淺談基層檔案管理信息化建設工作思路

閻 鑫

（高密市人民政府朝陽街道辦事處，山東 高密 261500）

信息化時代背景下，基層單位檔案管理工作備受影響，面對日益復雜多樣的檔案資料，傳統檔案管理模式已經跟不上時代的步伐，這便要求著基層單位需要加強檔案信息化建設力度，由此去推動基層檔案管理工作的有條不紊地進行，處理檔案管理工作中面臨的相關問題，全面提升檔案管理水平，助力單位健康發展。

1 基層單位檔案

我們通常所說的基層單位檔案，指的就基層單位信息，是對基層單位生產、管理、技術等各類活動的狀況、變化、相互聯系、特征等予以客觀反映的一種記錄。上世紀90年代中期，國家檔案局頒布的《關于目前檔案工作情況和今后工作安排的報告中》提出了“技術檔案”概念。總的來說，基層單位檔案有以下四個含義：

基層單位檔案是對基層單位生產、管理技術等各種活動進行記錄的一種信息集合。基層單位屬于一個復雜的綜合體，活動形式和活動內容也有很多，以生產活動和管理活動以及技術活動為主，基層單位信息便是對上述幾類活動內容的真實反映。

基層單位檔案是突出基層單位各種活動的“發展變化和相互聯系”的信息。需要注意的是，基層單位各種活動構成了一個有機整體，活動各環節之間是彼此制約、彼此聯系的關系，因此基層單位檔案務必要真實反映出這種發展層面的變化和相互聯系的具體情況。

基層單位檔案是可以反映基層單位各種活動特征的信息。基層單位檔案通過大量數據和文件去真實反映出基層單位各種活動的特點，譬如活動質量和受眾滿意度。換言之，基層單位信息都是價值性較高的信息。

基層單位檔案是對基層單位各種活動的客觀反映。可以這樣去理解，基層單位檔案一定要具備原始性特點和真實性特點以及準確性特點。因為各類因素的交叉影響，所以導致一些信息真偽難辨，但基層單位信息的定義要求不能有偽信息存在，檔案管理人員要對信息加工環節和信息篩選環節以及信息甄別環節等進行嚴格把關，務必保證基層單位信息可以客觀、真實地反映基層單位活動的情況。

2 基層檔案管理信息化建設的必要性分析

應該了解到，基層檔案管理工作開展中，其工作任務尤為繁重，特別是在當前時期的社會發展中，諸多內容規劃均要立足于單位可持續發展角度去進行，若未能根據積極的方式去應對，日后勢必會對各項工作開展造成影響。所以當務之急便是要創新檔案管理信息化模式，由此去突破重重困境，獲取高效的檔案管理業績。就基層單位檔案管理信息化建設工作來說，其對單位的建設和發展起到了至關重要的作用：

通過加強檔案管理信息化建設，可以有效提升檔案管理工作的科學性。因為傳統管理模式在檔案登記劃分上不夠科學，但是在引進信息化技術后，可以有效提升檔案的保密性，通過指紋技術、虹膜識別技術的應用，便可實現有效的檔案保護，如此不單單可以減少工作失誤，還能夠促進責任分工，提升團隊合作效力，減少單位內部矛盾滋生。

基層單位檔案管理信息化建設期間，可以結合不同種類的檔案資料，也可立足于基層單位發展需求，去針對性的構建信息化檔案管理系統。當前，隨著信息時代的到來，多項信息技術融合趨勢日趨明顯，基層單位檔案管理系統需要不斷進行完善，特別是云存儲技術得以普及，使得檔案保存空間和載體得以拓展，這便為基層單位檔案管理的長久發展奠定了基礎。

3 基層單位檔案信息化建設中的現存問題

3.1 重視程度不足

第一，對檔案管理信息化管理模式認知不深，且管理模式過于陳舊，依舊沿襲老一套的管理策略，未能對先進的信息化資源充分利用起來。第二，未能形成化的檔案管理意識，未認識到檔案信息化管理的重要意義。日常檔案管理工作開展中，檔案管理部門只負責單一化的檔案收集、檔案保存，未能有效發揮出基層單位檔案資源的作用和價值。第三，當前基層單位檔案管理工作開展中嚴重缺乏創新意識，導致該項工作難以滿足基層單位的發展需求和社會發展需求。

3.2 人員素養良莠不齊

第一，基層單位檔案管理工作人員一般不是專業出身，多由辦公室文員兼任，他們沒有接受過系統化、專業化的訓練，所以檔案管理能力存在不足。第二，基層單位檔案管理工作人員年齡結構不夠合理，大部分檔案工作者的年齡偏高，并且學習動力不強，不愿意主動接受新知識、新理念、新方法。第三，基層單位檔案管理人員相對不足，有時也不固定。因為基層單位內部站所要處理的事務有很多，因此不能實現檔案管理崗位上的充足人才部署，這就導致后續的檔案管理信息化建設存在短板。

3.3 投入力度不足

很多基層單位進行檔案信息化建設時，表現出了投入乏力的情況，這便對檔案信息化建設工作造成了嚴重影響。譬如很多基層單位內部都為設置專屬的檔案室，就算是成立了檔案部，文件保管設備也沒有做到一應俱全，軟硬件建設乏力，進而便難以實現基層單位檔案管理信息化建設的預期目標。

