發展，加強電子檔案的推廣，建立一個切實可行的電子檔案管理體系，規范電子檔案的形成、保管和使用，使其規范化、制度化，為檔案信息化保駕護航。其次，改變檔案檢索利用完全依靠人力資源的狀況，積極探索全文檢索和建立檔案信息資源數據庫。運用現代信息技術，建立數字化、網絡化的檔案信息服務平臺，為單位積累和存儲信息資源。檔案信息化使檔案從傳統載體的束縛中解放出來，實現檔案信息的數字化存儲、傳播和利用，使檔案庫房建設成為一場革命。

5 結語

總而言之，由于公路工程建設過程中將會產生大量的數據信息，因此為了更好地提升整體工程建設的效率水平，就需要構建完善的信息化系統，對傳統的紙質版檔案信息進行上傳和共享，進而為確保檔案管理的整體效率水平奠定良好基礎。