3.4 檔案管理方式落后

一些基層單位中雖然安裝了很多計算機設備，但實際工作中卻很少應用。部分檔案管理人員，因為遭受年齡的影響和知識水平的限制，依舊依賴于傳統作業方法。還有就是工作人員進行電子檔案數據處理時，仍使用單一化的歸類模式去保存數據。正因為未能形成科學有效的檔案管理模式，所以就難以突出信息數據的系統性功能，并且在查找時過多依賴人力，致使檔案信息化建設進度遲緩。

4 基層檔案管理信息化建設工作思路

4.1 創新工作理念

基層單位領導務必要形成正規化的檔案建設理念，掌握檔案管理信息化建設的必要性。立足于單位發展實情，將檔案管理信息化建設盡早提上日程。要持續性的加大人力資源、財力資源、物力資源等方面的投入，通過加強人才隊伍建設、引進先進技術管理手段、應用現代化網絡技術等方法，使檔案管理信息化建設得到有條不紊地推進。作為新時期的檔案管理者，務必要深度貫徹落實《檔案法》規定，日漸優化崗位工作機制。還有就是要形成創新思維，不斷研究檔案管理信息化的新方式，采取行之有效的策略，推動各類工作有序、有效開展，從根本上提升基層單位檔案管理水平，為檔案管理信息化建設開辟道路。同時，信息化建設與安全管理相互結合基層單位檔案信息化建設工作開展，務必要加強對檔案數據庫的防護力度，跟進多樣化的預防手段，做好檔案信息化系統的定期維護工作和管理工作，此時可應用身份認證的方式來提升檔案管理的安全水平。檔案信息化建設階段，應該明確好系統用戶的多項使用權限，之后在此基礎上保證檔案管理系統在授權范圍內開展，并要踐行“專人專用”的策略。另外，還應該做好網絡防毒工作，在計算機中要安裝殺毒軟件和防火墻，進而提升檔案管理的安全性和嚴謹性，循序漸進推動檔案管理信息化發展進程，為各部門之間的檔案信息共享提供便利。

4.2 強化人員培訓

若想有效提升基層單位檔案信息化管理成效，管理人員自身務必要加強素質建設和修養建設。具體而言，檔案管理人員需要系統化的進行檔案管理知識學習，尤其是檔案信息化管理方面的內容，在工作中要端正態度，不僅要有責任心，還要有事業心，從容應對各種檔案管理問題，滿足新時代背景下基層單位檔案工作建設的多種要求，扎實推進檔案信息化建設各項流程。就基層單位而言，務必要對檔案管理人員的培訓加以重視，以優質的培訓的卻強化檔案管理者的工作能力。另外，基層單位要聘請檔案管理人才和信息化專業人才，讓更多能力和水平兼具的高素質人才入職，為單位注入新鮮血液，讓檔案信息化建設擁有良好的人才基礎。

4.3 加強投入和完善制度

基層單位檔案管理信息化建設過程中，需嚴格根據有關規定要求，計算機和掃描儀等設備要購置齊全，進而達到檔案信息化建設的硬件指標。基層單位需要為檔案信息化建設成立專項的資金，之后在此基礎上設置專屬部門進行檔案管理，為檔案管理信息化建設提供有力支持。從長遠角度去操作，單位檔案管理信息化建設的各項投入都不能中途斷鏈，要具備可持續性，禁止一味挪用之前的管理方式，要立足于長遠角度，要有大局觀，對資金使用進行詳細規劃，保障設備、技術方面的投入恰到好處，避免不必要的資金浪費。同時，要加強制度建設。唯有創設出規范化、常態化、有效化的管理制度，方可讓檔案工作更具條理性。現在的基本情況是，基層單位內部檔案管理人員均以兼職為主，長期任職人員數量相對較少，這就會導致檔案管理工作效率低下、連續性不足，因此當務之急便要加強制度建設，通過建立健全責任機制，將責任落實到個人，如若發生問題第一時間進行追責，如此便可高效的處理問題，使檔案管理信息化建設擁有強有力的制度保障。

4.4 業務重組

就檔案管理信息建設工作而言，其離不開網絡環境的支持，在檔案工作開展中，務必要使用現代計算機網絡技術去提升檔案管理效率。要通過自動化集成式的當管理方法，剔除傳統檔案信息收集形式、管理形式，在文件處理階段進行檔案數據信息處理，讓公文處理和檔案管理相融，對多樣化的檔案信息加以統計，之后在此基礎上進行統計報表制定，真正實現文檔一體化管理之目標。還有就是要通過有效使用計算機技術去實現檔案的自動分類和自動標引以及自動編目等，使用計算機檔案信息化系統，隨時調閱檔案，不斷去提升檔案工作效率。

5 結束語

基層單位檔案管理工作越來越重要，因為檔案信息材料是對單位所有活動的一種記錄，對基層單位各項工作的開展發揮著指導功效，所以在日常工作開展中，檔案管理人員務必要提高政治站位，樹牢檔案意識，加強技術和知識的學習，將信息化技術徹底融入到崗位工作中來，進而從根本上提升檔案管理水平和效率，為基層單位未來的發展保駕護航。